Manejador de Excel Avanzado.

Tutor Virtual Eyerys Jacinto.

Practica No. 1

Actividad 1 del Módulo VI.

I. Definir los siguientes puntos. Te puedes apoyar de una fuente distinta y

consultar con el material de trabajo para que realice una práctica con tu

originalidad.

Base de Datos. CONCEPTO

1. Concepto.

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y

cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las

bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier

otra cosa.

2. Creación de Base de Datos en Excel. (Colocar evidencia)

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es saber qué datos queremos introducir en la

tabla y cuántas columnas vamos a necesitar. Dependerá del uso o la temática que tengamos

que introduzcamos unos parámetros u otros. Por ejemplo, en el caso de llevar un registro de

libros podremos seleccionar los siguientes datos: título del libro, autor, editorial, fecha de

publicación, año de lectura o formato de lectura según esté en papel o lo hayamos

comprado en formato digital para el eBook. Esto nos permitirá filtrar por autor
rápidamente si queremos saber si tenemos un libro. O nos permitirá saber qué leímos en

2018 o en 2017, por ejemplo. También podremos saber qué libros tenemos de una editorial

concreta o de una colección.

Si vas a hacer una base de datos en Excel sobre clientes podremos añadir los siguientes

detalles: nombre, apellidos, teléfono de contacto, número de tarjeta de fidelización, tipo de

fidelización, DNI… Podemos añadir tanto como necesitemos.

Para poder hacer mucho más visual este tutorial, utilizaremos dos tablas diferentes con la

que iremos aplicando los filtros o las fórmulas de búsqueda que te explicamos. No

necesariamente debes repetir los pasos exactos en cuanto a filas o columnas, sino que a

través de las capturas de pantalla podrás hacerte una idea más global de las explicaciones y

podrás aplicar los pasos a tu base de datos en Excel.

Datos de ejemplo

En nuestro caso, para enseñarte el ejemplo, elegimos los siguientes datos:

 Libro
  Autor

 Editorial

 Leído: Sí o no

 Comprado: Sí o no

 Año de lectura

 Formato

También utilizamos una base de datos en Excel sobre series vistas en familia. Los datos que

se utilizarán para esta segunda tabla son:

 Serie

 Plataforma donde se emite

 La hemos terminado de ver o no

 Qué miembro de la familia la ha visto

 Qué puntuación o valoración le damos a la misma

3. Detalle como Importar y Exportar datos dentro de una base de datos (Colocar

evidencias)

Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir en un libro de Excel con el

comando Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el formato del archivo: puede
verlo en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del

nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt or .csv).

1. Vaya a archivo > Abrir.

Si usa Excel 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office y, después, haga clic en

Abrir.

2. Seleccione Archivos de texto en el cuadro de diálogo Abrir.

3. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él.

o Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importación

de texto. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para

completar la operación de importación.

o Vea: Asistente para importar texto para obtener más información sobre los

delimitadores y opciones avanzadas.

o Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automáticamente el archivo de texto y

muestra los datos en un libro nuevo.

Exportar datos a Excel: Nociones básicas

Cuando exporta datos a Excel, Access crea una copia de los datos seleccionados y, a

continuación, almacena los datos copiados en un archivo que se puede abrir en Excel. Si

copia datos de Access a Excel con frecuencia, puede guardar los detalles de una operación

de exportación para usos futuros e incluso programar la operación de exportación para que

se ejecute automáticamente en intervalos establecidos.

4. Detallar el proceso por medio de evidencia (Captura de pantalla) de la

validación de datos.

1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.

2. Seleccione Datos > Validación de datos.

3. En Permitir de la pestaña Configuración, seleccione una opción:

 Número entero: se restringe la celda para aceptar solo números enteros.

 Decimal: se restringe la celda para aceptar solo números decimales.

 Lista: permite elegir datos de una lista desplegable.

 Fecha: se restringe la celda para aceptar solo fechas.

 Hora: se restringe la celda para aceptar solo valores de hora.

 Longitud del texto: se restringe la longitud del texto.

 Personalizado: permite crear fórmulas personalizadas.

4.  En Datos, seleccione una condición.

5. Defina el resto de valores obligatorios de Permitir y Datos según su elección.

6. Seleccione la pestaña Mensaje de entrada y personalice el mensaje que verán los

usuarios al escribir datos.

7. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para

mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o

mantenga el mouse sobre estas.

8. Seleccione la pestaña Alerta de error para personalizar el mensaje de error y elegir

un Estilo.
 9. Seleccione Aceptar.

A partir de ese momento, cuando el usuario intente escribir un valor que no sea válido,

aparecerá una Alerta de error con el mensaje personalizado.

Cálculos con Base de datos.

II. Concepto. Sobre Cálculos con Base de Datos.

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y

cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las
bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier

otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están

compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero

tendrá cualquier número de filas.

Menciones las funciones de la base de datos.

Las funciones de base de datos son las que permiten la creación, modificación y depuración

de los datos dentro de una database en Excel. Esto mediante operaciones matemáticas que

se cumplen de manera automática según las especificaciones del usuario y la sintaxis de

cada función introducida. Dichas operaciones pueden ser de suma, multiplicación, conteo o

extracción.

Estas funciones son similares al resto de funciones ofrecidas por Excel, pero en este caso

llevan el prefijo BD en su sintaxis, lo cual hace referencia a su utilidad solo en las bases de

datos.

Tipos de funciones de base de datos en Excel

Excel tiene doce funciones de base de datos. Alfabéticamente, dichas funciones son las

siguientes:

1. Función BDPROMEDIO: devuelve el promedio de los valores seleccionados de un

campo de registros.

2. Función BDCONTAR: cuenta las celdas que contienen números en un campo de

registros.
 3. Función BDCONTARA: cuenta las celdas que no están vacías en un campo de

registros.

4. Función BDEXTRAER: extrae un único valor de un campo de registros que cumple

con los criterios especificados.

5. Función BDMAX: arroja el valor máximo de un campo de registros que cumple con

los criterios especificados.

6. Función BDMIN: arroja el valor mínimo de un campo de registros que cumple con

los criterios especificados.

7. Función BDPRODUCTO: multiplica los valores de un campo de registros.

8. Función BDDESVEST: calcula la desviación estándar basándose en una muestra y

usando los números de un campo de registros.

9. Función BDDESVESTP: calcula la desviación estándar basándose en toda la

población y usando los números de un campo de registros.

10. Función BDSUMA: suma los valores de un campo de registros.

11. Función BDVAR: calcula la varianza basándose en una muestra y usando los

números de un campo de registros.

12. Función BDVARP: calcula la varianza basándose en toda la población y usando los

números de un campo de registros.

Agrupaciones y Esquemas con base de datos.

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta

ocho niveles. Cada nivel interno, que está representado por un número superior de símbolos

del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un

número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o

columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear

un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o

un esquema de filas y columnas.

1. Para mostrar filas para un nivel, haga clic en el símbolo uno dos tres esquema.

2. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.

3. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región.

4. El nivel 3 contiene filas de detalle, en este caso, las filas 17 a 20.

5. Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema más

y menos, o presione ALT+MAYÚS+= para expandir y ALT+MAYÚS+- para contraer.

 III. A modo de resumen con sus palabras, en menos de cuatro líneas exprese lo

aprendido sobre los cálculos y las funciones con base de datos.

Hoy en día muchas organizaciones están perfeccionando sus procesos de gestión y análisis

de datos, incluyendo el uso de las funciones de databases en Excel. Funciona como

“almacén”, es decir, guarda grandes cantidades de información de forma organizada para

poder encontrarla y utilizarla de manera fácil y ordenada.

Su tutor virtual – Eyerys Jacinto,,,