IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ORIGEN, EVOLUCION, CUALIDADES, CLASIFICACION, CATEGORIZACION Y

APLICACIÓN EN EL MEDIO ACTUAL.

Teniendo en cuenta los constantes cambios de la humanidad, con relación a la

cultura, política, tecnología y su entorno; es de vital importancia la conservación de
documentos empresariales y su consulta.
Vemos que en la actualidad los diferentes tipos de archivos son funcionales y de
fácil manejo, gracias a los medios tecnológicos.
A favor de los primeros imperios como son los egipcios, las civilizaciones de Roma
y Grecia, los Arcadios y Sumerios; aparecen los primeros archivos, los cuales era
una herramienta que les permitía controlar la población y sus riquezas.
A medida que hemos venido evolucionando los archivos se han contenido en
documentos de papel, medios legibles o por sistema operativo, siendo así un
recurso esencial de información.
La importancia de los archivos parte del valor que tienen para la administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico.
Los archivos recopilan, conservan y difunden información, registrada, generada o
recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que esta
realiza.
Teniendo en cuenta lo anterior deducimos; los archivos son elaborados por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas para sus propios fines; toda
entidad debe recurrir con frecuencia a los documentos realizados por su personal
de apoyo, para un fin en específico.
Cualidades De Los Archivos.
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo.
 Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas
de documentación.

 Simples:
Identifica el contenido de manera sencilla.
 Funcionales:
Permite la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.

 Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.

 Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización.

 Según su Uso.
 Archivo Activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las
personas, dada la relevancia de la información, fecha, creación u
modificación, Son considerados importantes.
 Archivo Semi activo: Contiene información que puede ser de relevancia,
pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos
que contienen información importante pero que los mismos no resultan de
observancia cotidiana.
 Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va
conformando su historia. Se denomina archivo inactivo, porque su consulta
es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la
historia o la cultura de un país.
 Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la
organización que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser
centralizada, o descentralizada o descentralizada con control central.
 Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola
estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la
documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo
organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con
facilidad en un solo espacio.
 Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada
departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema
cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de estos.
 Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas
anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la
rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia
 conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las
cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el
archivo central.
 Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada
una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
 Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido
transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia
respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
 Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el
archivo central al archivo de conservación permanente.

 Categorización de los archivos; se clasifican en:

A. Archivo general de la nación

B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en

la actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda
de los archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto
a la creación de los documentos, valoración y selección, preservación, y
acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de los documentos de
archivo son los que están plasmados como evidencia histórica y son
tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.