CONTROL

TEMA Nº 7
El control consiste en verificar si todo ocurre en conformidad con las instrucciones
emitidas y con los principios establecidos; señalando las debilidades y errores con el fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Las organizaciones ya sean grandes o pequeñas utilizan el control para asegurarse

que van en camino correcto y verificar que utilizan los recursos de forma eficiente. Para
que el control sea efectivo debe ser oportuno y seguido de correcciones, que pueden
adoptar muchas formas distintas incluyendo las sanciones al personal que incumple
irresponsablemente sus actividades y tareas y obligaciones . Sin el control es imposible
conducir las organizaciones de manera eficaz y eficiente.

El control es parte fundamental de una buena administración debido a que con él se

revisa que las cosas estén marchando de la manera deseada y de corregir cualquier falla que
se produzca.

No solo basta con planear lo que va a realizar la empresa, organizar el trabajo y

dirigir a los empleados, además de todo esto, es de vital importancia controlar que lo que se
había planeado, se esté cumpliendo satisfactoriamente y si no es así, tomar las medidas
necesarias para enderezar el camino y conseguir los objetivos propuestos desde el principio.

Los elementos involucrados en el concepto de control son los siguientes:

 Existe una relación con lo planteado: Siempre se debe verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación.
 Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
 Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
 Establecer medidas correctivas: El objeto del control es identificar y corregir los
errores.

VENTAJAS DEL CONTROL.

 Permite descubrir y localizar las fallas y los errores a tiempo.

 Revela los más mínimos incidentes o irregularidades ocurridos en el desarrollo de
una actividad.
 Ayuda a mantener la disciplina de los subordinados, que los jefes están obligados a
mantener.
 Permite, a los jefes inmediatos, estar al tanto de las actividades que desarrollan sus
subalternos.
 A través del control, los altos funcionarios o directivos se mantienen
permanentemente informados de todo lo que acontece en la institución

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

 Integral: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla a la empresa

en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan
en la misma.

 Periódico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.

 Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad

de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.

 Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados.

 Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella.

 Flexible: Fácilmente modificable con capacidad de cambio.

PRINCIPIOS DE CONTROL

 Equilibrio: A cada grupo se le debe proporcionar un grado de control

correspondiente; de manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte.
 Oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de
que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación.
 Objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el
control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él,
no se revisa el logro de los mismos.
 Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación
con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible
conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para
evitarlas en futuro.
 Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo
que este representa en tiempo y en dinero. Un control sólo deberá implantarse si su
costo se justifica en los resultados que se esperen de él; de nada servirá establecer
un sistema de control si los beneficios financieros resultan menores que el costo y el
tiempo que implican su implantación.

 Función Controladora: Este principio es básico, ya que señala que la persona o la

función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar
ya que se pierde efectividad de control.
ETAPAS DEL CONTROL

Consta de cuatro etapas principales las cuales son:

1era. Etapa- Establecimiento de Estándares de Desempeño: Los estándares son

unidades de desempeño deseados, y funcionan como parámetros de comparación contra los
cuales evaluar el desempeño real. Es posibles establecer estándares para cualquier
actividad: Financiera, operativa, legal, de beneficencia y otras. Debido a que los planes son
el punto de referencia para la creación de controles por parte de los administradores, el
primer paso del proceso de control es lógicamente establecer normas. Existen muchos tipos
de normas, entre las mejores se encuentran las metas u objetivos.

2da. Etapa- Medición del Desempeño: En esta etapa se evalúan los niveles de desempeño,
como por ejemplo: las Unidades producidas, días de ausencia, documentos archivados,
muestras distribuidas y los mismos provienen de tres fuentes: Informes por escrito,
informes orales y observaciones personales. La medición de desempeño con base en
normas debe realizarse idealmente con fundamento en la previsión, a fin de que las
desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones
apropiadas. Si las normas son adecuadamente trazadas y se dispone de medios para
determinar con toda precisión que hacen los subordinados, la evaluación del desempeño
real o esperado se facilita enormemente.

3era Etapa -Comparación del Desempeño con el Estándar: en este proceso el gerente
evalúa el desempeño, en algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del
estándar, mientras que en otras la más leve puede ser grave. Por lo tanto los gerentes
encargados del control deben analizar y evaluar los resultados con cuidado.

4ta. Etapa-Tomar Medidas Correctivas: Este paso va a garantizar que las operaciones se
ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un
principio. Por lo común la acción correctiva es tomada por quienes tienen autoridad sobre
el desarrollo real. Si el desempeño se mide en correspondencia con las normas u objetivos
establecidos, es más fácil corregir desviaciones en la asignación de las labores individuales
o grupales, los administradores deben saber dónde exactamente aplicar las medidas
correctivas.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

1) Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
2) Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que
no vuelvan a presentarse en el futuro.
4) Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
5) Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
6) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en la
racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa.

TIPOS DE CONTROL

 El Pre-Control: Es un control previo que se realiza antes de que el trabajo se

ejecute. Esto significa que, en el fondo, es un control de tipo preventivo ya que su
objeto es eliminar las desviaciones antes de que estas se presenten. A manera de
ejemplo podríamos decir, que un pre-control sería el que, ante una orden de
comenzar tareas de fabricación de un determinado producto, nos hallamos
asegurado previamente que se podrá contar con el flujo necesario de materia prima
a fin de evitar que el proceso se detenga durante la jornada de trabajo.
  EL Control Durante el Trabajo: Este control se realiza a medida que se están
ejecutando las labores inherentes de un trabajo específico. Tradicionalmente está
relacionado con el desempleo humano, rendimiento de equipo y apariencia de los
departamentos. Su objeto es asegurar durante la marcha que los planes se están
cumpliendo a cabalidad y estar prestos a impedir errores que traumaticen su
desarrollo.
 El Post-Control: Este tipo de control pretende tomar aquellas medidas correctivas
que son necesarias una vez que se ha contemplado el comportamiento de la
organización o de una de sus unidades durante un periodo específico. El Post-
Control puede basarse en el comportamiento de uno o varios factores a fin de
comparar el rendimiento real de la organización con el rendimiento planeado y
tomar cualquier medida correctiva que asegure que los dos rendimientos sean más
equivalentes.

TÉCNICAS DE CONTROL

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

1) AUDITORIAS

El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas

aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros,
hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de
auditorías: las externas y las internas.

Tipos de Auditorías:

 Auditorías Externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación

independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan
los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo de
verificar si están completos y exactos. La auditoría es realizada por personal contable
empleado por un despacho externo de contadores o por contadores contratados al
efecto. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus estados financieros y
 evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los principios contables generalmente
aceptados y si los ha aplicado debidamente. La auditoría externa se efectúa cuando el
período de operaciones de la organización ha concluido y los estados financieros están
terminados.

 Auditorías internas: Son realizadas por miembros d la organización. Su propósito es

ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente
protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la
confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. Además sirve a los
directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el
desempeño de los sistemas de control. El alcance de las auditorias también puede
variar, dependiendo del tamaño y las políticas de la empresa.

 Auditoría Administrativa: El propósito de ésta no es la evaluación individual de los

administradores, sino el análisis del sistema de administración de una empresa en su
totalidad. Mediante este instrumento el ejecutivo puede hacer un análisis objetivo y
crítico de su compañía. Una lista amplia de control administrativo, es útil en este
aspecto.

2) LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos son la elaboración de planes en términos numéricos para determinado

periodo futuro. Como tales, los presupuestos son presentaciones anticipadas de los
resultados que se esperan en términos financieros o en términos no financieros. Los
presupuestos son capaces de:

- Reducir los planes a números definidos, se impone cierta clase de orden que permite
a los administradores observar con claridad qué capital gastará quién y dónde, y que
gastos, ingresos o unidades físicas de entrada o salida implicarán los planes.
- Determinar todos los aspectos, el administrador puede con mayor libertad delegar
autoridad para cumplir el plan dentro de los límites de presupuesto.
Tipos de Presupuestos:

 Presupuestos del Flujo de Caja: Este rastrea todo el dinero destinado al negocio y el

dinero en efectivo dejando el negocio. Esto es tanto en términos de ingresos por ventas
e inversiones, y gastos en términos de compras y gastos. Su propósito es identificar
cómo la empresa gestiona su dinero y revelar si la empresa gasta más de lo que invierte
sobre una base mensual. Los ejecutivos de la compañía utilizan el presupuesto de flujo
de caja para planificar el futuro para hacer grandes compras o pagar los préstamos.
 Presupuesto de Ventas o Ingresos: Registra la cantidad de fondos que entran en el
negocio. En otras palabras, tiene aproximadamente la mitad de la información del
presupuesto de flujo de caja. Se trata de un presupuesto específico y detallado que
explica de dónde proviene el ingreso, mediante la definición de cada fuente de
ingresos. El presupuesto también explica cuánto dinero gana la empresa en términos de
ventas, y la cantidad que queda en ingresos y beneficios.
 Presupuestos de Producción: Un presupuesto de producción explica la cantidad de
dinero que cuesta producir el producto o servicio que la compañía está vendiendo. El
presupuesto pone de relieve los costes de las materias primas, insumos, herramientas,
maquinaria, costos de mano de obra y el trabajo subcontratado ocasional. El
presupuesto de producción también puede incluir una estimación del valor total de las
existencias o inventarios, ya que sirve como un activo para la empresa.
 El presupuesto de Compras/Ventas: Rastrea el dinero dejando el negocio, ya sea en
los gastos fijos o flexibles. Realiza un seguimiento del dinero gastado en sus
actividades, incluyendo alquiler, servicios públicos y suministros de oficina. El
presupuesto de compra también hace un seguimiento de las compras realizadas para
mantener el negocio en funcionamiento, incluyendo las nuevas máquinas para
el equipo de producción. Este tipo de presupuesto se utiliza para controlar el gasto para
satisfacer los objetivos financieros de la empresa.
 Presupuesto Maestro: Un presupuesto maestro es un gran presupuesto, colectivo que
aborda todos los otros presupuestos. Se ofrece una amplia visión de la empresa como
un todo. También proporciona un equilibrio entre los presupuestos, sobre todo si se
presenta un presupuesto de cifras positivas, mientras que otro tiene sobre todos los
 números negativos. El presupuesto maestro proporcionará a los ejecutivos el valor neto
total de la empresa, ya que también se ocupa de los activos y pasivos.

3) TÉCNICA PERT

Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió Technique, que
traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en
un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de
tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada.

Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la duración de
proyectos, por lo que se conoció como PERT/tiempo, posteriormente se ha introducido en
ella los costos de las actividades, para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar el
tiempo mínimo compatible con el menor costo posible, dando lugar al sistema PERT/costo.

Los ingresos y los gastos son la fuente que abastece los presupuestos financieros.
Aunque el tiempo oportuno entre un periodo presupuestal y el siguiente se toma en
consideración, la sincronización del trabajo es un aspecto secundario de los presupuestos.
En cambio, en el sistema PERT el hincapié se hace a la inversa. Lo más importante es la
oportunidad adecuada y el control de gastos es cosa secundaria. En consecuencia, PERT
desempeña un papel diferente en el sistema de control total.

4) GRAFICA DE GANTT

Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de

actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que deben
aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.
 Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que
consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con
niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su
iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella.
Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de
dichas actividades.

5) CONTROL DE CALIDAD

El control de la calidad se podría definir como las técnicas usadas para estandarizar

algo. La función del control de calidad existe primordialmente como una organización de
servicio, para conocer las especificaciones establecidas por la ingeniería del producto y
proporcionar asistencia al departamento de fabricación, para que la producción alcance
estas especificaciones. Como tal, la función consiste en la colección y análisis de grandes
cantidades de datos que después se presentan a diferentes departamentos para iniciar
una acción correctiva adecuada.
Es un conjunto de técnicas aplicadas a los procesos de producción con el fin de
mantener en todas sus etapas la calidad dentro de los valores establecidos. Esto comprende
la inspección, análisis y acción.

FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL

Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con anterioridad que han

sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicación
que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y
centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en
errores típicos de la supervisión como son los siguientes:

Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de

causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía WEINER "los sucesos imprevistos e
inesperados provocan un mayor intento de explicación que el resto", pero esto provoca que
se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.

Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado

específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el
restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.

Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo

que se vuelve costoso, creando, además, un clima de baja confianza ya que limita la libertad
individual para actuar y auto controlarse.

Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que
limita una efectiva toma de medidas correctivas.

EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACION

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se

encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a sí
mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con
respecto a los estándares y da origen a los cambios. En otras palabras, los sistemas utilizan
parte de su energía para retroalimentar información que compara el desempeño con un
estándar e inicia la acción correctiva. Los administradores miden el desempeño real,
comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después,
para realizar las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acción
correctiva y ponerlo en práctica, a fin de llegar al desempeño deseado. 
ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION Y DE OPERACIONES

Es la administración de los recursos productivos de la organización. Esta área se

encarga de la planificación, organización, dirección, control y mejora de los sistemas que
producen bienes y servicios.

La Administración de las Operaciones es un área de estudio o subciencia de la

Administración. Se puede definir a la Administración de Operaciones como el diseño, y la
mejora de los sistemas que crean y producen los principales bienes y servicios, y que está
dedicada a la investigación y a la ejecución de todas aquellas acciones que van a generar
una mayor productividad mediante la planificación, organización, dirección y control en la
producción, aplicando todos esos procesos individuales de la mejor manera posible,
destinado todo ello a aumentar la calidad del producto. Para ello se debe tomar decisiones
muy importantes como, las decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de
control y planeación operacional. En el nivel estratégico la Administración de Operaciones
es participar en la búsqueda de una ventaja competitiva sustentable para la empresa y que
logre un impacto de su efectividad a largo plazo, en términos de cómo puede enfrentar las
necesidades de los clientes. En tanto a la decisión táctica se preocupa principalmente de
cómo por programar, el material y la mano de obra necesaria sin que falte ninguno de los
recursos, que llevaría a una pérdida de tiempo o que sobren dicho recursos provocando
exceso en gastos. Para la decisión de control y planeamiento se debe toma en cuenta los
proyectos a realizar en el momento adecuado y por quienes los van a realizar buscando las
personas más idóneas en la utilización y manejo de un recurso.

LAS 5 P

1. Personas: son las fuerzas de trabajo directa e indirecta.

2. Plantas: fábricas o ramas de servicio donde se realiza la producción
3. Partes: comprende los materiales o en el caso de servicios, los suministros que
pasan a través del sistema.
4. Procesos: son los pasos necesarios para lograr la producción.
5. Sistema de planificación y control: son los procedimientos y la información que
utiliza la gerencia para manejar el sistema.

RELACION PLANEACION-CONTROL

 La planeación y el control están estrechamente relacionados. Los planes son el

marco de referencia dentro del cual funciona el proceso de control. Sin embargo, es
aconsejable separarlas desde el punto de vista conceptual y esta es la razón por la
que se estudian según su enfoque y necesidades dentro de una organización. Por
otra parte, la retroalimentación de la fase de control con frecuencia identifica la
necesidad de planes o estrategias nuevas o ajustadas.
 La planeación y el control no pueden funcionar a menos que existan las dos. El
control no es posible si no se tienen objetivos y planes, debido a que el desempeño
se puede medir con criterios establecidos.

 Así como el control necesita de la planeación para realizar su labor de medición y

evaluación de los resultados que la organización espera, la planeación lleva al
interior de su proceso típico, aparte de las premisas sobre el futuro y la
programación a plazo medio que integra los planes funcionales, la función
administrativa de control, con el objetivo de mantener mediante este una revisión de
 las condiciones reales y comparándola con los resultados esperados. Aunque la
planeación y el control son frecuentemente separados desde el punto de vista
conceptual con fines de discusión, en la práctica son inseparables.
 El control es la función del todo administrado, desde el presidente hasta los
supervisores. Algunos administradores, en especial en los niveles inferiores, olvidan
que la responsabilidad especial del ejercicio del control compete a todos los que
tienen a su cargo la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía según
los administradores, todos ellos, en todos los niveles, tienen la responsabilidad sobre
la ejecución de los planes y, por consiguiente, el control es una función
administrativa básica en todas las áreas. Las funciones administrativas básicas son
altamente interdependientes.

 Los administradores son al final responsable por la realización de las funciones

básicas que son los medios para alcanzar el desempeño organizacional y para
asegurar una capacidad continua para hacerlo.

ADMINISTRACION DE LA CALIDAD TOTAL

Es un enfoque que busca mejorar la calidad y desempeño, de forma de ajustarse o

superar las expectativas del cliente. Esto puede ser logrado integrando todas las funciones y
procesos relacionados con la calidad en una compañía. TQM (Total Quality Management )
vigila todas las medidas de calidad usadas por una empresa, incluyendo la calidad de
gestión y desarrollo, control de calidad de control y mantenimiento, mejora de la calidad y
aseguramiento de la misma. Toma en cuenta todas las medidas de calidad en todos los
niveles e involucra a todos los empleados.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA E INTERNA

La aplicación creciente de la denominada auditoría administrativa permitirá el

cambio de visión primitiva del profesional de la administración dedicado únicamente a
actividades administrativas rutinarias y generalistas y a ser un empleado de confianza más
en la empresa a la concepción moderna del profesional de la administración, como auditor
administrativo capacitado para llevar a cabo revisiones y evaluaciones de la empresa en tina
o varias de sus partes, o en su totalidad, dando como resultado el detectar las verdaderas
causas o motivos de los problemas. No quiere decir esto que todo miembro del personal de
auditoría administrativa sea inmediatamente un experto en todas las fases de la actividad de
la empresa. Sin embargo, de igual manera todo profesional bien capacitado obtiene
experiencia de los problemas administrativos de la empresa, y al mismo tiempo desarrolla
su capacidad de revisión en forma eficaz La auditoría administrativa puede emplearse de
manera interna, es decir, que dependa directamente de una unidad administrativa de la
empresa; o bien, puede efectuarse por auditores administrativos independientes (consultores
administrativos). En cualquiera de los casos, los principios básicos son consistentes. La
auditoría administrativa, tanto interna como externa, tiene el mismo interés fundamental, el
cual puede derivar de las siguientes premisas:

a) Existe una interrelación entre todas las funciones de la empresa.

b) En términos de reducción de costos e incremento de eficiencia, es preferible la

acción preventiva, cuando es posible, a la acción terapéutica.

c) Probablemente sea más efectivo que un grupo de análisis efectúe la revisión y

evaluación de toda la empresa, que hacer que varios especialistas independientes intenten
aislar y examinar separadamente los problemas que están inextricablemente conectados.