Unidad didáctica 9

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Índice

Introducción

1. Copias de seguridad y periféricos.

2. Perfiles de usuarios y periféricos.
3. Simulaciones.

Objetivos:

Los objetivos de esta unidad son:

- Valorar la importancia de la confidencialidad respecto a la información almacenada y

generada por las aplicaciones informáticas de gestión de Recursos Humanos y elaboración
de nóminas y Seguros Sociales.

- Saber generar copias de seguridad para no perder la información.

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Introducción

En esta última unidad vamos a estudiar la manera de gestionar la seguridad en la aplicación

NominaPlus en el alta y modificación de usuarios. Además, estudiaremos la forma de elaborar
copias de seguridad.

Existen además otras opciones tales como la organización de ficheros, configuración de diferentes
documentos y periféricos.

1. Copias de seguridad y periféricos.

Para poder realizar la copia de seguridad, seleccionaremos en el panel de gestión el menú Copias
de Seguridad y aparecerá una nueva pantalla en donde tendremos que teclear la misma clave de
acceso de usuario que se utiliza para entrar en la aplicación.

Utilizaremos la misma clave para copias de seguridad que para tener acceso a NominaPlus.

1.1 Opciones copias de seguridad.

Tenemos varias opciones:

1. Realizar una copia completa, incluyendo ficheros maestros y ficheros comunes a todas las
empresas, o no.

2. Realizar copia de una o varias empresas seleccionadas o de todas.

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El destino de la copia de seguridad puede ser de unidades externas o cualquier directorio al que
tengamos acceso.

1.2 Recuperación de copias de seguridad.

Seguiremos los mismos pasos que al realizar la copia para acceder al cuadro de diálogo
correspondiente, es decir presionando en el Panel de Gestión el menú Copias de Seguridad y
utilizando la misma clave que para tener acceso a NominaPlus.

Seleccionaremos Origen.
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1.3 Configuración de periféricos.

Desde cualquier opción de Impresión tanto de listados como de documentos el programa muestra
una ventana en la que el usuario puede elegir entre distintos tipos de dispositivos de salida de la
información seleccionada: impresora, pantalla, fichero, Html/E-Mail, Hoja de Cálculo y CSV.

- Pantalla o Impresora: ver la información en pantalla, e incluso posteriormente imprimirla.

Obtener en papel la información pudiendo elegir la impresora.
- Hoja Cálculo: genera un documento .xls (Excel) en el que se puede trabajar.
- Fichero: se crea un fichero de texto que puede grabarse en el ordenador.
- CSV: genera un fichero .csv
- Html o E-mail: se genera un directorio con el nombre del listado/informe. En ese directorio
se crea un fichero con el nombre que se decida y que será el documento .html que se
podrá abrir con el navegador que se elija.
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Siguiendo el menú Configuración/Perfiles de usuarios y periféricos/Periféricos, obtenemos una

pantalla en la que el usuario puede configurar los distintos dispositivos de salida:

- Impresora:
En nuestro caso empezaremos configurando la Impresora como dispositivo de salida. Al hacer
click sobre “añadir impresora” aparece un menú con todos los dispositivos que tenemos
configurados en nuestro ordenador.

Seleccionaremos impresora y pulsaremos "Aceptar".

Podremos establecer dos diferentes impresoras:

a. Activar como impresora 1 significa que va a ser la impresora por defecto.

b. Activar como impresora 2 hace referencia a la posibilidad de realizar las impresiones por
otra impresora que no es la predeterminada, deberá ser seleccionada para cada listado.

El botón "Opciones" nos presenta la siguiente pantalla en la que podremos decidir sobre el
tamaño de interlineado, pie de página, tipo de letra, etc.
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Podemos añadir tantas impresoras como deseemos, pero solo se pueden tener dos impresoras
activas para trabajar. En ese caso, la aplicación nos preguntará cuál de las dos queremos a la
hora de imprimir.

- Ventana:
Esta opción permite configurar el modo en que los listados aparecerán en pantalla.

- Fichero:
Esta opción permite que los listados sean guardados en ficheros determinados. Desde
configuración de dispositivos de salida determinaremos cuáles serán los juegos de caracteres a
utilizar. Pueden modificarse en cualquier momento.
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2. Perfiles de usuarios y periféricos.

2.1 Gestión de usuarios

La seguridad de la aplicación la gestionamos en NominaPlus siguiendo la ruta Útil/Perfiles de

usuarios y periféricos/Gestión de usuarios.
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Al abrir la aplicación, deberemos elegir el usuario con el que trabajar en la pantalla de

identificación de usuario, introduciendo la contraseña.

2.2 Alta/Modificación de usuarios.

NominaPlus admite un número ilimitado de usuarios que se irán añadiendo siguiendo la ruta
Útil/Perfiles de usuarios y periféricos/Gestión de usuarios.
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Nombre: nombre de usuario que le identificará.

Definir contraseña: 8 caracteres mínimo, diferenciando entre mayúsculas y minúsculas.
Será el usuario Supervisor y todos aquellos que tengan “acceso total” los únicos que podrán
definir las contraseñas de los distintos usuarios, el período de validez y/o vigencia, así como qué
usuarios están activos o de baja, el perfil de cada usuario determinando a qué opciones e
informes podrán tener acceso.
Además, el usuario Supervisor, que no podrá ser dado de baja, será el único que podrá fijar su
propia contraseña.

Grupo: podremos asociar usuarios a un grupo determinado. El usuario tendrá la configuración de

accesos y contraseña del grupo.
Datos contraseña: el usuario puede, si lo desea, fijar una fecha de caducidad para la contraseña
y determinar un número de días para que la aplicación avise al usuario.
La contraseña tendrá un mínimo de 8 caracteres, diferenciando entre mayúsculas y minúsculas.
Será el usuario Supervisor y todos aquellos que tengan “acceso total” los únicos que podrán
definir las contraseñas de los distintos usuarios, el período de validez y/o vigencia, así como qué
usuarios están activos o de baja, el perfil de cada usuario determinando a qué opciones e
informes podrán tener acceso.
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Además, el usuario Supervisor, que no podrá ser dado de baja, será el único que podrá fijar su
propia contraseña.
Los usuarios pertenecientes a un mismo grupo tendrán los mismos niveles de seguridad.

2.3 Establecimiento de niveles de seguridad.

Al dar de alta a la empresa señalaremos el nivel de seguridad de acceso en los datos de
identificación. Luego a la hora de crear un nuevo usuario le asignaremos un nivel de seguridad de
acceso a empresas. Si posteriormente tuviéramos que modificarlo, lo haremos presionando el
icono "Configurar". Se pueden configurar todos los usuarios excepto el del administrador que no
es configurable.

El usuario que trabaje con una empresa tendrá un nivel de seguridad asociado. Este debe ser
mayor o igual al asignado a dicha empresa, de lo contrario no tendrá acceso a esa empresa.
Por ejemplo, si el nivel de seguridad de la empresa es el 9 y el usuario tiene un nivel de seguridad
8, no podrá acceder a esa empresa, aunque sí a otras que tengan un nivel 8 o inferior.

2.4 Nivel de acceso restringido.

Cada trabajador/a podrá tener sus propios accesos que se podrán configuran presionando el
botón de Mapas, pudiendo elegir entre tres opciones: total, solo consulta y sin acceso.
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2.5 Informe de incidencias y de acceso.

Presionando el botón "Informe de Accesos" tendremos un control más exhaustivo de los usuarios
que acceden a nuestra aplicación.

Podemos realizar filtros de los datos que queremos aparezcan en el informe, rango de usuarios y
fechas entre las que se solicita la información.
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Para intentos fallidos se generará una Incidencia de Acceso en Intento. Al tercer intento, el usuario
quedará inhabilitado temporalmente (estado=baja) y se generará una incidencia de acceso
Erróneo.

2.6 Informe de incidencias y de acceso.

Siguiendo la ruta útil/Perfiles de usuarios y periféricos/Registro de acceso LOPD, la aplicación
permite obtener un registro de accesos a las opciones de la aplicación en las que puedan
encontrarse datos de carácter personal que requieran esta medida de seguridad.
Se guardará un registro por usuario de accesos y operaciones realizadas, a determinadas
opciones como datos de trabajadores, partes de afiliación, recursos humanos, etc., en un intervalo
de fechas determinado. Estos accesos se reflejarán en un informe, identificando además la fecha
y la hora de los mismos.
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3. Simulaciones
El menú Utilidades nos ofrece las siguientes funciones, algunas de ellas varían en función de la
versión de la aplicación de la que dispongamos:

- Organización de ficheros:

Esta opción permite la eliminación definitiva de los registros marcados para borrar y la
regeneración de ficheros índice.

A esta opción se llega siguiendo la ruta Utilidades\Organización de ficheros.

Siempre que haya alteraciones en el equipo causadas por corte de fluido eléctrico o problemas
similares, conviene ejecutar Organización de Ficheros en cuanto nos sea posible.
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- Avisos copias seguridad:

Esta opción sirve simplemente para habilitar o deshabilitar el mensaje que NominaPlus ofrece al
usuario al abandonar la aplicación, respecto a la conveniencia de realizar copias de seguridad
periódicas.

Si no queremos que cada vez que cerramos la aplicación nos dé este aviso, deberemos marcar el
check en “No volver a marcar este mensaje”.

- Proceso de actualización:

Esta opción permite actualizar la versión del programa como ya vimos en la primera unidad
didáctica.

- Programa de mejora:

Desde esta utilidad, SAGE nos da la opción de participar en un programa de mejora, cuyo fin es el
aumento de la calidad, fiabilidad y rendimiento de la aplicación.
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- Restaurar valores originales:

Esta opción permite recuperar la configuración original para las ventanas de la aplicación, en caso
de haberlas cambiado previamente.

- Agenda:

Esta opción permite dar de alta y almacenar direcciones personales, profesionales, teléfonos, etc.
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La aplicación nos permite emitir etiquetas en diferentes formatos e imprimir listados ordenados por
diferentes parámetros.

Podemos importar los datos de contacto de los trabajadores de la empresa, mediante el botón
“Importar”.
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Resumen

La seguridad de la aplicación la gestionamos en NominaPlus desde la opción "Gestión de

Usuarios".

Los niveles de seguridad podemos establecerlos en los siguientes ámbitos:

• Alta de usuarios.
• Modificación de usuarios.
• Informe de Incidencias de Acceso: desde esta opción tendremos un control más
exhaustivo de los usuarios que acceden a nuestra aplicación.
• Registro de acceso a LOPD: permite obtener un registro de accesos a las opciones de la
aplicación en las que puedan encontrarse datos de carácter personal que requieran esta
medida de seguridad.
• Copias de seguridad.

Como hemos visto, existen otras utilidades como la organización de ficheros, configuración de
documentos y configuración de periféricos.