INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS DEL PROYECTO

DANIEL ANDRES CARO ENRIQUEZ

Ficha 1412918

JOAQUIN VELEZ HERRERA

Ingeniero

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

PROGRAMA DE TECNOLOGÍA VIRTUAL DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

2017
ABM DOMICILIOS

Recolección de datos

Objetivo general

Implementar un sistema de información que permita gestionar el proceso de toma de

pedidos hasta su posterior entrega dentro de la empresa abm domicilios la cual se dedica a
brindar servicio de domicilios las 24 horas en la ciudad de Bogota D.C.

Objetivos específicos:

 Conocer Los actores involucrados en el proceso de la toma de pedidos.

 Identificar el proceso que actualmente se maneja en la prestación de este servicio.
 Buscar un método en el que se pueda salvaguardar la información.
 Implementar un seguimiento a cada pedido hasta su entrega.

Stakeholders:

 Gerente
 Administrador
 Domiciliario
 Cliente dom

La Entrevista

El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos. La entrevista

puede ser:
  Estructurada: Cuando el entrevistador elabora una lista de preguntas las cuales
plantea siempre en igual orden (existe un formulario preparado).

 Semiestructurada: En la que el entrevistador tiene libertad de hacer preguntas

adicionales.

 No estructurada o abierta: En la que el entrevistador tiene una guía general con

temas específicos y toda la flexibilidad para manejarlas, se manejan varios tipos de
preguntas, generales, para ejemplificar, de estructura o estructurales y de contraste.
(Segun la página web data collection and reports blogspot.com)

Para este caso, la entrevista semiestructurada es una técnica de recolección que se debe
aplicar, debido a que se puede determinar el punto de vista de cada uno de los stakeholders
que intervienen en el proceso frente a la problemática del caso, así se conocerá la
expectativa que tienen frente a la posible solución y manejo que se le pueda dar.

La Observación

Los hechos se estudian sin intermediarios, se evitan distorsiones de los mismos.

La observación puede adoptar diferentes modalidades:

Según los medios utilizados o clasificación

 Observación estructurada: Se observan los hechos estableciendo de antemano qué

aspectos se van a estudiar.

 Observación no estructurada: Consiste en recoger y anotar todos los hechos que

sucedan en determinado momento sin poseer guía alguna de lo que se va a observar.
Según el lugar donde se va a realizar

 Campo: los hechos se captan tal y como se van presentando en el mismo sitio donde
usualmente se encuentran o viven los sujetos estudiados. Allí se observa cómo actúa
el sujeto.

 Laboratorio: tiene cierto carácter experimental y comprende la observación

minuciosa y detallada de un fenómeno en un sitio especialmente previsto para hacer
la observación. (Según la página web data collection and reports blogspot.com)

Para este caso, la observación estructurada y en campo es una técnica de recolección que se
debe aplicar, debido a los reprocesos y demoras que toma las respuestas a cualquier
solicitud, así se conocerá dónde radica estos inconvenientes (demoras y reprocesos) para
dar una posible solución.

Instrumentos aplicados en la Entrevista:

 Formato de Entrevista, que se usará como base.

A la señora Karina Ramírez gerente general de la empresa comercializadora abm
sas.

Entrevista:

1. ¿Actualmente maneja algún sistema de información en la prestación del servicio en

la empresa abm domicilios?

R= en la empresa abm implementamos hace 10 años una página de internet la cual

nos permitió darnos a conocer como empresa, en el área de los domicilios; nuestra
visión es en un futuro podernos extender a las principales ciudades de Colombia en
 el tema de la entrega de domicilios 24 horas especialmente en hoteles que es donde
están nuestros principales clientes.
Como se puede notar cuando uno sale de viaje a otra ciudad en muchas ocasiones se
olvidan cosas necesarias las cuales nosotros con experiencia en el sector podemos
facilitar a nuestros clientes las 24 horas.
Esta página de internet que mencione fue hecha con el propósito de darnos a
conocer; pero en la actualidad estamos buscando un sistema de información aislado
a este para poder manejar internamente el control de nuestra empresa, dándole otra
perspectiva con un sitio web totalmente distinto al que se está manejando.

2. ¿podría explicar brevemente cómo se realiza la toma de un pedido?

R= nosotros estamos inscritos en varios sitios como páginas amarillas, donde

nuestros clientes nos pueden llamar para solicitar el domicilio, de acuerdo al área
donde se encuentre ubicado se le dice el tiempo de entrega y se toma el pedido en
una libreta, seguido a esto se prepara si es el caso y si no se le da la indicación al
domiciliario de donde debe comprar lo que se nos solicitó, se realiza una remisión
con el valor del domicilio y su recargo y manejamos una política interna de 45
minutos por domicilio, si el pedido es en un hotel se le da un incentivo al
recepcionista para que en el momento que le pregunten por alguna opción de
domicilio nos elija.

2. ¿Cómo realiza en la actualidad el registro y control de sus inventarios?

R= A inicios de mes el administrador realiza un inventario general en el que se

cuentan las unidades de todos nuestros productos, en un Excel vamos introduciendo
las unidades que se agregan dentro del mes y 5 días antes de cada mes se realiza un
cierre y se contabiliza todo.

3. ¿Cuánto tiempo le toma a un cliente desde que se comunica con ustedes hasta que recibe
su pedido, me podría describir este proceso?

R=Manejamos en la actualidad dos sucursales y dos mensajeros, por lo que se debe

tomar encuentra la ubicación del domiciliario para poder dar un tiempo exacto al cliente,
claro que esto en algunas ocasiones nos falla debido a que falta implementar un sistema en
el que nos podamos comunicar más efectivamente con el domiciliario y poder dar unos
tiempos más exactos, entonces respondiendo la pregunta serían más o menos de 45 minutos
a 1 hora, en algunas ocasiones perdemos comunicación con los clientes cuando llaman de
celulares y no tenemos como informarles cualquier novedad con el domicilio.

4. ¿en temas contables como maneja la facturación y control de ventas?

R=guardamos las facturas de las compras que se realizan a proveedores y tenemos una
Valera con remisiones de las que guardamos una copia para el control interno de la utilidad.

5. ¿para la entrega de publicidad e incentivos a clientes que tipo de proceso está

implementando?

R=manejamos una propina que se deriva del 5% de lo que cuesta el pedido esto va para el
recepcionista; en otros casos se entrega una tarjeta al cliente y después de que se firmen 10
pedidos damos uno completamente gratis; este último no ha dado buenos resultados debido
a que las firmas en las tarjetas son falsificadas y no tenemos un control más preciso para
determinar cuántos domicilios se le han entregado a un cliente.

6. ¿Qué considera usted que es importante tener en cuenta al momento de manejar la

información para que se minimicen los errores en la entrega de un pedido?

R=se ha evidenciado últimamente que han aumentado un 200% los domicilios y nuestra
empresa se encuentra en crecimiento para lo que necesitamos un sistema de información
que nos pueda brindar una mejor comunicación con el cliente, un control en los inventarios
y la utilidad, y lo más importante, que se le pueda dar un seguimie4nto constante a un
pedido desde su toma hasta su entrega, teniendo control igualmente en el tema de la entrega
de incentivos y promociones, logrando tener a nuestros clientes en una base de datos para
su fácil ubicación.