UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS (UPC)

GERENCIA DE COMPRAS & ABASTECIMIENTO (IN155)

Tarea Académica No 1

Trabajo grupal
Fecha de entrega virtual: Semana 6
Fecha de exposición: En clase de la semana 6

A finales de noviembre, la señora Elaine Taylor, directora de suministro de la ciudad de

Winston, revisó algunas propuestas para el estudio de Carson Manor. Tres grupos de
consultoría respondieron a una petición de propuestas (request for proposal, RFP) para
estudiar el funcionamiento de la casa para adultos mayores de la ciudad. Las
recomendaciones para la selección de un consultor por parte de la señora Taylor tienen
que entregarse a mediados de diciembre.

Carson Manor
Carson Manor se fundó hace alrededor de 30 años para personas que requerían
cuidados de enfermería. Carson tiene capacidad para 470 camas y cuenta con 235
empleados, cifra que incluye al personal no administrativo sindicalizado bajo el District
Service Workers Union Local 325.
Las operaciones cotidianas de Carson Manor están bajo la responsabilidad de su
administrador, quien le reporta a Henry Davis, director de servicios sociales de la ciudad.
Los planes de políticas y de presupuestos los desarrolla Davis y su equipo junto con el
personal administrativo de Carson y el Comité de Administración de Carson Manor
(Carson Manor Committee of Management, CMCM). El CMCM consta de cinco
regidores que son nombrados o se ofrecen como voluntarios para estos puestos. El
CMCM le reporta a otro comité regidor, con intereses más amplios de servicio a la
comunidad, denominado Comité para Servicios a la Comunidad. Este organismo revisa
los gastos y las decisiones mayores que afectan la política de servicios de la comunidad;
todos los gastos mayores son revisados por una Junta de Control, la cual consta de un
director y cuatro contralores electos, antes de ser enviados al ayuntamiento para su
aprobación final.
Como director de servicios sociales, Davis le reporta al administrador de la ciudad, J.
Peterson, quien a la vez depende del director. La estructura de autoridad combinada
electa y asignada se muestra en la figura I.
División de compras y de suministro
La división de compras y de suministro (purchasing and supply division, PSD) tiene
autoridad para comprar y disponer sobre los departamentos de ingeniería, bomberos,
vertederos de basura/salubridad de la ciudad, y sobre la división de servicios sociales,
así como para el mantenimiento del edificio del ayuntamiento.
La ciudad opera divisiones de compras separadas en la comisión de servicios públicos,
bibliotecas y departamento de policía. Las ordenanzas municipales conceden autoridad
de compras al director del PSD y a los compradores; estas ordenanzas, que describen
los límites de la autoridad de compras, forman la base del Manual de Políticas de
Compras, Licitaciones y Disposiciones.
El principal objetivo de la PSD es cubrir las necesidades de otros departamentos y
divisiones en lo referente a bienes y servicios a un costo mínimo, de manera consistente
con la calidad deseada, fecha de entrega y confiabilidad. Además, conoce de compras
y licitaciones de bienes y ciertos servicios, como la renta de equipos, contratos de
mantenimiento y consultoría en ingeniería/arquitectura. Sin embargo, hasta ese
momento no ha incursionado en la adquisición de servicios de consultoría en
administración.
Elaine Taylor se convirtió en el director de la PSD hace 2 años cuando tenía 35. Antes
de ello había sido jefe de compras y subdirectora de compras de la ciudad de
Forestview, de tamaño similar a Winston. Elaine le reporta al tesorero de la ciudad, el
señor R. Holbright, y trata directamente con otros jefes de departamento y de división
sobre adquisiciones, como se muestra en la figura I. Maneja un grupo de 15 personas
que incluye tres compradores.

Figura I
Figura II

Figura III: Solicictud de una propuesta

El estudio de Carson Manor

Carson Manor tiene una historia de problemas relacionados con el control de
presupuestos y de costos. El ayuntamiento considera que el costo por cama es
innecesariamente alto, cuando se lo compara con los que muestran las instituciones
privadas. Hace ocho meses el consejo se dirigió al administrador de la ciudad, el señor
Peterson, y al director de servicios sociales, el señor Davis, para que prepararan un
reporte que debe ser entregado al Comité de Administración de Carson Manor a
principios de junio.

El reporte debe contener:

1. Un análisis de los costos comparativos de Carson Manor y otras instalaciones del
estado.
2. Una revisión de la viabilidad de aumentar la eficiencia en costos.
3. Una revisión de las implicaciones de posibles alternativas como:
a) Administración de contratos.
b) Una revisión operativa profunda y un estudio de la eficiencia en costos llevado
a cabo por una agencia externa.
El reporte interno que se requería, titulado “Carson Manor para adultos mayores,
revisión y alternativas”, se presentó el 9 de junio. El estudio revela que los costos de
Carson Manor eran aproximadamente 14% más altos que los promedios del estado con
base en una comparación por cama. Además, ponía de relieve las dificultades de medir
y controlar los costos en ausencia de un sistema de clasificación de pacientes que
permitiera el desarrollo de niveles estándares de cuidados de enfermería. Por otra parte,
recomienda una revisión operacional por parte de una agencia externa y describe
algunos lineamientos y objetivos generales. Las secciones del reporte interno,
relacionadas con estos lineamientos y objetivos, se muestran en la figura II.
El Consejo aceptó las recomendaciones del reporte y dio instrucciones a los señores
Peterson y Davis para que iniciaran un estudio de consultoría independiente acerca de
Carson Manor.
Éste no era un gasto presupuestado, por lo que era necesaria la aprobación del CMCM,
del Comité de Servicios de la Comunidad, de la Junta de Control y del Ayuntamiento
para formalizar el contrato de consultoría. El señor Davis solicitó la asistencia de Elaine
Taylor y de la PSD para identificar y evaluar a los posibles participantes del estudio.
Elaine Taylor manejó personalmente la investigación, ya que su competencia supera las
responsabilidades y experiencia de sus compradores. Además, redactó el RFP que se
muestra en la figura III.
Se estableció contacto con organizaciones de consultoría dentro del estado y se elaboró
una lista de ellas con experiencia relevante. Se invitó a cinco consultoras a la
presentación de propuestas.
En septiembre se sostuvieron algunas conversaciones previas a las ofertas. Las
compañías de consultoría enviaron representantes para que realizaran inspecciones
preliminares de Carson Manor y para que llevaran a cabo discusiones informales del
alcance, de los términos de referencia y de los criterios de evaluación que se usarían en
la evaluación de la propuesta. En la fecha de cierre, 17 de noviembre, se presentaron
tres propuestas, con la siguiente clasificación de costos.

Patientcare y Standardcare son operadoras grandes de hogares para adultos mayores;

Clarke-Hamilton es una firma de consultoría en administración cuya casa matriz se
encuentra a 160 kilómetros.
Antes de evaluar las ofertas, Elaine resumió las propuestas como se muestra en la figura
IV. Mientras se prepara para evaluar las propuestas, se pregunta qué criterios de
evaluación y qué ponderaciones debe usar, con base en las necesidades de la división
de servicios sociales y el contenido del RFP.
Además, ella sabe que sus recomendaciones y justificaciones tienen que enviarse al
administrador de la ciudad el 19 de diciembre, antes de buscar la aprobación de los
diversos comités de los funcionarios electos.
Figura IV: Revisión de propuestas para Carson Manor

Se Pide:
a) ¿Es correcta la identificación y especificación de las necesidades?
b) ¿Fue adecuada la solicitud realizada, qué mejoras propondría usted
c) Proponer qué criterios de evaluación y qué ponderaciones debe usar, con base
en las necesidades de la división de servicios sociales y el contenido del RFP.
d) ¿Qué otros análisis deberían incorporar?
e) ¿Qué metodología utilizaría usted para seleccionar la mejor propuesta? Haga
uso de papers para poder responder esta pregunta