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Manual de Powerpoint
Manual de Powerpoint
DE
POWERPOINT
Microsoft PowerPoint
Introducción
PowerPoint es un programa que te permite crear atractivas transparencias, cuadros, láminas,
impresiones y, coloridas y animadas Presentaciones formadas por Diapositivas. Mismas
que puedes animar por medio de agregar diversos efectos en el texto, imágenes, gráficas,
transición de diapositivas, etc.
Presentación
Conjunto de diapositivas, que nos sirven para transmitir un mensaje (noticias, resultados,
avisos, proyectos, recomendaciones, planes, objetivos, ideas, programas, motivación, etc.).
Diapositiva
Lámina con diversos elementos como texto, imágenes, sonido, gráficas, etc., puede tener
variados estilos y diseños.
Esquema
Las páginas de un esquema se ven como un esquema normal, con los títulos principales
alineados en el margen izquierdo y los títulos de niveles inferiores sangrados.
Patrón
Un patrón es un elemento de la diapositiva que almacena información de la diapositiva
como estilo de fuente, ubicación de los elementos, el diseño del fondo, estilos de viñetas,
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colores, etc. Para cada presentación que se crea, PowerPoint produce un conjunto de
patrones: un patrón de diapositivas, un patrón del esquema, un patrón de notas para el
orador y documentos.
Plantilla
Una plantilla es un archivo de presentación guardado que contiene formato de texto, color,
y elementos gráficos predefinidos.
Objeto
Las diapositivas de PowerPoint consisten en objetos, que son los elementos clave de en
cualquiera de ellas. Cuando se agrega un texto, una gráfica, un organigrama, una imagen,
una tabla, o cualquier elemento insertado, éste se convierte en un objeto.
Diseño
Arreglo de objetos en una diapositiva, contiene marcadores de posición para diferentes
tipos de objetos, tales como texto, imágenes prediseñadas, gráficas, organigramas, etc., los
marcadores de posición aparecen como líneas tenues punteadas en la diapositiva y contiene
un texto que las identifica.
Inicio de PowerPoint
Para empezar a trabajar con Microsoft PowerPoint:
Haz clic en el botón Inicio.
Señala Programas.
Haz clic en Microsoft PowerPoint.
Para salir de PowerPoint hay que hacer un clic en el botón Cerrar de la ventana o dar un
clic en Archivo, Salir, también podemos usar la combinación de teclas ALT + F4.
Al principio PowerPoint nos ofrece las siguientes opciones para iniciar nuestro trabajo:
Ayuda de PowerPoint.-
Podemos obtener ayuda del asistente de Office de diversas maneras:
1. Haciendo en clic en ?, Ayuda de Microsoft PowerPoint o presionando F1.
2. También podemos usar la opción ?, Mostrar el ayudante de Office y nos mostrará
el asistente de Office.
3. Para ocultar el ayudante de Office hacemos un clic en ?, Ocultar el ayudante de
Office, o hacemos un clic con el botón derecho del ratón sobre el asistente y clic en
la opción Ocultar.
4. Hay más ayuda de PowerPoint usando la opción ¿Qué es esto?, que podemos
accesar yendo a ?/, ¿Qué es esto? u oprimiendo MAYUS + F1.
1. Diseños de texto
Diapositiva de título
Diapositiva sólo de título
Diapositiva de título y texto
Diapositiva de título y texto a dos columnas
2. Diseño de objetos
a) Diapositiva en blanco
b) Diapositiva con contenido
c) Diapositiva con título y objetos
d) Diapositiva con título y dos objetos
e) Diapositiva con título, un objeto y dos objetos
f) Diapositiva con título, dos objetos y un objeto
g) Diapositiva con título y cuatro objetos
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4. Otros diseños
a) Diapositiva con título, texto e imágenes prediseñadas
b) Diapositiva con título, imágenes prediseñadas y texto
c) Diapositiva con título, texto y gráfica
d) Diapositiva con título, gráfica y texto
e) Diapositiva con título, texto y clip multimedia
f) Diapositiva con título, clip multimedia y texto
g) Diapositiva con título y tabla
h) Diapositiva con título y diagrama u organigrama
i) Diapositiva con título y gráfica
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i) Para abrir archivos abiertos recientemente hay que hacer un clic en el archivo que
desees en la parte inferior del menú Archivo.
j) Para cambiar el nombre de un archivo hay que ir a Archivo, Abrir hacer un clic
derecho en el archivo deseado y clic en Cambiar nombre, teclear nuevo nombre y
oprimir Enter.
k) Para ver las propiedades de archivo hay que ir a Archivo, Propiedades.
l) Para ver las opciones de archivo hay que ir a Herramientas, Opciones.
m) Para ver más de un archivo al mismo tiempo abre los libros que quieres ver y hay
que ir a Ventana, Organizar.
Para iniciar una presentación con el Asistente, hay que hacer un clic en Nueva presentación,
Nuevo, Del Asistente para autocontenido. Solamente hay que seguir los pasos y
recomendaciones que nos sugiere, haciendo un clic en Siguiente cada vez que hayamos
hecho nuestra selección.
Cuando una presentación contiene una gran cantidad de diapositivas y requiere hacer
grandes saltos, por ejemplo, ir de la diapositiva 3 a la 25. Para moverse con rapidez a una
dispositiva específica, arrastre la casilla de desplazamiento de la barra vertical. Conforme
arrastra la casilla hacia arriba o hacia abajo, PowerPoint muestra el número de la
dispositiva cerca de la barra. Cuando aparezca el número de la diapositiva que desea
observar, suelte el botón del ratón y PowerPoint se moverá directamente a la diapositiva
que se especificó.
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Para agregar una diapositiva después de la última, muestra la última y haz clic en
Insertar, Nueva diapositiva u oprime CTRL + I.
Para insertar una diapositiva entre dos existentes, muestra la anterior y haz clic en
Insertar, Nueva dispositiva u oprime CTRL + I.
Para eliminar una diapositiva, muestra la diapositiva y haz clic en Edición, Eliminar
diapositiva
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Los objetos son los bloques de construcción de las diapositivas. Contienen, sobre todo,
texto, gráficos o dibujos, aunque también pueden contener otros elementos, como tablas,
hojas de cálculo u organigramas.
Una de las maneras más sencillas y efectivas de mejorar una diapositiva es agregándole un
objeto dibujado. Puedes dibujar formas comunes, tales como elipses y rectángulos.
También puedes dibujar formas menos convencionales, tales como estrellas, flechas y
cubos. También es posible dibujar líneas y arcos con las herramientas de dibujo de
PowerPoint.
La forma de un objeto o forma, está definida como un objeto cerrado (tal como un círculo,
una elipse, un cuadrado o un rectángulo) que se dibuja con las herramientas de PowerPoint.
Para activar la barra de herramientas Dibujo, haz un clic en Ver. Barras de herramientas,
Dibujo y se colocará en la parte inferior de la pantalla.
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En el caso de una curva, mueve el ratón al sitio donde se formará la curva, haz un clic y
continúa hasta terminar la curva con un doble clic.
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5. Para eliminar un objeto, selecciónalo, haz clic con el botón derecho del ratón y
haz clic en Cortar.
Nueva (Insertar/Nueva)
Numerada (Insertar/Número de diapositiva)
Ocultar (Presentación/Ocultar diapositiva)
Ortografía (Herramientas/Ortografía)
Patrón (Ver/Patrón)
Personalizar animación (Presentación/Personalizar animación)
Regla (Ver/Regla)
Seleccionar (Ver/Seleccionar todo)
Transición (Presentación/Transición de diapositiva)
Vista preliminar (Archivo/Vista preliminar)
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Cómo imprimir
• Para imprimir diapositivas, documentos, páginas de notas o esquema
Haz clic en Archivo, Imprimir u oprime CTRL + P
En Imprimir, selecciona de: Diapositivas, Documentos, Páginas de notas o Vista
esquema
Si elegiste Diapositivas, en Intervalo de impresión selecciona cual o cuales
diapositivas se imprimirán
Si elegiste Documentos, en Documentos selecciona el número de diapositivas
por página y el orden de impresión, sea horizontal o vertical
Una vez hecha tu selección, elige el número de copias y haz clic en Aceptar
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comprender filas y columnas con números y datos. Dado el alto impacto que proporcionan
las gráficas (sobre todo en una presentación), PowerPoint incluye un programa llamado
Microsoft Graph, para que crees tus propias gráficas.
Para crear una diapositiva que contenga un marcador de posición para gráfica, haz clic en
Formato, Diseño de la diapositiva. A continuación haz clic en el diseño de la diapositiva
que te haga falta.
Puedes agregar una gráfica a una diapositiva, si haces clic en Insertar, Gráfico. O en el
botón Insertar gráfico de la barra de herramientas Estándar.
Iniciar Microsoft Graph es tan fácil como indican las instrucciones en el marcador de
posición: sólo haz clic en el icono para gráfica. Después de algunos segundos, aparecerá
una gráfica de barras de muestra dentro del marcador de posición para gráfica de la
diapositiva.
Una hoja de datos aparecerá en una ventana separada. La hoja de datos y la gráfica
dependen una de la otra. La gráfica refleja los datos de la hoja de datos; cuando cambian los
datos de ésta, Graph actualiza automáticamente la gráfica para reflejar los cambios.
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Nota: Si la ventana de la hoja de datos te tapa la gráfica, arrástrala a una posición más
conveniente. También puedes cambiar su tamaño conforme lo necesites.
Debido a que la hoja de datos aparece en su propia ventana, puedes cerrarla en cualquier
momento. Por ejemplo, tal vez desees cerrar la ventana de la hoja de datos si los datos son
estables y sólo necesites trabajar con la gráfica. Cuando necesites volver a usar la hoja de
datos, puedes volverla a abrir.
Para cerrar la ventana hoja de datos, selecciona Ver, Hoja de datos o haz clic en el botón
Hoja de datos de la barra de herramientas Estándar de Graph. La ventana de la hoja de
datos se cerrará. Cuando estés preparado, puedes volver a abrirla mediante el mismo
método.
Conforme introduces y editas datos en la hoja de datos, es posible que desees trabajar con
un grupo de celdas en lugar de sólo con una. Por ejemplo, tal vez desees mover un grupo de
celdas a una posición nueva. Para ello, puedes seleccionar un rango de celdas, o bien filas o
columnas completas.
Un rango de celdas es cualquier grupo rectangular de celdas. Para seleccionar un rango, haz
clic en la celda de la esquina superior izquierda del rango y arrastra el ratón a la celda de la
esquina inferior derecha del rango. Se resaltará todo el rango.
Seleccionar una fila o columna completas es tan fácil como hacer clic en el encabezado de
la fila o de la columna. Por ejemplo, para seleccionar todas las celdas de la fila tres, haz clic
en el encabezado de dicha fila; para seleccionar todas las celdas de la columna D, haz clic
en el encabezado de dicha columna. También puedes seleccionar varias filas o columnas
arrastrando el ratón a través de los encabezados de las filas o columnas. Por ejemplo, para
seleccionar las filas 1, 2 y 3, haz clic y arrastra el ratón a través de los encabezados de las
filas 1, 2 y 3. Se resaltarán todas las celdas de cada fila. También puedes presionar y
mantener presionada la tecla Mayúsculas conforme resalta celdas con las teclas de flecha.
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Para cancelar cualquier sección, ya sea que hayas seleccionado un rango de celdas o un
grupo de filas o columnas, haz clic en cualquier celda.
Si es necesario, también puedes agregar más datos a la hoja, llenando filas y columnas en
blanco.
Nota: Al oprimir Enter, el cursor se moverá una celda hacia abajo, la tecla Tab lo moverá
una celda a la derecha, Mayúsculas + Enter lo moverá una celda hacia arriba y Mayúsculas
+ Tab lo moverá una celda hacia la izquierda.
La edición te permite cambiar sólo caracteres seleccionados dentro de una celda. Si una
celda contiene un número de parte, por ejemplo, BXN-231-781S y descubres que la B debe
ser una C, puedes simplemente corregir el error en lugar de volver a escribir el número
completo.
Para corregir un error, usa la tecla Retroceso o Supr. Oprimir Retroceso borra caracteres a
la izquierda del punto de inserción; la tecla Supr borra caracteres a la derecha del punto de
inserción.
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Haz doble clic en la celda con el contenido incorrecto. Aparecerá un punto de inserción
en la celda.
Usa las teclas de flecha a la derecha y a la izquierda para colocar el punto de inserción
en la posición deseada.
Presiona Retroceso o Supr para corregir cualquier error. Los caracteres que escribas
aparecerán a la izquierda del punto de inserción.
Para terminar el cambio, presiona Enter o cualquiera de las teclas de flecha para
moverte a otra celda.
Puedes insertar una sola fila o columna, o varias. Sin embargo, antes de hacer esto debes
seleccionar la fila o la columna correctas. Antes de insertar una fila única, elige la fila bajo
la cual deseas colocar la nueva. Por ejemplo, para insertar una fila antes de la cuatro,
selecciona ésta. Antes de insertar una columna única, selecciona la columna a la derecha
del lugar en el que deseas la nueva. Para insertar una columna nueva a la izquierda de la
columna D, selecciona ésta.
Para insertar una sola fila o columna, selecciona la fila o columna correctas y después elige
Insertar, Celdas, o selecciona Insertar del menú contextual.
Si seleccionas por error una celda única en lugar de una fila o columna completas, dado que
Microsoft Graph no sabe lo que deseas insertar, aparecerá la caja de diálogo Insertar. En
éste, selecciona Insertar toda una fila o Insertar toda una columna y después elige Aceptar.
Para ahorrar tiempo, Microsoft Graph te facilita la inserción de varias filas o columnas a la
vez. Selecciona la cantidad de filas o columnas que deseas insertar y haz clic en Insertar,
Celdas. Microsoft Graph insertará automáticamente la cantidad de filas o columnas que
seleccionaste. Por ejemplo, si seleccionaste las columnas B, C y D, Graph insertará tres
columnas, empezando en la columna B.
Para eliminar filas o columnas de la hoja de datos, selecciona las filas o columnas que
quieres eliminar y haz clic en Edición, Eliminar o haz clic en Eliminar del menú contextual.
Observa que la tecla Supr del teclado no tiene la misma función que el comando Edición,
Eliminar. La tecla Supr borra el contenido de las celdas, pero las celdas mismas siguen
siendo parte de la hoja de datos.
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El tipo de gráfica se selecciona en la caja de diálogo Tipo de gráfico. Para mostrarlo haz
clic en Gráfico, Tipo de Gráfico o haz clic en Tipo de gráfico del menú contextual. En la
caja de diálogo, selecciona la opción que más te agrade de los tipos de gráficas disponibles.
Para casi todos los tipos de gráfica, Microsoft Graph ofrece al menos una o dos variaciones
o subtipos.
Por ejemplo, si seleccionas el tipo de gráfica Áreas, después podrás elegir uno entre varios
subtipos de ese estilo. Para cada subtipo que selecciones, podrás ver una vista preliminar.
Si no estás seguro del tipo de gráfica que debes usar, prueba tipos diferentes.
Nota: Puedes usar el botón Tipo de gráfico de la barra de herramientas, para cambiar con
rapidez el tipo de gráfica.
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Nota: Las opciones para insertar títulos varían dependiendo del tipo de gráfica que escojas.
Sigue estos pasos para insertar títulos en una gráfica:
Selecciona la gráfica.
Haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico o haz clic en la opción Opciones de gráfico
del menú contextual.
En la caja de diálogo Opciones de gráfico haz clic en Títulos.
Introduce los títulos que necesites y haz clic en Aceptar.
Si es necesario, cambia el tamaño del cuadro de texto del título como con cualquier otro
cuadro de texto.
Nota: Para activar o desactivar con rapidez una leyenda haz clic en el botón Leyenda de la
barra de herramientas Estándar de Graph.
La gráfica de columnas de muestra que crea Microsoft Graph incluye líneas de división
horizontales. Cuando seleccionas un tipo de gráfica nueva, se incluye al menos un grupo de
líneas de división (horizontales o verticales, dependiendo de la orientación de la gráfica)
para hacer más fácil su lectura. Puedes agregar el conjunto opuesto de líneas de división,
cambiar de uno a otro, o retirar todas las líneas.
Para especificar qué líneas de división deseas utilizar, usa la caja de diálogo Opciones de
gráfico. Para abrir esta caja de diálogo, haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico o haz clic
en Opciones de gráfico del menú contextual. Observa que la opción Líneas de división de la
caja de diálogo contiene opciones para las líneas de división principales y secundarias.
Las líneas de división de la gráfica de columnas de muestra que crea Microsoft Graph están
colocadas en los intervalos principales del eje. Usar líneas de división principales ayuda a
resaltar puntos exactos en una gráfica sin saturarlo. Sin embargo, cuando las líneas de
división principales no proporcionan detalle suficiente, usa las líneas de división
secundarias, que caen entre los intervalos principales del eje.
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Para activar o desactivar las líneas de división de una gráfica, sigue estos pasos:
1. Selecciona la gráfica.
2. Haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico.
3. En la caja de diálogo Opciones de gráfico, haz clic en Líneas de división.
4. De las opciones: Eje de categorías (X), Eje de series (Y) y Eje de valores (Z),
selecciona las que prefieras.
5. Haz clic en Aceptar.
Nota: Para activar o desactivar con rapidez las líneas de división principales, haz clic en el
botón Líneas de la cuadrícula del eje de categorías o Líneas de la cuadrícula del eje de
valores de la barra de herramientas Estándar de Graph.
Puedes aplicar colores, diseños y bordes a casi cualquier elemento de una gráfica. En la
gráfica de columnas de muestra las columnas que representan las series de datos aparecen
con un color predeterminado. Cada columna tiene un borde negro. Todas las columnas
aparecen en color sólido en lugar de tener un diseño de dos colores. El cuadro de la leyenda
y los planos laterales de la gráfica (que son visibles debido a las líneas de división
horizontales) aparecen en blanco y las líneas mismas aparecen en negro. Puedes cambiar
los colores de cada uno de estos elementos.
Para modificar el color, el diseño, o el borde de un elemento de la gráfica, haz doble clic en
él. Por ejemplo, si quieres que aparezcan las líneas de división en rojo y no en negro, haz
doble clic en una de las líneas. Si deseas cambiar los diseños de una gráfica de columnas,
haz doble clic en la columna que deseas cambiar. Aparecerá la caja de diálogo apropiada
(las cajas de diálogo varían, dependiendo del elemento que selecciones).
Para cambiar el color, diseño o el borde de un elemento de la gráfica, sigue estos pasos:
1. Selecciona la gráfica.
2. Haz doble clic en el elemento que desees cambiar. Aparecerá la caja de diálogo
apropiada para el elemento seleccionado.
3. Selecciona las opciones que más te agraden.
4. Haz clic en Aceptar.
Para cambiar cualquier objeto de texto de una gráfica, puedes modificar la fuente, el
tamaño, el estilo, el color y el color de fondo. También puedes especificar subrayado o
agregar efectos especiales, tales como tachado, superíndice y subíndice. Estos atributos se
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listan en la caja de diálogo Formato (del elemento seleccionado). Para mostrar esta caja de
diálogo selecciona el objeto de texto y haz doble clic sobre él.
Nota: También puedes seleccionar el elemento y hacer clic en Formato, Fuente de la barra
de herramientas Estándar de Graph.
Nota: También puedes seleccionar un objeto de texto y usar el botón Formato (del objeto
seleccionado) de la barra de herramientas Estándar de Graph.
Cuando estés satisfecho con tu gráfica y desees regresar a PowerPoint, haz clic en un área
en blanco de la dispositiva fuera del área de la gráfica o presiona la tecla Esc. La gráfica se
convertirá en un objeto de la diapositiva y regresarán los menús y la barra de herramientas
de PowerPoint. Para guardar la gráfica, haz clic en Archivo, Guardar o haz clic en el botón
Guardar de la barra de herramientas Estándar de PowerPoint.
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El paso siguiente es abrir una presentación existente o crear una nueva en la que utilices los
datos de Excel. Elaborarás una presentación nueva en PowerPoint con una diapositiva para
gráfica, preparada para recibir los datos de Excel. Por lo tanto, el documento de
presentación de PowerPoint se convertirá en el destino de los datos vinculados.
Una vez preparados los dos documentos, deberás vincular los datos de Excel a la
diapositiva de PowerPoint. Después de vincular el objeto, podrás modificar los datos de
Excel en cualquier momento y el documento de PowerPoint se actualizará
automáticamente.
Además de vincular los datos de una aplicación a otra, agregarás un título y podrás mejorar
la gráfica creada en PowerPoint.
Nota: Guarda siempre un archivo antes de intentar compartirlo con otra aplicación, en caso
de que surjan problemas. No desearás perder por accidente tus datos.
Para crear una diapositiva para gráfica en PowerPoint, sigue estos pasos:
1. Abre una presentación en blanco.
2. Haz clic en Formato, Diseño de la diapositiva.
3. Selecciona un diseño de diapositiva para gráfica.
4. Haz clic en el icono de gráfica para crear la gráfica.
5. Aparecerá una gráfica de columnas de muestra.
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Nota: Puedes vincular un objeto fuente con varios documentos destino en la misma
aplicación o en una diferente. Cuando cambies el objeto fuente, la modificación tendrá
efecto en todos los objetos vinculados.
Para iniciar el vínculo entre los dos documentos, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el botón de Excel en la barra de tareas.
2. Selecciona los datos de la hoja de cálculo y haz clic en Edición, Copiar.
3. Haz clic en el botón de PowerPoint en la barra de tareas.
Nota: Para ver la presentación hay que ir a la carpeta o unidad de disco en donde se haya
copiado la presentación y desempaquetarla. No se pueden empaquetar presentaciones que
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