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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA


ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
MODELOS DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE INGENIERÍA

“Metodologías de Ingeniería de Sistemas Administrativos”

Catedrático:

Ing. Carlos Alegría

Alumnos: Carné:

Fuentes Trujillo, Claudia Margarita FT99006

Juárez Cuyuch, Yuri Osmani JC00005

Quijano Tejada, Mario Ernesto QT99001

Grupo: 05

Ciudad Universitaria, viernes 14 de mayo de 2004


INDICE

CONTENIDO
PÁGS.

- Introducción. . . . . . . . . . 1

- Objetivos. . . . . . . . . . . 2

-Metodologías de ingeniería de sistemas administrativos. . . .


3

- Generalidades. . . . . . . . . . 3

- Producto. . . . . . . . . . . 4

- Aplicación. . . . . . . . . . .
4

- Pasos de la metodología. . . . . . . . 6

- Paso i: Análisis funcional. . . . . . . . .


6

- Paso 2: Establecimiento de requerimientos. . . . . .


7

- Paso 3: Generación de alternativas. . . . . . .


8

- Paso 4: Evaluación del sistema de información de indicadores. . .


11

- Algoritmo de la metodología. . . . . . . .
12

- Conclusiones. . . . . . . . . . 13
INTRODUCCIÓN.

Las técnicas de ingeniería industrial son los métodos sistemáticos


y analíticos utilizados para auxiliarse en la toma de decisiones, mejorar
la eficiencia y la efectividad y sobre todo dirigir las dos actividades
claves de la empresa: planeación y control.

Las técnicas sistemáticas consisten en métodos específicos y, con


frecuencia, secuenciales para abordar un problema, que suministra
información para tomar una decisión o para mejorar la eficiencia
operacional. Por ser sistemáticas, las técnicas aseguran que cada paso
necesario para afrontar una situación se de en una forma ya establecida.

En este trabajo se presenta la descripción completa de una técnica


muy novedosa usada esta es conocida como "Metodología de Ingeniería
de Sistemas Administrativos". Como su nombre lo dice, esta se enfoca
en el análisis de las organizaciones empresariales desde la teoría
sistémica. Encargándose del diseño o mejora de las diferentes partes o
funciones que componen una empresa. También se encarga de
determinar los parámetros con los cuales ha de medirse el desempeño
de la organización (empresa) que se este analizando.
OBJETIVOS

• Presentar de forma amplia y precisa la descripción de la


"Metodología de Ingeniería de Sistemas Administrativos".

• Ilustrar el contenido y secuencia de cada uno de pasos que


se deben seguir para la eficiente aplicación de la metodología.
METODOLOGÍA DE INGENIERIA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

GENERALIDADES:
Esta metodología tiene como objetivo principal diseñar sistemas
de información gerenciales para establecer índices claves que señalen el
funcionamiento de la empresa (éxito o fracaso).
Para entender mejor el contexto de aplicación de esta metodología se
deben conocer algunos conceptos fundamentales:

1. SISTEMA: En el sentido más amplio un sistema es simplemente un


conjunto de componentes que interactúan para alcanzar un objetivo.
2. INFORMACIÓN: Es el resultado de haber organizado o analizado los
datos de alguna manera y con un propósito; y para ser información debe
aportar conocimientos, debe servir para algo, debe ser innovador para la
persona que lo recibe al entenderla y utilizarla.
3. SISTEMASADMINISTRATIVOS: Es el conjunto de elementos
humanos, físicos y técnicos interconcentrados e interactuados entre si
para planear, organizar, ejecutar y controlar la consecución de objetivos
económicos, sociales y políticos de toda institución.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Es un conjunto de personas, datos y
procedimientos que funcionan en conjunto y que buscan un objetivo
común. El cual les permite captar, almacenar y distribuir información del
entorno de la institución y de sus operaciones internas; para apoyar la
toma de decisiones, en las funciones o áreas, en la comunicación,
coordinación control y análisis de la organización. Los sistemas de
información se encuentran presentes en todas las organizaciones e
instituciones incluyendo campos como: Entidades bancarias,
restaurantes, redes hoteleras, reservaciones en líneas áreas, entre
otras.
Los sistemas de información cumplen con la función de
transformar los datos puros en información útil es decir, que ayuda en la
toma de decisiones, a través de actividades básicas que son:
- La alimentación o Insumo: recibe datos de fuentes internas o externas
de la organización. Es decir constituyen los elementos de entrada o
ingreso de datos.
- Procesamiento: Actúa sobre los datos puros para producir la
información útil; es el sistema generador de información que
determinara como se elabora dicha información.
- Salidas o productos: Constituye la información ya procesada que será
transferida para el futuro usuario, es decir a las personas o actividades
en las que debe ser empleada.
En los sistemas de información también se requiere de una
retroalimentación en donde se realizan las evaluaciones y las
correcciones necesarias por lo que el insumo sea lo más correcto.
El sistema de información de una empresa es el punto básico para
una buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes
toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y
grados de elaboración, al proceso de decisiones.
En las empresas pueden existir innumerables sistemas de
información, dependiendo del tipo de empresa los más comunes son:
1. El Sistema Contable: Este sistema es el más usado de todos, ya
que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistema
contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y
presentar en signos monetarios la información relativa al negocio.
2. El Sistema de Costos: La contabilidad de costos es la técnica
encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la
producción de mercancías y servicios, por medios de los cuales esos
registros se convierten posteriormente en un método de medida y en
un medio de control.
Este tipo de contabilidad implica el análisis y la síntesis de las
operaciones, de tal forma que es posible determinar el costo total de
producción de una mercancía, un trabajo o un servicio, así es como
también se puede clasificar el costo en sus elementos materiales,
mano de obra y de gastos de fabricación.
3. El Sistema de Presupuesto: Este sistema exige una previsión
sistemática basada en la experiencia del pasado y en las condiciones
que se prevean para el futuro.

PRODUCTO:
Diseñar sistemas de información gerencial para generar
indicadores que señalen el funcionamiento de la empresa, aplicando
metodologías que contribuyan a una mejor eficiencia, productividad.
Actualización de los sistemas administrativos, para observar y
monitorear el funcionamiento de la empresa; para que alcance la plena
satisfacción de sus metas planteadas y teniendo criterios que evalúen
las áreas que componen a dicha empresa.

APLICACIÓN:
Esta metodología se enfoca principalmente a procesos administrativos
que necesiten alguna mejora, pero en si es aplicable a cualquier
procesos.
PASOS DE LA METODOLOG/A:

Los pasos de la ingeniería de sistema administrativos se ilustran


en el siguiente esquema:

PASO l. ANÁLISIS FUNCIONAL

En paso se desea establecer el trabajo a realizar, se trata de


percibir los síntomas o situaciones que causan que la empresa no
alcance la plena satisfacción de sus metas y objetivos.
Fase 1: Estructura funcional.
Se trata de conocer, de forma global, como están estructuradas e
interrelacionadas las diferentes funciones del sistema de información, de
la empresa y los objetivos o metas que se desean alcanzar.

Objetivo:
- Recolectar información para conocer la situación actual del sistema de
información de la empresa en estudio.

Resultados o productos de esta fase:


- Conocimiento de la situación actual de diferentes áreas
organizacionales en la empresa.
- Recolectar información o datos sobre: clientes, finanzas, procesos
internos, historia de la empresa, ubicación, tamaño de la empresa,
unidad de negocio a la que se dedica, planes a futuro, participación en el
mercado, productividad de los empleados, relaciones publicas,
capacidad para desarrollar nuevos productos o mayor cantidad de
productos actuales, cumplimiento de planes pasados, competencia.
- Conocer los cursos de acción tomados por la empresa.

Fase 2: Diagrama de bloque funcional.


Se trata de analizar o descomponer el sistema de información o
proceso en sus partes, se lleva hasta el nivel que sea necesario para
lograr identificar los elementos claves o de éxito.

Objetivo:
- Visualizar los diferentes componentes del sistema o proceso y las
interrelaciones que existen entre estos.
- Determinar la problemática de la empresa.
- Definir cual es la parte vital de empresa que se desea analizar.

Resultados o productos de esta fase:


- Conocer la existencia y tipos de sistemas de información mediante los
cuales, la empresa determina el nivel de satisfacción de sus clientes y la
rotación de los mismos.
- Conocer su situación financiera.
- Conocer la situación de sus procesos internos.
- Conocer la existencia y la forma en que la empresa mide la motivación
del recurso humano y la efectividad de sus sistemas de información.

Para tener una idea del diagrama de bloque, se ilustra a continuación:

De este diagrama se selecciona el elemento deseado y se


desglosa, hasta el nivel que sea necesario (1er nivel, 2do nivel, 3er
nivel,…, enésimo nivel) para dejar identificados los subelementos claves
o de éxitos.

PASO 2. ESTABLECIMIENTOOE REQUERIMIENTOS.

Una vez que se ha definido cual es la parte de la empresa que


necesita ser mejorado, se procede a determinar, de forma muy
especifica y detallada, cada una de las funciones que esta desempeña y
establecer las metas u objetivos que deben perseguir.
Objetivos:
- Identificar las funciones de los elementos que tienen influencia sobre la
parte vital de la empresa que se desea mejorar.
- Definirlos requerimientos para los elementos.
- Comparar lo que se esta haciendo actualmente con lo que se desea
hacer.

Todo esto se ilustra en el siguiente organigrama de funciones y metas:

El punto clave del análisis se consigue al adquirir un conocimiento


detallado de todas las facetas importantes dentro del área de negocios
que se investigan.
Los analistas al trabajar con los empleados y gerentes deben
estudiar el proceso que actualmente se efectúa para contestar estas
preguntas claves:
l. ¿Qué se está haciendo?
2. ¿Cómo se está haciendo?
3. ¿Qué tan frecuentemente ocurre?
4. ¿Qué tan grande es la cantidad de transacciones o decisiones?
5. ¿Qué tan bien se lleva a cabo la tarea?
6. ¿Existe algún problema?
7. Si el problema existe, ¿qué tan serio es?
8. Si el problema existe, ¿cuál es la causa principal?

PASO 3. GENERACIÓN DE ALTERNATIVAS.

Ahora que ya se tiene toda la información necesaria de la parte del


sistema de la empresa que se desea mejorar, se desarrollan alternativas
que ayuden a lograrlo, tomando como punto de referencia los
requerimientos establecidos para la misma. Tales alternativas no son
más que indicadores que ayudan a medir si se esta alcanzando la
mejora deseada.

Objetivos:
- Describir los procesos que se deben seguir para mejorar el sistema de
información.
- Establecer los indicadores adecuados, y necesarios, que ayuden a
medir el cumplimiento de cada una de las metas propuestas en las
alternativas a través de valores que la organización define como
estándar.
Los indicadores pueden ayudar a englobar y priorizar objetivos, así
como también, ayudan a definir su importancia.

Los indicadores se presentan agrupados en perspectivas (estas


son aquellas dimensiones críticas claves en la organización) las cuatro
perspectivas más comúnmente utilizadas son: Perspectiva Financiera,
Perspectiva del Cliente, Perspectiva Interna y Perspectiva de aprendizaje
y crecimiento.

PERSPECTIVA FINANCIERA.
Las medidas de las perspectivas financieras indican si la estrategia
de una empresa, puesta en práctica y ejecución, está contribuyendo a la
mejora del mínimo aceptable. Los objetivos financieros acostumbran a
relacionarse con la rentabilidad, por ejemplo los rendimientos del capital
empleado; crecimiento de las ventas o la generación de flujos de
efectivo.

Indicadores
Perspectiva financiera
• Ingresos-total del activo (%)
• Ingresos por productos nuevos o nuevas operaciones (U. M)
• Ingresos-empleados (U. M)

Estrategia de crecimiento de los ingresos
• Incremento de la Cifra de Negocio
• Aumento Cuota de Mercado (por zonas regionales.
mercados. clientes. línea productiva, etc...)

Estrategia de inversiones (ROl)


• Aumento del uso del Activo Inmovilizado.
• Nivel de re utilización de Activos ociosos
• % Activos compartidos por distintas unidades de negocio de la empresa
PERSPECTIVADEL CLIENTE.
En esta la empresa identifica los segmentos de clientes y de
mercado en los que ha escogido competir. La perspectiva del cliente
permite que la empresa equipare sus indicadores claves sobre los
clientes (satisfacción, fidelidad, retención, adquisición y rentabilidad)
con los segmentos de clientes y mercados seleccionados.

Indicadores
• Perspectiva de Clientes (%)
• Ventas anuales/cliente (U.M)
• Clientes perdidos (Cifra 0%)
• Media de tiempo utilizado en relaciones con clientes (cifra)

PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS.


En esta perspectiva, se identifican los objetivos e indicadores
estratégicos asociados a los procesos clave de la empresa, de cuyo éxito
depende la satisfacción de las expectativas de clientes y accionistas.
Usualmente esta perspectiva se desarrolla luego que se han definido los
objetivos e indicadores de las perspectivas financiera y cliente.

Indicadores
Perspectiva de Procesos Internos

• Gastos administrativos/total de ingresos (%)


• Tiempo de proceso, pagos extra (días)
• Entrega a tiempo (%)
• Tiempo de espera medio (días)
• Tiempo de espera entre pedido y entrega (días).

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO.


Esta se refiere a los objetivos e indicadores que sirven como
plataforma o motor del desempeño futuro de la empresa, y reflejan su
capacidad para adaptarse a nuevas realidades, cambiar y mejorar. Estas
capacidades están fundamentadas en las competencias medulares del
negocio, que incluyen las competencias de su gente, el uso de la
tecnología como impulsor de valor, la disponibilidad de información
estratégica que asegure la oportuna toma de decisiones y la creación de
un clima cultural propio para afianzar las acciones transformadoras del
negocio.
Algunos ejemplos típicos de indicadores que pueden ser utilizados son
los que a continuación se presentan.

Indicadores
Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

Renovación y desarrollo

• Gasto en I+D(U.M)
• Gasto en I+D/total de gastos (%)
• Gasto desarrollo de TI/gastos de TI(%)

Recursos humanos

• índice de liderazgo (cifra)


• índice de motivación (cifra)
• Número de empleados (cifra)

Una vez definido los indicadores es necesario precisar su fórmula de


cálculo. ¿Cómo se calculan las ventas, el ausentismo, el EVA (valor
económico agregado), el valor de la empresa?
Por estas razones un buen indicador debe tener:
• Nombre.
• Objetivo
• Formula de calculo
• Explicación de los componentes de la formula
• Frecuencia con que ha de calcularse
• Clasificación de los resultados que pueden obtenerse con este (verde,
amarillo o rojo)
• Responsable del seguimiento del indicador
• Acciones correctivas en caso de estar mal

Para el completo conocimiento y control de los indicadores que se


establecen para la empresa existe una herramienta que ayuda a hacer
esta tarea mas eficiente, esta es el desarrollo de un Cuadro de Mando
Integral ya que este permite un mejor control, planeamiento y
conducción de la empresa a través de un uso adecuado de los
indicadores integrados en un Sistema de Información
Gerencial.

PASO 4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE


INDICADORES.

En esta etapa de la metodología se pretende evaluar el


desempeño de las alternativas que fueron determinadas en la etapa
anterior, especificando también el análisis de Beneficio /Costo que
justifique los cambios propuestos, para ello se detallan todos los
recursos que son necesarios para que las alternativas formuladas sean
implementadas así como los costos y beneficios que representan.
Luego de realizar las respectivas evaluaciones de las alternativas
se elige la mas conveniente para la empresa.
Básicamente estos son los cuatro pasos que comprenden la
Metodología de Ingeniería de Sistemas Administrativos, si se sigue de
forma sistemática es posible llegar a establecer un buen sistema de
información gerencial, que basado en indicadores permita definir metas
o parámetros del buen
desempeño de las diferentes funciones de la empresa.

ALGORITMO DE LA METODOLOGIA
INICIO

Observación del sistema


de la empresa

Diagrama de bloque
funcional (PEPSU)

Seleccionar el elemento
que se mejorará

Definir las funciones,


metas del elemento

Generar las
alternativas(indicadores)

Evaluación de las
alternativas (B/C)

Elegir la alternativa mas


favorable

FIN
CONCLUSIONES

Siempre que se desee mejorar el sistema de información de una


empresa es
recomendable aplicar la metodología de ingeniería de sistemas
administrativos, ya que se ha diseñado para este fin.

La medida en que las metas de un sistema de información se


están alcanzando o no se hace mas fácil utilizando indicadores, ya que
para su monitoreo se han desarrollado software como el cuadro de
mando integral.