Microsoft

Outlook
2010
Caja de Seguro Social
Panamá
Caja de Seguro Social – Panamá
Soluciones
Caja de de tecnologías
Seguro Social de
la información
Panamá

Introducción
A través del mismo
Identificación de Versión del
lograremos realizar una serie
Programa
de tareas básicas que nos
Tamaño de la Cuenta
permitirán, entre otras cosas:
Organización y

Almacenamiento de Correos.
 Identificar la versión de
Mantenimiento de Buzones Outlook que utilizamos
Creación de Archivo PST día a día.
Autoarchivo de correos

Apertura de Archivo PST  Definir cuál es el tamaño

Buenas Prácticas
de nuestra cuenta de
correo.
Introducción  Llevar a cabo la
General organización
mantenimiento de
y el
los
buzones de correo.
Microsoft Office Outlook 2010 es el
programa de comunicación y el  Crear un archivo PST en
administrador de información donde alojaremos
personal que le proporciona un nuestros correos, a

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

lugar unificado para administrar
correo electrónico, calendarios,
contactos y otra información
personal y de equipo.
En el siguiente tutorial podremos
ver cuáles son las buenas prácticas
a seguir utilizando nuestro cliente
de correo Microsoft Outlook 2007.
manera de respaldo del
contenido que poseen las
cuentas de correo.
 Importar el archivo PST
de respaldo a nuevas
cuentas de correo de
Outlook.

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Caja de Seguro Social – Panamá

1. Identificación de Versión del Programa.

Al iniciar el uso del cliente de correo electrónico Microsoft Outlook 2010, el
programa presenta una ventana donde claramente se puede observar la versión del
programa que se está utilizando, tal como se muestra en la Figura N° 1.

Figura N° 1. Pantalla de inicio de Microsoft Outlook 2010.

Si al iniciar el programa no observa esta pantalla, puede realizar los siguientes

pasos para verificar la versión de Outlook que está utilizando (Ver Figura N° 2):

Haga clic en la pestaña

Archivo.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

Haga clic en la
opción Ayuda.
 Haga clic en el enlace
Información adicional
de copyright y de
versión

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Caja de Seguro Social – Panamá

Al desplegarse esta ventana

usted podrá observar
claramente la versión del
programa que está utilizando.

Presione el
botón Aceptar
para volver al
programa.

Figura N° 2. Identificación de la Versión de Microsoft Outlook 2010.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

2. ¿Cómo identificar cuánto espacio ocupa mi

cuenta de correo electrónico?
En primer lugar, es necesario averiguar cuánto espacio está ocupando nuestra
cuenta de correo en el servidor.

Para hacer esto, y estando dentro de la ventana principal del Microsoft Outlook
2010, nos ubicamos en el panel izquierdo sobre la cuenta de correo electrónico que

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Caja de Seguro Social – Panamá

tenga nuestro nombre y seguimos los siguientes pasos, tal como se presenta en la
Figura N° 3.

 Localice el nombre de su cuenta de correo en el

panel izquierdo de la ventana de Microsoft
Outlook 2010.
 Presione el botón derecho de su ratón (mouse)
y se le desplegará este menú contextual.

 Haga clic con el ratón encima de la opción

“Propiedades del archivo de datos”.

 En la ventana que se
despliega, presione en
el botón “Tamaño de la
carpeta…” Tutorial de Microsoft Outlook 2010

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Se despliega una
ventana en donde se
puede observar el
tamaño que posee su
cuenta en ese
momento,

 Presione el botón
Cerrar para salir de esta
ventana.

 Presione el botón
Aceptar para salir de
esta ventana.

Figura N° 3. Identificación del espacio de la cuenta de correo electrónico en Microsoft Outlook 2010. Tutorial de Microsoft Outlook 2010

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Caja de Seguro Social – Panamá

3. Organización y Almacenamiento de Carpetas de

Correos.
Para su conocimiento, todos sus correos se
están almacenando en los servidores de
Microsoft Exchange de la Caja de Seguro Social.

En tal sentido, una manera de organizar

eficientemente nuestro correo es utilizar las
carpetas que Outlook 2010 dispone para ello.
Esto nos permitirá:

 Dejar de almacenar tantas cosas en el

servidor. En lugar de eso, utilizará los
archivos de almacenamiento personal
denominados archivos PST que se guardan en su propio computador.
 Elegir si desea mover el correo electrónico a Carpetas archivadas o a
Carpetas personales y si desea hacerlo automática o manualmente.
 Personalizar la configuración y los nombres de carpeta para que satisfagan
sus preferencias y necesidades personales.

Para tales efectos, Microsoft Outlook 2010 nos ofrece dos alternativas para poder
organizar y almacenar nuestros correos en el computador personal que estamos
utilizando. A continuación se detallan los pasos a seguir en cada una de ellas.

a. Opción N° 1: Archivar o almacenar el correo electrónico en su

propio equipo.

Es como si el correo electrónico siguiera en su computador, porque de hecho es ahí

donde usted lo encuentra. Sin embargo, si utiliza un servidor de Microsoft Exchange Tutorial de Microsoft Outlook 2010
o un servicio de correo electrónico, la mayoría de sus correos electrónicos se
encuentran en realidad en un servidor hasta que usted los mueve.

¿Pero moverlos adónde? Outlook le permite crear archivos de datos locales,

denominados PST o de almacenamiento personal, que realmente se encuentran
en su propio equipo. Gracias a los archivos PST de Outlook, usted tendrá más
libertad, ya que le ofrece cuatro grandes ventajas:

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 Caja de Seguro Social – Panamá

 Menos molesto: Si almacena todo en la Bandeja de entrada y esta se

encuentra en un servidor, algún día recibirá un mensaje indicándole que debe
realizar limpieza. A veces los mensajes incluso le amenazan con que dejará de
recibir correos electrónicos si no lo hace. Almacene su correo electrónico en un
archivo de almacenamiento local de Outlook y estará libre de este tipo de
molestias.

 Menos elementos superfluos: Si almacena casi todo en una ubicación

independiente, podrá concentrarse en los mensajes que realmente necesita
tener delante de usted.

 Menos volumen: Los archivos PST se pueden comprimir, lo que constituye un

modo eficaz de almacenar mensajes. Al destinar menos espacio en disco para
ellos, tendrá más espacio para usted.

 Más movilidad: Los archivos PST se pueden mover de un equipo a otro y usted
puede almacenarlos fácilmente en un CD o una memoria USB. Los puede
almacenar en un equipo que comparta con otras personas y asignar una
contraseña para controlar mejor quien tiene acceso a los mensajes.

Es preciso aclarar que las Carpetas archivadas y las Carpetas personales no son
parte del Buzón.

Cuando usted recibe mensajes, estos se envían a la Bandeja de entrada. Por lo

general, la Bandeja de entrada se almacena dentro del Buzón, junto con el Calendario,
los Contactos y las demás carpetas. Cuando usted almacena mensajes localmente, los
envía a Carpetas archivadas o a Carpetas personales, archivos de datos
independientes que se encuentran fuera del Buzón. Outlook sabe dónde encontrarlos,
pero el servidor no sabe que los tiene usted.

Pero entonces, ¿cuál es la diferencia entre Carpetas archivadas y Carpetas Tutorial de Microsoft Outlook 2010
personales? Para poder estar claros en esta diferencia, es aconsejable tener en
cuenta los siguientes puntos desde el principio:

 No se puede tener acceso a los mensajes almacenados en un archivo PST

desde el servidor de correo electrónico. Este archivo se encuentra en su propio
equipo, y si usted cambia de equipo no podrá leerlos a menos que los lleve
consigo.

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 Un archivo PST sólo lo puede abrir una persona a la vez. Incluso si comparte
su equipo y los permisos para tener acceso a un archivo PST, un usuario
debe cerrarlo para que otro puede abrirlo.

Para llevar a cabo la opción de Archivar siga los pasos que se observan en la
Figura N° 4:

 Haga clic en la pestaña

Archivo de la cinta de
opciones de Outlook 2010.

 Haga clic en botón

Herramientas de limpieza

 Seleccione la opción
Archivar esta carpeta y todas
Tutorial de Microsoft Outlook 2010
sus subcarpetas.

 Haga clic en triángulo para

desplegar el listado de
carpetas que se encuentran
dentro del buzón.

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Se presenta el listado de las

carpetas que están contenidas
dentro del buzón de correo.

 Seleccione la fecha a partir

de la cual desea archivar los
correos y elementos que posee
en su buzón.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

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 Caja de Seguro Social – Panamá

 Asegúrese que el archive

PST que se va a generar
quede guardado en la
carpeta Documentos. De no
estar seleccionada, presione
el botón Examinar y
ubíquela dentro de su
 Verifique que todas las equipo.
opciones estén correctas. De
estarlo presione el botón
Aceptar para iniciar el proceso.

 Verifique que la carpeta

“Carpetas archivadas” y sus
subcarpetas se hayan
creado en su buzón.

Figura N° 4. Proceso de la opción “Archivar” en Microsoft Outlook 2010.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

b. Opción N° 2: Archivar o almacenar el correo electrónico en

Carpetas Personalizadas.

Archivar el correo electrónico en una carpeta personal le proporciona un máximo

control sobre cómo y dónde se almacena su correo. Con las carpetas personales, usted
configura y mueve las carpetas manualmente, exactamente tal y como desea hacerlo.

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 Caja de Seguro Social – Panamá

Con las carpetas personales, usted diseña el sistema de almacenamiento. Puede

combinar carpetas distintas del Buzón, o dividirlas, dependiendo de sus necesidades a
largo plazo para estos mensajes almacenados. Por ejemplo, puede agrupar mensajes
por proyecto o dividirlos según el remitente. Esta libertad es distinta a la de las carpetas
archivadas, que simplemente reproducen el Buzón.

A continuación se detalla el proceso a seguir para crear sus carpetas personalizadas

para archivar sus correos electrónicos (Ver Figura N° 5):

 Haga clic con el botón

derecho del ratón sobre su
buzón de correo electrónico.

 Seleccione la opción
Nueva carpeta…

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Escriba el nombre de la
nueva carpeta que desea
crear.

 Haga clic en su buzón

 Haga clic en el botón para que la carpeta se cree
Aceptar para realizar el ahí.
proceso.

 Verifique que se
haya creado
correctamente la
carpeta dentro de
su buzón.
Tutorial de Microsoft Outlook 2010

Figura N° 5. Proceso de Creación de Carpetas Personales en Microsoft Outlook 2010.

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Caja de Seguro Social – Panamá

Luego de haber creado las carpetas necesarias para organizar su correo

electrónico, deberá moverlos hacia ellas. Siga los pasos que se presentan en la
Figura N° 6 para realizar este proceso:

 Ubique el
mensaje de correo
electrónico que
desea mover a una
carpeta
personalizada.

 Arrástrelo hacia la carpeta

a la cual desea moverlo.
Tutorial de Microsoft Outlook 2010

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Verifique que el mensaje de

correo aparece en la carpeta a la
que lo movió.
 Haga doble clic
con el ratón para
ver el contenido de
esta carpeta.

Figura N° 6. Mover correos a carpetas personalizadas en Microsoft Outlook 2010.

4. Mantenimiento de Buzones.
Con el paso del tiempo, tu buzón de correo electrónico, que contiene todos tus e-
mails, notas, calendarios, contactos, etc. puede llegar a pesar bastante, por esta
razón, es necesario que como usuario de Outlook 2010 asumas la tarea de hacer
una limpieza y un mantenimiento al mismo cada cierto tiempo.
Tutorial de Microsoft Outlook 2010
En la Figura N° 7 te enseñamos los pasos a seguir para realizar un mantenimiento
efectivo a tu buzón de correo:

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Seleccione el
mensaje que desea
borrar.

 Puede eliminar el
correo presionando
sobre el icono de la
X que se encuentra
en la barra de
herramientas
Estándar.
Tutorial de Microsoft Outlook 2010

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Caja de Seguro Social – Panamá

 O presionar el
botón derecho del
ratón sobre el
mensaje y
seleccionar la
opción Eliminar del
menú contextual
que se despliega.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

 Verifique que el
mensaje fue
eliminado de su
bandeja de entrada
y fue movido a la
carpeta “Elementos
eliminados”

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Verifique que el
mensaje
efectivamente está
ahí.

 Haga clic en la
carpeta “Elementos
eliminados” para
verificar que el
mensaje fue
movido a esta
localidad.

 Para eliminar
definitivamente los mensajes
del buzón, deberá hacer clic
en la pestaña Archivo.

 Haga clic en la opción

Información.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

 Haga clic en el botón

Herramientas de limpieza y
luego haga clic en la opción
Vaciar carpeta Elementos
eliminados.

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 Caja de Seguro Social – Panamá

Microsoft Outlook 2010 le

 Haga clin en la pestaña
Inicio para regresar a la
pantalla principal del
programa.
preguntará si está seguro de
eliminar permanentemente
todos los elementos que se
encuentran en la carpeta
Elementos eliminados.

De estar seguro, presione el

botón Sí.

Figura N° 7. Mantenimiento a Buzón de Correo en Microsoft Outlook 2010.

5. Creación del PST.

En primera instancia, es necesario que sepas que cuando usamos Microsoft Outlook
2010, los mensajes de correo, el calendario, las tareas y otros elementos se guardan
en un servidor de correo, en su computador o en ambas ubicaciones. Los elementos de
Outlook 2010 que se guardan en el equipo se conservan en archivos de datos de
Outlook conocido también como archivo .pst.

Como estos archivos se guardan en su computador, no están sujetos a los límites de

tamaño de buzón que imponen los servidores de correo. Si mueve elementos a un
archivo de datos de Outlook (.pst) almacenado en el equipo, puede liberar espacio de
almacenamiento en el buzón del servidor de correo.

Cuando se guardan mensajes u otros elementos de Outlook en un archivo de datos de Tutorial de Microsoft Outlook 2010
Outlook (.pst), los elementos sólo están disponibles en el equipo donde está guardado
el archivo.

A continuación le presentaremos los pasos a seguir para poder crear de manera

correcta un archivo .pst (Ver Figura N° 8):

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Haga clic en la
pestaña Inicio.

 Ahora haga clic

en la opción
Nuevos elementos.  Seleccione la
opción Archivo de
 Seleccione la Datos de Outlook…
opción Más
elementos.

 Asegúrese que se
encuentra en la
carpeta
Documentos.

 Seleccione el
nombre de archivo
que ahí le aparece y
escriba este:
Respaldo.pst Tutorial de Microsoft Outlook 2010

 Presione el
botón Aceptar para
iniciar la creación
del archivo .pst.

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Ubique en el panel
izquierdo de su pantalla.

 Haga clic con el botón

derecho del ratón encima de
Respaldo y seleccione la
opción Nueva carpeta…

 Se despliega este cuadro

de diálogo en donde deberá
escribir el nombre de la
nueva carpeta: Bandeja de
entrada

 Asegúrese de que Tutorial de Microsoft Outlook 2010

la carpeta Respaldo
está seleccionada.

Presione el botón
Aceptar para iniciar
el proceso.

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Verifique
que se haya
creado Bandeja
de entrada.

 Haga clic en la Bandeja

de entrada de su buzón de
correo para desplegar la
lista de correos que ahí
tiene.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Seleccione los mensajes

de correos que moverá a la
Bandeja de entrada de la
carpeta Respaldo.

 Arrastre los mensajes

hacia Bandeja de entrada
de la carpeta Respaldo.

 Verá que los mensajes

han desaparecido de la
carpeta Bandeja de entrada
de su buzón y fueron
trasladados a la nueva
ubicación.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

 Haga clic en la Bandeja

de entrada para verificar
que los correos se movieron
correctamente.

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 Caja de Seguro Social – Panamá

 Verifique que los

correos efectivamente están
en su nueva ubicación.

Figura N° 8. Creación del Archivo .PST en Microsoft Outlook 2010.

6. Autoarchivo de correos.
Es posible transferir manualmente elementos antiguos a un archivo de almacenamiento
de información (conocido como archivo PST), o puede hacer que los elementos
antiguos se transfieran automáticamente mediante la característica Autoarchivar. Los
elementos se consideran antiguos cuando transcurre el tiempo que se especifique en la
Tutorial de Microsoft Outlook 2010
configuración que se realice. Con la característica Autoarchivar, puede eliminar o
mover elementos antiguos.

La característica Autoarchivar consta de un proceso de dos pasos. En primer lugar, se

activa la característica Autoarchivar. En segundo lugar, se establecen las propiedades
de la característica Autoarchivar para cada carpeta que desea archivar.

En el nivel de carpeta, puede determinar los elementos que archivará y la frecuencia

con la que serán archivados. Puede archivar automáticamente carpetas individuales o

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 Caja de Seguro Social – Panamá

puede realizar una configuración de Autoarchivar predeterminada para las carpetas. La

característica Autoarchivar se ejecuta automáticamente cada vez que inicie Outlook
2010. Outlook comprueba las propiedades de Autoarchivar de cada carpeta por fecha y
mueve elementos antiguos al archivo de almacenamiento. Los elementos que se
mueven a la carpeta “Elementos Eliminados” se eliminan.

A continuación veremos un paso a paso para realizar este proceso, tal como se
observa en la Figura N° 9.

 Haga clic en la pestaña

Archivo.

 Haga clic en la opción

“Opciones”.

 En la ventana que se
despliega, haga clic en
la opción Avanzado.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

 Aquí presione el botón

Configuración de
Autoarchivar…

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Caja de Seguro Social – Panamá

 En el cuadro de diálogo
que se despliega, haga
clic en la casilla Ejecutar
Autoarchivar cada.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Al activar esta casilla

se habilitan otras
opciones dentro del
cuadro de diálogo.

 Ahora seleccione el
lapso de tiempo a partir
del cual deben borrarse
los elementos contenidos Tutorial de Microsoft Outlook 2010
en su buzón. Este lapso
puede ser en un número
indicado de Meses,
Semanas o Días.

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Ahora indique el
número acorde al lapso
que seleccione para que
se haga la eliminación.

 Asegúrese de que la
carpeta en donde se
guardará el autoarchivo
sea la de Documentos.
Si no está
 Presione el botón
predeterminada, presione
Aceptar para realizar
el botón Examinar para
el cambio.
ubicarla dentro de su
computador.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

 Presione Aceptar
para regresar a la pantalla
principal.

Figura N° 9. Configuración de opción de Autoarchivar en Microsoft Outlook 2010.

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 Caja de Seguro Social – Panamá

7. Apertura de un Archivo PST.

Una vez que se posee un archivo PST, se puede instalar en cualquier computadora
que posea Microsoft Outlook o algún otro lector de correo que reconozca formatos
PST. Para realizar esta tarea, siga los pasos que se detallan en la Figura N° 10:

 Seleccione la pestaña
Archivo.

 Haga clic en la opción

“Información”.

 Haga clic en el botón

Configuración de la
cuenta.

 Presione sobre la
opción Configuración de
la cuenta...

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

 Haga clic en el botón

 Ahora haga clic en la
Agregar…
pestaña Archivo de
datos.

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Caja de Seguro Social – Panamá

 Seleccione el archivo
.pst que guardo
previamente.

 En el cuadro de diálogo
que se despliega, ubique
la carpeta Documentos.

 Presione el botón
Aceptar para cargar el
archivo .pst.

 Verifique que el
archive .pst se haya
cargado
correctamente. Tutorial de Microsoft Outlook 2010

 Presione el botón
Cerrar para retornar
a la pantalla
principal.

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 Caja de Seguro Social – Panamá

 Verifique que se
haya agregado la carpeta
“Respaldo” en su
computador.

Figura N° 10. Apertura de archivo .pst en Microsoft Outlook 2010.

8. Buenas Prácticas
Para que nuestro correo electrónico este ordenado y accesible en todo momento,
debemos seguir estas buenas prácticas:

 Ver mis correos archivados.

Tutorial de Microsoft Outlook 2010

Luego de realizar los procesos anteriores, usted podrá ver y buscar sus correos
archivados seleccionando la carpeta deseada desde su Carpeta de Archivos.

 Mover correos manualmente.

Usted puede mover correos de su Bandeja de Entrada una vez recibidos hacia la
carpeta deseada en su Carpeta de Archivos. Así podrá mantener el correo
guardado de manera local y de forma organizada.

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 Caja de Seguro Social – Panamá

 Borrar correos manualmente. Borrar la Papelera de Reciclaje. Liberar espacio

en el servidor.

Usted también puede borrar correos. Una vez usted lo borra no significa que está
realmente eliminado. Al hacer esto su correo se transfiere a la carpeta de
Elementos Eliminados, la cual funciona como una papelera de reciclaje. Para
borrar realmente un correo, luego de haberlo enviado a la carpeta de Elementos
Eliminados, usted debe abrir esta carpeta y borrar el o los correos desde allí. De
esa manera usted logrará eliminar realmente el o los correos que ya no necesite.

Para mayor información:

Contactar a: ServiceDesk
Teléfono: 800-7077
Extensión: 17077
Correo Electrónico: servicioalcliente@css.gob.pa

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