TECNM.

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA CHONTALPA

INGENIERÍA INDUSTRIAL /8VO SEMESTRE GRUPO “A”

ASIGNATURA: HABILIDADES DIRECTIVAS

ACTIVIDAD:
U4.3 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

DOCENTE:
ING. MIGUEL DE JESÚS LÓPEZ MARTINEZ

ESTUDIANTE:
TORRES LÓPEZ MIGUEL GUADALUPE

NÚM. DE CONTROL:
171160031

FECHA:
04 DE JULIO DE 2021, NACAJUCA TABASCO.

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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ........................................................................... 3

I. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO, DEFINICIÓN E IMPORTANCIA ................ 3

II. ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ................................... 5

III. ESTRATEGIAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO ...................................... 8

IV. MATRIZ PARA EL MANEJO DEL TIEMPO ................................................. 13

CONCLUSIÓN ...................................................................................................... 15

FUENTES CONSULTADAS .................................................................................. 16

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INTRODUCCIÓN
La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo,
se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es
imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para
aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como
a medio y largo plazo, es imprescindible:

✓ Identificar metas, objetivos y prioridades.

✓ Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y
planificación del tiempo.
✓ Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
✓ Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los
objetivos y las prioridades.
✓ Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan
tanto en la vida académica como en la vida profesional.

En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y

saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a
lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede
planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que
nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia
en algunos espacios de nuestra vida.

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Habilidades Directivas

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

I. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO, DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

Definición de administración del tiempo
La administración de tiempo se concibe como la
manera, la habilidad o la destreza de hacer que el uso
de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y
el de nuestro entorno social. Considerado como la
administración de sí mismo, ejerciendo un orden y
planificación adecuada de las tareas y actividades,
coordenadamente con las metas y objetivos
propuestos.

Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena
coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades
individuales de los empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista
buena comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes tareas
o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio o largo
plazo, es ineludible comenzar por:

Conocer Conocer el ciclo Escoger

Establecer
Identificar herramientas de de trabajo y estrategias
metas y
prioridades organización y planificar tareas eficaces para el
objetivos
planificación a tiempo logro de metas

Importancia de administrar el tiempo

Gestionar el tiempo de manera adecuada, es una de las características de un
trabajador productivo, en lo personal a nadie le sobra tiempo, a menudo quisiéramos
tener más horas al día para alcanzar hacer aquellas actividades que tenemos
propuestas. Por eso, la administración del tiempo engrana la planificación de los

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procesos, las tareas y actividades en la empresa, como factores que garantizan la

productividad de la misma.

La capacidad de administrar el tiempo que tengan los trabajadores, es el punto de

referencia del rendimiento del mismo y de la obtención de resultados. Que distinga
el carácter de urgencia de una actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir
con los plazos, etc. Favorece a la satisfacción personal del trabajador y contribuye
a alcanzar las metas establecidas.

Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la

eficiencia, la misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el uso
mínimo de recursos, considerando que el recurso más significativo de cualquier
individuo es su tiempo.

Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e intangible,

como hablar del aire. En la cultura anglosajona y asiática, el tiempo es tangible,
como hablar de dinero. Cada hora del día es un billete que se invierte y no se puede
guardar para después. Suena algo fuerte y materialista, pero es aquí donde está la
clave y la explicación del por qué algunos países han alcanzado el desarrollo y otro
no, por qué unos producen más dinero y por qué unos trabajan menos que otros.
La respuesta es que simplemente han aprendido a valorar y administrar el tiempo
para cumplir sus obligaciones y tener calidad de vida.

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II. ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están
orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de
comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas
tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus
métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar.
Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:

Eficiencia. La eficiencia consiste en "hacer más en

menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que
la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una
diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que
hacer más velozmente las cosas nos precipita más
rápido al abismo de la crisis si antes no hemos
verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar
equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".

Control. Propone la idea de que planificar y

programar es indispensable para controlar las
acciones de los demás. Pero pasa por alto el
hecho de que la mayor parte del tiempo nos
relacionamos con otras personas a quienes no
podemos controlar. A poco de andar caeremos en
la cuenta de que lo único que teníamos era la "ilusión de tener el control" y que lo
único que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el
principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la
interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos
para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe
desintegrando la confianza mutua primero y la relación después.

Chronos. La administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos,

vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún
segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave está en el

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tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La

idea del tiempo kairos radica en el valor que se
obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos
invertido. La idea de tiempo kairos, también deriva
de la antigua Grecia. Con este vocablo los griegos
definían al tiempo de oportunidad para adelantarse
a un competidor en las competencias de carros tirados por caballos. Por lo que
reconocer las oportunidades que se nos presentan para nuestra superación
personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición
secuencial del tiempo chronos.

Valores. Valorar significa atribuirle a algo un valor

relativo mayor que a otras cosas que también nos
rodean. Los valores guían nuestras elecciones
porque creemos en ellos. Pero la mera valoración de
algo no garantiza mejoras en nuestra calidad de
vida, si los valores no se ajustan a los principios. Los
valores son subjetivos e internos, los principios
parecen ser objetivos y externos. Existe una
creencia universal en principios tales como: la justicia, la honestidad, la bondad, la
dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la paciencia, etc. Contrariamente a lo
que muchas veces creemos, estos principios funcionan independientemente de
nuestra voluntad y nos gobiernan. Aunque por nuestra natural imperfección humana
no podamos comportarnos totalmente de acuerdo con ellos, igualmente
desearíamos vivir y ser tratados de acuerdo con ellos. Cuando más en sintonía
estén nuestros valores con estos principios, mayor felicidad y significado tendrán
nuestras vidas. Contrastando esta afirmación con el absurdo, podemos formarnos
juicio sobre su validez. Pensemos lo que sería de una organización gobernada por
valores como la injusticia, la mentira, la bajeza, la inutilidad, el engaño o la
mediocridad.

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Administración. El modelo tradicional se ocupa de la

administración, no del liderazgo. La administración es útil
cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero
muchas veces los problemas no son de administración, sino
de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo.
En realidad, mantener firme el rumbo sólo empeora las cosas. A veces hay que
buscar otros rumbos y esto significa liderar.

Métodos. El modelo habitual de manejar el tiempo,

nos provee métodos. Nos dice como hacer "bien" las
cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad
que experimentamos, también limita nuestra libertad
de acción adormeciendo nuestros centros del
pensamiento creativo. Al renunciar a la innovación quedamos esclavos de nuestros
paradigmas, en lugar de hacer que los paradigmas estén a nuestro servicio.
"Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen a nosotros"
A esto último, lo llamamos el "efecto paradigma". Sobretodo si se trata de un
paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la solución que nos
proporcionó.

Un enfoque de efectividad para el manejo del

tiempo. El presente enfoque es uno de
efectividad (o sostenibilidad) para el manejo
del tiempo, superador de la eficacia que sólo
se preocupa por el logro de objetivos sin
evaluar la relación costo – beneficio y también
de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el
uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las
necesidades de las personas involucradas en el proceso. La efectividad puede
hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar
emocional que padecemos cuando tenemos la sensación de correr a los problemas
siempre desde atrás, atender sólo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.

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III. ESTRATEGIAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

1. El método pomodoro

La palabra significa tomate en italiano y viene de

los relojes de cocina con forma de tomate que
tienen un contador de 25 o 50 minutos. Es un
método comúnmente utilizado por los estudiantes
en periodos de exámenes porque es una manera de mantenerse concentrado. Esta
técnica te ayuda a definir cómo gestionar el tiempo eficazmente y es genial para las
personas que suelen procrastinar, lo digo por experiencia personal.

Es algo tan sencillo como eficaz. Consiste en dividir el trabajo en intervalos de 25

minutos con 5 de descanso. Cuando completas un intervalo significa que has hecho
1 pomodoro. Cada 4 pomodoros realizas un descanso un poco más largo, de 15
minutos. Puede que te cueste sentarte y hacer una tarea pesada. Ponerte a escribir
un artículo desde 0 o redactar un documento que no te apetece. De esta manera
solo con 25 minutos de trabajo ya das el primer paso y luego ya entras en la inercia.
Ya que no es lo mismo ponerse a trabajar o estudiar 4 horas que hacerlo 25 minutos.
La mente lo ve más fácil y una vez comienzas entras en la rutina del trabajo y resulta
todo más sencillo.

2. Utiliza un diario de agradecimiento

Puede sonar un poco raro porque, ¿qué tiene

que ver el agradecimiento con las técnicas para
administrar el tiempo? Pues, aunque no lo
parezca tiene mucha relación. En el cerebro
existen unos neurotransmisores llamados
serotonina. Estos se encargan del estado de
ánimo de las personas (a.k.a. la felicidad) y
contribuyen al uso óptimo de la mente. Seguramente habrás escuchado
expresiones como que un trabajador feliz es el doble de productivo. Pues esto es
completamente cierto y ayuda enormemente en la gestión del tiempo de manera
eficaz.

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Aunque se puede hacer de muchas maneras básicamente consiste en dar las

gracias cada día por las cosas importantes. Todos los días por la mañana y por la
noche dedica 5 minutos para agradecerle a la vida lo que sea que te diga el corazón.
Si no sabes por qué dar las gracias empieza por 3 partes. Las otras personas, el
mundo y a ti mismo.

Otro punto importante es:

Marcar un objetivo diario que tienes que cumplir sí o sí: Esta pequeña rutina de
agradecimiento en el largo plazo promueve la generación de serotonina en el
cerebro y aumenta la felicidad de las personas.

3. Time Blocking

Esta estrategia para gestionar el

tiempo se puede combinar
perfectamente con el pomodoro, pero
también es independiente. Es lo más
parecido a tener un horario
tradicional, aunque tiene varios
matices muy interesantes que ayudan
en la organización del tiempo.
Consiste en reservar bloques de tiempo del día o de la semana para hacer una
actividad en concreto. Estos bloques de tiempo son completamente sagrados, que
quiere decir, acaso que ocurra alguna urgencia esos bloques son algo que no se
pueden cambiar así por así.

Por ejemplo, imagina que en tu trabajo tienes que escribir un artículo a la semana
para promover tu marca personal por internet y mantener el blog activo. Entonces
todas las semanas reservas una parte de tu tiempo que es sagrado para hacerlo.
Digamos que es los miércoles por la mañana de 10 a 12 porque los sueles tener
libre. Pues ya sabes que ese día a esa hora no puedes hacer otra actividad que no
sea la de escribir. Esto llevado a la práctica diaria se convierte en un horario de
trabajo en el que organizas tu tiempo para dedicarlo a actividades importantes.

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4. La matriz de Eisenhower

Esta es una de las técnicas para

administrar el tiempo más famosas en
el ámbito empresarial. Como bien
indica la foto es tan sencillo como
coger una hoja dividirla en 4
cuadrantes y clasificar las tareas por
orden de importancia y urgencia.

✓ Urgente e importante: ¡Hazlo ya! Bastante auto explicativo. Todo lo que

tengas en este cuadrante hazlo inmediatamente.
✓ Urgente no importante: Delegar. No hace falta que hagas tú todo hay
situaciones en las que puedes delegar en otras personas tareas que no hace
falta que las hagas tú.
✓ No urgente e importante: Agendar. Ya que no es urgente no hace falta que
lo hagas ahora. Pero al ser importante tampoco te puedes olvidar así que
apúntalo en la agenda y ponle fecha.
✓ No urgente no importante: Eliminar. Si no es urgente ni tampoco importante
es probable que no haga falta hacerlo. Tal vez ponlo en una lista de tareas y
si en 3 meses no la has hecho entonces elimínalo.

Esto es una forma alternativa de organizar una lista de tareas por orden de prioridad.
Ayuda mucho a diferenciar y tomar consciencia de que es lo realmente urgente e
importante que hay que hacer en el trabajo y sobre todo en qué te deberías de
concentrar.

5. Aprende a decir que no

Tu tiempo es oro y no puedes estar constantemente diciendo

que sí a todo. Cuando empiezas a emprender y aún no estás
generando muchos beneficios parece como que hay que decir
que sí a todo a ver si puedes ganar algún dinero extra. Bueno
pues con el tiempo te das cuenta que esto puede ser

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contraproducente. Hay clientes con los que no te gustaría trabajar ni en sueños ya

sea porque no conectas con ellos, no te caen bien, no tienes una buena relación o
cualquier otro motivo. Trabajar con personas con las que no estás a gusto genera
sensaciones negativas dentro del cuerpo que afectan por completo a tu estado de
ánimo y en consecuencia a tu capacidad de productividad.

Otro motivo es que diciendo que sí a todo estás limitando tus habilidades para
gestionar el tiempo. Estás delegando la responsabilidad de tu tiempo a otras
personas y esto no es lo más recomendable. Te llama alguien para reunirte e
interrumpes tu trabajo para atenderle, te llega un email y respondes inmediatamente
sin importar qué estás haciendo en ese momento, te proponen un proyecto que no
te interesa demasiado, pero le dices que sí por si acaso.

Tu tiempo es oro y deberías cuidarlo como un bien muy preciado. Aprender a decir
que no es de las técnicas para administrar el tiempo que más tiempo te va a ahorrar
en el largo plazo.

6. Haz lo más difícil al principio

A veces hay una tendencia a dejar las cosas

más difíciles para el final y esto puede ser un
gran error. Lo es debido a que puede limitar tu
capacidad de concentración por tener esa
tarea que no tienes nada de ganas de hacer
en la mente todo el día generando
sensaciones negativas.

¿Cómo es que esta puede ser una de las técnicas para administrar el tiempo si solo
habla de una tarea? Sencillamente porque cuando haces eso tan difícil al principio,
al terminar parece como que te sientes liberado y enfocas el día de una manera
diferente. Más relajada y con la sensación de que ya pasaste por lo complicado y lo
que te queda por hacer parece todo más fácil.

Dicen que las primeras horas del día son las más productivas y es por ello que lo
más complicado se debería de hacer al principio. Ya que cuesta mucho hacerlo es

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mejor que lo termines cuanto antes y mejor acabar en 1 hora que en 3. Si lo dejas
para última hora del día es probable que te cueste el triple de esfuerzo que si lo
hicieras por la mañana. Si a eso le añades que es una tarea que no tienes muchas
ganas de hacer entonces peor todavía.

7. Vigila las distracciones

Hay algunas personas que tenemos la habilidad de

distraernos con cualquier cosa cuando no tenemos
ganas de trabajar. Si usas el ordenador como
herramienta de trabajo es muy fácil minimizar el
documento e ir a facebook, twitter, tu blog favorito,
ver vídeos en youtube, o leer el periódico cuando no
tienes ganas de trabajar.

Es algo muy común que yo creo le pasa a mucha gente según el momento del día.
Para ello te recomiendo una extensión de Google que ayuda muchísimo a gestionar
el tiempo que pasas en páginas en las que no deberías estar. Se llama StayFocusd.
De todas las técnicas para administrar el tiempo que he probado esta es la más
curiosa y sorprendentemente bastante efectiva. En ella puedes limitar el tiempo que
le asignas a las páginas con variaciones según la hora del día. Por ejemplo, digamos
que tu horario de trabajo es de 9 a 5, y una de las páginas a las que sueles ir para
distraerte un poco es Facebook. Pues con esta estrategia para la gestión del tiempo
puedes establecerte que en ese horario solo quieres estar en Facebook 30 minutos
como máximo.

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IV. MATRIZ PARA EL MANEJO DEL TIEMPO

La matriz de administración del tiempo es un gráfico que te ayudará a administrar
mejor tus tiempos, organizar tus tareas diarias y hacer primero lo más
importante. Esto te ayudará mucho, ya que en la matriz de administración del
tiempo verás primero lo esencial, las tareas que deberás realizar antes. Si te queda
tiempo y ya terminaste con ellas, puedes pasar a las que comienzan con “no” (no
importante o no urgente). Esto se debe a que las tareas menos necesarias te hacen
perder mucho de tu valioso tiempo y eso te traerá inconvenientes con lo que
realmente debes realizar.

La matriz de administración del tiempo se divide en cuatro cuadrantes para que en

base a su estructura, puedas diferenciar las actividades y su categoría y registra el
valor de cada una de las tareas según su prioridad. Los cuadrantes pertenecientes
a la matriz de administración del tiempo son:

• Cuadrante 1: tareas importantes y urgentes

• Cuadrante 2: tareas importantes y NO urgentes

• Cuadrante 3: tareas NO importantes y urgentes

• Cuadrante 4: tareas NO importantes y NO urgentes

Cada uno podrá otorgarle el valor que quiera a las actividades que debe realizar,
pero la matriz de administración del tiempo funciona si realmente eres honesto con
la clasificación. Para que lo entiendas mejor, te explicaré qué actividad deberá ser
ingresada en cada cuadrante:

1. En el primer cuadrante (importante y urgente) se deben agregar aquellas tareas

que si no las realizas tendrás problemas, como, por ejemplo, proyectos con
fechas, vencimientos para pagar y todas las presiones que debemos sortear si
o sí.
2. En el segundo (importante y NO urgente) están las tareas que si bien son
imprescindibles que las logremos, no tienen una fecha a cumplir, o esa fecha

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no es determinante. Por ejemplo, leer un apunte para la universidad o ir al

gimnasio.
3. En el tercer cuadrante (No importante y urgente) son aquellas tareas que deben
ser cumplidas con más tiempo, son menos importantes, como enviar un
presupuesto por correo o limpiar la casa si vienen visitas.
4. En el cuarto y último (NO importante y NO urgente) están todas las tareas que
se refieren al ocio y al entretenimiento, como ver una película o dormir hasta
tarde.

Es una manera de establecer prioridades y cumplir con las tareas en el momento

indicado. La matriz de administración del tiempo te servirá para organizar mejor tus
horas y cumplir con todo lo que tengas que hacer.

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CONCLUSIÓN
El tiempo es un recurso muy importante para cualquier persona sea cual sea la tarea
que realice, en el hogar, en las actividades diarias, el trabajo, etc. En el ámbito
económico, la pérdida de tiempo está ligado a una mala gerencia ya la perdida de
dinero.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un

esfuerzo personal o de grupo, dependiendo de las actividades que tengas que
realizar. También se debe de recordar que la administración del tiempo es una
habilidad que todos podemos desarrollar, claro esto sucederá si uno se lo propone.

También es bueno recordar que el tiempo es lo más valioso que los individuos
tienen, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad, es por
eso que la forma en la que distribuimos y usamos las 24 horas de nuestro día se
vuelve un acto de malabarismo al tener que encontrar el tiempo necesario, para la
familia, el trabajo, la diversión, el ejercicio, el desarrollo y la superación personal. Así
es que si lo ponemos de esta manera “cada minuto que desperdiciamos durante el
día es un minuto que nos estamos robando a nosotros mismos y a nuestros seres
queridos”.

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FUENTES CONSULTADAS
Master. Biblioteca Práctica de Comunicación Aprendizaje. Editorial Océano.
Barcelona – España. Tomo II. PP 215.

Web y Empresas (Jul 2, 2021) Administración del Tiempo (definición e importancia).

Retrieved from https://www.webyempresas.com/administracion-del-tiempo/.

Administración de tiempo. Monografía. Y arquitectura de administración de tiempo.

Www.google./administracion-del-tiempo/

Tiempo. Universidad Tecnológica De Izúcar De Matamoros. Carlos Alberto Cruz

Guzmán. http://www.exito-motivacion-y-superacionpersonal.com/administracion-
del-tiempo.html

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