Cuenta Estandar Summit 2021

BANORTE
Sesión de Introducción
PUBLIC
Agenda
o Introducción de presentadores
o Impactos y Beneficios de SAP Ariba
o Gestión de Documentos
o Soporte a Proveedores
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Introducción de Presentadores
Raul Solis Marlene Cedillo

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SAP Ariba SAP Ariba
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BANORTE
Resumen de la Iniciativa
Grupo Financiero Banorte:
Objetivos:
• La innovación para crear valor para la compañía, interpretando y anticipándose a las necesidades de
nuestros clientes internos, no siempre implica exclusivamente la generación de nuevos productos y
servicios, sino también a la forma de hacer las cosas con nuevas y mejores soluciones.
• Centralizar el proceso de adquisición y agregar toda la demanda de compra en un único sistema.
• Colaboración - trabajar de forma conjunta y continua en procesos más eficientes y productivos para
garantizar el adecuado suministro de materiales y servicios a cada una de las áreas de Grupo Financiero
Banorte.
• Reducir actividades operativas a través de la automatización, auto compra y colaboración en línea con
los proveedores.

Grupo Financiero Banorte:
Expectativas
• Dar visibilidad a nuestros proveedores de las Ordenes de Compra, recepciones y factura en Ariba
Network.
• Evaluación y seguimiento de tiempos de entrega y recepción.
• Tener el 100% de nuestro padrón de Proveedores enrolado en el portal de Ariba® Network, con la
finalidad de contar con una plataforma que permita el intercambio electrónico de documentos de
facturación y compras con Ariba® Network, que simplifica los procesos de colaboración y compras con
los proveedores.
• Fortalecer las relaciones con nuestros socios comerciales (proveedores) ya que han sido seleccionados
estratégicamente para beneficiarse mutuamente en la adopción de esta nueva forma de hacer negocios
electrónicos.

¿Por qué SAP Ariba?
La Comunidad Comercial Más

Punto Único para Funciona a tu manera de
Grande del Mundo + de 3 Billones de
USD en Transacciones Colaboración Empresarial Hacer Negocios
 Ayuda a compradores  Administra clientes  Acceso a una amplia

globales activos a buscar potenciales, propuestas, gama de opciones de
sus productos o servicios. contratos, licitaciones, transacción.
pedidos, facturas y
 La mejor en su clase, pagos.  Funciona en cualquier
ofrece experiencia y explorador, en cualquier
asesoramiento para  Colaboración con formato, idioma o divisa.
comercio electrónico e múltiples clientes.
integración.

¿Qué es una Cuenta Estándar en SAP Ariba?
❑ Cuenta básica que le da acceso a SAP Ariba
❑ Reciba órdenes de compra por correo electrónico

interactivo
❑ Maneje facturas por SAP Ariba
❑ NO COSTOS
❑ Recomendado para proveedores con un volumen

bajo en transacciones.

Lo que obtiene con su Cuenta Estándar gratuita
❑ Reciba prospectos de ventas de alta calidad
Ariba Discovery ❑ Atraiga clientes potenciales
❑ Reciba invitaciones a eventos de abastecimiento
❑ Acceso gratuito al módulo de gestión de contratos de SAP
Ariba
Colaboración e
Intercambio de ❑ Responda a pedidos enviados por correo electrónico y
Documentos verifique el estado de la factura
❑ Enviar notificaciones de facturas
❑ Configuración / acceso al catálogo (autoservicio)
Uso ❑ Sin limitaciones de documentos de transacción
❑ Relaciones ilimitadas de SAP Ariba
❑ Soporte en línea a través del Centro de ayuda
SAP Ariba ❑ Trabaja sobre la marcha
App de SAP Ariba ❑ Recibe Alertas en tiempo real

❑ Monitorear actividades clave
Lo que obtienes con una Cuenta Empresarial
❑ ¡Omita los correos electrónicos! Intercambie / administre
Intercambio de
documentos directamente en su cuenta de SAP Ariba
documentos (Órdenes de
Compra, Facturas y Más) ❑ Use cargas CSV para administrar grandes cantidades de
documentos
❑ Acceso a la funcionalidad de la bandeja de entrada / salida
Integración y ❑ Integre su sistema back-end con Ariba Network a través de cXML,

Catálogos EDI o CSV
Electrónicos ❑ Cree / publique catálogos electrónicos para mejorar la precisión
de las órdenes de compra
❑ Vincular su tienda electrónica actual a su cuenta de SAP Ariba
Archivo legal y
Reportes ❑ Acceder al archivo de facturas a largo plazo (pueden aplicarse restricciones regionales)
❑ Seguimiento de transacciones y actividades de ventas con
informes de acceso completo
SAP Ariba Soporte ❑ Acceda a toda la base de datos de documentación

❑ Comuníquese con el Centro de ayuda por teléfono, chat o
formulario web

Cuenta Standard Vs. Cuenta Empresarial
Features Standard Account Enterprise Account
Acceso A través de notificaciones por correo Panel de control en línea
electrónico
Perfil de la Empresa  
Orden de compra, confirmación de orden (total y  
parcial), aviso de envío, hoja de entrada de servicio,
factura (sin orden de compra), nota de crédito
Catálogos Electrónicos  Solo autoservicio 
Estado de la Factura Notificaciones por correo electrónico Bandeja de salida con fácil acceso desde cualquier navegador
Archivo Legal Notificación por correo electrónico y • Archivo de facturas a largo plazo para cumplimiento global (se
descarga en línea aplican restricciones regionales).
• Capacidad para descargar facturas en masa para el archivo local.
Equipo de Soporte Centro de ayuda en línea • Soporte por teléfono, chat o correo electrónico.
• Acceso directo a expertos en habilitación para asistencia de
habilitación.
• Soporte técnico para asistencia de configuración e integración
• Cursos de formación educativa online
Integración  
Reportes  
Múltiples Relaciones Comerciales  
Multi usuarios  
App Móvil  
Ariba Discovery  Es posible que se apliquen tarifas por  Es posible que se apliquen tarifas por responder a los clientes
responder a los clientes potenciales. potenciales
Haga clic aquí para más información. Haga clic aquí para más información.
Costos GRATIS Puede incurrir en costos, Más información.
¿Cómo actualizar de una cuenta estándar a una cuenta empresarial?
Estándar

Regístrese para obtener una Cuenta Estándar
ordersender-prod@ansmtp.ariba.com
Reciba un correo
Dar clic en el botón Registrarse
interactivo con una orden
de “Procesar Orden”
de compra O
Iniciar Sesión

Antes de hacer clic en "Procesar pedido" por primera vez….
Crear una carpeta Designar / Conocer

Alinear internamente
de correo Administrador
electrónico

Regístrese para obtener una cuenta estándar
Reciba un pedido de correo electrónico interactivo del cliente IMPORTANTE:
Antes de hacer clic en

BANORTE
Botón "Procesar Pedido"
por primera vez:
BANORTE
1. Alinearse internamente
2. Crear una carpeta de
correo electrónico
3. Designar / Conocer
Administrador
BANORTE Para Empezar:
Haga clic en el botón

“Procesar Pedido” en la
notificación de pedido
(correo electrónico
interactivo).

Regístrese o conéctese
Seleccione la opción de
registro para crear una
nueva cuenta estándar
-O-
Utilice su cuenta estándar

existente haciendo clic en
Iniciar sesión

Configure su Cuenta, acepte Términos de Uso, y finalice su registro
1. Revise la información
de su empresa
2. Ingrese la información
de su cuenta de usuario
3. Acepte los Términos

de Uso y haga clic en
Registrarse

Realice transacciones con su cliente
Haga clic en Crear

Confirmación de Pedido,
Crear aviso de envío o
Crear factura para
comenzar
Si necesita ayuda,
consulte los artículos del
Centro de Ayuda (lado
derecho)

¿Ya tienes una Cuenta Empresarial?
Agregar relación de cuenta estándar.

Gestionar dos cuentas independientes A la cuenta empresarial
(¡Puede incurrir en tarifas!)
¿Cómo fusionar la orden de compra de su cuenta estándar en su cuenta
existente de SAP Ariba?
1
2
Notes:
• Las Órdenes de Compra (correos interactivos) vendrán
por correo electrónico de:
ordersender-prod@ansmtp.ariba.com
• Tenga en cuenta que si la cuenta estándar está
registrada desde la invitación de orden de compra de la
cuenta estándar, la orden de compra ya no se puede
fusionar en una cuenta existente. 3

Gestion de Documentos
Flujo de Transacciones en Ariba Network
Este Grupo de Proveedores seguirá el siguiente procedimiento en Ariba Network. A continuación se le muestra el flujo de documentos:
Proveedor recibe Proveedor realiza Cliente realiza la Proveedor genera

Pedido de Compra Confirmación de Recepción y se genera Factura*
Pedido el Recibo
➢ IMPORTANTE: Una vez que el cliente recibe la factura, se programa el pago correspondiente.
*Importante adjuntar su CFDI (PDF y XML) en la factura.

Visualización de Pedidos de Compra
➢ Para poder visualizar los pedidos de compra en una Cuenta Standard, deberá revisar el correo electrónico interactivo que recibió por parte
de su cliente.
▪ Desde el correo electrónico dar Clic en “Procesar Pedido”
<<Nombre de Cliente>>

Visualización de Pedidos de Compra
➢ Desde los detalles del pedido en ARIBA NETWORK se podrán procesar los documentos necesarios:
✓ Confirmación de Pedido
✓ Visualización de Recibo

Confirmación de Pedido
➢ Hay tres opciones para realizar la confirmación de pedido:
 Confirmar pedido completo: Con esta opción se estará confirmando la totalidad del pedido de compra.
 Confirmar pedido parcialmente: Con esta opción se estará confirmando parcialmente el pedido indicando las
líneas que confirmadas y rechazando el resto de las líneas
 Rechazar pedido completo: Esta opción le permite rechazar el pedido de compra en su totalidad.
➢ Para realizar la confirmación de un pedido de compra, se deben seguir estos pasos:
 Desde los detalles del pedido car clic en Crear confirmación de pedido y seleccionar el tipo de confirmación:

Confirmar Pedido Completo
➢ Del menú despegable seleccionar la opción Confirmar pedido completo
➢ Se debe ingresar los campos

requeridos (*):
▪ Número de Confirmación
▪ Fecha Estimada de
Entrega
Importante: Se permite realizar la confirmación del pedidos una sola vez

Confirmar Pedido Completo
➢ En la siguiente sección, se puede agregar
algún adjunto si así lo requiere.
➢ En la sección Líneas de Factura, podrá
cerciorarse de que se está confirmando la
totalidad del pedido de compra.
➢ Al finalizar dar clic en Siguiente, esta
acción lo llevará a la sección de revisión
previo al envío de la confirmación de
pedido. Dar clic en Enviar

Confirmar Pedido Parcial
➢ Del menú despegable seleccionar la opción Actualizar artículos en línea
➢ Se debe ingresar los campos

requeridos (*):
▪ Número de Confirmación
▪ Fecha Estimada de
Entrega

Confirmar Pedido Parcial
➢ En la siguiente sección, se puede agregar
algún adjunto si así lo requiere.
➢ En la sección Líneas de Factura, podrá
actualizar la información de la cantidad de
cada artículo en línea según
corresponda, ya sea confirmar, pedido
retrasado o rechazar
➢ Al finalizar dar clic en Siguiente, esta
acción lo llevará a la sección de revisión
previo al envío de la confirmación de
pedido. Dar clic en Enviar

Rechazar el pedido completo
➢ Del menú despegable seleccionar la opción Rechazar el pedido completo
➢ Se debe ingresar los campos ➢ El estado del pedido

requeridos (*): se actualizará a
▪ Número de Confirmación Confirmado,
Parcialmente
▪ Razón del rechazo
Confirmado o
▪ Comentarios sobre la razón Rechazado, según
del rechazo sea el caso.
Importante: Se permite realizar la confirmación del pedidos una sola vez

Facturación
El último paso en este proceso es crear la factura, siga estas instrucciones para completarlo:
1. En los detalles del pedido seleccionar del menú Crear factura, la opción Factura Estándar

Facturación
2. Completar los datos requeridos (*) en la factura.

Facturación
IMPORTANTE: En el apartado Impuesto, puede definir si el IVA aplica a nivel cabecera (es el IVA que aplica igual para
todo el pedido) o IVA a nivel línea (algunas posiciones aplican un IVA diferente).
Elija el que corresponda, en la fila del lado derecho indica el total que se recibió y se puede facturar.
Si el Impuesto es a Nivel Línea, lo llenará en el apartado Líneas de factura, elija el tipo de impuesto que
corresponde a esa línea en el campo Categoría de impuesto. Si facturará entregas parciales, especifique en
el campo Cantidad lo entregado en cada exhibición, de lo contrario continúe con la cantidad que el sistema
indica.

Facturación
3. En el apartado Campos Adicionales, confirmar que el NIF/CIF del proveedor, que es el RFC del proveedor y el
NIF/CIF del cliente que es el RFC de la empresa de Grupo Financiero Banorte que solicitó la compra, aparezcan en sus
campos correspondientes o bien ingresarlos.

Facturación
4. Conciliar cantidades: La factura deberá de coincidir con la cantidad recibida, para validar los importes a facturas se
puede consultar de la siguiente forma:
Dentro de los detalles de la orden de compra en la sección de documentos relacionados se puede ver los diferentes
documentos que se han generado para ese pedido de compra, así como las confirmaciones, avisos de expedición,
recibos y facturas. ( Los documentos de recepción son los que inician con 0050) La factura debe de coincidir siempre
con el total del documento de recepción y se debe una factura por ID de recepción.

Facturación
Para ver el detalle de los documentos, se puede revisar la sección de Histórico de Pedidos para saber las cantidades
con recepción.

Facturacion
➢ Una vez que el material o servicio ha sido entregado, el cliente genera un comprobante de recepción (Recibo), este
documento le permite facturar en Ariba Network según los requerimiento del cliente.
➢ Para poder visualizar el recibo, lo podrá hacer desde los detalles del pedido en la sección documentos relacionados.
➢ El Acuse de recibo muestra las

cantidades que han sido recibidas
por el cliente y sobre las que se
podrá generar la factura.

Facturación
5. Agregar los archivos adjuntos (PDF y XML), dando clic en el botón Agregar a cabecera y elija la opción Adjunto.
Más abajo le aparecerá el campo adjunto para subir su factura. Los documentos deberán de coincidir con las
cantidades con recepción.

Facturación
6. Confirmar que los archivos aparezcan como adjuntos.
7. Revisar los artículos a facturar y actualizar la información, para finalizar dar clic en el botón Siguiente, para revisar la
información de la factura, al finalizar dar clic en Enviar para que sea dirigida a Grupo Financiero Banorte.

Facturación
Resumen: Campos requeridos para la facturación
▪ Numero de Factura
▪ Impuestos aplicables según orden de compra, ya sea a Nivel de Encabezado o a Nivel de Línea.
▪ RFC del cliente y RFC del proveedor
▪ Adjuntar archivos CFDI (PDF y XML)
▪ Soporte adicional en caso de que se requiera dependiendo del tipo de servicio

Proveedores Standard – Correo Electrónico
➢ Los proveedores de Cuenta Standard recibirán un correo electrónico interactivo de confirmación de envío de la
factura y un correo con el status de la factura

Enrutamiento y Estado de la Factura
➢ Enrutamiento de la Factura:
En Cola: Ariba Network está en proceso de enviar la factura al sistema del cliente.
Enviado: Ariba Network ha enviado la factura al sistema del cliente.
Recepción El sistema del cliente recibido la factura.
Confirmada:
Obsoleta: Ha cancelado la factura, o ha editado y vuelto a enviar la factura, lo que hace que la factura original quede obsoleta.
Fallo: Ariba Network no pudo enviar el documento al sistema del cliente.
En espera: La factura está en espera hasta que su cliente haya aprobado la hoja de servicio generada automáticamente.
➢ Estado de la Factura:
Enviado: La factura está en el sistema del cliente.

Aprobado: Su cliente ha aprobado el pago de la factura.
Pagado: Su cliente ha indicado que la factura está pagada o en proceso de pago.
Rechazado: La factura no se ha validado en Ariba Network o su cliente ha rechazado la factura.
Cancelado: Ha cancelado la factura.
Pendiente de La factura está en espera hasta que su cliente haya aprobado la hoja de servicio generada automáticamente.
Aprobación:

Consideraciones Importantes
• Solo se permite un folio de factura por facturación Ariba
• En caso de que la facturación del pedido sea parcial, se debe generar una factura por ID de Recepción y
estas deben de coincidir en los importes.
• Solo ser permite un documento de PDF y XML por factura / recepción generada en Ariba.
• Se debe de adjuntar como soporte, en caso de que aplique, el comprobante de entrega (remisión, carta
de entrega o la OC sellada, firmas etc.)
• En caso de que sean servicios de mantenimiento se deberá de incluir reporte de niveles de servicios.
• Para proveedores extranjeros, es importante incluir como adjunto la traducción de la factura (en caso de
que aplique) .
• Para los bienes (materiales) facturados en dólares, se deberá indicar en el contenido de la factura los
siguientes puntos:
• Pedimento de importación
• Aduana
• Fecha de importación
O en su defecto deberá mencionar que es compra nacional.

Consideraciones Importantes
• Se debe de cumplir con los requisitos fiscales vigentes:

• Forma de pago (99)
• Método de pago (PPD)
• Uso de CFDI (P01)
• Los archivos de soporte se deberán de incluir al enviar la factura, una vez enviada no es posible modificar la factura.
En caso de que requiera modificar o incluir algún documento adiciona, se deberá solicitar al área de Administración
de Recursos Materiales, el rechazo de la factura
• Una vez cargada la factura desde la Bandeja de Salida en su cuenta de Ariba Network se dará seguimiento al pago
de la misma.

Opciones de soporte para asistencia
▪ Centro de Ayuda
▪ Ariba Network, Página de soporte de cuenta

estándar
https://support.ariba.com/item/view/183459
▪ Seminarios web semanales con preguntas y

respuestas en vivo

Soporte Ariba Network
Soporte Ariba Network
• Solicitudes de apoyo proveedores y canales de soporte
Administración de su cuenta AN Operación de la cuenta Facturación de suscripción
• Cambio de Administrador de Cuenta • Dudas sobre funcionalidades de Ariba • Dudas sobre cargos de la suscripción
• Actualización de correo electrónico Network • Disputas de facturas
Requerimientos
• Asociar cuentas •
frecuentes
Errores en transacción de documentos

• Administración de suscripción (Rechazo de documento , Reproceso
• Solicitud de Upgrade de documentos, etc.)
• Solicitud de Downgrade
• Restablecer Contraseña
Centro de Ayuda Ariba Network:

• Formulario en Línea (SR), permite rastreo de resolución al caso.
• Tutoriales SAP Ariba: https://help.sap.com/viewer/product/ARIBA_TUTORIALS/cloud/es-ES
• Comunidad de Usuarios
Centro de Ayuda
• Portal de Información
Collections
• LAC: ariba-latam_MH@sap.com
• Norteamérica: ariba-NA_MH@sap.com

Centro de Ayuda
Acceso a Centro de Ayuda
Para ingresar al Centro de Ayuda

debe hacer clic en el símbolo de
interrogación situado en el borde
superior derecho de su pantalla.

Centro de Ayuda
Se desplegará una nueva opción

donde podrá realizar búsqueda de
información y/o acceder al
Centro de Ayuda.

Centro de Ayuda
Haga clic en la opción “Soporte”

para ingresar al Centro de Ayuda.
Se abrirá una ventana emergente que lo

llevará al Centro de Ayuda y podrá solicitar
Asistencia al Cliente.

Centro de Ayuda
Página de Inicio
En esta sección usted podrá buscar

información relacionada a su
consulta.

Centro de Ayuda
Búsqueda de contenido
El sistema le entregará:
▪ Documentación
▪ Preguntas frecuentes
▪ Artículos
▪ Notas de asistencia técnica
▪ Tutoriales

Centro de Ayuda
Aprendizaje
Esta sección ofrece documentación del

producto, actualizaciones del sistema,
tutoriales y otros recursos.

Centro de Ayuda
Póngase en contacto con Asistencia al Cliente
Ingrese lo que necesita en la opción

“¿En qué podemos ayudarle?”, el
sistema le mostrará soluciones
relacionadas a su consulta.

Centro de Ayuda
Solicitud de Asistencia al Cliente
Si las respuestas recomendadas por el

sistema no aplican a su consulta, en la
sección “Elija una de las siguientes
opciones para continuar” marque la
opción “Otro” y luego el botón
“Póngase en contacto con nosotros”

Centro de Ayuda
Complete el formulario, todos los

campos con asteriscos son
obligatorios.
Indique el mayor detalle posible de
su solicitud.

Centro de Ayuda
• Asunto: Agregue un título a su solicitud.

• Descripción completa: Ingrese la mayor
cantidad de información relacionada a su caso.
• Adjunto: No es un campo obligatorio, pero
puede adicionar información.
• Tipo de problema: Seleccione la opción
asociada a su consulta.
• Área del problema: Seleccione el área
relacionada a su consulta.

Centro de Ayuda
Indique el impacto que produce

este inconveniente en su trabajo.
▪ No detiene mi trabajo.
▪ Afecta pero no detiene la
funcionalidad crítica.

Centro de Ayuda
En esta sección debe ingresar sus

datos de contacto.
Recuerde ingresar toda la
información solicitada en asterisco.
Luego presione el botón
“Un último paso”

Centro de Ayuda
Método de contacto
Seleccione el método de
contacto:
• Correo electrónico
Una vez seleccionado su método,

presione la opción “Enviar”.

Centro de Ayuda
Seguimiento de la Solicitud
Una vez ingresada su solicitud, esta

quedará en estado “Abierto” mientras la
llamada no sea gestionada por parte de
la Asistencia al Cliente de SAP Ariba.

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• Centralizar el proceso de adquisición y agregar toda la demanda de compra en un único sistema.

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• Evaluación y seguimiento de tiempos de entrega y recepción.

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La Comunidad Comercial Más

 Ayuda a compradores  Administra clientes  Acceso a una amplia

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❑ Cuenta básica que le da acceso a SAP Ariba

❑ Reciba órdenes de compra por correo electrónico

❑ Maneje facturas por SAP Ariba

❑ Recomendado para proveedores con un volumen

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App de SAP Ariba ❑ Recibe Alertas en tiempo real

Integración y ❑ Integre su sistema back-end con Ariba Network a través de cXML,

SAP Ariba Soporte ❑ Acceda a toda la base de datos de documentación

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Crear una carpeta Designar / Conocer

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Antes de hacer clic en

BANORTE Para Empezar:

Haga clic en el botón

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Utilice su cuenta estándar

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3. Acepte los Términos

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Haga clic en Crear

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Agregar relación de cuenta estándar.

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Proveedor recibe Proveedor realiza Cliente realiza la Proveedor genera

*Importante adjuntar su CFDI (PDF y XML) en la factura.

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➢ Se debe ingresar los campos

Importante: Se permite realizar la confirmación del pedidos una sola vez

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➢ Se debe ingresar los campos

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➢ Se debe ingresar los campos ➢ El estado del pedido

Importante: Se permite realizar la confirmación del pedidos una sola vez

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➢ El Acuse de recibo muestra las

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▪ RFC del cliente y RFC del proveedor

▪ Adjuntar archivos CFDI (PDF y XML)