M d P fe i a 06

TRATAMIENTO DE LA
DOCUMENTACIÓN
CONTABLE
CICLO FORMATIVO DE GRADO MEDIO EN

GE I N ADMINI A I A
MODALIDAD ONLINE
 En este documento vamos a explicar cómo confeccionar las principales cuentas anuales y
analizarlos trámites para depositarlas en el Registro Mercantil.

El esquema será el siguiente:

A) Comunicación de la información contable.

B) Cuentas anuales:
1) Balance de situación
2) Cuenta de pérdidas y ganancias.
3) Estado de cambios en el patrimonio neto.
4) Memoria.
5) Estado de flujos de efectivo.

COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE

En primer lugar, debemos indicar que LOS ESTADOS FINANCIEROS que la empresa debe
comunicar el Registro mercantil son:

- Balance de situación (existe modelo PYME y modelo abreviado)

- Cuenta de pérdidas y ganancias. (existe modelo PYME y modelo abreviado)
- Estado de cambios en el patrimonio neto. (existe y modelo abreviado)
- Estado de flujos de efectivo (no existe modelo abreviado)
- Memoria. (existe modelo PYME y modelo abreviado)

TENÉIS LOS MODELOS EN PDF EN EL MISMO BLOQUE DE LA UF1 DONDE ESTABAN

ESTOS APUNTES.

Todas las empresas, tal como figura en el PGC de 2007 están obligadas a realizar y
entregar estas cuentas anuales, no obstante, las empresas que cumplen ciertos
requisitos pueden presentar modelos abreviados y no tienen que presentarlas todas.
Lo vemos de forma gráfica en el siguiente cuadro

2 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 - Las empresas que cumplan dos de los tres requisitos durante dos años seguidos
que aparecen podrán acogerse al modelo PYME Y modelos abreviados.
o El PGC PYMEs incluye el balance de situación, la cuenta de PyG y la
memoria (no el estado de cambios en el patrimonio neto ni el estado de
flujos de efectivo)
o Para que una empresa que no es PYME pueda acceder a los modelos
abreviados tiene los requisitos que aparecen en la tabla en las dos
últimas columnas.
o Las empresas que no cumplan dos de estos requisitos tendrán que
acogerse al PGC normal.
Respecto a las cuentas anuales, en todos los casos:

- se elaborarán con una periodicidad de doce meses salvo que la empresa se haya
constituido o cerrado ese año.
- Estas cuentas deben estar formuladas por los administradores o el empresario
en el plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio.
- El valor debe ser euros.
- En último lugar es importante señalar que deberán aparecer no solo los valores
del año en curso, sino los del año inmediatamente anterior.

3 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 CUENTAS ANUALES

BALANCE DE SITUACIÓN

El balance de situación es una de las cuentas anuales más importantes de las

empresas, ya que en él podemos ver el patrimonio de la empresa, sus bienes, sus
derechos y sus obligaciones de pago, tanto a largo como a corto plazo.

La estructura básica es la siguiente:

- EL ACTIVO SE PONE EN LA PARTE IZQUIERDA DEL BALANCE.

- EL NETO SE PONE EN LA PARTE SUPERIOR DERECHA.
- EL PASIVO SE PONE EN LA PARTE INFERIOR DERECHA DEL BALANCE.

Teniendo en cuenta que el ACTIVO = PASIVO + NETO, un ejemplo de balance de

situación podría ser el siguiente.

ACTIVO NO
CORRIENTE
NETO

ACTIVO PASIVO NO
CORRIENTE CORRIENTE

PASIVO
CORRIENTE

En este caso, el activo corriente es igual a todo el pasivo corriente, todo el activo
corriente y parte del neto.

ACTIVO = PASIVO + NETO

4 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 ¿Por Qué el PASIVO = ACTIVO + NETO?

La respuesta es sencilla. Todo lo que tiene la empresa (ACTIVO) tiene que haber salido
de aportaciones de los socios o de la empresa (NETO) o de dinero que hemos pedido
prestado (PASIVO).

En la UF 3 veremos cómo analizar el balance y obtener información a partir de las

cuentas anuales. Por lo pronto, en esta UF, vamos a conocer cuáles son sus partes y
qué apartados tiene cada una.

A grandes rasgos y a modo esquemático podemos decir que:

ACTIVO NO
BALANCE DE SITUACIÓN

CORRIENTE
ACTIVO
ACTIVO
CORRIENTE
PASIVO NO
CORRIENTE
PASIVO
PASIVO
CORRIENTE
NETO

5 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 BIENES Y DERECHOS DE COBRO QUE TIENE LA
EMPRESA
ACTIVO

OBLIGACIONES DE LA EMPRESA CON BANCOS

PROVEEDORES ACREEDORES FINANCIACIÓN
PASIVO AJENA

FONDOS PROPIOS RESERVAS Y RESULTADOS

ECONÓMICOS DEL EJERCICIO ANTERIOR
NETO FINANCIACIÓN PROPIA

ACTIVO

En qu ha invertido la empresa el dinero. Se ordena de menos a más líquido /recordar

que la liquidez es la facilidad para convertir un bien en dinero)

- Activo No Corriente: inversiones con una duración superior a un año.

Inmovilizado Inmaterial: aquello que no se puede percibir por los

sentidos. Ejemplos: patentes, software, derechos de autor, programas
inform ticos...
Inmovilizado Material: aquello que se puede tocar, percibir por los
sentidos. Ejemplos: terrenos y bienes naturales, construcciones,
maquinaria, elementos de transporte, utensilios...
Inversiones inmobiliarias: adquisici n de alg n inmueble (edificio,
local, piso) pero no para realizar la actividad habitual de la empresa,
sino para vender o alquilar.
Inversiones financieras a largo plazo: cualquier tipo de inversi n en
instrumentos financieros que tenga una duraci n superior a un a o.
Ejemplo: fondo estructurado...

6 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 - Activo Corriente: aquello que permanecer en la empresa durante menos de
un a o. Va ordenado de menor a mayor liquidez: primero las existencias que
no hemos vendido (existencias), después las que ya hemos vendido pero no
hemos cobrado (realizable) y en último lugar el dinero que ya hemos cobrado
(disponible)

Existencias: productos acabados, productos semi-acabados, materias

primas...

Realizable: deudas de terceros con la empresa. Ejemplo: clientes,

deudores...

Disponible: disponible en l quido al momento. Ejemplo: bancos, caja.

ACTIVO: Conjunto de bienes y derechos que tiene una empresa, tanto a largo plazo
como a corto plazo.
Activo no corriente: más de un año en la empresa.
Activo corriente: menos de un año en la empresa y se clasifica de menor a mayor
liquidez (capacidad para convertir algo en dinero). Primero lo que no hemos
vendido, después lo que hemos vendido, pero no cobrado y por último el dinero
en efectivo.

Elementos no
I ad
tangibles (programas
a be
informáticos)

Elementos materiales
NO CORRIENTE I ad ae a
(sillas, mesas)

I ad Inversiones financieras
f a ce (acciones, depósitos)

ACTIVO
Se c e á e
Existencias d e c a d e
e da

Ya e a e d da
CORRIENTE Realizable e e d e e de
c ba

Ee e e a
Disponible
d e
7 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
 PATRIMONIO NETO:

Recursos propios de la empresa.

- Capital: aportaciones de los socios en la empresa. Tipos:

Social: conjunto de aportaciones que hacen los socios en el nacimiento

de la compa a.
Escriturado: aquel capital que consta en la escritura en el momento que
se firma ante notario
Pendiente de aportar: aportaciones que tienen que realizar a n los
socios para llegar al m nimo legal necesario o marcado por escritura.
Desembolsado: es la diferencia entre el capital que consta en la
escritura y el capital pendiente de aportar.

- Reservas: conjunto de beneficios no distribuidos entre los accionistas y que

permanecen en la empresa. Sirven para presentar una situaci n financiera m s
s lida y, a la vez, para afrontar posibles imprevistos futuros o inversiones
necesarias para el desarrollo de la actividad. Tipos:

Legal: todas las empresas deben de realizarla por ley,

independientemente del sector en el cual operen. Es de un 10% del
beneficio hasta que llegue, como m nimo a un valor del 20% del capital
social.
Estatutaria: viene marcada por los Estatutos de la empresa. Por lo
tanto, la empresa, en caso de querer cambiar su porcentaje o valor,
debe modificar los estatutos.
Voluntaria: es una reserva que la empresa, sin que exista una
obligación para ella, aporta. Se da especialmente cuando ha habido un
beneficio m s elevado del esperado y, entonces, se decide realizar una
aportaci n extra para ganar en solidez financiera. Solamente puede
realizarse una vez se ha cumplido con las dos anteriores.
Indisponibles: se dotan de forma tambi n voluntaria, pero su
disposici n es m s compleja que en el caso anterior.

- Resultado del ejercicio: beneficio o p rdida del a o corriente. Existe:

- Resultados negativos de ejercicios anteriores: en caso que el resultado de la
empresa sea negativo, se traspasar su saldo a la cuenta que lleva este nombre.

8 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Ahora bien, cuando en ejercicios posteriores haya alg n beneficio, entonces
hay que compensarlo mediante alguna de las siguientes cuentas:
- Remanente: si hay beneficios anteriores sin distribuir.

Limitaciones al reparto de beneficios: la Ley de Sociedades An nimas

(v lida tanto para S.A. como para S.L.) expone una serie de
restricciones:
Una vez se han cubierto las exigencias marcadas por la ley general o
los Estatutos propios de la empresa, s lo podr n repartirse dividendos
con cargo al beneficio del ejercicio o a reservas de libre disposici n si
el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no
resulta ser inferior al capital social.
Si existieran p rdidas de ejercicios anteriores que hicieran que ese
valor del patrimonio neto fuera inferior a la cifra del capital social, el
beneficio se destinar a la compensaci n de estas p rdidas.
Se prohíbe toda distribución de beneficios cuando el importe de las
reservas disponibles sea inferior al importe de los gastos de
investigación y desarrollo que figuren en el activo del balance.

La retribución de los administradores no podrá ser superior al 10% de

los beneficios repartidos entre los socios.

- Ingresos a distribuir en distintos ejercicios: ingresos computables en su

totalidad o una parte a ejercicios futuros. Por lo tanto, se contabilizar n en el
neto patrimonial hasta que se imputen a P rdidas y Ganancias en proporci n a
la depreciación que han sufrido durante el periodo los activos financiados
mediante los siguientes tipos:
o Subvenciones oficiales de capital
o Donaciones y legados de capital
o Otras subvenciones, donaciones y legados
o Ingresos fiscales a distribuir en distintos ejercicios

9 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 PATRIMONIO NETO: conjunto de elementos patrimoniales de la empresa, constituidos
especialmente por:
Aportaciones de los socios (capital)
Beneficios de la empresa (resultado del ejercicio)
Beneficios no repartidos (reservas)

CAPITAL

RESULTADO
NETO
DEL EJERCICIO

RESERVAS

PASIVO

Pasivo no corriente: deudas de la empresa con terceros a plazo superior a un a o.

Tipos:

- Pr stamos a largo plazo: la entidad financiera abona de golpe en la cuenta del

cliente el valor que ha pedido. Por lo tanto, se pagan intereses por la totalidad
del pr stamo. El cliente devolver el importe en forma de cuotas mensuales en
las cuales se incorpora un inter s (que puede ser fijo o variable.). Inicialmente
se valorar n por el coste, que equivaldr al valor razonable de la
contraprestaci n recibida ajustado por los costes de transacci n que les sean
directamente atribuibles. Ahora bien, stos ltimos, as como las comisiones
financieras que se carguen, podr n registrarse en la cuenta de p rdidas y
ganancias en el momento de su reconocimiento inicial. Posteriormente se
valorar n por su coste amortizado.
- Empr stitos: emisi n de t tulos, bonos u obligaciones. Se divide el total de la
financiación que se necesita en partes iguales que adquirirán los inversores.
Hay que devolver este dinero más un correspondiente interés pactado.
- Fianzas recibidas: cantidad entregada o recibida (pasivo) por el cumplimiento
de una obligaci n contractual.

Pasivo corriente: deudas de la empresa con terceros a devolver en un plazo inferior

al a o.

10 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 - Pr stamo a corto plazo: cantidad a devolver en menos de un a o.
- L nea de cr dito: la entidad permite a la empresa presentar un l mite de
endeudamiento. Es decir, la empresa puede disponer de la l nea cuando le sea
necesario, pero hasta el l mite que le marque la entidad. En este caso,
solamente se pagan intereses por la cantidad que se utiliza, no por la totalidad
del cr dito. Una vez se dispone de l quido, es posible cubrir posiciones y tener,
as , m s líneas disponibles.

PASIVO: obligaciones que tiene la empresa con terceros, tanto a largo plazo como a
corto plazo.
Pasivo no corriente: deudas a mas de un año.
Pasivo corriente: deudas a menos de un año.

DEUDAS A LARGO
NO CORRIENTE PLAZO CON BANCOS,
PROVEEDORES...
PASIVO
DEUDAS A CORTO
CORRIENTE PLAZO CON BANCOS
PROVEEDORES...

Contabilización de cambios en el valor de un activo

Especial mención necesita las correcciones de valor de los bienes del activo. Estar
perdidas de valor pueden ser derivadas del uso o del paso del tiempo (amortización) o
por roturas, p rdidas de valor porque ha aparecido un modelo nuevo

11 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 AMORTIZACIONES

Pérdida de valor contable de un determinado bien del inmovilizado como consecuencia de su

uso.
SE DESARROLLA EN LA PARTE INFERIOR DEL ESQUEMA.

PROVISIÓN

C ee c ab a a be d da e ede c e f

REVERSIÓN

C ecc a ec e ac de a de de e ad ac P ede e a a a d da
e a ab d a e e e e a a a a a e

DETERIORO

N e c ce e e e e da a e c ab e e e efie e a e e a e de
e ad de a ac c a e ca a a de a á e e ad de e ede
a c ec e c a de fe e a f c

Amortizaciones: Existen distintas formas de amortizar un bien. Por lo tanto, el valor

neto contable de un bien ser la diferencia entre su precio de adquisici n y la
amortización acumulada. Según el bien a amortizar y la propia actividad de la
empresa, se utilizará uno u otro:

o Lineal: cada a o se amortiza la misma cantidad. Por lo tanto, se considera que la

p rdida de valor del activo ser igual en cada periodo.

o Creciente: a medida que pasa el tiempo, se establece un porcentaje de amortizaci n

m s elevado.

EJEMPLO: una maquinaria que se le da un uso menor al principio y a medida que

avanzan los años es más necesaria en la empresa.

o Decreciente: a medida que pasa el tiempo, se establece un porcentaje de

amortizaci n m s reducido.

EJEMPLO: Un ordenador durante los primeros años de vida se amortiza mucho mas
rápido que al final de su vida útil.

12 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 o Otros: una de las formas m s habituales de calcular la amortizaci n es mediante el
uso. Es decir, por ejemplo, las horas estimadas que se espera que se utilice el bien
durante cada a o.

EJEMPLO: una maquinaria tiene 1.000 horas de funcionamiento. Si el primer año se usa
500 horas se amortiza un 50%, si el segundo año se usa 20 horas se amortizará un 20%.
También suele usarse por unidades de fabricación. Por ejemplo, una fotocopiadora
tiene un millón de copias como vida útil y una empresa decide amortizarlo en función
de las fotocopias usadas. (si un año se hacen el doble de copias que el anterior se
amortizará el doble).

13 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

En la cuenta de pérdidas y ganancias calcularemos cual ha sido el resultado del

ejercicio de la empresa y veremos si ha tenido ganancias o a tenido perdidas (en el
balance podíamos ver si tiene un edificio o si tiene deudas, pero no si esa empresa ha
ganado dinero).

Para ello utilizaremos solamente las cuentas del grupo 6: gastos y del grupo 7: Ingresos.

La fórmula para calcular los beneficios de una empresa es la misma que en cualquier
negocio.

Bº = INGRESOS - GASTOS

Este cálculo es muy importante para las empresas ya que cuanto más beneficio tenga
más impuesto tendrán que pagar.

El esquema para calcular la cuenta de pérdidas y ganancias sería el siguiente:

Ingresos de explotación: ingresos derivados de la actividad propia de la empresa:

ventas de productos, servicios ofrecidos

Gastos de explotación: gastos que ha tenido la empresa para poder llevar a cabo su
actividad: salarios, alquileres, seguros, deterioro del inmovilizado, suministros

Es importante que la diferencia entre ingresos de explotación y gastos de explotación

sea positiva, lo que querrá decir que con lo que hemos ingresado nos ha dado para
pagar todos los gastos generados y aún así tenemos beneficios. A este dato le llamamos
Resultado de explotación.

Rtdo. de explotación = Ingresos de

explotación Gastos de explotación.

14 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Es importante resaltar que el gasto de amortizaciones y depreciaciones se tiene en
cuenta fuera del resto de gastos de explotación, para calcular el EBIT.

EBITDA: RESULTADO DE EXPLOTACIÓN SIN TENER EN CUENTA AMORTIZACIONES Y

DEPRECIACIONES.

EBIT: RESULTADO DE EXPLOTACIÓN TENIENDO EN CUENTA AMORTIZACIONES Y

DEPRECIACIONES.

Por otro lado, tenemos:

Ingresos Financieros: son los ingresos que ha tenido la empresa derivados de activos
financieros: dividendos de acciones, intereses a favor de la empresa de depósitos,
cuentas bancarias, ingresos de créditos que ofrece la empresa.

Gastos financieros: generalmente son los intereses de los préstamos o créditos que la
empresa ha pedido para poder financiarse.

Si calculamos la diferencia entre los ingresos financieros y los gastos financieros

tendremos el resultado financiero O INTERESES A PAGAR, QUE ES EL DATO QUE
USAMOS PARA PASAR DE BAII A BAI. Esto es habitual que sea negativo, ya que las
empresas suelen tener intereses por sus créditos más alto que lo que ingresan por sus
activos financieros.

Rtdo. financiero = Ingresos financieros

Gastos financieros.

Para calcular el resultado final tenemos que sumar los dos resultados, y el resultado
de esa operación será el resultado antes de impuestos. Después pagaremos el impuesto
y el resultado final es el Resultado del ejercicio.

15 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Ahora, una vez tenemos claras las diferencias le vamos a dar los nombres que las
empresas usan para la cuenta de PYG

16 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 EBITDA
El EBITDA (Earnings before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization), es un
indicador financiero que hace referencia a las ganancias de la compañía antes de
intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones. Se puede entender, pues, que
el EBITDA es el beneficio bruto de explotación calculado antes de la deducibilidad de
los gastos financieros.
Es frecuentemente utilizado, ya que es muy útil para medir la capacidad de la empresa
de generar fondos si no se tiene en cuenta la política de financiación, fiscalidad y las
amortizaciones del inmovilizado.

EBIT o BAII

El EBIT o BAII en español (Earning Before Interests and Taxes, o beneficios antes
intereses o impuestos), en este caso se varía el beneficio de la empresa antes de tener
en cuenta los Intereses y los Impuestos, pero ya hemos tenido en cuenta las
depreciaciones y las amortizaciones.

Con esto, podemos tratar el beneficio que se obtiene en una empresa, durante el
resultado de cuentas, antes de tener que presentar el impuesto de sociedades, con
costes de financiación, para proseguir en su actividad.

¿Porque es tan importante el EBIT para la empresa? Con el EBIT no estamos teniendo
en cuenta los impuestos (estos varían dependiendo del país) y los Intereses (que van a
depender según la financiación de una empresa), por lo que se puede comparar con
otras empresas del sector que tengan distintos estos 2 conceptos.

RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS, BAI

El BAI (beneficios antes de impuestos) resulta de tener en cuenta el resultado

financiero de ese año y cruzarlo con el resultado de explotación. Una vez que hemos
restado el los interés que pagamos, nos quedará el resultado antes de impuesto.

17 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 RESULTADO NETO DEL EJERCICIO
El beneficio neto que obtiene la empresa (BN) es el resultado final, una vez que ya
hemos pagado el impuesto correspondiente a la Agencia tributaria. Podemos decir que
ya es el beneficio que la empresa ha obtenido de forma real.
EJEMPLO:

INGRESOS DE EXPLOTACIÓN GASTOS DE EXPLOTACIÓN

Materias 23.600,00
Ventas 100.000,00 primas.

33.000,00
Sueldos.

Suministros. 2.550,00

Alquiler 2.550,00

Seguros. 8.000,00

10.890,00
Pago a la SS.

Amortizaciones 5.000

TOTAL
TOTAL GASTOS
INGRESOS 85.590,00
EXPLOTACIÓN
EXPLOTACIÓN 100.000,00

INGRESOS FINANCIEROS GASTOS FINANCIEROS

Intereses Intereses
bancarios 500,00 bancarios 1.050,00

TOTAL TOTAL GASTOS

INGRESOS F. 500 F. 1050

EBITDA 19.410

EBIT O BAII (restamos amortiza) 14.410

BAI (restamos los intereses) 13.860

BN (SUPONIENTO IS 25%) 10.395

18 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

Como el propio nombre indica, este es un documento que nos indica los motivos de los
cambios en el patrimonio de la empresa.

Es un documento bastante mas sencillo que los anteriores, ya que solo hace referencia
al Patrimonio neto y a sus variaciones. Las mas comunes suelen ser:

- Movimientos en el capital social.

- Reparto de dividendo.
- Movimientos en reservas.
- Reparto de beneficios.

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Esta cuenta anual es la única que no es obligatoria para las PYMES. En ella se hace un
análisis pormenorizado de las cuentas de tesorería de la empresa y como hemos llegado
del saldo inicial al saldo final de las cuentas de tesorería de la empresa, informándonos
sobre de donde viene el dinero y a donde ha salido el dinero.

MEMORIA

Como su propio nombre indica es una relación de análisis y comentarios sobre las
cuentas anuales que hemos visto anteriormente. El modelo oficial recoge la
información mínima que debe contener la memoria y también debe incluir cualquier
otra información no incluida en el modelo oficial pero que sea necesaria para permitir
el conocimiento de la situación y la actividad de la empresa en el ejercicio, facilitando
la comprensión de las cuentas anuales.

Evidentemente la memoria debe referirse al mismo ejercicio económico al que se

refieren las cuentas anuales.

19 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

20 GRADO MEDIO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA