Los archivos de la Asamblea Nacional del Poder Popular de la

República de Cuba y el rescate de la memoria histórica

La Asamblea Nacional cuenta con un Archivo Central este es el responsable de coordinar y

controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y que reúnen los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando la consulta no es constante.
Los archivos centrales tienen como misión fundamental el estudio y valoración de las series
documentales, que en su conjunto conforman el fondo de la institución u organismo productor.
En virtud de la normativa vigente custodian documentos por un plazo de hasta 25 años.

Se corresponden con la segunda etapa de vida de los documentos, son el eje

fundamental de control de todo el sistema y responsables de la aplicación de las
normas de procedimiento.

El archivo central debe poseer un área de depósito ubicada en el mismo inmueble

o cerca de la institución a la que pertenece, para facilitar tanto el traslado de la
documentación como su consulta, debe contar además con un espacio de trabajo
constituido, al menos, por un despacho cercano al depósito, así como otro dedicado a
la atención a los usuarios.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de
Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Archivos de Gestión

Los archivos de oficina dentro del ciclo; se corresponden con la primera etapa de
vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dure la formación de los
expedientes e incluso; al terminar ésta, si las necesidades de consulta son continuas.
Por norma general no deben ser custodiados por un período mayor de cinco años.

De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Central

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la

entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

 Organización
 Consulta
  Conservación
 Disposición final

Archivo Histórico

El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del
archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o por expropiación.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.

 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

El Sistema de Gestión Documental

El Decreto Ley No. 265/09 “Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba”,
establece que las organizaciones tienen la responsabilidad de crear su sistema institucional
de archivos, enmarcado en las actividades de la gestión documental. El control interno
como un “proceso integrado y extendido a todas las actividades inherentes a la gestión”, que
se implementa como el Sistema de Control Interno en cada organización, debe interactuar e
integrar el resto de los sistemas existentes en la misma.

La gestión documental, según el propio Decreto Ley 265 se precisa como“un conjunto de
principios, métodos y procedimientos encaminados a lograr la planificación, manejo y
organización de los documentos generados y recibidos por las organizaciones, desde su origen
hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación”. Por otro lado,
la Norma ISO 15489 “Información y documentación. Gestión de documentos”, establece que
“La gestión documental consiste en controlar de manera eficiente y sistemática la creación,
recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos”.

El documento de archivo debe ser el identificado por su definición en el Decreto Ley 265
como “aquel en el que se refleja el testimonio material de un hecho o acto, realizado por
persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y, que por su valor
administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser
objeto de conservación”.

Organización del archivo de oficina

La organización es este tipo de archivo se realizará de acuerdo al Manual de Procedimientos
para el Tratamiento Documental del Asamblea Nacional de la República de Cuba. Cada
archivero de cada oficina deberá ordenar los documentos de acuerdo al Principio de
procedencia y Orden original de los documentos, siguiendo la cronología de los hechos (de
abajo hacia arriba), y se registrarán en Libros de Registro General de Entrada y Salida.

Debe existir constancia de su creación como unidad orgánica mediante disposición publicada –
Ley, Decreto-Ley que establezca su organización interna y el nivel jerárquico que ocupa dentro
de la estructura a la que pertenece, además de competencias concretas que determinen su
actividad. Debe contar, además, con un funcionario responsable (director, vicedirector,
especialista). Además deberá tener al frente una persona encargada de su organización y
control (secretaria).

La documentación debe conservarse en las unidades gestoras teniendo en cuenta las

condiciones siguientes:
• Lugares que garanticen su custodia y confidencialidad.
• En gavetas u otro mobiliario de archivo que responda al Cuadro de Clasificación.
• En files que conforman un expediente de acuerdo con la serie documental.

Para el correcto funcionamiento de este tipo de archivo se tendrán en cuenta las funciones,
atribuciones y los elementos de un archivo de oficina según lo establece el Manual de
Procedimientos para el Tratamiento Documental del Asamblea Nacional de la República de
Cuba.

Un archivo de oficina debe tener además: Libro Registro Control de Préstamos, Previsión o
Calendario de Transferencias, Registro de Transferencias, Relación de Entrega, y Registro
General de Entrada de Fondos.

Los archivos centrales

El archivo central debe poseer un área de depósito ubicada en el mismo inmueble o cerca de la
institución a la que pertenece, para facilitar tanto el traslado de la documentación como su
consulta. Debe contar, además, con un espacio de trabajo constituido al menos por un
despacho cercano al depósito, así como con otro dedicado a la atención a los usuarios.

Se tendrá en cuenta la ubicación del archivo central de acuerdo a las características

arquitectónicas del edificio y las condiciones de almacenamiento que establece la Resolución
41/09 del Consejo de Estado y el CITMA, según los documentos legislativos de archivo. Es
importante destacar cumplir con las condiciones óptimas de los depósitos para evitar la
solidez, el acabado físico, el acabado químico, la ventilación y comodidad.

La documentación de los archivos centrales se ordenarán en cajas o legajos que se colocarán

de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

Las funciones y atribuciones que competen a un Archivo Central están recogidas en el Manual
de Procedimientos para el Tratamiento Documental del Asamblea Nacional de la República de
Cuba, el que de igual forma, norma qué documentos deberá general el mismo en su actividad:
• Libro Registro General de Entrada de Fondos
• Registro de transferencias
• Registro topográfico de los instrumentos de descripción
• Registro Topográfico del fondo documental
• Solicitud de Préstamos
• Libro Registro de Préstamos a la administración
• Libro Registro de Consultas a los Investigadores
• Repertorio (registro) de Series Documentales
• Relación de Entrega
• Libro Registro General de Salida
Este mismo documento establece como fases de tratamiento documental:
1. Identificación: 1) la identificación de fondos, 2) la definición de las series
documentales, 3) la identificación del elemento fundamental y 4) la identificación del
tipo documental.
2. Clasificación: Niveles de clasificación, Tipos de códigos y Elección del sistema.
3. Ordenación: en los estantes del depósito según la clasificación.
4. Valoración: Valores, Criterios de valoración, Comisión Central de Valoración y
Eliminación.
5. Descripción: Principios, Normas, Niveles, Inventarios e Índices.