* ELEMENTOS DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL (La actividad de cualquier organizaciéa exige ana visién de conjunto que abarque diferentes aspectos, entre los que se destacan la formulacién de objetivos y planes, la organizacién en-dreas y niveles jerérquicos, la obtencién. de los recursos humanos adectados y su‘motivacién, la fijacién de comportamientos organizatives, Ia coordinacién y promocién.de actividades, el control y el andlisis critico del funcionamiento de la entidad, etc. Esto indica que hay cicrtos clementos o factores indispensables con los que toda entidad deberd contar. eae SMI UR1. PLANIFICACION Y OBJETIVOS 1 accionar de las organizaciones debe estar orientado de acuerdo’con un rumbo establecido, con determinados propésitos, y no puede quedar a merced de circunstancias ceventuales. Porelloes imprescindible disponer de un conjunto de elementos para prever orientar ‘¥coneretar Ia accion futura. ‘Mediante In planificaciGn se determinan las acciones que se Ievaria a cabo ea et futuro, el momento de su tealizaciéa, los responsables de su ejecucién y los recursos ‘nocesarios par tnles fines.A twavés de la planificaciéa sc pretende pronosticar diversos cursos de accién que se deberfan implementar en ¢! futuro, af como también prever aquellas contingencias que Pucden afectar a los elementos que conforman tanto Ia organizaciéa como el ambiente ‘extemno que Ia rodea. El proceso de toma de decisiones de:los administradores estar condicionado por este pronéstico y por sus contingencias futuras: Uno de los factores més importantes a tener en cuenta en Ja formulacidn del plan son ( es iene poes emcin se-desea alcanzar cl fin hacia el ‘se encaminard la ofganizacién, = objetives pueden expresar metas cualitativas o cunntitativas, en la medida en ‘que describan aquéllo qué Se desea lograr o se cnuncicn cn téminos de-cantidades, |~~~ As{como en una organizacién sediferencian distintos niveles de jerarquias, es posible iferenciar también distintos niveles de objetivos, desde los generales, que abarcan la ‘organizaciGn toda, hasta los especificos de cada fea, sector 0 deparamento, Yos cuales se derivan de los primenos. La formulacin ots obetivos deb we relavmente exible fin epost smoaificacién si las circanstancias en las que se basaron tan ser muy diferentes, ‘posto que el futuro esté sometide a incertidumbre. @)comumicacion {La comunieacién es esencial para cl funcionamiento de las organizaciones; es el spedio porel cul se relacioaan su itlegrantes,fclitando el logro de objetivos. ‘A tenvés de un proceso de comunicacién es posible: a) Dar a conocer las politicas organizacionalcs. 1) Divulgar ls meus y objetivos previstos. ‘¢) Analizar y establecer acciones para alcanzarlas. ~ 4) Onganizar los recursos humans. ©) Propooer criterios para la evaltsaciée del personal, {) Crear un clima laboral adecuado en el que tas personas poedan desempefiarse con eficiencia. Las organizacionesinternetéan constanteente con un contexi en permanente cambio, Jo cual genera un cial sigiticativo de informacién. Para dar a conocer effeazmente cesta informacién es necesaro graduar su yolumen de tal manera que no distorsione Ia ‘organizacidn. A este respecto Koontz y Weihrich afirmaan: Lo que necesita el gerente no 2s la informacion méxioa, sino la pertinente’. La comunicacién y 1a informaciéa son, por lo tanto, elementos clave para cualquier ‘oxganizaciGn pues influyen en el proceso dé toma de decisiones, ya que no- se puede decidir en forma adecuada sin conocer en profundidad Ia situacién. por resolver. ‘Maret Kom, en Welch BemenydeAdninici, el, Mer Mic, 199 le 3.“2:1. Medios convencionales'de comunicacién™ = Las reas, niveles, puestos y personas que forman una organizaciéa utiizan distintos ‘medios de comunicaciéa, cvaluando previamente las ventajas y los inconvenientes que ‘presenta cada uno de ellos. Es conveniente utilizar una combinaciGa de medios adecunda ‘cada situacin particular, contcmplando las caracteristicas el emisor¢l tipo y contenido del mensaje, las caruetertsticas del receptor, Ia incidencia de los canales informales y el ‘émbito deatro del cual se leva a cabo este proceso. Comunicacion verbal: Es una de las formas transmis de knformaci «un receptor a través de a pala hhabloda. Esta forma de comunicaciGn ofrece la posibilidad de conocer la:respuesta en {ox ae, pent refrac seta dol mean tts do a psi princi inconvenints dela comicacén verbal reside en a fala de prubas sobre las cuestiones tratadas y, por lo tanto, en un menor compromiso de 6s interlocutores ‘en comparacién con los medios escritos.Comunicacién escrita: Utiliza diversos soportes y formas’ de transmisi6n:,cartas, notas intemas, circulares \ditigidas a todos o parte de los empleados, fax, redes de comiinicacién informatica (coreo clectrénico, www, teleproceso, ec.)- \ Este medio de comunicacién permite proba, a través de los soporte utiizados, el centenid del mesaetasumitdo y eerie el comproms asim px clemor {y por el receptoe. También posibilit realizar comunicaciones extesas o detalladan. 4 | Sus inconvenientes residen en su lentitud, en el tiempo que se requiere para leerios y on mee fax y ln comunicacién Coimiinicadién gestuat: Se'evidencia a través de expresiones del rostro o movimicntos de las manos que ‘generalmente acompafian la transmisién de un mensaje en la comtnicacién personal} ttavés de ellos puede vetiticarse si el significado del mensaje es acorde com los gesios cxpesidios, constituyendo éstos una forma de comunicacién que debe tenerse en cuenia ‘enel momento dé evalua la cemteza 0 falsedad de lo que se transmite|22. PHgGS Cs COMmUNCaOn [Los canales de comunicacién utilizados en las distintas dreas de una organizaciée varian sogiin sca su estilo de direccién. + COMUNICACION DESCENDENTE : sumac = (COMUNICACION LATERAL 2.2.1. Comunleacién superiors i disposiciones o instrucciones los niveles intermedios y para concrotar a través de Ins mismas Jas decisiones relacionadas con as polfticas de 1a organizacién. Esta forma de comunicacién se caracteriza por la existencia de una via jerirquica que debe ser obsservada por el resto de Jos niveles. El medio utilizado para su implementacién puede ser a través de reuniones de la direccidn o bien circulares internas y memorandos cuando las érdenes impartidas son de caricter general. ‘Cuando cn una organizacién sélo existe comunicacién descendente 0 ésta predomina de forma clara, es un indicador de que existe un estilo de direccién autoritario.22.2: Comunicacién-ascendente——-— —_— {Us cumunioeciéa on sontido anceadone os inica on Tos sivelosinfciors do tn ‘organizaciéa. Los destinataris pueden a través de ella evaluarel resultado den delegacién de Ia responsabilidad, asf como tambiéa advertir posibles deficiencias en el desompefio de los niveles subordinados) Permite, por otro lado, enterarse de sus inquictides, aspiraciones y difcultades. Entre Jos distintos medios utilizados se: encuentran los buzones de sugerencias, las reuniones con representantes sindicales, las reuniones con empleados, las entrevistas ‘personales, los cuestionarios de evaluaciGa del mando, etc. ‘La comunicacién ascendente desempefia una funciGn importante en las organizaciones, de estilo democritico y participative, 22.3. Comunicacién lateral El sentido de la comunicacién se da entre reas 0 departamentos del mismo 0 distinto nivel jerdrquico.in-e primer supuesto hablamos de comuntencién horizontal y en el segundo de comunicacién diagonal Con este tipo de comunicacién se logra fortalecer la coordinacién organizacional. Se promueve, sobre todo, a través de reuniones inter-Greas o de puesta en marca de comités.2.3 Barreras y detéctOs 6rt I ectrsTa eats $$ [La facebiliad de alcamzar las metas y objetivos de la organiracién esté supeitada a la cxistencia de una efectiva comunicacién entre sus dress y niveles. Si bien es importante ‘mejorar constantemente los sistemas de comunicacién internos, muchas veces surgen ‘bareras y dificultades que los entorpecen y los hacen poco operativos. Siguiendo a Koontz 1y Weilwich podemos destacar, etre las ms importantes, as siguientes bareras y defectos en la comunicacién: 1 Escucha defectuosa: [La actitud asumida por as partes qu intervienen en una comunicacin puede deformar © tergiversar el sentido del mensaje. Por ejemplo, cuando uno de los interlocutores trata de imponer su punto de vista sn escuchar a la ota parte o pensar una respaesta mientras oye a Ia persona que participa en el diflogo. Para que Ia comiunicaciGn sea eficaz es preciso saber escuchar, poniéndose en el lugar de la persona que habla. 1D Recelos en ta comunicacién: Las carncteristicas del imbito dentro del que se desarrlla el proceso de comunicacién sfectan la calidad del mismo, Por ejemplo, la existencia de wn clima laboral desfavorable. ‘ouna cultura organizacional autoritaria generan desconfianzas y temores que entorpecen, ‘una buena comunicaciGn, Para mejorar es preciso crear un ambiente franco y distendido, Exceso de informacién: Un efectivo sistema de comunicacién debe transmitir informacién clara y pertinente, ‘Mochas veces Jos niveles supetiores e ln organizaciGn reciben informacién excesiva, sobre todo en estilos autortarios de direccisn, Una sobrecarga de informacién dificulta ‘su correcta interpretacién, impidiendo la ernisiGn de respuestas adecuadas. Percepeidn selectiva: ‘Existen situaciones en las que los receptores pierden objetividad en el momento de interpretar el mensaje que reciben pues tratan de adaptar el significado a sus propios intereses, lo cual entorpece los contactos interpersonales.. 1D Actitud predeterminada: Un intento de comunicacién puede malograrse cuando el emisorde un mensaje adopta ‘una posicién definida antes de recibir In respuesta de su Por gjemplo, cuando tun subalterno efectda una consulta a pesar de haber tomado una ‘de antemano sin esperar la respuesta de su superior. Q Maia seleceidn def momento para establecer ta comunicacién: Es conveniente seleccionar el momento propicio para iniciar una comunicacién, de tal manera que se pueda logrer su objetivo. La Oportidad de a comunicacin constuye tuna de las claves de su éxito,‘a. TOMA DE DECISIONES —————___- ‘El desarrollo dela gestién organizacional plantea en forma constante problemas de distinta ‘naturaleza que deben ser resueltos a través de una permanente toma de decisiones. El proceso de toma de decisiones estéafectado por diversos factores que contribayen ‘la cleccidn de alterativas apropindas para la voluciGa de cada problema en particular. Pura ello los administrados deben disponer de informacidn de calidad, stil y adectada ‘para cada problema. Dentro del conjunto de stuaciones por resolver existen algunas de eardcter repetitivo _y por ello conocidas y controlables. En este caso las opciones o alternativas que ‘legis estan programadas de antemano, Otras, en cambio, se presentan en determinadas circunstancias con caricter de excepciGn. En estos casos es necesario contar con informacién espectfica para poder encontrar altemativas viables. Estas decisiones, en consecuencia, no pueden ser programadas y adoptan tn cardcterestratégico. ‘Toda organizacn se propone una serie de objetivo, fines o propésitos que espernaleanzar Iimplemcatando distintos cursos de accidn diigidos al loro de los sixmos. Los cursos de accidn constituyen\estrategias o planes)por(nedio de los cuales se farce eaten «lens ces que la organizacién debe seguir para lograr sus propésitos.ncluyendo los pasos para enfrentarsitaciones sobre las que no se puede berver control. + RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES ‘Toda organizacidn necesita de recursos para poder conseguir un objetivo y cumplit con -métas prefijadas, entendiendo por recursos los bienes 0 elementos que se necesitan como medios para la ejecucin de las treas en una organizacidn \Podemos encontrar distntos tipos de recursos: . Ql Recursos fumanos: Las personas constituyen el principal recurso de que dispone la orgenizacién\La correcta asignacin de funciones, una adecuada seleccidn del personal, ‘tc. son factores clave para el éxito de In onganizacién, - ‘La organizacién deberi: © Definir las tareas de eada érea o departamento. © Asignar responsabilidades.~ ee ih sé erro HE ENT te spac" Perea tte mani sivs cpt las personas para el desazrollo de sus actividades dentro de la Organizacin. J ‘monetarios, conformados pols fondos neesaros pare deseavelvimiento ycrecimient© Ta orpanizaciéa. Su orign podeé ser ¢(ondos proplos: rmonetaios de los socios, asociados, nto dustin FE pore se ‘en cl momento de inicio de Ins cand dsc parc ssa desarrollo de Ja. é Dentro de los recursos materiales encoatramos los recursos financleros, propiamente de ‘Condos de terceros: Coresponden a recursos financieros que provienea de personas nntctones jena In orgaizacin,y que conten psivos para la misma |