LEY 594 DE 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones.

Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

El sistema nacional de archivo es un conjunto de instituciones archivisticas, que posibilitan la normalizacion de

procesos archivisticos, promoviendo los centro de desarrollo de informaciòn y salvaguardando los archivos
patrimoniales brindando el accesos a los cuidadanos a la informaciòn y a los documentos.

Las entidades integrantes del sistema nacional de archivo, llevaran a cabo procesos de planeaciòn y programaciòn
donde desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.

T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su
jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto
1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.

Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se

clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Los archivos según la organización del Estado.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Órganos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.

Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos

contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
La administracion publica tiene como responsabilidad velar porque se cumplas las siguientes condiciones:
_Asignar un responsable idonea para la gestion del archivo
_Debera garantizar los espacios y las instalaciones adecuadas para el funcionamiento de los archivos.
_Podra contratar la administracion de archivos historicos con instituciones reconocidas.
_Establecera los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios
de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
_Garantizar que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados y en completo orden.
_Deberan capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
_Deberan apoyar programas de formación, profesional y de especialización en archivística.
_Podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando
cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos.
_Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original,
siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes.
_Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
_Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad
territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

TITULOV
GESTION DE DOCUMENTOS

Las entidades publicas deberan implementar:

_Programas de gestiòn documental.
_Procesos archivisticos
_Formaciòn de archivo
_Manejo y uso obligatorio de la tabla de retencion documental
_Manejo y uso del Inventatio documental

T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los
mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el
documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la
autoridad que esté en su
posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su
acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de
reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS

Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal
de los documentos de archivo.
Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal
evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los
siguientes términos:
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos
técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un
archivo fuera del territorio nacional.

T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier
momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo
dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
Órgano competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los
documentos declarados de interés cultural.
Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la
Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia,
conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales,
a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el
incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias.

T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS

Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos
históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.
Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o
archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo
General de la Nación.
Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin
perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de
interés cultural los
documentos privados de carácter histórico.
Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para
los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y
pasantías.
Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
a)Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Los
documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción
ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura.
b)Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa
información al Archivo General de la Nación.

TITULOX
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos
y legados de documentos históricos.
Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser
adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una
de las fases del ciclo vital de los documentos.

Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y
calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo
General de la Nación.

Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes.

El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos.

Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los
documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACION

El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus
acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del
patrimonio documental del
país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base
en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías,
capacitación y distinciones honoríficas.

T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República
prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo
preceptuado en esta ley. ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación
y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
 DECRETO 514 DE 2006 DECRETO 2609 DEL 2012

"Por el cual se establece que toda entidad pública a

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594
nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de
de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
del Sistema de Información Administrativa del
materia de Gestión Documental para todas las
Sector Público."
Entidades del Estado.

En uso de sus atribuciones legales, en especial las En ejercicio de las facultades constitucionales y en
conferidas por los particular, las previstas en el artículo 189, numeral 11
artículos 38 numeral 6, y 55 inciso 2º del Decreto Ley de la Constitución Política y el artículo 2° y el título V
1421 de 1993 de la Ley 594 de 2000

Para la administración del SIGA toda entidad del

Los tipos de información: las normas del presente
Distrito Capital deberá contar con una (grupo)
decreto se aplicarán a cualquier tipo de información
dependencia encargada de la coordinación, control y
producida y recibida como documentos de archivo ya
seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y
sean físicos o electrónicos.
correspondencia.

Al frente de este subsistema debe estar un profesional

idóneo que por su experiencia y conocimientos
La gestión de documentos en toda la administración
garantice el manejo técnico de la gestión de los
pública se regirá por los siguientes principios:
documentos, el archivo y la correspondencia en la
entidad.

Cada nivel de archivo debe contar con las áreas de

La creación de los documentos debe estar precedida del
almacenamientos cuya capacidad, diseño y dotación,
análisis legal, funcional y archivístico que determine la
debe considerar el volumen y clase de documentos que
utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar
deben ser guardados en ellas, y al desarrollo de los
su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si
procesos y procedimientos propios del archivo y su
debe crearse o no un documento.
servicio.

Cada entidad es responsable de generar las acciones y

recursos requeridos para la implementación de los
Las entidades deben producir solamente los
sistemas internos de gestión documental y archivo
documentos necesarios para el cumplimiento de sus
(SIGA) en su sistema administrativo, para lo cual
objetivos o los de una función o un proceso.
deberán incluirlo en el Plan de Presupuesto anual en
cada una de las entidades.
Es responsabilidad de La Secretaría General de la
Las entidades deben evaluar en todo momento los
Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de
costos derivados de la gestión de sus documentos
Bogotá, hacer el seguimiento a la implementación del
buscando ahorros en los diferentes procesos de la
SIGA por parte de las entidades y, en caso necesario,
función archivística.
informar a los entes de control internos y externos.

Las entidades deben asegurar el control y seguimiento

de la totalidad de los documentos que produce o recibe
en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el
ciclo de vida.

Las entidades deberán implementar mecanismos que

garanticen que los documentos están disponibles
cuando se requieran y para las personas autorizadas
para consultarlos y utilizarlos.

Los documentos son evidencia de las actuaciones de la

administración y por lo tanto respaldan las actuaciones
de los servidores y empleados públicos.

Los documentos deben estar disponibles cuando se

requieran independientemente del medio de creación.
Los documentos de archivo deben ser agrupados en
clases o categorías (series, subseries y expedientes),
manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un
mismo trámite.

Los documentos resultantes de un mismo trámite deben

mantener el vínculo entre sí, mediante la
implementación de sistemas de clasificación, sistemas
descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como
conjunto.

Las entidades deben evitar la producción de

documentos impresos en papel cuando este medio no
sea requerido por razones legales o de preservación
histórica, dada la longevidad del papel como medio de
registro de información.

Tanto el sistema de gestión documental como el

programa co­rrespondiente será evaluado regularmente
por cada una de las dependencias de la entidad.
Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en
torno al acceso y manejo de la información que
custodian para garantizar la no duplicidad de acciones
frente a los documentos de archivo y el cumplimiento
de la misión de estos.

Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales

colaborarán en la sensibilización del personal a su
cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos
de la institución.

La alta gerencia pública junto con el Archivo

Institucional propi­ciarán el fortalecimiento de la
función archivística de la entidad, a través de la
aplicación de las más modernas prácticas de gestión
documental al interior de la entidad, apoyándose para
ello en el uso de tecnologías de la información y las
comunicaciones.

Las entidades públicas deben garantizar la protección

de la información y los datos personales en los distintos
procesos de la gestión documental.
Los documentos se deben crear mediante
procedimientos planificados y documentados en los
cuales de determine su identificación, formato y
características.

Todas las entidades del Estado deben formular un

Programa de Gestión Documental (PGD), a corto,
mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico
Institucional y del Plan de Acción Anual.
 RESOLUCIÒN 8934 DE 2014 RESOLUCIÒN 723 DE 2015

Por la cual se establecen las directrices en materia

de gestión documental y organización de archivos Por la cual se modifica el artículo 12 de la
que deben cumplir los vigilados por la Resolución número 8934 de 2014.
Superintendencia de Industria y Comercio

En ejercicio de sus facultades legales y, en particular,

las previstas en la Ley 594 de 2000, el Decreto número
En ejercicio de sus facultades legales y, en particular,
2578 de 2012, el Decreto número 2609 de 2012, el
las previstas en la Ley594 de 2000 y en los Decretos
Decreto número 4886 de 2011 y, demás normas
números 2578 y 2609 de 2012 y 4886 de 2011
reglamentarias y,

La presente resolución establece un plazo de un (1) año,

contado a partir de su entrada en vigencia, para que las
empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de
retención documental y adopten el programa de gestión
documental respectivo, el cual deberá incluir las
SISTEMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL
políticas para la adopción e implementación de la
gestión de documentos electrónicos de archivo, así
como un plan para la organización de fondos
documentales acumulados.

Las organizaciones deben de tener un sistema de

gestiòn documental que incluya:
1. Programa de gestión documental;
Estas deberán incluir el método de adaptar e
2. Tablas de retención documental;
implementar la gestión de documentos electrónicos de
3. Cuadro de clasificación documental;
archivo.
4. Tablas de valoración documental y
5. Reglamento interno de archivo.

La organización debe contar con un comité que trate

directamente los temas relacionados con el archivo de
la documentación

Se permite el uso de cualquier medio tecnológico para

la conservación de la gestión documental siempre y
cuando se garantice su orden, seguridad y
perdurabilidad de la información allí contemplada
La organización debe crear programas de descripción
de la información de acuerdo a los parámetros exigidos
en la norma NTC 4095 DE 1997

Para la eliminación de cualquier documento se debe

levantar un acta nombrando cada documento a eliminar
y esta debe ser aprobada por el comité encargado de la
gestión documental

Dependiendo del tamaño de la organización esta debe

proveer los recursos necesarios para equipos
infraestructura y personal para el manejo documental.

Cuando una organización entre en secesión deberá

entregar la documentación de su sistema de gestión
documental a la organización que la remplazará o a la
superintendencia de industria y comercio para
garantizar los derechos de los ex empleados y
ciudadanos.

La super industria podrá realizar inspecciones a azar en

cualquier momento.
 NORMA ISO INTERNACIONAL 15489-1

Información y documentación
– Gestión de documentos -

Se aplica a la gestión de documentos, en todos los

formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier
organización pública o privada en el ejercicio de sus
actividades o por cualquier individuo responsable de
crear y mantener documentos de archivo.

Regula la gestión de documentos de archivo como

apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la
Norma ISO 9001 e ISO 14001

Regula el diseño y la implementación de un sistema de

gestión de documentos de archivo; pero no incluye la
gestión de los documentos en el seno de las
instituciones archivísticas.

La gestión de documentos de archivo regula las

prácticas efectuadas tanto por los responsables de su
gestión como por cualquier otra persona que cree o use
documentos en el ejercicio de sus actividades.

Un sistema de gestión de documentos de archivo se

convierte en una fuente de información sobre las
actividades de la organización que puede servir de
apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al
tiempo que garantiza la asunción de responsabilidades
frente a las partes interesadas presentes y futuras.
El entorno normativo se compone de los siguientes
elementos: las leyes y la jurisprudencia, y la normativa
que regula el entorno organizativo en general y el que
afecta a cada sector en particular, incluidas las leyes y
normativas relacionadas directamente con los
documentos de archivo, los archivos, el acceso, la
privacidad, las pruebas, el comercio electrónico, la
protección de datos y la información.

Aspectos generales: cumplimiento con esta norma

debería establecer, documentar, mantener y promulgar
políticas, procedimientos y prácticas de gestión de
documentos de archivo que aseguren que cubre sus
necesidades de información, evidencia y de rendición
de cuentas.

Política: deberían definir y documentar una política de

gestión de documentos de archivo. El objetivo de esta
política debería consistir en la creación y gestión de
documentos de archivo auténticos, fiables y utilizables,
capaces de dar soporte a las funciones y actividades de
la organización durante todo el tiempo que se precise.

Responsabilidades: se deberían asignar a todos los

miembros de la organización, incluidos los
responsables de la gestión de documentos de archivo,
los profesionales de la información, los ejecutivos, los
jefes de unidades organizativas, los administradores de
sistemas y cualquier otra persona que cree documentos
como parte de su trabajo, por lo que se debería recoger
en la descripción de cada puesto de trabajo y en
documentos similares.

Determinar los documentos de archivo que deberían ser

creados en cada proceso de negocio y la información
que es necesario incluir en dichos documentos.
Aspectos generales: Un documento de archivo debería
reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la
medida que se adoptó, satisfacer las necesidades de la
organización a la que está vinculado y poder utilizarse
para la rendición de cuentas

Autenticidad: Para garantizar la autenticidad de los

documentos, las organizaciones deberían implantar y
documentar políticas y procedimientos para el control
de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y
disposición de los documentos de archivo.

Fiabilidad: Un documento de archivo fiable es aquél

cuyo contenido puede ser considerado una
representación completa y precisa de las operaciones,
las actividades o los hechos de los que da testimonio y
al que se puede recurrir en el curso de posteriores
operaciones o actividades.

Integridad: La integridad de un documento de archivo

hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es
necesario que un documento esté protegido contra
modificaciones no autorizadas.
Disponibilidad: Un documento de archivo utilizable es
aquél que puede ser localizado, recuperado, presentado
e interpretado. Su presentación debería mostrar la
actividad u operación que lo produjo.

Las estrategias de gestión de documentos de archivo se

basan en el desarrollo y la adopción de políticas,
procedimientos y prácticas, y en el diseño e
implementación de sistemas conformes con el entorno
normativo y que satisfagan las necesidades operativas
de la organización.

Los sistemas de información, las aplicaciones y los

sistemas de comunicación, así como los procesos de
negocio que éstos respaldan, se deben diseñar,
modificar o revisar para que la creación e incorporación
de los documentos apropiados sea una tarea habitual
dentro de las actividades de la organización.

Fiabilidad: Cualquier sistema de gestión de

documentos de archivo debería funcionar de modo
regular y continuado mediante procedimientos fiables.
Durante el diseño del sistema de gestión de documentos
de archivo se debería tener presente la necesidad de
contar con soportes de almacenamiento, elementos para
la protección física, procedimientos de manipulación y
sistemas de almacenamiento apropiados.

Conocer los plazos de conservación de los documentos

de archivo influirá en las decisiones a tomar sobre los
soportes de almacenamiento.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo

deberían ser capaces de admitir diversas opciones de
ubicación de los documentos. En algunos casos, cuando
el entorno legal y normativo lo permita, los documentos
pueden almacenarse físicamente en otra organización,
pero la responsabilidad y el control de la gestión
residirán en la organización que los ha creado o en
cualquier otra autoridad competente.

Investigación preliminar. Recopilar información de

fuentes documentales y mediante entrevistas;
identificar y documentar el fin y el cometido de la
organización, su estructura, su entorno legal,
normativo, económico y político, y los principales
factores y carencias en relación con la gestión de
documentos de archivo.
Análisis de las actividades de la organización.
Recopilar información de fuentes documentales y
mediante entrevistas; identificar y documentar cada
función, actividad y operación, y establecer una
jerarquía entre ellas, es decir, un sistema de
clasificación; e identificar y documentar el flujo de los
procesos y operaciones que las engloban.

Identificación de los requisitos. Recopilar información

de fuentes documentales y mediante entrevistas;
identificar las necesidades de evidencia e información
relativas a cada una de las funciones, actividades y
operaciones de la organización que se debería satisfacer
mediante documentos de archivo.

Evaluación de los sistemas existentes. Identificar y

analizar los sistemas de gestión de documentos de
archivo existentes y otros sistemas de información, con
objeto de medir el grado de cumplimiento de los
requisitos identificados.

Identificación de estrategias para cumplir los requisitos.

Identificar estrategias tales como la adopción de
políticas, normativas, procedimientos y prácticas o el
diseño e implementación de sistemas destinados a
cumplir los requisitos. Las estrategias pueden aplicarse
a cada uno de los requisitos por separado o
conjuntamente.

Diseño de un sistema de gestión de documentos de

archivo. Garantizar que el sistema de gestión de
documentos de archivo facilite y no dificulte los
procesos de negocio. Evaluar y, si es necesario,
rediseñar los procesos de negocio y los sistemas
operacionales y de comunicación para incorporar la
gestión de documentos de archivo.

Implementación de un sistema de gestión de

documentos de archivo. La implementación de un
sistema de gestión de documentos de archivo debería
realizarse de una forma sistemática, planificando el
proyecto y utilizando la metodología adecuada para
cada situación.
Revisión posterior a la implementación. Recopilar
información acerca del rendimiento del sistema de
gestión de documentos de archivo como un proceso
integral y continuo. Esto se puede realizar entrevistando
a los directivos y a los empleados clave mediante
cuestionarios, observando el sistema en
funcionamiento, examinando los manuales de
procedimiento, el material didáctico y el resto de la
documentación.

Cuando un sistema de gestión de documentos de

archivo se suspende o finaliza, no se pueden añadir más
documentos al sistema, aunque los que contiene
deberían seguir siendo accesibles.

Los documentos se crean y se reciben en diferentes

soportes y formatos mediante el uso de tecnologías que
están en constante cambio. La principal característica
de los documentos es su naturaleza dinámica. Pueden
ser creados por múltiples productores, existir en
múltiples versiones y encontrarse en estadios de
ejecución sucesivos.

Las decisiones sobre los plazos de conservación en un

sistema de gestión de documentos de archivo se basan
en la evaluación del entorno normativo, de las
necesidades de gestión y de rendición de cuentas y del
riesgo.

Cumplir los requisitos legales, garantizando que se

documenta, entiende e implementa la normativa
aplicable a la gestión de los documentos producidos en
el ejercicio de las actividades, y satisfacer las
necesidades presentes y futuras de las partes
interesadas, tanto externas como internas.

Este proceso puede ser realizado mediante la asignación

de metadatos explícitos incrustados en un documento
de archivo determinado, o adjuntos o asociados al
mismo, independientemente de su formato.

El primer objetivo del registro consiste en dar

testimonio de la creación o incorporación de un
documento en un sistema de gestión de documentos de
archivo; lo cual, como ventaja adicional, facilita su
recuperación.

La indización se puede generar de forma manual o

automática. Puede realizarse en diferentes niveles de
agrupación dentro de un sistema de documentos de
archivo.
Se suelen usar métodos abreviados para asignar
referencias a los documentos de archivo diferentes del
título. La atribución de números o de códigos se suele
utilizar para un conjunto de documentos de archivo.

Los documentos de valor permanente,

independientemente de su formato, requieren un
almacenamiento y manipulación de mayor calidad para
preservarlos a largo plazo.

La trazabilidad de las acciones se puede implantar en

un sistema de gestión de documentos de archivo cuando
se han establecido límites temporales internos o
externos a la organización para la ejecución de las
mismas.

Se debería documentar el movimiento de documentos

de archivo para garantizar que los documentos pueden
ser localizados siempre que sea necesario.

Todas las decisiones sobre qué documentos de archivo

deberían incorporarse y por cuánto tiempo deberían
conservarse han de estar claramente documentadas y
conservadas.

Periódicamente se debería realizar un control que

garantice que los procedimientos y procesos de los
sistemas de gestión de documentos de archivo son
conformes con las políticas y requisitos de la
organización y que se obtienen los resultados previstos.
Dichas revisiones deberían tener en cuenta el
rendimiento de la organización y la satisfacción del
usuario con el sistema.

Una organización que pretenda cumplir con la presente

Norma debería establecer un programa de formación
continua en materia de documentos de archivo.
 LEY 594 DE 2000

DECRETO 514 DE 2006

DECRETO 2609 DEL 2012

RESOLUCIÒN 8934 DE 2014

RESOLUCIÒN 723 DE 2015

NTC ISO 15489-1
 SEMEJANZAS

Conocer las distintas leyes que rigen el archivo general de la naciòn, desde la
inclusiòn del documento hasta su preservaciòn.
Definir aspectos basicos para la organizaciòn de los documentos.
Identificar el tratamiento que se le da al instrumento de focalizaciòn para los
potenciales beneficiarios de programas sociales.
incrementar la eficacia del proyecto, de manera que todos los documentos estèn
debidamente almacenados para las busquedas futuras.

Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del
Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

El Archivo General de la Naciòn, es el que permite publicar y poner a

disposiciòn de las diferentes entidades del Estado y de cuidadanìa el Decreto
2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual reglamenta el titulo V de la ley
594 de 2000, parcialmente los articulos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestiòn Documental para todas las
entidades del Estado.

Se establecen las directrices en materia de gestiòn documental y organizaciòn

de archivos que deben cumplir los vigilados por la superintendencia de
industria y comercio, deberan elaborar, adoptar e implementar los siguientes
instrumentos archivisticos para asegurar la organizaciòn de sus archivos.
*Programa de gestiòn documental
*Tablas de retenciòn documental
*Cuadro de clasificaciòn documental
*Reglamento interno de archivo

La Superintendencia de Industria y Comercio - SIC por medio de la Resolución

723 de 2015 amplía el plazo para que todas las empresas e instituciones
privadas elaboren e implementen los instrumentos archivísticos planteados bajo
la Resolución 8934 de 2014.
La presente resolución otorga plazo hasta el 31 de octubre de 2015, para que las
empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención y adopten el
programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas
para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de
archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales
acumulados."
Regular la gestiòn de documentos de las organizaciones que los han producidos,
ya sean pùblicas o privadas, para clientes externos e internos de forma que se
aplique a la gestiòn de documentos, independientemente de su formato o
soporte, creados y recibidos por una orgnizaciòn en el transcurso de sus
actividades. La norma no incluye la gestiòn de los documentos històricos en el
seno de las instituciones archivisticas.
 DIFERENCIAS

Habla de las diferentes leyes que rigen en

el archivo general, nos define aspectos
basicos para la organización del mismo.

Indica que se debe de colocar al personal

idoneo para el manejo y gestiòn del
archivo.

Indica las normas del presente decreto que

aplicarán a cualquier tipo de información
producida y recibida como documentos de
archivo ya sean físicos o electrónicos.

Indica que se deben elaborar, adoptar e

implementar procesos o programas para la
gestiòn y organizaciòn de los archivos

Determina el plazo para que las

organizaciones implementen los
instrumentos archivisticos planteados.
Aplica a la gestión de documentos, en
todos los formatos o soportes, creados o
recibidos por cualquier organización
pública o privada en el ejercicio de sus
actividades o por cualquier individuo
responsable de crear y mantener
documentos de archivo.