PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO,

INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN.

Fecha: mayo 2017.

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE NARIÑO

1. Objetivo:

Elaborar y desarrollar un plan de formación, capacitación entrenamiento, inducción, re-inducción de

acuerdo con los criterios establecidos y las necesidades en cada proceso de la CORPORACION
UNIVERSITARIA AUTONOMA DE NARIÑO, en cuanto al Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo (SG-SST), de manera que cada trabajador tenga el nivel de competencia
suficiente para las exigencias del cargo.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a todo el personal que labora e interviene directa e indirectamente con la
operación y el SG-SST.

3. Definiciones:

 Capacitación: Actividades planeadas, para desarrollar en sus funcionarios y

colaboradores, nuevas habilidades, conocimientos y actitudes que les permitan
desempeñarse eficientemente en sus cargos actuales y futuros.
 Inducción: Información específica al cargo, dada a un nuevo funcionario para realizar
satisfactoriamente las funciones asignadas.
 Instructor Interno: Funcionario con la competencia, conocimiento y calificación requerida
para ejecutar una capacitación al interior de la empresa.
 Instructor externo: Persona, ajena a la empresa con la competencia, conocimiento y
calificación requerida para ejecutar una capacitación.
 Funcionario: Toda aquella persona que fue asignado como trabajador de planta, que
desempeña y realiza labores especificas propias de la empresa.
 Entrenamiento: Es la educación profesional que busca adaptar a la persona a
determinado cargo o puesto de trabajo. Su objetivo es buscar en el trabajador los
elementos esenciales para ejecutar un cargo de manera adecuada y a corto plazo.
 Programa de inducción: Corresponde a un plan de actividades diseñado e implementado
en un tiempo definido, que facilita la incorporación y adaptación de las personas a un
nuevo cargo.
 Re-inducción: Continuación de la inducción que se lleva a cabo a través de capacitación o
profundización de la inducción primera, y una vez al año.

4. Responsabilidad y autoridad.

Gerente: Responsabilidad de la revisión y aprobación del plan de capacitación, así como

presupuesto requerido para la realización de las mismas.
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Responsable del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo : Responsabilidad de la detección

de necesidades de capacitación, el desarrollo y seguimiento de las mismas los registros asociados
a su realización y las medidas a que haya lugar.

Trabajadores: Responsabilidad con cumplir con los horarios determinados para las
capacitaciones, previendo con anticipación aspectos laborales o personales que interfieran,
interrumpan o suspendan su participación.

PROCESO GENERAL

INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN EN SG-SST:

En el programa de inducción se identifican las áreas o procesos sobre los cuales se debe brindarle
inducción al nuevo empleado; este formato varía de acuerdo a las necesidades de inducción de
cada cargo, por tanto el empleador debe proporcionar a todo trabajador que ingrese por primera
vez a la empresa, independiente de su forma de contratación, vinculación y de manera previa al
inicio de sus labores una inducción en:

 Aspectos generales: datos generales de la empresa (Misión, visión, políticas internas,

programas de sostenibilidad, reglamentos, entre otros con los que cuente la empresa)
 Aspectos específicos:
1. Información sobre la forma como será entrenado en su oficio, el responsable y los
objetivos de la misma.
2. Funciones propias del cargo
3. Información sobre el sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo como:
política, objetivos, reglamento de higiene y seguridad industrial, identificación y
control de peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de accidentes de trabajo y
enfermedades laborales, elementos de protección individual (EPI), procedimientos a
seguir en caso de accidente de trabajo y procedimientos básicos de emergencia.

Después de realizar todo el proceso de inducción el funcionario encargado del proceso debe
realizar “Evaluación proceso de inducción”, en formatos que la CORPORACION UNIVERSITARIA
AUTONOMA DE NARIÑO disponga para ese fin.

La reinducción se dirige al trabajador cuando ha permanecido alejado de su lugar de trabajo por un

periodo mayor a 15 días, por incapacidad, vacaciones, etc., cuando se han modificado procesos o
se ha introducido una nueva tecnología, en el caso de verificar que no se están cumpliendo los
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Fecha: mayo 2017.

estándares de seguridad y cuando se han presentado accidentes de trabajo de la misma índole en

cortos periodos de tiempo; así como solicitud directa del trabajador.

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

El Gerente y el encargado de seguridad y salud en el trabajo del CORPORACION

UNIVERSITARIA AUTONOMA DE NARIÑO, llevaran a cabo anualmente la detección de
necesidades de entrenamiento y capacitación, para esto se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:

 Perfil del cargo

 Matriz de peligros
 Matriz de aspectos legales
 Reporte de actos y condiciones inseguras
 Evaluaciones del periodo de prueba
 Auditorias anteriores

Teniendo identificada ya las necesidades se registra la información en el formato que la empresa

que tengan destinado para ese fín “Matriz de necesidades de capacitación y entrenamiento”
contemplando los siguientes mecanismos para la obtención de la información:

Solicitud directa

El funcionario solicitara al encargado de seguridad y salud en el trabajo del CORPORACION

UNIVERSITARIA AUTONOMA DE NARIÑO, incluir su requerimiento de capacitación, siempre y
cuando esté relacionado con el cumplimiento de los objetivos del cargo y tenga incidencia directa
con la calidad de su trabajo.

Modificación del trabajo

La administración, evaluará las necesidades de modificaciones totales o parciales en las rutinas de

trabajo, métodos, procesos o procedimientos, que afecten o tengan incidencia directa en la calidad.
En esta categoría aplicaran las actualizaciones a que haya lugar de acuerdo a las actividades
desarrolladas en cada área.

Modernización de equipos

La administración, evaluará la necesidad de capacitación y entrenamiento, cada vez que se

efectué una renovación tecnológica.

Evaluación de desempeño

La administración, evaluará y determinará la necesidad de capacitación y entrenamiento, producto

de los resultados grupales o individuales de la evaluación de desempeño.
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LEVANTAMIENTO Y ESTABLECIMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El administrador y encargado de seguridad y salud en el trabajo de la empresa, serán

responsables de diligenciar los formatos de necesidades de capacitación y entrenamiento que ellos
dispongan mediante comunicación escrita.

Planeación de lá capacitación.

De acuerdo al plan de capacitación aprobado por la administración, el encargado de seguridad y

salud en el trabajo establecerá los contactos y la logística para su coordinación y ejecución.

Es tarea del encargado de seguridad y salud en el trabajo buscar la reducción de costos dando
prioridad a la utilización de medios y recursos internos y realizando alianzas con las entidades de
seguridad social, administradoras de riesgos laborales, cajas de compensación y demás entidades
con las que se tenga contacto.

El encargado de seguridad y salud en el trabajo difundirá anualmente el plan de capacitación

institucional a través de los medios establecidos por la empresa comunicando a cada funcionario
sobre su designación a los eventos de capacitación cuando aplique.

Organización y ejecución de la capacitación

El encargado de seguridad y salud en el trabajo teniendo en cuenta el tipo de capacitación (interna

o externa), se siguen unos lineamientos de la siguiente manera:

Capacitación interna: El encargado de seguridad y salud en el trabajo determinará y asignara

cuando se requiere al o los funcionarios responsables de impartir la capacitación, quienes deberán
contar con la formación académica, conocimientos y competencias necesarias para impartir la
capacitación, la persona asignada solicitará como mínimo con cinco días de anticipación al
responsable de SST la gestión de recursos físicos y técnicos necesarios para su ejecución,
quienes serán responsables de gestionarlos y suministrarlos oportunamente.

Capacitación externa: El encargado de seguridad y salud en el trabajo debe recibir y evaluar las
diferentes ofertas o cotizaciones de cotización de capacitación, orientadas al cumplimiento del
cronograma de capacitaciones, debe solicitar al administrador la asistencia y/o cubrimiento de
costos de capacitación no contemplados inicialmente dentro del plan institucional de capacitación,
gestionando su debida aprobación.

Cada funcionario al recibir capacitación externa se compromete.

 Ser divulgador de ser necesario de los conocimientos e información aprendida.

 Aplicar dentro del ejercicio de sus funciones los conocimientos y/o información adquirida.
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Registro de capacitaciones.

El encargado de seguridad y salud en el trabajo realiza la recepción, archivo, actualización y

manejo de los registros de capacitación del CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE
NARIÑO, entrega material necesario para el control de asistencia, con el fin de dejar el registro de
personal que toma la reinducción, capacitación y/o entrenamiento, igualmente se deja copia del
contenido de los cursos, certificaciones o diplomas para ser adjuntadas a las hojas de vida.

Evaluación de la capacitación.

Sera tarea del encargado de seguridad y salud en el trabajo realizar la evaluación de validación del
conocimiento aprendido de la información impartida en la capacitación interna, a cada una de los
funcionarios. Para garantizar la asimilación del conocimiento adquirido.

Se considera adecuado los resultados cuya calificación promedio este por encima del 70% de ser
así se considera optimo el proceso de calificación dada al funcionario y se procederá con los
registros generales de resultado de las capacitaciones; caso contrario se deberán identificar
actividades de refuerzo con el o los funcionarios que aplicase.

Programación y ejecución de actividades de refuerzo a la capacitación.

Cuando el resultado de la evaluación de la capacitación no supere el 70% promedio de su

calificación, será tarea del responsable del SST, programar y ejecutar junto a este, actividades de
refuerzo y seguimiento a la información relacionada con la capacitación impartida, garantizando el
cumplimiento de los objetivos propuestos de formación y entrenamiento.

Consolidación y presentación de resultados de capacitación.

Es tarea del encargado de seguridad y salud en el trabajo consolidar el resultado de las

capacitaciones y entrenamiento impartido, gestionado con organismos externos, presentar los
informes a que haya lugar por trabador.

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ANA LEONOR ZAMBRANO

Fecha 05 de mayo 2017.
Firmase y cúmplase
Versión 001.