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PRESENTACIÓN
Por lo tanto, en este contenido se presentan los conceptos de series, subseries, tipos
de documentos, uso y aplicación, criterios técnicos para la organización de archivos de
gestión, concepto, uso e importancia de las transferencias documentales, para llevar
acabo la Organización Documental.
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ........................................................................................................................ 2
TABLA DE CONTENIDO............................................................................................................. 3
ÍNDICE DE FIGURAS ................................................................................................................. 4
ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................................... 4
1. SERIE DOCUMENTAL......................................................................................................... 5
2. IMPORTANCIA Y USO DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES ...................... 7
3. TIPOS DOCUMENTALES .................................................................................................... 8
4. CRITERIOS TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN .......... 9
5. FOLIACIÓN ........................................................................................................................... 11
6. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ............................................................................... 12
6.1. Requisitos para Efectuar Transferencias ........................................................................ 14
6.2. Preparación para Transferir la Documentación ............................................................... 14
GLOSARIO ............................................................................................................................... 16
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 17
WEB GRAFÍA ............................................................................................................................ 18
IMÁGENES ............................................................................................................................... 19
CRÉDITOS................................................................................................................................ 20
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ÍNDICE DE FIGURAS
ÍNDICE DE TABLAS
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1. SERIE DOCUMENTAL
Es decir que para establecer una serie documental es fundamental tener en cuenta
los siguientes aspectos:
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En el Archivo de gestión es importante tener en cuenta que deben quedar las series y
subseries documentales reflejadas y codificadas en las Tablas de Retención
Documental, de acuerdo al sistema que utilice la organización.
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3. TIPOS DOCUMENTALES
Los tipos documentales son la unidad mínima donde se registra información, la cual
hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia.
Éstos hacen mención al tema que trata y a su estructura física. Algunos tipos
documentales que se utilizan son: actas, contratos y facturas.
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Para ello se debe conocer el proceso para ordenar las series, con el fin de un fácil
acceso a la documentación.
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5. FOLIACIÓN
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6. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la
periodicidad que establezcan las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) en cada
entidad, como se explica a continuación:
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En esta etapa se debe procurar que los documentos de archivo queden libres de
grapas, clips, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pueda afectar
a su preservación y conservación. Es por eso que cada entidad, empresa u oficina
transferente debe cuadrar la documentación siguiendo los siguientes pasos:
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GLOSARIO
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BIBLIOGRAFÍA
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WEB GRAFÍA
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IMÁGENES
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CRÉDITOS
Líder de Línea
Julián Andrés Mora Gómez
Expertos Temáticos
Sandra Milena Montoya López
Eliana Del Pilar Ospina Castañeda
Asesora Pedagógica
Yiced Pulido Cabezas
Editora
Luisa Fernanda Boada Téllez
Equipo de Diseño
Lina Marcela García López
Dalys Ortegón Caicedo
Nazly María Victoria Díaz Vera
Yisell Noraya Buitrago Rodríguez
Liam Pamela Hermida García
Equipo de Programación
Luis Fernando Amórtegui García
Charles Richar Torres Moreno
Carlos Andrés Orjuela Lasso
Sergio Alejandro Camacho Hernández
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