Compra de Bienes

CODIGO HD.LOG.PR.
019
PAGINA 1
FECHA 09/01/2019
COMPRA DE BIENES
VERSION 02
REEMPLAZA HD.LOG.PR.019 / V01
SEGURIDAD DISCRECIONAL
$352%$&,Ï1
FECHA HORA FIRMA DEL

APROBADOR CARGO GERENCIA
APROBADO APROBADO APROBADOR
MALQUI PLAZA, JORGE EDUARDO JEFE DE GESTION DE RIESGOS Y O&M GESTION DE RIESGOS Y O&M 04/01/2019 11:17 AM
CARDO VELIT, RENZO GERENTE DE LOGISTICA LOGISTICA 04/01/2019 09:59 AM
5(9,6,Ï1
FECHA HORA
REVISOR CARGO GERENCIA ESTADO
REVISADO REVISADO
MAC KEE SCHULZ, FREDDY JESUS JEFE DE COMPRAS ABASTECIMIENTO LOGISTICO 12/11/2018 11:07 AM FINALIZADO
CÓDIGO: HD.LOG.PR.019 VERSIÓN: 02
MANUAL DE PAGINA: 1 FECHA: 13/11/2018

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
REEMPLAZA: HD.LOG.PR.019 / V01 SEGURIDAD: DISCRECIONAL
COMPRA DE BIENES
1. OBJETIVO GENERAL
Normar y describir el procedimiento a seguir para la adquisición de materiales e insumos, tanto a nivel local y los provenientes del exterior.
2. ALCANCE
Abarca desde la liberación de la solicitud de pedido en el sistema SAP hasta el cierre de la orden de compra.
3. CONSIDERACIONES GENERALES
3.1. El colaborador que tenga alguna duda en relación al presente procedimiento está en la obligación de consultar con los Jefes, Gerentes,
Superintendentes y/o con el Área de Gestión de Riesgos y O&M.
3.2. Es responsabilidad de los gerentes y jefes involucrados directa o indirectamente en el presente documento cumplir, controlar, aprobar,
verificar, revisar y dar cabal cumplimiento al procedimiento establecido.
3.3. Es responsabilidad de todos los colaboradores involucrados en el presente documento cumplir el procedimiento establecido.
3.4. Los criterios para tener en cuenta al momento de realizar la elección de un proveedor para la compra son los siguientes:
• Calidad • Condiciones de entrega.
• Precio. • Condiciones de pago.
• Disponibilidad • Garantía / Servicio post venta
3.5. En el caso se realice la importación de un bien, los costos y gastos incurridos en el desaduanaje, dependiendo del incoterm utilizado en la
transacción, son los siguientes:
• Gastos en país de origen / Inspecciones / Certificados / Permisos previos
• Flete internacional
• Seguro de transporte internacional
“Este documento es confidencial y debe ser considerado propiedad de HAYDUK Corporación y empresas subsidiarias y afiliadas. Solo puede ser distribuido con previa autorización”.

REEMPLAZA: HD.LOG.PR.019 / V01 SEGURIDAD: DISCRECIONAL
COMPRA DE BIENES
• Gastos en puerto de destino.
• Almacenamiento en destino / gastos de agentes de aduana u operador logístico / formularios oficiales / sanciones o multas / moras /
derechos de aduana / provisiones / transporte nacional / alquiler equipos de apoyo.
EN RELACIÓN CON LA MODIFICACIÓN DE ORDENES DE COMPRA
3.6. Los campos que se pueden modificar en la orden de compra una vez creada son los siguientes:
• Monto por pagar
• Cantidad
• Condiciones de Transporte
EN RELACIÓN CON LA CREACIÓN,MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO (SOLPED)
3.7. Las SOLPED que generan compras pueden tener dos orígenes: según lo indicado en el Manual Planificación Basada en Reservas:
1) SOLPED directa elaborada por el usuario solicitante.
2) SOLPED automática generada por el proceso de planificación en SAP.
3.8. Las SOLPED pueden ser con o sin imputación:
1) Con imputación, cuando se conoce el centro de costo al cual se carga el importe de la adquisición del bien.
2) Sin imputación, cuando son compras para acumulación de stock.
3.9. Es importante resaltar que para las SOLPED de material (de inventario y sin imputación) se debe colocar el grupo de compras del Comprador.
Mientras, que para las SOLPED de servicios, gastos generales, activos y material (con imputación), se debe colocar el grupo de compras del
centro de costo.

REEMPLAZA: HD.LOG.PR.019 / V01 NIVEL SEGURIDAD: DISCRECIONAL
COMPRA DE BIENES
3.10. En caso se realicen pedidos de activos fijos se debe elegir el tipo de SOLPED: ZSAC – Solicitud de Activo. Asimismo, se debe tener en cuenta
que el sistema solicita el ingreso del código de activo fijo para generar la SOLPED, este código debe ser solicitado por el usuario solicitante
al Analista de Contabilidad Activos Fijos.
3.11. En caso se requiera eliminar una SOLPED, se debe notificar al Planificador Logístico para que ejecute este requerimiento.

COMPRA DE BIENES
4. FLUJOGRAMA
PLANIFICADOR LOGÍSTICO / COMPRADOR LOCAL DE BIENES / JEFE DE COMPRAS / GERENTE DE

COMPRADOR LOCAL DE BIENES JEFE DE COMPRAS
SUPERTINTENDENTE DE PLANTA COMPRADOR EXTERIOR LOGÍSTICA / GERENTE GENERAL
Verifica relación de SOLPED

1 Libera SOLPED 2
liberadas
Verifica histórico de compras Evalúa necesidad de

3 4
del bien solicitado importación
¿Amerita?
SI
NO
Comunica necesidad de
importar bien
Indica que se cotice de manera

5 Recibe cotizaciones
local
Elige mejor opción y elabora

6 7 Libera Orden de Compra
Orden de Compra
8 Envía Orden de Compra
Tipo de
IMPORTACIÓN A
Compra
COMPRA LOCAL

COMPRA DE BIENES
COMPRADOR LOCAL DE BIENES /

COMPRADOR EXTERIOR
COMPRADOR EXTERIOR
Envía cronograma de pagos al

9 A
proveedor
Recibe y verifica documentos

10
del embarque
Registra costos de
11
desaduanaje
Tramita pago por derechos

12
aduaneros
Registra ingreso del bien en

13
almacén virtual
14 Realiza el pedido de traslado B
Realiza cierre de Orden de

15 Regulariza anticipo 16
Compra
FIN

COMPRA DE BIENES
5. PROCEDIMIENTO
Ref. Responsable Descripción de la Actividad Registros
Realiza la liberación de la SOLPED en el sistema SAP.

Planificador Logístico / Nota: Los materiales G01 y G02 los libera el Planificador Logístico.
• Liberación de
1. Superintendente de Los materiales G03 y G04, los libera el Superintendente de Planta.
SOLPED – Tx. ME55.
Planta Ambos pueden rechazar las SOLPED si no cumple con los criterios establecidos
(Ejemplo: Cifras correctas de gasto, el centro de costo incorrecto, etc.).
• Reporte de
Comprador Local de Verifica la relación de SOLPED liberadas, de acuerdo con los grupos de artículos que tiene Priorización de
2.
Bienes asignados, identificando el bien requerido. SOLPED – Compras -
Tx. ZPMR0002.
• Listado de Pedidos de
Compras:
Por Material: Tx.
Comprador Local de Verifica el histórico de compras del bien solicitado en el sistema SAP, para identificar si
3. ME2M
Bienes anteriormente ha sido importado, comunicando esta información al Jefe de Compras.
Por número: Tx.
ME2N.
• Correo Electrónico.

COMPRA DE BIENES
Evalúa necesidad de importación y define:

• SI Amerita Importación: Comunica la necesidad de importar el bien y asigna la
4. Jefe de Compras SOLPED al Comprador Exterior para que cotice. • Correo Electrónico.
• NO Amerita Importación: Comunica al Comprador Local de Bienes los motivos por
los cuales la compra se debe realizar de manera local.
Recibe la cotización del proveedor, la cual detalla las condiciones de venta del producto.
Comprador Local de
Nota: Para el caso de compras recurrentes se cotiza con el proveedor al que se le compra
5. Bienes /
frecuentemente. Para compras no frecuentes o para aquellas compras de materiales que
Comprador Exterior
se han dejado de adquirir por más de tres meses, se cotizan con tres proveedores distintos.
Comprador Local de
• Creación de Orden de
6. Bienes / Elige la mejor opción y elabora la orden de compra en el sistema SAP y solicita liberación
Compra - Tx. ME21N.
Comprador Exterior
Visualiza y evalúa el reporte de órdenes de compra pendientes de liberación en el sistema

SAP.
Jefe de Compras / • Liberación de Orden
Luego, comunica la liberación de la orden de compra al Comprador Local de Bienes /
7. Gerente de Logística / de Compra – Tx.
Comprador Exterior
Gerente General ME28.
Nota: Dependiendo del monto de la orden de compra se pueden requerir liberaciones
adicionales según la estrategia de liberación definida

COMPRA DE BIENES
Envía orden de compra al proveedor.

Comprador Local de
Según el tipo de compra ejecuta lo siguiente:
8. Bienes / • Correo Electrónico.
• Compra - Importación: Continúa en la Ref. 9 del presente procedimiento.
Comprador Exterior
• Compra - Local: Continúa en la Ref. 16 del presente procedimiento.
IMPORTACIÓN
Envía al Supervisor de Pagos y al Analista de Tesorería el cronograma de pagos para que

• Correo Electrónico.
se incluya en el flujo de Caja.
9. Comprador Exterior • Cronograma de
Nota: Todas las compras de importación le corresponden al Comprador Exterior
Pagos.
independientemente del grupo de artículos al que pertenezca el bien a importar.
Recibe y verifica los documentos del embarque de los bienes comprados, luego de ello
10. Comprador Exterior
coordina el desaduanaje con el Agente de Aduanas.
Registra costos de desaduanaje en el sistema SAP, los cuales se encuentran indicados en

• Modificar Orden de
11. Comprador Exterior la proforma enviada por el Agente de Aduana y comunica el monto a pagar a la SUNAT al
Compra - Tx. ME22N.
Analista de Tesorería y Supervisor de Pagos por concepto de derechos arancelarios.
Tramita el pago del anticipo al Agente de Aduana por concepto de derechos aduaneros
12. Comprador Exterior con el Analista de Tesorería y Supervisor de Pagos, para que se trasfiera el importe
consignado en la proforma enviada.

COMPRA DE BIENES
Luego de la llegada del bien, registra el ingreso en el almacén virtual CD Aduanas en el

• Ingreso de Mercadería
13. Comprador Exterior sistema SAP, con lo cual se encontrará en un almacén de tránsito (clase H502), hasta
- Tx. MIGO.
concluir el proceso de nacionalización en aduanas.
Realiza el pedido de traslado entre centros en el sistema SAP, indicando la clase de • Registro de Traslado
14. Comprador Exterior traslado (ZPTI), el centro origen (clase H502), centro destino, el material, cantidad a entre Centros – TX.
trasladar, costo de traslado y proveedor. ME21N.
Consolida los documentos de sustento para la regularizar el anticipo que se le envió al

Agente de Aduana.
15. Comprador Exterior Coordina con el Área de Contabilidad el registro y la aplicación del anticipo.
Nota: Se emite un pago si el anticipo no cubre los gastos o de lo contrario se cobra al
Agente de Aduanas el saldo del anticipo.
COMPRA LOCAL E IMPORTACIÓN
Comprador Local de
Luego de la verificación de la recepción del material, realiza el cierre de la orden de compra
16. Bienes / Comprador • Correo Electrónico.
generada y comunica al Jefe de Compras.
Exterior

COMPRA DE BIENES
6. ANEXOS
ANEXO 1 DEFINICIONES
• COTIZACIÓN: Documento por el cual el proveedor realiza su oferta de los bienes requeridos, en el que detalla los precios, características,
condiciones de venta, de entrega y de pago de los bienes o servicios que ofrece.
• HOLGURA: Es la cantidad de días que resulta de la diferencia entre la fecha de necesidad colocada por el usuario menos la fecha de liberación
de la SOLPED. Este periodo determina el tiempo que dispone el área de compras para gestionar la adquisición. Incluye el tiempo de atención
del proveedor y el tiempo del transporte.
o Planificado: Cuando el plazo de atención es mayor a 15 días hábiles (>15).
o Urgente: Cuando el plazo de atención se encuentra entre 5 a 14 días hábiles.
o Emergencia: Cuando el plazo de atención es menor o igual a 4 días hábiles.
• SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED): Una solicitud de pedido es una petición para comprar, la cual tiene como fin obtener una cantidad
determinada de un bien o un servicio. A continuación, se enumeran las características más importantes de una solicitud de pedido:
o Es un documento interno: no se utiliza fuera de la empresa.
o Las solicitudes de pedido están sujetas a un procedimiento de liberación.
o Los costos se pueden repartir entre varios objetos del Controlling mediante la imputación.
o Una solicitud de pedido se satisface mediante pedidos o contratos marcos a un mayor plazo.
o La posición de una solicitud de pedido contiene la cantidad y la fecha de entrega del material a suministrar o la cantidad de la prestación de
servicio.

COMPRA DE BIENES
ANEXO 2 CLASIFICACIÓN DE MATERIALES
A continuación, se muestran la clasificación de los materiales y su descripción.
CLASIFIACIÓN MATERIAL DESCRIPCIÓN

Materiales con alta y baja rotación.
Reposición automática
G01 Materiales de stock
Solicitud e inventario es de responsabilidad de
Logística
Materiales con stock de seguridad.

Inventario es responsabilidad del usuario.
Cumple las siguientes condiciones
G02 Materiales críticos
* Asociado a equipo crítico
* Demanda impredecible
* Difícil de conseguir
Materiales de uso inmediato.

G03 Materiales de no stock No pueden estar en el stock más de 3 meses.
Solicitud e inventario es responsabilidad del Usuario
Materiales directos e indirectos de producción para

G04 Materiales de Producción
CHI / CHD.

COMPRA DE BIENES
ANEXO 3 TIPOS DE HOLGURA
TIPO DE HOLGURA DESCRIPCIÓN
Se consideran bajo esta clasificación aquellas SOLPED originadas para reponer inventario, así como aquellas originadas por las áreas
PLANIFICADO
usuarias solicitando bienes de uso inmediato, cuya gestión logística implica la colocación de O/C.
Se considera bajo esta clasificación las SOLPED originadas para reponer artículos de inventario que por requerimientos operativos hayan
tenido un consumo o rotación más alta que el promedio normal; así como aquellas originadas por las áreas usuarias solicitando bienes
URGENCIA
destinados a finalidades específicas, no programadas, o cuyo requerimiento sea producto de situaciones imprevistas como condiciones de
captura, condiciones climatológicas inesperadas o contingencias sociales que afecten las operaciones.
Se consideran bajo esta clasificación las situaciones excepcionales debidamente justificadas y autorizadas por el Gerente del área, tales
como requerimientos de bienes necesarios para atender fallas en la operación de equipos de las embarcaciones o Plantas, cuya
paralización o interrupción podría traducirse en pérdidas económicas para la compañía.
a) Flujo regularización: Es el material que solicitan con una holgura de 0 a 4 días pueden ser:
EMERGENCIA • Solución Operativa: el usuario se encarga del abastecimiento del material por coordinación directa con el proveedor, traslado de
material con otra planta o préstamo con otra empresa y es regularizado por el área de logística.
• Solución logística: Logística se encarga de la coordinación de compra con el proveedor sin seguir el flujo regular de atención con
SOLPED liberada y luego regulariza en SAP la atención.
b) Flujo SAP: Es el material que solicitan con holgura de 1 a 4 días. El área de compras atiende siguiendo el flujo regular de compras,
desde que liberan la SOLPED, con una prioridad uno.

COMPRA DE BIENES
7. CONTROL DE CAMBIOS
Página
Versión Fecha Descripción Del Cambio Solicitante
Afectada
Se incorporó las actividades del procedimiento compra de bienes locales, se

Todo el cambió el nombre, objetivo y alcance del documento. Así como también se Matt Gonzales / Renzo
00 05/11/2012
documento incorporó el protocolo de comunicación según el tipo de requerimiento en la Cardo
Consideración 4.9.
Se incluyen las consideraciones generales 3.7, 3.8 y 3.9 que hacen referencia
01 2 30/05/2018 Renzo Cardó
a la creación de SOLPED.
Se incluyen las consideraciones generales 3.10 y 3.11 que hacen referencia
01 2 30/05/2018 Renzo Cardó
a las modificaciones de Órdenes de Compra
01 4,5 30/05/2018 Se actualiza el punto 4. Flujograma. Flavio Vargas
01 6 - 10 30/05/2018 Se actualiza el punto 5. Procedimiento. Flavio Vargas
01 10, 11 30/05/2018 Se incluyen las Definiciones en Anexo 1. Flavio Vargas
Se elimina el Anexo referente a los tipos de requerimiento y sus flujos de

01 11 30/05/2018 Freddy Mac Kee
comunicación según días laborables y no laborables.
01 12 30/05/2018 Se agrega el Anexo 2 donde se describe la clasificación de los materiales Freddy Mac Kee

COMPRA DE BIENES
Página
Versión Fecha Descripción Del Cambio Solicitante
Afectada
01 13 30/05/2018 Se agrega el Anexo 3, que hace referencia a los tipos de holgura. Freddy Mac Kee

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FECHA HORA FIRMA DEL

CARDO VELIT, RENZO GERENTE DE LOGISTICA LOGISTICA 04/01/2019 09:59 AM

MANUAL DE PAGINA: 1 FECHA: 13/11/2018

• Calidad • Condiciones de entrega.

• Precio. • Condiciones de pago.

• Disponibilidad • Garantía / Servicio post venta

• Gastos en país de origen / Inspecciones / Certificados / Permisos previos

• Seguro de transporte internacional

MANUAL DE PAGINA: 2 FECHA: 13/11/2018

• Gastos en puerto de destino.

EN RELACIÓN CON LA MODIFICACIÓN DE ORDENES DE COMPRA

• Monto por pagar

EN RELACIÓN CON LA CREACIÓN,MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO (SOLPED)

1) SOLPED directa elaborada por el usuario solicitante.

2) SOLPED automática generada por el proceso de planificación en SAP.

3.8. Las SOLPED pueden ser con o sin imputación:

2) Sin imputación, cuando son compras para acumulación de stock.

MANUAL DE PAGINA: 3 FECHA: 13/11/2018

MANUAL DE PAGINA: 4 FECHA: 13/11/2018

PLANIFICADOR LOGÍSTICO / COMPRADOR LOCAL DE BIENES / JEFE DE COMPRAS / GERENTE DE

Verifica relación de SOLPED

Verifica histórico de compras Evalúa necesidad de

Indica que se cotice de manera

Elige mejor opción y elabora

8 Envía Orden de Compra

MANUAL DE PAGINA: 5 FECHA: 13/11/2018

COMPRADOR LOCAL DE BIENES /

Envía cronograma de pagos al

Recibe y verifica documentos

Tramita pago por derechos

Registra ingreso del bien en

14 Realiza el pedido de traslado B

Realiza cierre de Orden de

MANUAL DE PAGINA: 6 FECHA: 13/11/2018

Ref. Responsable Descripción de la Actividad Registros

Realiza la liberación de la SOLPED en el sistema SAP.

MANUAL DE PAGINA: 7 FECHA: 13/11/2018

Ref. Responsable Descripción de la Actividad Registros

Evalúa necesidad de importación y define:

Visualiza y evalúa el reporte de órdenes de compra pendientes de liberación en el sistema

MANUAL DE PAGINA: 8 FECHA: 13/11/2018

Ref. Responsable Descripción de la Actividad Registros

Envía orden de compra al proveedor.

Envía al Supervisor de Pagos y al Analista de Tesorería el cronograma de pagos para que

Registra costos de desaduanaje en el sistema SAP, los cuales se encuentran indicados en

MANUAL DE PAGINA: 9 FECHA: 13/11/2018

Ref. Responsable Descripción de la Actividad Registros

Luego de la llegada del bien, registra el ingreso en el almacén virtual CD Aduanas en el

Consolida los documentos de sustento para la regularizar el anticipo que se le envió al

COMPRA LOCAL E IMPORTACIÓN

MANUAL DE PAGINA: 10 FECHA: 13/11/2018

o Planificado: Cuando el plazo de atención es mayor a 15 días hábiles (>15).

o Urgente: Cuando el plazo de atención se encuentra entre 5 a 14 días hábiles.

o Emergencia: Cuando el plazo de atención es menor o igual a 4 días hábiles.

o Es un documento interno: no se utiliza fuera de la empresa.

o Las solicitudes de pedido están sujetas a un procedimiento de liberación.

MANUAL DE PAGINA: 11 FECHA: 13/11/2018

ANEXO 2 CLASIFICACIÓN DE MATERIALES

A continuación, se muestran la clasificación de los materiales y su descripción.

CLASIFIACIÓN MATERIAL DESCRIPCIÓN

Materiales con stock de seguridad.

Materiales de uso inmediato.