REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION.

UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DE FALCON “ALONSO
GAMERO”
ESTADO – FALCON.

Procedimientos Contables

Prof. Anail Pimentel

Realizado por:
María Smith
(V-27.590.376)
Secc. 11

Santa Ana de Coro, Octubre del 2021.

 1) Aspectos Básicos Referidos a los Procedimientos Contables.
Definición: Se definen como Procedimientos Contables, a todos aquellos
procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de
las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros
de contabilidad.
Importancia: Es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras,
así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.
Tipos de Procedimientos Contables.
Contables: Procesos, instructivos que se utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones en los libros contables.
No-Contables: Son aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros.
Técnicas para Documentar y Comunicar Decisiones.
Memorándums: Los memorándums ampliamente utilizados son
comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma
o decisión de algún funcionario.
Instructivos: Son documentos que norman en forma detallada, la forma en
que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aún cuando
son mejores que los memorándums para documentar procedimientos, su
carácter aislado no le favorece, dado a que los mismos deben ser puntuales y
específicos.
Circulares: Son instrumentos que comunican a un gran número de personas,
situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual, su
utilización para comunicar procedimientos debe ser limitado.
Narrativos: La última técnica para documentar procedimientos, son los
narrativos, éstos consisten en la descripción detallada y descriptiva de un
procedimiento y todos los pasos que lo componen.
Técnicas de Diagramación.
Las técnicas de diagramación como los diagramas de flujo, el pseudocódigo,
entre otras, son esquemas representativos además de un lenguaje para
expresar algoritmos.
Flujograma: El diagrama de flujo o flujograma o diagrama de actividades es la
representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas
como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.
Tipos de Flujograma.
Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:
  Horizontal: Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.
 Vertical: Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
 Panorámico: Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el
modelo vertical y el horizontal.
 Arquitectónico: Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.
Simbología.
El diagrama de flujo consta de símbolos como cuadros, rombos, óvalos, etc.
que representan a cada uno de los pasos a seguir durante un proceso. Estos
símbolos están conectados por flechas de un solo sentido y nos indican la
secuencia en que se van desarrollando las distintas tareas.
2) Manuales.
Definición: Los Manuales, son libros en los cuales se recogen los aspectos
básicos, esenciales de una materia. Así, los manuales nos permiten
comprender mejor el funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada
y concisa, al conocimiento algún tema o materia.
Importancia: Los manuales son un instrumento importante en la
administración, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución
del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier
empresa, así como la de las unidades administrativas que lo constituyen.
Ventajas.
 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticos,
procedimientos, funciones, normas, etc.
 Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del
tiempo.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepción.
Desventajas.
 Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en
el desarrollo de las operaciones.
 El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
 Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
 Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los
informales, que también son muy importantes.
 Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en
detalles puede volverse complicados.
Manuales de Contabilidad.
Los manuales contables son documentos que sirven de guía para realizar los
procedimientos contables en una organización en el cual se detallan las
políticas a seguir para el correcto manejo de cada cuenta para poder garantizar
que la información financiera sea más transparente.
Tipos de Manuales Contables.
 Sistemas de ventas.      
 Sistemas de compras.     
 Sistemas de cuentas por cobrar.      
 Sistemas de cuentas por pagar.       
 Sistemas de inventarios.       
 Sistemas de nóminas.
 Sistemas de efectivo. 
 Propiedades planta y equipo.   
 Sistemas de contabilidad general.
Elaboración de un Manual Contable.
 Conceptos y definiciones de cada cuenta contable de registro. Catálogo
de cuentas contables que soportaran los registros. 
 Descripción de los movimientos operativos de la sociedad y su
afectación en cada cuenta contable.
 Procesos de contabilización en cada cuenta contable de los
movimientos operativos para su afectación. 
 Políticas de registro de cada operación de la empresa, que deben
contener por lo menos: El tipo de póliza contable de registro, La
condición del registro contable, es decir, los autorizados para registrar
ciertos tipos de movimientos, o si se necesita algún tipo de autorización
para su registro. 
 Sustentos legales, fiscales, laborales y financieros vigentes para su
registro, así como cualquier otro sustento aplicable. 
 Las personas facultadas para su elaboración y revisión. Políticas de
actualización, revisión y aprobación del mismo.
 Bitácora de modificaciones, con esta, se queda testimonio de aquellos
registros contables vigentes en su momento y que tuvieron su soporte
legal o financiero.
 Vigencia. 
 Firmas de las personas partícipes en su elaboración, revisión y
aprobación. 
3) Codificación de Datos.
Características de un Sistema de Codificación.
 Debe estar adaptado lógicamente al sistema informativo de que forme
parte.
 Debe tener precisión necesario para describir un dato.
 Debe mantenerse tan reducido como se pueda.
  Debe permitir expansión.
 Debe ser fácil de usar.
 Deben ajustarse a los requerimientos de los equipos.
Métodos de Codificación.
 Codificación Numérica: Solo se emplean números (ni letras, ni signos).
 Codificación Alfabética: Se compone  únicamente de letras.
 Codificación Alfanumérica: El código es una combinación de letras,
números y signos.
Características de un Código Contable.
 Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le
permiten cumplir con los requerimientos de información que solicitan los
usuarios.
 Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos
de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la
empresa y además, cubra las circunstancias especiales y los casos
individuales que puedan presentarse.
 El diseño un código de cuentas debe ser sencillo y sin perder de vista el
sentido común, muchas veces, los errores se generan por la innecesaria
complicación que se le asigna al sistema contable.
 Flexibilidad, significa que un código contable debe estar diseñado de tal
forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o
detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta
característica es sumamente importante cuando surgen nuevos
requerimientos de información aplicables a los negocios.
 Adecuada clasificación, indica que un código contable debe estar
clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la
profesión. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como
activo disponible ya que no corresponde con la práctica contable
general. 
 Subdivisiones para cada uno de los grupos y grupos de partidas que
conforman los estados financieros, a fin de presentar al información
hasta el nivel de detalle que sea requerido.
4) Formularios.
Importancia de Controlar Formularios.
Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito
de que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales,
laborales y en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del
formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los
formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud, es una
forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita
la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice.
Características de los Formulario.
  Están diseñados para un procedimiento específico
 Deben ser sencillos y solicitar la información en orden secuencial
 Deben tener espacio suficiente para llenar la información que solicitan
 Debe estar codificado bajo algún esquema
 Deben tener un diseño adecuado
Clasificación de los Formularios.
 Breves: Se utilizan para registrar poca información (talones, tickets, etc.)
 Eventuales: Se utilizan para casos especiales (encuestas,
investigaciones)
 Pilotos: Sirven para probar un futuro formulario. Es la corrida de prueba
del definitivo.
 Permanentes: Son los que ya han sido debidamente probados y se ha
decidido su implantación.
Diseño de un Formulario.
Tanto para el diseño de formularios e informes Access nos proporciona dos
asistentes para la realización de estos objetos. El asistente es la forma más
sencilla de realizarlos, ya que nos proporciona una forma rápida y fácil de
confeccionarlos, si bien también tenemos la posibilidad de comenzar a diseñar
nuestros formularios e informes desde hojas en blanco, con lo que la
personalización puede ser total. Otra forma de personalizar los formularios e
informes, y puede que una de las más útiles, es realizar el formulario o informe
con el asistente para luego editar cada uno de los controles, campos,
subformularios, etc. posicionándolos en nuevas posiciones o adaptándolos a
nuestro gusto variando su formato o diseño.
Formularios Aplicados en las Principales Áreas de una Empresa:
Efectivo, Compra e Inventario, Personal, Distribución y Comercialización.
A continuación detallaremos los diferentes formularios utilizados por la
Empresa para reunir, clasificar y resumir las informaciones necesarias para
manejar la contabilidad, estos formularios se detallan como sigue:
 Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o
instituciones que se le adeuda algún bien o tipo de servicio. 
 Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar
evidencia de todos los pagos realizados por el fondo de caja chica.
 Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia
de todo el dinero recibido de los clientes.
 Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia
de los depósitos realizados en el Banco Popular Dominicano.
 Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar
constancia de los depósitos de tarjetas realizados en el Banco Popular
Dominicano.
 Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar
constancia de las ventas a crédito al por mayor y detalle.
 Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de
tener control sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.
 Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para dejar
constancia de los descuentos y devoluciones concedidos.
 Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de
realizar determinadas compras.