ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3

SENA.

INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Introducción.

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental como el

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación”.

El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la importancia de un buen

manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que esto permite facilitar la búsqueda y el
acceso rápido de los documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa ya que
llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas
además una buena administración documental genera una buena toma de decisiones.

Objetivos.

 Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el entorno laboral, con

la relación a la importancia de informe del paso a paso para la recepción o radicación,
registro o distribución, embalaje de cinco documentos de diferentes contextos.
 Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas para el
manejo de documentos tales como recepción o radicación, registro y distribución o
embalaje.

1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas.

RECEPCION

El proceso de recepción se desarrolla en la Ventanilla Única de Correspondencia, la cual cumple

con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los
servicios de recepción , registro, radicación , y distribución de los documentos como parte integral
del Programa de Gestión Documental. En este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso
de recepción:

 La recepción del documento.

 La radicación del documento
 El registro.

Su función es la de recibir correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en

cuenta los siguientes aspectos:

 La comunicación está dirigida a la empresa o funcionario.

 El sobre debe de estar correctamente marcado.

Luego de este proceso se clasifican en comunicación oficial o comunicación personal.

Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como correo
tradicional, fax, revistas. Plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe esta completa, firmada, contiene los anexos
anunciados, datos de origen del remitente, dirección física o correo electrónico para la respuesta, y
que se encuentre en un buen estado.

APERTURA

Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y
verificar anexos.

Una vez extraído el documento el sobre se lee con el fin de:

 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

 Revisar que este firmado.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el

proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá
ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación.

REGISTRO Y RADICACION.

Después de recibir las comunicaciones oficiales en Ventanilla Única de Correspondencia, se

ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas al sistema SGD (Sistema de gestión
documental de la empresa).

Se registran los siguientes datos:

 Fecha
  Nombre del remitente.
 Dirección, teléfono y correo electrónico.
 Funcionario destinatario, dependencia y si lleva copia a otra dependencia.
 Asunto
 Numero de folios y anexos.

RADICACION E IMPRESIÓN DE ROTULO.

Según ICONTEC, (2009) en la guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el sello radiador
en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al
extremo superior derecho del documento.

Al ingresar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SDG, se procede a escanear el documento

para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo automáticamente
asigna un número de radicación del documento.

Enseguida se imprime el rotulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rotulo
identifica el documento dentro de la base de datos de la entidad (SGD), se hace con el fin de velar
por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los
documentos.

Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continúa, iniciando con el
001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores administrativas de la
institución, al finalizar el año.

DISTRIBUCION O REPARTO.

El paso subsiguiendo al registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas que
deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

El funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia, recibe, clasifica las comunicaciones

externas en carpetas, por dependencias.

Relaciona estas comunicaciones en el formato comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al

mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución. El mensajero
interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando que los datos de la
planilla de la relación de correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “Relación de copias” con las copias que
debe entregar en el recorrido.

El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para la
verificación y control del recibido.
COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS.

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se coloca sello a la correspondencia
para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado según
el servicio requerido donde corresponda.

Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envió por parte de la
Unidad y la asociación del centro de costo (Formato o correo electrónico).

Se diligencia la guía , se registra: Nombre, dirección, empresa, teléfono, contenido, cuidad a la que
va dirigido, tipo de servicio , peso, volumen, forma de pago, observación, centro de costos y
departamento que envió . Llamar al operador para programar recogida de correspondencia.

1. COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla Única de Correspondencia.

Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única de Correspondencia dirigido a un funcionario de la

institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación se
continua el procedimiento de registro y radicación, igual que para las comunicaciones oficiales,
posteriormente se distribuye a la dependencia respectiva.

2. MEMORANDOS.

Este deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que
la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el
destinatario y para confirmar su recibido, se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas despachadas, relacionando el ASUNTO, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.

El destinatario recibe el documento físico o electrónicamente y debe firmar el formato antes

mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control de envió.

3. PETICIONES QUEJAS O RECLAMOS PQR

Las PQR deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben
contener la siguiente información.
  Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
 Nombres completo del solicitante o se representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQR.
 La relación de los documentos que sustentan la PQR.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQR en la dependencia competente el funcionario encargado verificara el cumplimiento

de los requisitos señalados. Conforme al principio de celeridad que rigüe las empresas de nuestro
país, los documentos deben ser tramitados en el menos tiempo posible.

DIEZ (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

QUINCE (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.

QUINCE (15) días hábiles para atender reclamos.

QUINCE (15) días hábiles para contestar solicitudes.

TREINTA (30) días hábiles para contestar consultas.

TREINTA (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

PROCEDIMIENTO:

 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra

dependencia.
 Todas las PQR deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.
 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el jefe de la dependencia entrega el
documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas anotaciones
de chequeo y control.
 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de
respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para
revisión este la revisa y procede a firmarla.
 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envió de documentos
externos o internos según sea requerido.
 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente.

4. CORREO ELECTRONICO

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos, para su

trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo
es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya
regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento señalado datos como él (Nombre y código de la
dependencia remitente, numero de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita.) y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia
destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.