IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO

GERARDO ANTONIO CORTES MONTERO

Presentado a:
ALEXANDER HERRERA PEREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMINISTACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
CURSO FORMACIÓN VIRTUAL
NOVIEMBRE 2021
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Un archivo es un conjunto de documentos recopilados en un proceso por una persona

natural o por entidades públicas o privadas, durante el tiempo de su gestión, y teniendo
en cuenta que la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Archeión
que significa principio, origen y que su importancia data desde el origen de la escritura.
La importancia de los archivos es un tema que está plasmado en la evolución de los
tiempos en todos los ámbitos culturales, sociales, políticos y científicos de toda la
humanidad, debido a que los archivos guardan, recogen, actualizan y publican la
información registrada en ellos. En la parte empresarial, origina su importancia en la
información que se maneja y que constituye un activo principal de sus recursos en las
entidades públicas como en las privadas, en los procesos históricos de sus funciones y
actividades, partiendo del valor que tiene para la administración y la investigación.
Ahora, al enfocarse hacia a la Importancia de los archivos para la
administración, orientado a las organizaciones, se determina que archivar es
proteger de forma ordenada la documentación e información de gran utilidad en todas
las entidades sea cual sea la forma en que estas las contienen, ya sea en libros,
sistematizada, en hojas, en folder, entre otros; organizándose en forma ordenada
de modo lógico y eficaz, lo que permitirá a futuro, realizar una búsqueda de ella,
localizándola fácilmente en forma ágil y rápida cuando sea solicitada. Teniendo en
cuenta todo lo dicho anteriormente, se establece que los archivos, son realizados por
personas u organizaciones en el desarrollo de los procesos establecidos en su objeto, y
de acuerdo a su finalidad, donde estas entidades pueden acceder a la información con
la frecuencia que sea requerida y que son determinantes para el plan de mejora y toma
de decisiones; también es determinante para la realización de todos los trámites
legales, administrativos y fiscales que debe realizar todas las empresas.
Ahora, en cuanto a la Importancia de los archivos para la investigación, está
determinada de acuerdo a la responsabilidad plasmada en todos los documentos de la
organización, ya sea pública o privada, ya que estos son fuentes de ilustración y mejora
continua, por el aprovechamiento que expresan los investigadores a todos los datos
archivados y que son fuentes de sondeo cuando ocurra dentro de la empresa
algún hecho que amerite la realización de indagaciones concernientes a hechos
pasados, los procesos políticos, sociales, económicos, administrativos y
tecnológicos, entre otros. Concluyendo, es claro que el archivo ha sido fundamental en
la evolución de la humanidad, en las organizaciones públicas y privadas y en los
aspectos culturales, políticos, sociales, científicos y tecnológicos.
Los archivos en toda organización u empresa ya sea de índole público o privado es la
memoria plasmada en documentos que han sido preservados a través de la historia y
que son de vital importancia para su crecimiento, competitividad, mejora continua y
toma de decisiones. Los archivos se han constituidos en un foco de consulta de
información y que debe estar disponible para todo público en todo momento requerido,
satisfaciendo las necesidades en forma eficaz. Los archivos debe ser una herramienta
funcional y técnica de todas las personas u organizaciones, estableciendo mecanismos
de consulta de forma fácil y versátil, ya que en ellos se recopila, conserva y difunde
toda la información que está plasmada en ellos.