ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Evidencia numero 3
“informe administración documental”

Presentado por:
Amada Camila Guerra Manrique

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales
externas recibidas

 Recepción: Es un conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona ya sea
natural o jurídica.

En este proceso podemos identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo
tradicional, correo electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

 Apertura: Se procede a desempacar con mucho cuidado el

documento para no dañarlo, se revisa el sobre y se verifican
los anexos. Una vez extraído el documento del sobre se lee
con el fin de:
·        Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
·          Revisar que este firmado, verificar anexos.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos

correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por
ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin
radicar, además de proceder a una respectiva investigación.
  Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,
se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al
Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:
·        Fecha
·        Nombre del Remitente
·        Dirección, teléfono y correo electrónico
·        funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
·        Asunto
Número de folios y anexos.

 Radicación e impresión de rótulo:

 Según ICONTEC, (2009) en la guía técnica colombiana, el
espacio para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas
o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde
al extremo superior derecho del documento.
 Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se
procede a escanear el documento para grabarlo en la base de
datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo
automáticamente asigna el número de radicación del
documento.  
 Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación
asignado por el aplicativo.  Este rótulo identifica el documento
dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el
fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa
asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
 Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser
ascendente y continua, iniciando con el 001 y finalizando con el
 último consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la Institución, al finalizar el año.
 Distribución o reparto:
 El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución
o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento
y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de
copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y
hace firmar el formato para verificación y control del recibido.

 Comunicaciones oficiales externas:

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se
coloca sello a la correspondencia para controlar la fecha de recibido
encasilla la correspondencia con el formato diligenciado según el
servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el
aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de
costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección, empresa, teléfono
contenido, Ciudad a la que va, tipo de servicio, Peso, volumen, forma
de pago, Observación, Centro de costo y departamento que
envió.  Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.
2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se

tramitarán teniendo en cuenta la información que forma parte integral
de las series establecidas en las tablas de retención documental, para
su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un
funcionario de la Institución, se escanea, se imprime para garantizar
su permanencia, durabilidad y conservación y se continúa el
procedimiento de registro y radicación, igual que para las
comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la
Dependencia respectiva.
3.   Memorandos
 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de
imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el
documento impreso para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es
requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo,
se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el
número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.
 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe
firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia
remisoria para verificación y control del envío.

4.   Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato
diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información.
·        Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
·        Nombres completo del solicitante o su representante.
·        Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
·        Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
·        La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
·        La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF (El sistema de peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias y felicitaciones) en la dependencia competente el
funcionario encargado verificará el cumplimiento de los requisitos
señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro
país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo
posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

 Procedimiento: 

·        La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla única o

de otra dependencia.

·        Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y

felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos
anteriormente.

·        Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente
para que proceda con las respectivas anotaciones de
chequeo y control.

·        El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los

tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y
entrega al jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y
procede a firmarla.
·        Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la
información.   

·        El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y

envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.

·        Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie

correspondiente.
5.   Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los
diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo
electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos
datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos,
se registra y radica en la planilla de control de comunicaciones
internas en el documento señalando datos como el (nombre y código
de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de
recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los
hay a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da
constancia de recibido.
 WEBGRAFIA
 https://informedeadministraciondocumental.blogspot.com/2019/04/informe-
administracion-documental.html

 https://www.novasoft.com.co/pqrsf-la-herramienta-para-el-mejoramiento-del-
servicio-al-cliente/#:~:text=El%20sistema%20de%20peticiones%2C
%20quejas,falencias%20y%20debilidades%20que%20presentan%2C

 https://prezi.com/_2et2tdpzwmo/la-radicacion-de-documentos/