SERBAL CASO 1

AUTORES:
I
LR: Tom Rowan,
John O'Shanahan

DESCRIPCIÓN GENERAL Y ANTECEDENTES DE LA INICIATIVA LEAN

El proyecto Lean se entregó en la oficina de Rowan en Trim Co. Meath. Rowan

opera en un entorno muy dinámico y competitivo. El enfoque inicial de la
implementación Lean fue aplicar el pensamiento Lean a una serie de procesos
administrativos dentro de Rowan. El objetivo de Lean en la Oficina de
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA
Administración era “agilizar y eliminar el desperdicio de los procesos
administrativos y agregar valor”. El equipo de administración toma la información, Rowan fue fundada en 1998 por Tom Rowan

la procesa y la convierte en otra forma de información. Los objetivos estratégicos y ahora emplea a 14 personas. Es una

habían sido acordados por el equipo senior y se aplicó el pensamiento Lean para respetada empresa multidisciplinaria que se

garantizar que los procesos de medición vinculados a esos objetivos de alto nivel especializa en forense y

se cumplieran de la manera más eficaz y eficiente. El objetivo era ofrecer más ingeniería ambiental, y
valor al cliente con menos esfuerzo y recursos. Rowan operaba un sistema de proporciona una amplia gama de conocimientos

gestión de documentos, pero las métricas del negocio se administraban fuera del especializados a clientes de Irlanda, Reino Unido,

sistema y, por lo tanto, presentaban algunas oportunidades de mejora. El trabajo Europa y África.

de introducción inicial se realizó con el Director Gerente basado en el hecho de La ingeniería forense implica
que Lean comienza con un equipo de liderazgo comprometido con los líderes que investigar un accidente, proporcionar una opinión
proporcionan la base sobre la cual se construyen todas las iniciativas Lean. profesional sobre la responsabilidad y

proporcionar informes periciales y pruebas en los

tribunales. Rowan trabaja con una variedad de

compañías de seguros, abogados y clientes

industriales líderes.
INICIATIVA LEAN EMPRENDIDA - PENSAMIENTO LEAN,
El equipo medioambiental ofrece una amplia gama de
HERRAMIENTAS, TÉCNICAS
servicios de consultoría medioambiental para permitir
Se llevaron a cabo dos proyectos Lean: el primer proyecto consistía en desarrollar un nuevo proceso de que los clientes cumplan con sus obligaciones
programación para las visitas al sitio de los ingenieros; y el segundo proyecto consistió en desarrollar medioambientales legales y sigan siendo competitivos,
un sistema de informes de métricas ajustadas. incluidos, por ejemplo, los informes de evaluación de

impacto medioambiental. Los clientes de Rowan

Programación de citas incluyen autoridades locales y empresas industriales

Una parte clave del trabajo de Rowan son las visitas al sitio para realizar encuestas que líderes.

respalden los informes de ingeniería. Las visitas se programan en base a pull y debe haber un

cierto nivel de demanda en una ubicación geográfica para generar una visita programada.
El exitoso crecimiento del negocio permite a
Rowan brindar soluciones a sus clientes, al
mismo tiempo que proporciona empleo y
Métricas ajustadas
contribuye a la economía local.
Las métricas Lean son un conjunto estándar de medidas que monitorean el desempeño

de los procesos a través de técnicas de administración visual y que involucran a los www.rec.ie
empleados en el proceso. Un conjunto estándar de medidas ayuda al equipo

Libro de casos de implementación Lean en micro y pequeñas empresas 2020 | 15

 SERBAL
para alcanzar los objetivos y metas, aumenta la producción y la calidad del
servicio, y permite al equipo de gestión gestionar fácilmente los procesos de
un vistazo. La primera iniciativa Lean se centró en los informes de gestión
mensuales generados por el equipo de administración. Las métricas de
rendimiento son fundamentales para el negocio de Rowan, ya que ayudan a
identificar problemas, así como a dirigir e impulsar mejoras de rendimiento.
Es fundamental que todas las métricas sean claras para el público objetivo y
se puedan generar de la manera más eficiente posible. Los dos informes de
gestión más críticos fueron los informes WIP (trabajo en curso) mensuales y
los informes de trabajo finalizado (informe de análisis del trabajo).
Mapeo de procesos
El enfoque inicial implicó el desarrollo de un mapa de los procesos
estatales actuales. El propósito del mapeo de procesos es identificar
áreas de oportunidad para mejorar la eficiencia. El mapeo de procesos
proporciona información sobre el proceso y ayuda a generar ideas para
la mejora del proceso.
Se examinaron y documentaron todos los pasos, puntos de decisión y
procesos. El mapa del estado actual describía el proceso como
funcionaba actualmente, quién era responsable de cada paso y cuánto
tiempo se tardaba en completar cada tarea. A continuación, se
desarrolló el mapa del estado futuro para representar el proceso ideal.
Se mantuvieron reuniones con el proveedor del sistema de
gestión documental y se concretaron e implementaron una serie
de modificaciones de informes que formaron parte de la
solución de automatización para la programación y métricas.
8 Residuos
Se evaluó el estado actual frente a los 8 desperdicios de magro. El
movimiento, el procesamiento excesivo y las habilidades fueron los
residuos con mayor potencial de mejora para la generación de informes
de métricas y la programación:
∫ Movimiento: Para recopilar los datos requeridos, el equipo de administración tenía
para interrogar el sistema de gestión de documentos caso por caso,
lo que implicaba una gran cantidad de movimiento dentro y fuera del
sistema de gestión de documentos cada vez.
∫ Exceso de procesamiento: Los datos para los informes existían en múltiples
sistemas paralelos y dieron como resultado la duplicación de actividades de
verificación cruzada.
∫ Habilidades: El equipo de administración dedicaba gran parte del tiempo
del proceso a la transposición manual de datos, y no mucho tiempo al
análisis de datos reales, que es su valor agregado.
dieciséis | Libro de casos de implementación Lean en micro y pequeñas empresas 2020
Manejo visual
Los informes del estado actual se presentaron en formato de tabla y
los informes no eran dinámicos y las vistas de los informes eran fijas.
Se decidió crear cuadros de mando dinámicos que tienen una serie de
beneficios, que incluyen proporcionar información en tiempo real,
crear una versión de la verdad, ser más fáciles de cambiar, permitir
desgloses y proporcionar una vista coherente. Con respecto a la
programación, el equipo no tuvo visibilidad de los casos no
programados.
Trabajo estándar
Los documentos de trabajo estándar son la mejor práctica para realizar una
tarea o proceso. El trabajo estándar en la oficina tiene muchos beneficios, y
asegurarse de que el trabajo se realice de acuerdo con las mejores prácticas
actuales es un requisito previo para la mejora. La implementación del
trabajo estándar con el equipo de administración tuvo muchos beneficios,
que incluyen:
∫ Simplificar la formaci ón y la mejora de las competencias.
∫ Mejora de la calidad y reducci ón de defectos y desperdicios. ∫
Ayudar a que los resultados sean predecibles y medibles. ∫ Cambiar
el enfoque al proceso, no a la persona. ∫ Permitiendo una mejora m ás
rápida y sencilla.
∫ Fomentar el compromiso y la propiedad por parte del equipo
miembros.
∫ Reducir el estrés laboral.
∫ Fomentar la flexibilidad y la creatividad.
Oficina ajustada
La automatización planificada de las métricas y la programación ayudó
al equipo de administración a comprender los patrones de demanda en
la oficina. Comprender todas las diversas tareas es importante para
administrar una oficina Lean. La intención era crear una oficina Lean
con automatización, trabajo estándar y gestión visual para apoyar al
equipo. Una oficina Lean es visual y la gestión, el trabajo en equipo y la
comunicación son más fáciles cuando cualquiera puede entrar al área
de trabajo y ver de inmediato lo que está sucediendo. Debido a que
gran parte del trabajo administrativo estaba oculto en los sistemas
informáticos, casi se volvió imposible ver lo que estaba sucediendo y si
los cambios eran necesarios. La oficina visual hacía obvias las
situaciones anormales. Una oficina Lean se basa en la comunicación y el
trabajo en equipo. Debido a la naturaleza dinámica de una oficina Lean,
los miembros del equipo deben ser receptivos y flexibles cuando
ocurren cambios en la demanda. El objetivo era desarrollar una cultura
de mejora continua donde la reducción de residuos y la realización de
mejoras se conviertan en parte del día a día.
CASO 1
MEJORAS E IMPACTO DE LA INICIATIVA LEAN
Solución de programación
Siguiendo el mapa de procesos en el proyecto de programación, se
decidió cambiar el flujo de trabajo e introducir trabajo estándar en
el proceso de programación. Se desarrolló e implementó un nuevo
sistema de programación para rastrear qué casos se programaron
y a qué ingeniero se les asignó, y el sistema también proporcionó
visibilidad sobre el trabajo programado y no programado por
ubicación geográfica. A todos los casos nuevos se les asignó un
número de caso en el sistema principal de control de documentos.
Los casos nuevos se exportaban al nuevo sistema de programación Figura 2.
a diario y la posición predeterminada para los casos nuevos no
Manejo visual
estaba programada. Se exportó un campo de ubicación para cada
caso con los números de los casos que proporcionaron los datos Los datos del sistema de informes de facturación de métricas ahora se utilizan
necesarios para que el equipo de administración programe según para completar informes de gestión mensuales y un panel de control del
la ubicación geográfica. El nuevo sistema de programación redujo equipo que se muestra en monitores en el área de la oficina. Estos muestran
el tiempo requerido para programar en un 25% por semana. el rendimiento del mes hasta la fecha y del año hasta la fecha frente al
objetivo para cada una de las métricas clave. La información de ambos
sistemas también se está utilizando para respaldar un nuevo sistema de
evaluación del desempeño. Se espera que la información proporcionada por
el informe de facturación de métricas apoye la mejora de la eficiencia del
trabajo. En la programación, se desarrolló un sistema de gestión visual en
Google Maps para mostrar los casos no programados por ubicación
geográfica.
Informe de facturación de métricas
El sistema existente proporcionó datos sobre horas por trabajo
facturado. Se creó un nuevo sistema para automatizar el análisis y
proporcionó análisis de tendencias automático con la capacidad de
profundizar en el rendimiento por ingeniero, por cliente, etc. Hubo un
Figura 1.
ahorro del 25% por mes como resultado de la implementación del nuevo
informe de facturación ajustada. Los informes personalizados que
MétricasTrabajo en progreso
hubieran tardado un día en prepararse ahora están disponibles como
Se modificó el informe estándar del sistema de gestión de documentos y
informes estándar del sistema. La funcionalidad agregada del nuevo
se escribió una macro para convertir los datos del sistema de
sistema incluyó el rendimiento porcentual de logro versus el objetivo en
documentación estándar a un formato listo para el análisis de datos. Se
una variedad de KPI comerciales. El nuevo sistema de informes de
desarrolló un sistema de análisis de datos para producir informes WIP
facturación proporciona eficiencia operativa, informando hasta el nivel
directamente a partir de los datos del sistema de gestión de
de cliente, categoría y caso. Este nivel de análisis de datos apoyará el
documentación. Todos los miembros del equipo de administración
desarrollo de la estrategia empresarial en los próximos años.
recibieron capacitación sobre cómo ejecutar la macro y actualizar el
sistema de informes. Todos los informes se convirtieron a formato
gráfico, así como al formato de tabla de datos existente. El consiguiente
ahorro del 30% por mes en el tiempo necesario para generar el informe
mensual de trabajo en curso.
Libro de casos de implementación Lean en micro y pequeñas empresas 2020 | 17
CASO 1 AIRTEL ATN CASO 2

AUTORES:
I
LR: Una Nolan,
Leonardo Bittencourt

DESCRIPCIÓN GENERAL Y ANTECEDENTES DE LA INICIATIVA LEAN

figura 3
Trabajo estándar
Mediante el uso de nuevos informes del sistema, nuevas macros y una
solución de informes a medida, el trabajo de administración en torno a
la programación y la generación de informes de gestión se ha
estandarizado y varios miembros del equipo están capacitados en este
trabajo. Desde que se instaló el sistema, ha habido algunas mejoras
adicionales como se esperaba en un enfoque iterativo Lean. Los nuevos
sistemas son una base excelente para la próxima ronda de actividades
Airtel ATN desarrolla software complejo en una industria altamente regulada. El
software debe entregarse físicamente y en un proceso controlado. Esto significa
que el proceso de desarrollo de software no se presta naturalmente al
desarrollo iterativo.
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA COMPAÑÍA
Las regulaciones también requieren un alto nivel de transparencia en torno a las
Airtel ATN es un proveedor independiente de
pruebas y la documentación. El procedimiento operativo estándar (SOP) existente
soluciones de comunicación de datos para la
consistía en tratar cada entrega de software como un proyecto independiente y
industria aeroespacial. Airtel ATN ha estado
pasar por las fases de desarrollo, verificación y validación, e implementación.
activo en el sector aeronáutico

de mejora. Como dice el MD: Red de telecomunicaciones (ATN)

Por estas razones, se llevó a cabo un LeanStart para adoptar el método Kanban a nivel desde 1993 y es un líder internacional en
“Estamos encantados con las eficiencias y mejoras
de equipo como la herramienta principal para respaldar un enfoque de gestión del el desarrollo de soluciones de
introducidas como resultado del programa Lean.
cambio eficaz con el fin de lograr una cadena de valor más Lean. Al visualizar el trabajo comunicaciones Data Link, que incluyen
Recomendamos encarecidamente el programa a
y adoptar prácticas para aumentar la eficiencia, así como crear circuitos de ACARS y FANS. La empresa desarrolla e
cualquier PYME que busque mejorar sus
retroalimentación para mejoras continuas, el equipo se armó con herramientas y implementa equipos de enlace de datos y
operaciones. Esperamos trabajar en más iniciativas prácticas respaldadas por los principios Lean para aumentar su eficiencia. servicios de prueba. Con más de 20 años en
Lean ". la industria de la aviación, Airtel ATN ha sido
constantemente un líder internacional en el
desarrollo de software de comunicaciones
ATN.
INICIATIVA LEAN EMPRENDIDA - PENSAMIENTO LEAN,
www.airtel-atn.com
HERRAMIENTAS, TÉCNICAS

En el marco de esta iniciativa LeanStart, se llevaron a cabo diversos enfoques

para lograr resultados relevantes con éxito.

Manejo visual
El propósito de que usáramos la gestión visual era mejorar la eficacia de la
comunicación y la reacción. Las ayudas visuales nos permitieron transmitir
mensajes más rápido e invitar más interés que la información escrita. Esto
también significa exponer oportunidades de mejora para poder abordarlas

Proveedor de servicios ajustados antes. La gestión visual eficaz nos implicó pensar detenidamente en todos los

Lean BPI Ltd. tipos con el fin de lograr el mayor impacto. Hubo un gran enfoque en mejorar la

John O'Shanahan transparencia visualizando el trabajo. Esto también nos implicó concebir y

johnoshanahan@leanbpi.ie desarrollar de forma colaborativa un tablero Kanban que reflejara todo el

www.leanbpi.ie trabajo que estaba realizando el equipo.

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