Guia de Aprendizaje #2

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Guía de aprendizaje #2
Sonia Bello Benítez
Técnico en Catastro
SENA
Instructor: Liliana Sandoval
Tenjo, 2021
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DE REFLEXIÓN INICIAL
1. Video el secreto de los reyes magos

En este video podemos evidenciar como día a día la tecnología más en el proceso de la
documentación, ya que con el pasar del tiempo, los aparatos tecnológicos facilitan el
proceso de archivar, radicar, buscar, y organizar cualquier tipo de información. Además de
esto, es una ayuda bastante importante para el medio ambiente, debido a que entre menos
papel se use, podremos mejorar mucho el aspecto de reciclar, reutilizar y todo lo
relacionado con los recursos de este tipo, esto permitirá mejorar y facilitar el proceso para
el hombre y cuidará a su vez un poco el ecosistema.
¿Cuál es el papel de archivo y registro en la sociedad de la información en la que
estamos?
Es el encargado de planear, analizar implementar las buenas prácticas métodos q permiten
la preservación de los documentos, con el fin de proteger el contenido del archivo y así,
facilitar su consulta y acceso reunir organizar conservar y difundir servir documentos
¿Cuáles son los requisitos que debe tener como mínimo una persona encargada de la
unidad de correspondencia?
Las unidades de correspondencia deberán contar con personal suficiente y debidamente
capacitado de los medios necesarios, que permiten recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial mediante servicios de
mensajería interna y externa como fax correo electrónico y otros.
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3
Taller Acuerdo 060 de 2001

1.Comunicaciones Oficiales (32) NTC4436-NTC2676
2.Documento Original (38) Email
3.Radicación (24) Registro de comunicaciones oficiales
4.Ley 597 de 1999 (7) Pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su
producción
5. Nombre de la persona, entidad remitente (28) Planillas, controles manuales o
nombre de la dependencia de la radicación, automatizados
#
6. Unidades de correspondencia (27) Se iniciará la radicación consecutiva a
partir de uno
7. Conservación documental (1) Son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad
8. Comunicación no firmada, ni presenta (34) Original va para el destinatario,
nombre del responsable primera copia oficina que genera el
documento y segunda copia unidad de
correspondencia
9. Deberá reproducir este documento sobre (23) Se debe ubicar en un lugar visible y de
papel que garantice su permanencia y fácil acceso a los ciudadanos
durabilidad
10. Establece pautas para la administración ( 26 ) C-004
de las comunicaciones oficiales
11. Conjunto de documentos sea cual fuera ( 5) Formato de registro de comunicaciones
su soporte acumulados a través de una oficiales
gestión
12. Decreto 2150 de 1995 ( 21 ) Creación del AGN y asignación de
funciones del AGN
13. Poseer estabilidad química, insolubles (30 ) Pie de página
en contacto con la humedad, de no cambiar
de color
14. Clasificación de archivos ( 29 ) Documento público
15. Establece la ley general de archivos y ( 40 ) Papel, cinta, CD, monedas, etc.
se dictan otros dispositivos
16. T.R.D. (33 ) Backus

17. Correspondencia 37( ) Establece lineamientos para la
elaboración de cartas, memorandos y otros
18. Unidades de conservación documental ( 13 ) Tintas de impresión
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19. Conjunto de documentos conservados (14 ) Archivo de gestión, archivo central y

por su valor histórico o cultural archivo histórico
20. AGN (20 ) Orienta y coordina el sistema
nacional de archivos
21. Ley 80 de 1989 ( 39 ) Comunicaciones oficiales recibidas
22. Archivo electrónico ( 35 ) No reservar # de radicación #
repartidos, enmendados, corregidos o
tachados
23. Horario de atención ( 31 ) Numeración consecutiva. Oficinas
encargadas de llevar controles
24. Procedimiento en los cuales las (4 ) Define y reglamenta el acceso y uso de
entidades ingresan en sistemas manuales o mensajes electrónicos y firmas digitales
sistematizados comunicaciones recibidas o
producidas
25. Conjunto de unidades documentales de ( 18 ) Carpetas, cajas y tomos
estructura y contenidos homogéneos
26. Código (36 ) Procuraduría y Controlaría de la
nación
27. Al comenzar cada año (22 ) Conjunto de documentos electrónicos
producidos y tratados archivísticamente
28. Formatos de control de comunicaciones (12 ) Suprime y reforma trámites
oficiales innecesarios
29. Es el producto tramitado por el (17 ) Comunicaciones de carácter privado
funcionario público que llega a título personal
30. Dirección. # conmutador, correo (8 ) Gestiona los servicios de producción,
electrónico, página web recepción, distribución, seguimiento de
conservación de documentación
31. Actos administrativos (9 ) Fax
32. Durabilidad de los soportes de papel y ( 25 ) Serie documental

soportes digitales
33. Asegura la producción y recuperación (2 ) Es la fuente primaria de la información
de la información que permite garantizar su autenticidad
34. Original y dos copias (11 ) Archivo
35. Transparencia en la actuación (3 ) Procedimiento mediante el cual una
administrativa entidad asigna un número consecutivo
dejando constancia de fecha y hora
36. Prestará apoyo al AGN y son órganos (10 ) Acuerdo 060
de control
37. Normas ICONTEC (19 ) Patrimonio documental
38. Documento electrónico de archivo (8 ) Anónima
39. Verificar anexos, destino, datos de (15 ) Ley 594 del 200
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origen remitente, asunto correspondencia

40. Soporte (16 ) Establece el tiempo que debe
permanecer en cada etapa del ciclo vital del
documento
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Parque Monarca
Departamento Gestión
Documental
PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL PARQUE
6 MONARCA (PGD)
Página 1 de
CÓDIGO VSSC-GD-PGD-01 VERSION 01 21
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PARQUE MONARCA
PRESENTADO POR: SONIA BELLO BENÍTEZ
TÉCNICO EN CATASTRO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
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Parque Monarca
Documental
7 MONARCA (PGD)
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TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción……………………………………………………………………….…9
1.2 Alcance……………………………………………………………………………....9
1.3 Objetivos…………………………………………………………………………….9
1.4 Misión…………………………………………………………………………….….9
1.5 Visión…………………………………………………………………………….….10
2. Política documental………………………………………………………………….10
2.1 Normatividad……………………………………………………………………….10
2.2 Proyección documental…………………………………………………………….12
2.3 Ciclo vital……………………………………………………………………………13
2.4 Proceso de gestión documental……………………………………………………..14
2.4.1 Recepción de documentos…………………………………………………………14
2.4.2 Información que no se debe registrar…………………………………………….17
2.4.3 Distribución de los documentos……………………………………………………17
2.4.4 Trámite de documentos…………………………………………………………….18
2.4.5 Organización documental………………………………………………………….19
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Parque Monarca
Documental
8 MONARCA (PGD)
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2.4.6 Ordenación documental…………………………………………………………….20
2.5 Recepción documental………………………………………………………………..20
2.5.1 Apertura carpetas………………………………………………………………….20
2.6 Organización de series documentales………………………………………………..21
2.7 Conservación de documentos……………………………………………………….22
2.8 Disposición final de documentación…………………………………………………22
2.9 Terminología y
definiciones…………………………………………………………..22
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Parque Monarca
Documental
9 MONARCA (PGD)
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1.INTRODUCCIÓN:
El parque Monarca es un parque ecológico, ideal para toda la familia, el cual está ubicado
en el sector la Balvanera en la vereda Poveda 1 del Municipio de Tenjo, en este se puede
encontrar gran variedad de animales de granja y otros como lo son las aves silvestres,
variedad de insectos, arboles nativos y un mariposario donde se podrá vivir una experiencia
magnifica, donde se realiza talleres educativos especializados en el ambiente y en educar a
quienes participan de estos.
1.2 ALCANCE:
El presente manual de gestión documental abarca desde su planificación, hasta su

implementación como acción de mejora, incluyendo los diferentes procesos documentales
que aún no se encuentran alineados a la gestión documental corporativa.
1.3 OBJETIVOS:
Controlar la documentación del PARQUE MONARCA desde su producción o recepción

hasta su disposición final, manteniendo los archivos en total autenticidad, buena integridad,
disponibilidad, trazabilidad y confiabilidad, al servicio de el o los grupos de interés.
1.4 MISIÓN:
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Parque Monarca
Documental
10 MONARCA (PGD)
Página 1 de
El parque Monarca tiene como misión brindar a clientes y visitantes diversión y
entrenamiento, por medio de la socialización de la cultura Monarca, empezando por las

variedades de especies de mariposas, acompañado de animales de granja y silvestres, en un
ambiente de naturaleza, con innovadoras ideas, talleres, enseñanzas confiables y que
permitirán que el visitante cumpla con sus expectativas.
1.5 VISIÓN:
Ser el parque ecológico número uno a nivel nacional, reconocido por generar experiencias
llenas de aprendizajes, difundiendo un mensaje de respeto y cuidado hacía el medio
ambiente y las diferentes especies de flora y fauna que nuestro país tiene; ayudando y
concientizando a nuestros visitantes de la importancia de estas especies para el ecosistema.
2.POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
El parque Monarca gestiona su información implementando acciones en los componentes

de la organización, procesos, normatividad y tecnología, considerando los requerimientos
de sus grupos de interés, con el fin de proporcionar información íntegra, confiable,
disponible y oportuna para una adecuada toma de decisiones que apalanquen el crecimiento
y la sostenibilidad empresarial.
2.1 NORMATIVIDAD:
 Constitución política, artículo 15: Derecho a la intimidad y al
buen nombre. Constitución política, artículo 23: Derecho de
petición.
 Ley 734 de 2002, código disciplinario único.
 Ley 80 de 1989, artículo 2 literal b: El AGN coordina la política
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Parque Monarca
Documental
11 MONARCA (PGD)
Página 1 de
archivística. Ley CÓDIGO
594 de 2000 título V: Reglamento general
VSSC-GD-PGD-01 VERSIONde 01 21
archivos.
 Ley 1712 de marzo 6 de 2014: Transparencia en la
gestión pública. Decreto 1080 de 2015 Min Cultura,
reglamenta de la ley 594 de 2000. Decreto. 2578 de 2012:
Sistema nacional de
 Archivos.
 Decreto 2609 de 2012: Gestión Documentos.
 Decreto 1515 de 2013: Transferencias

secundarias. Decreto 103 de 2015:
Publicación de información pública
 Decreto 29 de 2015: Archivos de entidades que se liquidan o se
fusionan. Decreto 106 de 2015: Inspección vigilancia y control.
 Decreto 1100 de 2014: Bienes archivísticos de
interés cultural. Decreto 2693 / 2012: Gobierno en
línea.
 Resolución SIC 8934 de 2014: Cumplimiento de
ley 594/2000. Circular SS PD 20141000000034
julio de 2014.
 Acuerdo AGN 04 DE 2013: TRD.
 Acuerdo AGN 05 de 2013: Organización

Archivos. Acuerdo AGN 02 de2014:
 Organización Expedientes.
 Acuerdo AGN 08 de 2014: Contratación de servicios de gestión de
documentos. Acuerdo AGN 060 de 2002: Comunicaciones oficiales
y actos administrativos.
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Parque Monarca
Documental
12 MONARCA (PGD)
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 Circular AGN 03CÓDIGO
de 2015,VSSC-GD-PGD-01
Directrices elaboración TRDs.
VERSION 01 21
2.2 PROYECCIÓN DEL SISTEMA DOCUMENTAL
Consiste en:
 Definición de estructuras documentales para procesos, proyectos y unidades

administrativas; creación, diseño y caracterización de documentos.
 Definición y establecimiento de medios para elaboración, control y

trámite de documentos.
 Definición de metadatos para descripción en los medios de control y

recuperación para consulta.
 Definición de competencias para acceder a los documentos.
 Valoración de los documentos en el contexto administrativo, legal,

jurídico, fiscal, contable, funcional (Manuales, guías, instructivos.),
técnico (Planos, estudios técnicos, manuales técnicos).
 Definición de tiempos de retención en las fases del ciclo de vida de

los documentos
 Valoración secundaria en el contexto histórico, cultural y científico.
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Parque Monarca
Documental
13 MONARCA (PGD)
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2.3 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en cada dependencia, su conservación temporal, su eliminación o integración a
un archivo permanente. Esto también se entiende bajo el concepto de Archivo Total, es
decir, el control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes
fases de formación del archivo, las cuales son:
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Parque Monarca
Documental
14 MONARCA (PGD)
Página 1 de
2.4 PROCESO DE GESTIÓN
CÓDIGODOCUMENTAL:
VSSC-GD-PGD-01 VERSION 01 21
2.4.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
La actividades a realiza en este punto son todas aquellas que permiten dar un
adecuado funcionamiento a toda la correspondencia radica en la oficina única
del Parque Monarca; para esto se debe contar con los siguientes pasos
metodológicos que garanticen el cumplimiento de sus funciones:
 Verificación de la información: Revisar los documentos o solicitudes
presentadas ante la unidad de correspondencia cuenten con los elementos

necesarios a fin de establecer si es de su competencia, para lo cual se tendrá
presente los siguiente: el asunto, anexo, destino y datos de origen.
 Radicado de correspondencia: Se debe dejar constancia de la recepción
de los documentos por lo cual es importante registrar hora y fecha en
que ha sido recibida por el funcionario responsable dentro de la
unidad.
Para el registro de los documentos por parte de la unidad correspondencia se
debe tener en cuenta los siguientes datos:
 Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria
 Nombre o código de las dependencias competentes.
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Parque Monarca
Documental
15 MONARCA (PGD)
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 Número de radicación.
 Nombre del funcionario responsable del trámite.
 Anexos
 Tiempo de respuesta (si lo amerita).
Se debe tener en cuenta:
 Confrontación y diligenciamiento de la planilla de control y ruta del

trámite.
 Identificación del trámite.

 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias
 Definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Bajo el marco legal establecido en la Constitución Política de Colombia se

reconocen los períodos de vigencia y tiempos de respuesta en relación con los
derechos de petición y acción de tutela; sin embargo, en cuanto a los tiempos de
respuesta de los demás documentos, cada dependencia deberá fijarlos a su
discrecionalidad de acuerdo con sus funciones y procedimientos establecidos por
15
Parque Monarca
Documental
16 MONARCA (PGD)
Página 1 de
el parque CÓDIGO VSSC-GD-PGD-01 VERSION 01 21
Para la proyección de la respuesta se debe contemplar las siguientes actividades:
 Análisis de antecedentes y compilación de la información.

 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la
culminación del asunto
Para dar respuesta a las diferentes peticiones y consultas se manejan los

siguientes tiempos:
A) Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones.

B) Diez (10) días para contestar peticiones de información.
C) Treinta (30) días para responder consultas.
2.4.2 INFORMACIÓN QUE NO SE DEBE REGISTRAR:
Debido a que la entidad en la ventanilla única de correspondencia recibe gran cantidad de

información a diario, es sumamente importante resaltar que toda la información que se
recibe no debe ser radicada, los siguientes son los documentos que por su valor informativo
no deben ser radicados. Folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación, muestras de
libros, boletines, catálogos, formatos y revistas de promoción.
2.4.3 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
Etapa del documento que consiste en la entrega de la información recibida por la unidad de
16
Parque Monarca
Documental
17 MONARCA (PGD)
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correspondencia a la dependencia interna competente para que
CÓDIGO VSSC-GD-PGD-01 inicie el 01
VERSION proceso
21
de gestión
de documentos o él envió a las personas naturales o entidades externas que lo requieran.
Esta distribución se basa en los siguientes elementos y mecanismos de control que son
vitales para el buen resultado de la actividad.
1. Distribución de documentos externos:
 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
 Clasificación de las comunicaciones
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente
 Reasignación de documentos mal direccionados
 Registro de control de entrega de documentos recibidos
2. Distribución de documentos internos:
Identificación de dependencias
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados:
 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo

electrónico, aparto aéreo, trámite en línea, página web, otros.
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Parque Monarca
Documental
18 MONARCA (PGD)
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Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.  Control y firma de

guías y planillas de entrega.
 Inspección de devoluciones.
 Organización mensajería externa.  Registro de control de envió de documentos
2.4.4. TRAMITE DE LOS DOCUMENTOS:
En esta etapa cada secretaría o dependencia que, en cumplimiento de sus funciones, realiza
el estudio y respuesta de las solicitudes teniendo en cuenta los tiempos de respuesta
establecidos para cada caso. Dentro del trámite de documentos es importante el manejo de
la Tabla de Retención Documental de la Unidad con el fin de realizar el debido control en
la Administración de la información.
2.4.5 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:
La organización es un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción documental de la entidad, como parte integral de los procesos archivísticos,
para lo cual se estipulan los siguientes parámetros:
 Clasificación:
La clasificación labor en la cual se identifican y establecen las series que componen cada
agrupación documental (Fondo, Sección y Subsección), de acuerdo con la estructura de la
alcaldía. La documentación debidamente clasificada debe reflejar la misión, objetivos y el
funcionamiento de la Entidad. Clasificar implica, identificar la procedencia de los
documentos teniendo en cuenta las unidades administrativas y funcionales de la alcaldía. La
clasificación deberá basarse en la aplicación de los principios de procedencia y de orden
original para la identificación de las categorías y grupos que refleja la estructura
organizacional de la alcaldía, a su vez poder identificar las funciones asignadas a las
dependencias y los procesos que desarrollan día a día.
18
Parque Monarca
Documental
19 MONARCA (PGD)
Página 1 de
 Identificación: CÓDIGO VSSC-GD-PGD-01 VERSION 01 21
 Como identificar las dependencias generadoras: La identificación de las agrupaciones

documentales, se realizará con ayuda de los fondos, secciones y sub-secciones a partir
de los actos administrativos de creación de la Alcaldía.  Series documentales: Las
series se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias
para el cumplimiento de la misión de la entidad, se tendrá como base los trámites de las
dependencias, procedimientos administrativos y producción documental.
2.4.6. ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
Consiste en la unión y organización física de los documentos dentro de las carpetas y cajas
de los diferentes archivos:
• La información clasificada se debe ordenar en cada una de las unidades documentales

pertenecientes a una serie o sub-serie según la Tabla de Retención Documental.
• Aplicar el método apropiado de organización de los documentos teniendo en cuenta el

tipo de información que se está ordenando, estos puede ser alfabético, numérico,
cronológico, ejemplo los decretos se ordenan consecutivamente del 001 al N número.
2.5 . DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite

la identificación, localización y recuperación de la información de manera eficiente y
concreta.
• Análisis de información y extracción de contenidos.
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Parque Monarca
Documental
20 MONARCA (PGD)
Página 1 de
• Diseño de instrumentosCÓDIGO
de recuperación como Guías, Inventarios,
VSSC-GD-PGD-01 VERSION Catálogos
01 e Índices.
21
• Actualización permanente de instrumentos.
2.5.1. APERTURA DE CARPETAS:
• Identificando las Tablas de Retención Documental correspondiente a la dependencia se

procederá a ubicar la serie y subserie correspondiente a los documentos agrupados.
• Los documentos deben reflejar el trámite de manera secuencial, esto quiere decir que el
documento más antiguo debe aparecer al abrir la carpeta y al final se debe encontrar el
documento más reciente.
• Se debe utilizar ganchos legajadores transparentes 100% plásticos, para perforaciones de

7
y 8 cms.
• Hacer apertura de carpetas, tantas como sean necesarias abrir
Para el orden de los documentos en las respectivas carpetas haga una distribución
secuencial de las gavetas de su archivo o de las bandejas de la estantería, esta deberá ir
debidamente numerada de arriba hacia abajo:
 Distribuya las carpetas en las gavetas o estanterías teniendo presente el orden de

codificación; es decir de forma ascendente, como se encuentra en las Tablas de Retención
Documental.
 La carpeta debe contener un máximo de 200 folios (documentos), si excede dicha

cantidad debe de abrirse una nueva carpeta con la identificación tal como aparece en la
carpeta inicial e indicando que es la continuación que con el número 1/3, 273, 3/3… según
la cantidad de carpetas que sea necesario utilizar para el expediente
Foliación de documentos: Procedimiento que consiste en la asignación de número
20
Parque Monarca
Documental
21 MONARCA (PGD)
Página 1 de
consecutivo partiendo de 1 a N número, a cada uno de los documentos que comprende la
carpeta o expediente. Se debe utilizar lápiz número 2 mina blanda. El número se escribe
claro en la parte superior derecha, sin enmendadura y sub divisiones ejemplo: (1, 1A, 1B,
etc.)
2.6. ORGANIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES ESPECIALES:
En algunas series documentales existe unos documentos pre determinados que deben
reposar en el expediente, por tal motivo se ha elaborado una hoja de registro y control de
documentos con el fin de garantizar la integridad de la información en cada carpeta. Los
procesos archivísticos aplicados responden a los de las demás series, tal como son la
alineación en la parte superior, ordenación, foliación etc. Pero sobre ciertos documentos
prima el orden en que se ha establecido en la hoja de control.
2.7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:
Se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los
documentos que se entrega en custodia al archivo. En este proceso se deben garantizar las
condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y
suministro de equipos adecuados para el archivo y sistemas de almacenamiento de
información en sus distintos soportes.
2.8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS:
Esta etapa se presentan las diferentes acciones que se deben realizar a las series
documentales una vez cumplido el tiempo de retención dentro de la Tabla de Retención
Documental (T.R.D) o Tabla de Valoración Documental (T.V.D) del Parque Monarca. A
continuación se relaciona las diferentes acciones que se pueden aplicar a los documentos:
 Conservación Total
 Eliminación
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Parque Monarca
Documental
22 MONARCA (PGD)
Página 1 de
 Selección CÓDIGO VSSC-GD-PGD-01 VERSION 01 21
2.9. TERMINOLOGÍA Y DEFINCIONES:
 Archivo de Gestión: Aquel en que se reúne la documentación en trámite en busca

de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Archivo Central:
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite y que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general.
 Archivo Histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central

que, por decisión del Comité de Archivo debe conservarse permanentemente dado
el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
 Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente. Documento Esencial
(Documento Vital): Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y
que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto,
posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
 Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Expediente:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
 Foliación: Acción de numerar hojas.
22
Parque Monarca
Documental
23 MONARCA (PGD)
Página 1 de
 Folio: Hoja
 Fondo: Es la totalidad de la documentación producida y recibida en una institución

en el desarrollo de sus funciones o actividades
 Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede
ser esquemático, general, analítico y preliminar
 Legajo: En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una

unidad documental.
 Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya

finalidad es la agrupación relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales.
 Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de

un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos
de una entidad, como parte integral de los procesos archivísticos.
 Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
 Pieza documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias
para ser consideras documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales entre
otros un acta, un oficio, un informe.
 Principio de Orden Original: Señala que los documentos deben organizarse de

acuerdo con una secuencia lógica, según como se surtan los trámites o procesos para
los cuales han sido creados.
 Principio de procedencia: Es aquel según el cual los documentos deben estar
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Parque Monarca
Documental
24 MONARCA (PGD)
Página 1 de
organizados de acuerdo
CÓDIGO con la dependencia o entidad VERSION
VSSC-GD-PGD-01 que los creó.
01 21
 Sección: Esta identificada como la Dirección General, oficina o dependencia de

primer nivel jerárquico, según la ubicación en el organigrama de cada entidad
 Tablas de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimientos de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada fase de archivo
 Tipos Documentales: Es aquella unidad documental simple que reúne todas las
características necesarias para ser considerada como documento, que produce y/o
recibe una unidad administrativa y que van a conformar los expedientes; éstos a su
vez integran la respectiva serie documental.
 Transferencia primaria: Es la operación de traslado de expedientes cuyo trámite ha

terminado, o su consulta es muy esporádica, mientras prescribe el término de
permanencia. Estas transferencias hacen referencia al traslado de documentos del
 Transferencia Secundaria: Es la operación de traslado de expedientes cuyo tiempo

de retención ha finalizado. Estas transferencias se realizan del Archivo Central al
Archivo Histórico.
 Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.
24
Parque Monarca
Documental
25 MONARCA (PGD)
Página 1 de
25
26
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Parque Monarca
Documental
MONARCA (PGD) 27
27
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CÓDIGO VSSC-GD-PGD-01 VERSION 01
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Instructor: Liliana Sandoval

1. Video el secreto de los reyes magos

Taller Acuerdo 060 de 2001

16. T.R.D. (33 ) Backus

19. Conjunto de documentos conservados (14 ) Archivo de gestión, archivo central y

32. Durabilidad de los soportes de papel y ( 25 ) Serie documental

origen remitente, asunto correspondencia

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR: SONIA BELLO BENÍTEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

2.2 Proyección documental…………………………………………………………….12

2.3 Ciclo vital……………………………………………………………………………13

2.4 Proceso de gestión documental……………………………………………………..14

2.4.1 Recepción de documentos…………………………………………………………14

2.4.2 Información que no se debe registrar…………………………………………….17

2.4.3 Distribución de los documentos……………………………………………………17

2.4.4 Trámite de documentos…………………………………………………………….18

2.4.5 Organización documental………………………………………………………….19

2.4.6 Ordenación documental…………………………………………………………….20

2.5 Recepción documental………………………………………………………………..20

2.5.1 Apertura carpetas………………………………………………………………….20

2.6 Organización de series documentales………………………………………………..21

2.7 Conservación de documentos……………………………………………………….22

2.8 Disposición final de documentación…………………………………………………22

El presente manual de gestión documental abarca desde su planificación, hasta su

Controlar la documentación del PARQUE MONARCA desde su producción o recepción

El parque Monarca tiene como misión brindar a clientes y visitantes diversión y

entrenamiento, por medio de la socialización de la cultura Monarca, empezando por las

2.POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

El parque Monarca gestiona su información implementando acciones en los componentes

 Ley 80 de 1989, artículo 2 literal b: El AGN coordina la política

 Decreto 1515 de 2013: Transferencias

 Acuerdo AGN 05 de 2013: Organización

2.2 PROYECCIÓN DEL SISTEMA DOCUMENTAL

 Definición de estructuras documentales para procesos, proyectos y unidades

 Definición y establecimiento de medios para elaboración, control y

 Definición de metadatos para descripción en los medios de control y

 Definición de competencias para acceder a los documentos.

 Valoración de los documentos en el contexto administrativo, legal,

 Definición de tiempos de retención en las fases del ciclo de vida de

 Valoración secundaria en el contexto histórico, cultural y científico.

2.3 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

2.4.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:

 Verificación de la información: Revisar los documentos o solicitudes

presentadas ante la unidad de correspondencia cuenten con los elementos

 Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria

 Nombre o código de las dependencias competentes.

 Nombre del funcionario responsable del trámite.

 Tiempo de respuesta (si lo amerita).

Se debe tener en cuenta:

 Confrontación y diligenciamiento de la planilla de control y ruta del

 Identificación del trámite.

Bajo el marco legal establecido en la Constitución Política de Colombia se

discrecionalidad de acuerdo con sus funciones y procedimientos establecidos por

Para la proyección de la respuesta se debe contemplar las siguientes actividades:

 Análisis de antecedentes y compilación de la información.

Para dar respuesta a las diferentes peticiones y consultas se manejan los

A) Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones.

2.4.2 INFORMACIÓN QUE NO SE DEBE REGISTRAR:

Debido a que la entidad en la ventanilla única de correspondencia recibe gran cantidad de