Asientos de Ajuste Al final de cada ciclo econémico se preparan los informes financieros para demostrar los resultados obtenidos durante el periodo, tanto como el valor patrimonial de la empresa al final del ciclo. Estos informes financieros se claboran con los saldos contenidos en el Balance de Comprobacién de saldos. Pero es muy importante recordar que, con el Balance de Comprobacién, s6lo nos cerciora- mos del equilibrio de la ecuacién contable durante el proceso de registro de las transacciones co- merciales en un determinado periodo econémico, pues los valores que el mismo suministra no estan totalmente acoplados a la realidad de los acontecimientos administrativos y financieros de la empresa, ni a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Existen ciertos fenémenos contables que no se registran en los libros durante el desarrollo del ciclo econémico y que, por lo tanto, no se reflejan en el Balance de Comprobacién. Pero como esos fenémenos tienen una gran incidencia en el volumen de ingresos, egresos y valores patrimoniales dela empresa, se deben tener en cuenta para sincerar el Balance de Comprobacién. A tal sinceracién se la denomina ajustes, y con ella se obtiene una historia completa de todas las operaciones del periodo, expresadas en cifras razonables y determinadas de conformidad con los principios de con- tabilidad generalmente aceptados. Es frecuente que los saldos de ciertas cuentas reflejadas en el Balance de Comprobacién al final del ciclo econémico no muestren los valores exactos en el momento del mismo. Es el caso, por ejem- plo, de la cuenta Banco, donde, por lo general, el saldo del estado de cuenta emitido por el Banco no coincide con el saldo de dicha cuenta en los libros de la empresa. Entre las causas que originan tal disparidad estan los cheques emitidos por la empresa y atin no presentados al cobro'por parte de los beneficiarios. Las notas de débito y de crédito registradas por el Banco y no asentadas en los libros de la empresa también son otra causa de la no coincidencia entre los saldos de la cuenta bancaria. Los Articulos de escritorio son también un buen ejemplo de este tipo de cuentas inocente- mente insinceras. En esta cuenta se registra el valor, a precio de factura, de todos los suministros para uso de escritorio; pero como buena parte de esos insumos se gastan en las actividades diarias del trabajo de oficina, el valor real de tales articulos existentes en almacén es menor que el registra- do en los libros. Las dos cuentas citadas son ejemplos de un grupo de cuentas que necesitan ser analizadas para determinar su verdadero valor antes de finalizar un ciclo contable. El proceso de andlisis y registro contable para actualizar los saldos se conoce como Asientos de Ajuste. Estas operaciones suminis- ‘van una gran ayuda para la precisién administrativa y contable antes de cerrar el ciclo econémico. Procedimientos para realizar 4d los Asientos de Ajuste Los Asientos de Ajuste son muy diversos y ningtin cuadro de clasificacién abarca todos los ajustes posibles. La cantidad de los ajustes a realizar y su complejidad dependen del tipo de empresa en que se realicen. La siguiente lista contiene los asientos mas comunes y sirve de esquema para orientar su estudio y ejercitacion, considerando que las principales situaciones que requieren un proceso de ajustes son éstas: 1. Amortizacion de gastos pagados por adelantado. 2. Amortizacién de ingresos cobrados por anticipado. 3. Acumulacién de gastos causados y no pagados. 4, Acumulacién de ingresos devengados y no cobrados 5. Depreciacién de activo fijo tangible La yyS= SS 6. Amortizacion de activo fijo intangible. 7. Bvaluacién de las inversiones temporales. 8. Amortizacion de intereses de financiamiento no causados. 9. Creacién y ajuste de la provisién para cuentas dudosas. 10. Acumulacién de pasivo por efecto legal de prestaciones sociales. Situacién 1: A: por adelantado A veces la administracién de la empresa cancela por adelantado ciertos gastos de vital importan- cia. Estos gastos pueden ser, por ejemplo, pélizas de seguro, gastos de publicidad, gastos de alqui- ler, articulos de escritorio, articulos de mantenimiento y limpieza, etc. nto para amortizar gastos pagados En contabilidad hay dos maneras de registrar estos gastos pagados por adelantado: una de ellas consiste en registrarlos como un activo; la otra consiste en registrarlos directamente como gastos. El contador debe decidir una opcién para el registro segtin lo contemplado en el sistema contable implantado por la empresa. Sea cual fuere el asiento de Diario realizado, en el momento del cierre del ciclo econémico es necesario efectuar un asiento de ajuste para sincerar el monto del gasto que realmente se hizo durante el periodo. El procedimiento contable a seguir en ambos casos es el siguiente: Primer caso: Registro inicial como activo Consideremos como ejemplo que el 01 de octubre de 2009, la empresa X adquirié una péliza de seguro contra incendio por Bs 3.600 anuales y cancelé con cheque. El asiento en el Libro Diario seré el siguiente: x 01/10/08 | Seguro pagado por adelantado 5.600 Banco 8.600 Péliza de seguro contra incendio, cancelada con Cheque WW sac Luego del pase al Libro Mayor General, la cuenta del activo Seguro pagado por adelantado reflejard el siguiente saldo: ‘Seguro pagado por adelantado FECHA ‘CONGEPTO DEBE | HABER | SALDO 01/10/09 | Seguro contra incendio 3.600 Para el 31 de diciembre, fecha en que la empresa cierra su ciclo econémico, el Balance de Comprobacién no muestra el monto del gasto incurrido por concepto de seguro. Tampoco el saldo de la cuenta Seguros pagados por adelantado es el verdadero, pues el derecho que la empresa tiene sobre ese activo ha disminuido con el avance del tiempo; recordemos que la péliza tiene una vigencia de un afio y que desde el momento de su compra hasta el cierre del ciclo contable han transcurrido tres meses exactos. Esto indica que el valor del activo ha mermado para convertirse en un gasto que atin no ha sido registrado en los libros. En términos econémicos, la cuota mensual del seguro es de 300 bolivares (3.600/12); por lo tanto, de los 3.600 bolivares del costo original del seguro, 900 bolivares corresponden a gastos de seguro hechos durante los tres meses transcurri- dos, y el resto, 2.700 bolivares, es el monto real del activo Seguros pagados por adelantado, que seguiré estando vigente durante los siguientes nueve meses del préximo ciclo econémico. La figura a continuacién ilustra el planteamiento descrito en este primer caso:Gasto de seguro Seguro pagado por adelantado Bs 900 Bs 2.700 | Lapso de vigencia de Ja péliza ut [Aago. [Sep. [Oct. | Nov. | Dic. | Ene. [Feb [Mas [ abr. [atay, un. Jul, [Ag rae [sev ‘Afio 2009 ‘Afio 2010 El Asiento de Ajuste que corresponde en este primer caso es un cargo a la cuenta de gastos y un crédito a la cuenta de activo, como se muestra en el siguiente ejemplo: 31/12/09 | Gastos de seguro 900 Seguro pagado por adelantado 900 Ajuste para registrar los gastos de seguro | hechos Al hacer los respectivos pases al Libro Mayor General, estas cuentas reflejaran los siguien- tes saldos: Gastos de Seguro FECHA CONCEPTO DEBE { HABER | SALDO 900 = 900 31/12/09 | Asiento de ajuste Seguro pagado por adelantado FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO 01/10/09 | Seguro contra incendio 3.600 3.600 81/12/09 | Asiento de ajuste 900, 2.700 Se Después de efectuar el Asiento de Ajuste y los traslados al Libro Mayor, estas dos cuentas si reflejan el monto exacto de sus saldos. Observe que la cuenta Gastos de Seguro tiene un saldo de Bs 900, que es lo que corresponde a los tres meses consumidos. Por su parte, la cuenta Seguros pagados por adelantado disminuyé en Bs 900 y tiene ahora un saldo de Bs 2.700, que es lo que corresponde a los siguientes nueve meses del ciclo econémico del aiio 2010. Segundo caso: Registrado iniciailmente como gasto Otra forma de registrar los gastos pagados por adelantado consiste en anotarlos de una vez bajo una cuenta de gastos. Siguiendo con el mismo ejemplo anterior, el asiento de Diario General en el momento de adquirir la péliza de seguro seré el siguiente: 01/10/08 | Gastos de seguro 3.600 ‘Banco 5.600 Para registrar compra de una péliza de seguro oe contra incendio, cancelada con cheque N xxxAl hacer los traslados al Libro Mayor General, la cuenta Gastos de Seguro mostrara la si- guiente informacién: Gastos de Seguro FECHA CONCEPTO 01/10/09 | Péliza de seguro contra incendio 3.600 Para el 31 de diciembre, fecha en que la empresa cierra su ciclo econémico, el Balance de Comprobacién mostrard la cuenta Gastos de Seguro con un saldo de Bs 3.600; en la practica administrativa de la empresa ese monto no es totalmente cierto por cuanto sélo han transcurrido tres meses a partir de la compra de la citada péliza. Ya se determin6, en el estudio del caso anterior, que la cuota mensual era de 300 bolivares y que, por lo tanto, el monto real por gastos de seguro es de 900 bolivares. El saldo restante es de 2.700 bolivares, los cuales corresponden a los siguientes nueve meses del préximo ciclo econémico y representan un activo para la empresa. El Asiento de Ajuste que corresponde en este segundo caso es efectuar un cargo a la cuenta del activo pagado por adelantado y un crédito a la cuenta del gasto, como lo muestra el siguiente ejemplo: 31/12/09 | Seguro pagado por adelantado Gastos de seguro Para ajustar los gastos de seguro del ciclo [econdmico que so ome 2.700 Al hacer los respectivos pases al Libro Mayor General, estas cuentas refiejan los siguientes saldos: Seguro pagado por adelantado FECHA ‘CONGEPTO 51/12/09 | Ajustes al oierre Gastos de Seguro ‘FECHA ‘CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO 3.600 2 01/01/09 | Péliza contra incendio 3.600 81/12/09 | Ajuste al cierre 700 900 Luego de efectuar el Asiento de Ajuste y los respectivos traslados al Libro Mayor, estas dos cuentas si reflejan el monto exacto de sus saldos. Observe que la cuenta Gastos de seguro tiene un saldo de Bs 900, que es lo que realmente corresponde a los tres meses consumidos. Por su parte, la cuenta Seguros pagados por adelantado muestra un saldo de Bs 2.700, que es el equivalente a los siguientes nueve meses del ciclo econémico del afio 2010. En este segundo caso, después de los Asientos de Cierre (que seran estudiados con detenimiento en el Objetivo N°2), se debe hacer un asiento de reversién al Asiento de Ajuste en el Diario, tal como se muestra a continuacién:01/01/10 | Gastos de seguro 2.700 Seguro pagado por adelantado 2.700 Reversion al Asiento de Ajuste El propésito de este asiento es continuar en el siguiente ciclo econémico con el mismo crite- tio de considerar los gastos pagados por adelantado como gastos hechos desde el momento de su cancelacién y no como un activo corriente. Al trasladar el asiento de reversién al Libro Mayor General, Ia cuenta Gastos de Seguro vuelve a aparecer con un saldo de 2.700 bolivares, mientras que la cuenta Seguros pagados por adelantado queda cancelada, es decir, con saldo cero. Situacién 2: Asiento para amortiza cobrados por anticipado Asi como la empresa cancela por adelantado algunos gastos, también se dan casos en que ciertas transacciones se cobran en efectivo antes de que los bienes o servicios sean entregados al cliente. Como ejemplo de esas transacciones se pueden citar los alquileres cobrados por adelantado, los contratos de suscripciones en editoriales, los intereses cobrados por adelantado y todo servicio que sea cobrado por adelantado. Existen dos maneras de registrar estas transacciones: una de ellas, registréndolas como un pasivo; Ja otra, considerandolas como un ingreso. El contador, también en este caso, debe decidir una opcién para efectuar el registro segtin lo contemplado en el sistema contable disefiado por la empresa. Sea cual fuere el asiento de Diario realizado, en el momento de cierre del ciclo econémico es necesario realizar un asiento de ajuste para sincerar el monto del ingreso realmente devengado durante el periodo. Ingresos El procedimiento contable a seguir en ambos casos es el siguiente: Primer caso: Registro inicial como pasivo Para estudiar este caso, consideremos como ejemplo que el 30 de octubre de 2009 la empresa X firmé un contrato cediéndole a un cliente, en calidad de alquiler, un local comercial a razén de 2.000 bolivares mensuales y le cobré por adelantado el equivalente a tres mensualidades. El asien- to en el Libro Diario de la empresa X ser4 el siguiente: 30/10/08 | Bfectivo a 6.000 | Alquileres cobrados adelantado 6.000 | Para registrar tes meses de alquller cobrados or adelantado Luego de trasladar este asiento al Libro Mayor General, la cuenta del pasivo Alquileres cobrados por adelantado reflejara el siguiente saldo: Alquileres cobrados por adelantado FECHA CONCEPTO DEBE | HABER SALDO 80/10/09 | Tres meses de alquileres precobrados [6.000 6.000 Al 31 de diciembre, fecha en que la empresa cierra su ciclo econémico, el Balance de Com- Probacién no muestra el monto del ingreso devengado por concepto de alquileres. Tampoco el saldo de la cuenta Alguileres cobrados por adelantado es el verdadero, pues el tiempo ha transcurrido. SEs,Recordemos que la empresa cobré Bs 6.000 por tres meses de alquiler en el momento de la firma del contrato, y que desde ese momento, hasta el cierre del ciclo econémico, han transcurrido dos meses exactos. Con ese pasar del tiempo, el pasivo Alquileres cobrados por adelantado ha disminuido en 4.000 bolivares para convertirse en un ingreso por esa misma cantidad que no ha sido registrado en los libros de la empresa. La siguiente figura ilustra el planteamiento del hecho antes descrito: Ingresos por Alquileres cobrados alquiler Bs 4.000 por adelantado Bs 2.000 ut. [ ago. [Sep. waa eT Ene. ‘Afio 2009 ‘Afio 2010 | abr. [tay [sun | Jat. E] Asiento de Ajuste que corresponde en este caso es un cargo a la cuenta de Pasivo y un crédito a la cuenta de Ingresos, tal como lo indica el siguiente ejemplo: 31/12/09 | Alquileres cobrados por adelantado 4.000 | Ingresos por alquileres I 4,000 ‘Ajuste para registrar los ingresos por alquileres y_tebajar el pasivo Al efectuar los respectivos pases al Libro Mayor General, estas cuentas reflejaran los si- guientes saldos: Alquileres cobrados por adelantado FECHA ‘CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO 01/01/09 | Tres meses de alguileres precobrados 6.000 8.000 31/12/09 | Ajuste para rebajar el pasivo 4.000 2.000 Ingresos por alquileres FECHA CONCEPTO 1/12/09 | Ajuste de ingresos devengados El Asiento de Ajuste realizado permite que estas cuentas reflejen el monto exacto de sus saldos. Observe que la cuenta Ingresos por alquileres tiene un saldo de 4.000 bolivares, que corresponde a los dos meses devengados y que pertenece al ciclo econémico del afio 2009. La cuenta Alquileres cobrados por adelantado disminuyé en 4.000 bolivares y muestra un saldo de 2.000 bolivares, que es lo que realmente corresponde al primer mes de alquiler precobrado del ciclo econémico del afio 2010, Segundo caso: Registrado inicialmente como ingreso Otra manera de registrar estas transacciones cobradas por adelantado consiste en anotarlas de una vez bajo una cuenta de ingresos. Siguiendo el mismo ejemplo del caso anterior, el asiento de Diario General, Iuego de la firma del contrato de alquiler, sera el siguiente:30/10/09 | Efectivo 6.000 Ingresos por alquileres 8.000 Para registrar tres meses de alquiler cobrado por_adelantado Al efectuar los traslados al Libro Mayor General, la cuenta de Ingresos por alquileres mos- trara la siguiente informacion: Ingresos por alquileres FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO 30/10/09 | Alquileres cobrados 6.000 6.000 Para el 31 de diciembre, fecha en que la empresa cierra su ciclo econémico, el Balance de Comprobacién mostraré la cuenta Ingresos por alquileres con un saldo de 6.000 bolivares. En la practica administrativa de la empresa ese monto no es totalmente cierto, pues sélo han transcurri- do dos meses a partir de la firma del contrato y ya se sabe que el alquiler mensual es de 2.000 bolivares. Por lo tanto, el ingreso real por concepto de alquileres, al cierre del ciclo contable, es de 4.000 bolivares. El saldo restante, 2.000 bolivares, representa un pasivo para la empresa y debe ser sincerado de conformidad con los principios contables generalmente aceptados. El Asiento de Ajuste que corresponde en este segundo caso es un cargo a k'cuenta del Ingre- 80 con un crédito a la cuenta del Pasivo, tal como el siguiente: ; 31/12/09_| Ingresos por alquileres 2.000 Alquileres cobrados por adelantado 2.000 Para ajustar los ingresos por alguileres devengados eal Al efectuar los correspondientes pases al Libro Mayor General, estas cuentas mostrarén los siguientes saldos: Ingresos por alquileres FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO 30/10/09 = cobrados 6.000 6.000 31/12/09 | Ajuste de alquileres devengados 2.000 + 4.000 Alquileres cobrados por adelantado FECHA CONCEPTO DEBE | HABER | SALDO 31/12/09 | Ajuste de alquileres precobrados — 2.000 i 2.000 Alefectuar el Asiento de Ajuste y los respectivos pases al Libro Mayor, estas dos cuentas si reflejan el monto exacto de sus saldos. Observe que Ia cuenta Ingresos por alquileres tiene un saldo de Bs 4.000, que es lo que realmente corresponde a los dos meses devengados. Por su parte, Ja cuenta Alquileres cobrados por adelantado muestra un saldo de Bs 2.000, que equivale a un mes de alquiler correspondiente al siguiente ciclo econémico. Tif ayAl igual que en el segundo caso de los gastos pagados por adelantado, también aqui es necesa- rio mantener el principio contable de la consistencia; para ello se hara, después de los asientos de cierre, un asiento de reversién al Asiento de Ajuste como el siguiente: 01/01/10 | Alguileres cobrados por adelantado 2.000 fe Ingresos por alguileres 2,000 Reversién al Asiento de Ajuste = Como ya se explicé en el punto relativo a los gastos pagados por adelantado, el propésito de este asiento es continuar en el siguiente ciclo econémico con el mismo criterio de asentar los cobros. por adelantado bajo una cuenta de ingresos y no como un pasivo. Si este asiento de reversién pasa al Libro Mayor, notaré que la cuenta Ingreso por alquileres aparece con un saldo de 2.000 boliva- res, mientras la cuenta Alquileres cobrados por adelantado queda cancelada. Situacién 3: Acumulacién de gastos causados y no pagados Existen varios servicios por los cuales no se realiza ningun pago mientras ellos no se reciban. Los sueldos del personal y las comisiones de venta son buenos ejemplos de este caso. Segtin el principio de contabilidad generalmente aceptado, Periodo contable, los gastos deben quedar reflejados en el ejercicio econémico donde se causaron; por lo tanto, al cierre del ejercicio econémico, es necesario precisar cuales son los gastos que estan relacionados con la generacién de beneficios en ese periodo y que atin no han sido reflejados como tales. Entre esos gastos causados y no pagados, ademas de los ya citados, estn los siguientes: inte- reses acumulados, impuestos, alquileres, aportes patronales de ley segiin los subsistemas de Se- guridad Social (Salud, Paro Forzoso, Politica Habitacional, Recreacién, Pensiones), Aporte al INCES, servicios publicos (electricidad, teléfono, gas, agua), seguridad privada, condominio, ete. El Asiento de Ajuste que procede en estos casos consiste en hacer un cargo a la cuenta del gasto respectivo, con crédito a una cuenta del pasivo correspondiente, como se ilustra en el siguien- te ejemplo: Servicios piblicos =a Servicios pibblicos por pagar = XXX Para registrar Servicios pliblleos causados y ___| me pegados a la presente fecha. Sltuacién 4: Acumulacién de Ingresos causados y no cobrados Los ingresos son realmente devengados cuando se prestan los servicios. Por ejemplo, el alquiler se gana cuando el inquilino usa o tiene oportunidad de usar la propiedad arrendada; los intereses se ganan cuando transcurre el tiempo. Pero, por lo general, no conviene registrar estas cantidades a medida que se acumulan, dia tras dia. Al final de un periodo contable, es probable que existan algunas situaciones en las que se haya devengado el ingreso pero sin hacerles el asiento correspon- diente, porque no se ha recibido el efectivo o porque no ha liegado la fecha de enviar Ia factura al cliente. Lo cierto es que ha surgido un derecho que, aunque no sea inmediatamente exigible y pagable, debe aparecer en el Balance General como un activo y ser reflejado como un ingreso devengado durante el periodo, con el objeto de que los Estados Financieros presenten correcta- mente el estado de las cuentas afectadas. \* oeEl Asiento de Ajuste que procede consiste en cargar a una cuenta de activo con crédito a una cuenta de ingreso. Por ejemplo, Inmobiliaria Morelos, S.A. tiene un local comercial arrendado en Bs 4.500 mensuales. El cierre de su ciclo econémico es el 31 de diciembre de cada afio; pero al cierre de su ciclo econémico del afio 2010 atin no habia cobrado la renta de alquiler correspondiente a los dos tltimos meses. El Asiento de Ajuste que aqui corresponde hacer es el siguiente: -81/1a/10_| Algulleres por cobrar 9,000 Ingresos por alquileres E 9,000 Ajuste para registrar ingresos devengados no cobrados en local arrendado al Situacién 5: Depreciacién de activo fijo tangib' Las empresas requieren ciertos bienes tangibles con los cuales es posible la fabricacién de produc- tos, la comercializaci6n y distribucién o la prestacién de servicios, segin la actividad economica que ellas realicen. Son bienes adquiridos tinicamente con la intencién de usarlos, durante varios afios, en operaciones que le son propias a una empresa de acuerdo con la actividad que realiza. A este conjunto de bienes, en contabilidad, se les denomina aetivos fijos. Los terrenos, edificios, vehi- culos, maquinarias, instalaciones y mobiliarios son algunos ejemplos de esta clase de actives, Cada active fijo, con excepcién del terreno, va disminuyendo su valor con el paso del tiempo, el desgaste por el uso y la obsolescencia. Esa pérdida de valor del activo es conocida como deprecia. eién y se distribuye a lo largo de la vida titil que se la ha estimado. Al finalizar cada ciclo econémico se calcula el monto de la depreciacién correspoiidiente a ese lapso Y se procede al registro, en el Libro Diario, mediante un asiento de ajuste con el cual se carga a la ‘cuenta Depreciacién del activo fijo y se abona a Depreciacién acumulada de ese activo fijo. Para calcular el monto de la depreciacién se tienen en cuenta los siguientes elementos: 1. Costo del activo. 2. Vida util. 8, Valor de desecho. El costo del activo se refiere al monto pagado por el activo segiin factura, mas otros valores cancelados, si los hubiere, por razén de fletes, seguros, arancel de aduanas, instalacion, gastos de prueba y otros gastos incurridos para poner en pleno y correcto funcionamiento ese activo. La vida Gtil se refiere al tiempo probable en que el activo estara dando rendimientos satisfac- torios en la empresa. Se entiende por valor de desecho el valor probable que el activo tendra en el momento de finalizar la vida util que se le ha estimado, También se le conoce como valor de cambio, valor de salvamento o valor residual. El costo del activo sélo se puede conocer con exactitud en el momento de calcularse el importe anual de le depreciacién, El valor de desecho y la vida titil son necesariamente estimaciones; por lo tanto, deben ser considerados con mucha prudencia a fin de evitar fluctuaciones injustificadas en los resultados. Modo de catcular ta depreciacién El célculo de la depreciacién se hace aplicando uno de los siguientes métodos: 1. Linea recta. 2. Horas de trabajo. 8. Unidades de produccién. 4. Kilémetros recorridos, 5. Némeros digitos. 6. Saldos decrecientes. 7 =iE] método de linea recta es el mas sencillo para el célculo de la depreciaci6n y, por lo tanto, elms usado. El procedimiento consiste en distribuir el valor a depreciar entre la vida util probable del activo, expresada en aitos, aplicando la siguiente formula: Costo del activo - Valor de desecho Depreciaciéa, =< Vida atil El costo total del activo menos el valor de desecho da como resultado el monto a depreciar, es decir, el gasto estimado que tendra el activo durante su vida titil. El siguiente ejemplo ilustra el procedimiento a seguir para el calculo y registro de la depreciacién de los activos fijos. La Empresa ZETA adquiere, el 30 de septiembre de 2009, un vehiculo por Bs 160.000; se estima que estaré dando rendimiento durante siete afios, al cabo de los cuales tendra un valor de Bs 34.000. Datos para el cdleulo: Procedimiento: Depreciacién = ¢? Costo del activo = Bs 160.000. 160.000 - 34.000 _ 126.000 Depreciacién = —————"——. = "= 18.000 Valor de desecho = Bs 34.000. 7 7 Vida util = 7 aftos. El clculo determiné que la depreciacién anual es de Bs 18.000. Si la empresa cierra su ciclo econémico el 31 de diciembre, debemos tener en cuenta el tiempo que tiene el activo en la empresa; en este ejemplo, observemos que el vehiculo fue adquirido el 30 de septiembre y que hasta el cierre del ejercicio econémico han transcurrido tres meses. En este caso es necesario determinar la depre- ciacién ocurrida en ese corto lapso; el procedimiento es sencillo: basta con dividir la depreciacién anual entre los doce meses del afio para obtener la depreciacién mensual, y multiplicar ésta por el mamero de meses que tiene el activo en la empresa. 18.000 Depreciacién del activo durante el lapso 30/09/09 a 31/12/09 =. x 3= 4.500 12 La depreciacién del vehiculo durante los tres meses fue de Bs 4.500; esta cantidad es la que se tiene en cuenta en el Asiento de Ajuste correspondiente al 31 de diciembre de 2009, tal como se muestra a continuacién: 31/12/09 | Depreciacién vehiculo 4.500 E Depreciacin acumuleda de vehiculo 4.500 Ajuste para reconocer el gasto por depreciacién del activo, Siel vehiculo siguié dando rendimiento durante el siguiente periodo econdmico, su deprecia- cién anual se toma integra para los efectos del Asiento de Ajuste respectivo: 31/12/10 | Depreciacién vehiculo 18,000 Depreciacién acumulada de vehfoulo 18.000 Ajuste para reconocer el gasto por depreciacién del_activo. Otra forma de calcular la depreciacién consiste en la aplicacién del método de horas de trabajo. El procedimiento es similar al de la linea recta; s6lo que aqui la vida util del activo no viene expresada en afios sino en horas totales de trabajo. El siguiente ejemplo ilustra los pasos aseguir con este método. La Empresa ZETA adquiere, el 30 de septiembre del afio 2009, una maqui- na por Bs 160.000 para su planta industrial; se estima que tal maquina tendra una vida util de 25.000 horas de trabajo, al cabo de las cuales su valor sera de Bs 20.000. Desde la puesta en marcha hasta el cierre del ciclo econémico de la empresa, la maquina ha trabajado 750 horas. Datos para el cAlculo: Procedimiento: Depreciacién = ¢? Costo del activo = 160.000. Valor de desecho = 20.000. Depreciacién = Vida util = 25 000 horas. Horas trabajadas hasta €1 31/12/2009 = 750. 160.000 - 20.000 _ 140.000 _ 25.000 25.000 El procedimiento se inicia con el célculo de una alicuota de depreciacién, es decir, determi- nando lo que se deprecia el activo en una unidad de tiempo; en este caso, la alicuota es de Bs 5,6 por cada hora de trabajo del activo. Como la maquina de este ejemplo trabajé 750 horas en el periodo sefialado, basta multiplicar la cantidad de horas trabajadas en el periodo por su alicuota de depreciacién; de esta manera se obtiene el monto de la depreciacién, Al manejar los datos, tene- mos el siguiente resultado: 750 horas de trabajo durante los tres meses transcurridos. %5,6 valor de depreciacién por hora de trabajo. 4200 monto de la depreciacién desde el 30/09/2009 al 31/12/2009. El Asiento de Ajuste que se debe hacer al final del ciclo econémico es conid el que se ilustra a continuacién: ss 31/12/09 | Depreciacién de maquinaria 4.200 Depreciacién acumulada de maquinaria Ajuste para reconocer el gasto por depreciacién del_ activo 4.200 Otra manera de determinar la depreciacién consiste en la aplicacion del método de unida- des de produccién cuando las caracteristicas del activo se presentan para ello. El procedimiento es igual al seguido en el caso anterior; sélo que aqui la vida util se entiende como el total de unidades que el activo sera capaz de producir hasta su completa fatiga o agotamiento. Tomemos como ejemplo el caso de la Empresa ZETA, que el 30 de septiembre adquirio una maquina por Bs 160.000. Se estima que la maquina podra producir un total de 420.000 unidades y que su valor de desecho sera de Bs 34.000. Desde la puesta en marcha hasta el cierre del periodo econémico, la maquina ha producido 13.500 unidades. Datos para el célculo: Procedimiento: Depreciacién = 2? Costo del activo = Bs 160.000. Valor de desecho = 34.000. Depreciacién Vida util = 420.000 unidades 160.000 ~ 34.000 _ 126.000 420.000 420.000 Unidades producidas hasta el 31/12/2 009 = 13.500. Estas operaciones demuestran que la maquina se deprecia a razén de 0,3 bolivares por cada unidad producida.Como ya se dijo, los Gastos de organizacién van a beneficiar a la empresa durante més de un periodo econémico, y como tienen un alto costo, es injusto que se cargue todo el monto de los mismos al ejercicio econémico en que se efectuaron. La salida contable que se acostumbra es la de cargarlos a una cuenta de activo en la fecha de su ocurrencia (como una inversién tedrical amortizarlos gradualmente durante el tiempo en que la administracién de la empresa considere que disfrutara los beneficios de tal desembolso. La amortizacién consiste en la reduccién periédica del activo; el célculo sobre el cual se basa el ajuste es una apreciacion, sea en un porcentaje fijo 0 dividido entre un ntimero de periodos. Las cuentas que se manejan en el Asiento de Ajuste son: un cargo a Amortizacién del gasto, con abono a Amortizacién acumulada del respectivo gasto. El siguiente ejemplo sirve para poner en practica su procedimiento contable. La Empresa ZETA cancel6 un total de Bs 29.800 por diversos gastos de asesoria juridica, registro y publicidad, asi como por otros gastos necesarios para el inicio de sus operaciones mercantiles. El gasto se amortiza entre los cinco primeros periodos econémicos. Para calcular el monto que corresponde amortizar en cada periodo, basta con dividir el total del gasto entre los afios estimados (29.800 + 5 = 5.960). El Asiento de Ajuste a realizar es el siguiente: 81/12/09 | Amortizacién gastos de organizacién 5.960 Amortizacion soumulada gastos de organizacién 5.960 Ajuste para registrar la amortizacién del gasto de organizacién. = Situaci6n 7: Evaluacién de Las inversiones temporales se refieren a la colocacién de dinero en instrumentos financieros negociables, convertibles en efectivo a corto plazo, con el propésito de obtener un rendimiento durante el lapso de colocacién. Para que una inversién tenga la condicién de temporal debe reunir las siguientes cualidades: a) que los valores negociables sean de facil realizacién en el mercado, y 1b) que exista la intenci6n de realizarlos a corto plazo por parte de la empresa. La evaluacién de las inversiones temporales se refiere al tratamiento contable necesario para que tales inversiones muestren el valor que deben tener en la fecha de cierre del ejercicio econémico. Como las inversiones temporales son a corto plazo, se clasifican dentro del activo circulante y deben formar parte de la primera seccién del Balance General (véase cl Balance General en el Capitulo I), mostrando el valor menor entre el costo de adquisicién y el valor que tienen en el mercado de valores en la fecha de cierre del ejercicio econémico. is Inversiones temporales La evaluacién de las inversiones temporales exige que, al cierre del ejercicio econémico, se ‘compare el monto de adquisicién de dichas inversiones con su correspondiente valor en el mercado. Si se observa que el costo de adquisicién es inferior al valor-mercado, el caso no amerita ningin asiento de ajuste; por el contrario, si el valor-mercado de esas inversiones es inferior a su costo de adquisicién, se realiza un asiento de ajuste con el propésito de mantener los titulos-valores a su valor justo de mercado, El siguiente ejemplo ilustra el procedimiento. A131 de diciembre de 2009, la Empresa OMEGA tiene en su cuenta Inversiones temporales un saldo de Bs 37.000, correspondiente a los siguientes titulos-valores: ACCIONES 8.000 24000Se comprobé que, en la misma fecha, el valor-mercado de estos titulos es el siguiente: BONOS COSTO Bs. ‘ACCIONES COSTO Bs Empresa XX - 4.100 || Empresa Alfa 10.000 Empresa YY 3.200 || Empresa Beta 7.800 Empresa 22 8.800 || Empresa Gamma 100 __12.600 | Total 5900 El procedimiento consiste en contrastar los datos, de modo que se pueda comparar el costo de adquisicién de la cartera de valores con su valor justo de mercado. Hagase el trabajo tabulado de manera global para ajustar la cartera de titulos en su globalidad; una tabla como la siguiente facilita los calculos: En esa tabla se observa que el costo total de adquisicion es mayor que el valor justo de mercado por una diferencia de Bs 500. Esto indica que se requiere un asiento de ajuste para llevar las inversiones temporales a su justo valor de mercado. El Asiento procedente consiste en cargar a una cuenta nominal que refleje un gasto no operativo, como lo es Pérdida no realizada por fluctuacién en el valor de mercado de titulos-valores; con abono a una cuenta real de naturaleza acreedora, que representa una cuenta de informacion del menor valor que tienen las inversiones temporales en el mercado, o sea: Provisién para fluctuacién en el valor-mercado de los titulos-valores. ‘Teniendo en cuenta los datos de referencia de este ejercicio modelo, el Asiento de Ajuste que procede es como el siguiente: 31/12/09 | Pérdida no realizada por FVMTV B00 Provisién para fluctuacién en el VMTV 500 ‘Ajuste para registrar la fluctuacién del valor mereado de las inversiones temporales. Sltuacié6n 8: Creacién y ajuste de ia provi Al final de cada periodo contable, el Balance de Comprobacién puede mostrar una partida que indique el saldo de Cuentas por cobrar. El saldo de esta cuenta representa el monto que los clien- tes deben a la empresa por concepto de las ventas a crédito otorgadas. Sin embargo, se recomienda prestar especial atencién a esta cuenta, pues la experiencia indica que casi siempre habra algunas pérdidas por cuentas cuyo cobro es imposible. No todas las cuentas se Ilegan a cobrar integramen- te; existen diversas causas que impiden su cobro, como quiebra del cliente, dafios fortuitos, cam- bio de domicilio del cliente o fallecimiento, etc.La prudencia contable recomienda estimar como incobrable una parte del saldo de la Cuenta por cobrar para aproximarse, en lo posible, a la realidad de los hechos. Para determinar la probable pérdida por cuentas de cobro dudoso existen varios procedimientos; los mas usuales son: a) Aplicar un porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por cobrar. b) Aplicar un porcentaje al saldo de las Ventas. ¢) Aplicar un porcentaje sobre cada saldo de cobro dudoso. En cuanto al primer procedimiento: Aplicar un porcentajc sobre el saldo de las Cuentas por cobrar, se determina inicialmente el porcentaje de pérdida comprobada en periodos anteriores; basta dividir el importe de las pérdidas reales por cuentas incobrables, en los tiltimos cuatro o cinco ejercicios econémicos, entre el importe de los saldos de las cuentas por cobrar de esos mismos periods, y el resultado representa un porcentaje de pérdida. Este porcentaje se multiplica por el importe del saldo de la Cuenta por cobrar del ejercicio econémico en que se va a calcular la pérdida probable por cuentas incobrables. ‘Veamos el procedimiento en este ejemplo. En cierta empresa, durante los tltimos cinco afios, se tuvieron las siguientes cuentas por cobrar y sus correspondientes pérdidas por incobrables: Cuentas por cobrar | Pérdida por cuentas Bs incobrables Bs ANOS 2007 | 9.100 2,001 2008 9.600 TIse ‘Total 45500 4585 El saldo de Cuentas por cobrar al finalizar el ciclo contable del afto 2009 es de Bs 11.250. Para determinar la pérdida probable por cuentas de cobro dudoso correspondiente al tiltimo ciclo econd- mico, se calcula primero el porcentaje de pérdidas en afios anteriores, dividiendo el importe de las pérdidas entre la suma de los saldos de las cuentas por cobrar: 4.385 + 43.500 = 0,10 (equivale al 10% de pérdida) El porcentaje de pérdida se multiplica por el importe del saldo de la Cuenta por cobrar: 11.250 x 0,10 = 1.125 Este resultado (Bs 1.125) representa la pérdida probable por cuentas de cobro dudoso para el ciclo econémico del afio 2009. El Asiento de Ajuste acostumbrado, en este caso, es como el que se muestra a continuacién: 31/12/09 | Pérdidas no causadas por cuentas de cobro dudoso 1.128 Provision para cuentas de cobro dudoso : 1.125 Ajuste para registrar la provisién de cuentas de cobro dudoso. El segundo procedimiento: Aplicar un porcentaje al saldo de las ventas, consiste en dividir el importe de las pérdidas comprobadas por cuentas incobrables durante los ultimos cuatro 0 cinco periodos. El cociente asi obtenido representa el porcentaje de pérdida, y este porcentaje se multi- plica por el importe de las ventas correspondientes al ciclo contable en que se va a calcular la pérdida probable por cuentas incobrables.Observe que cl Asiento de Ajuste, sea cual fuere el procedimiento utilizado, serd siempre con cargo a Pérdidas no causadas por cuentas de cobro dudoso y abono a Provision para cuentas incobrables. Cuando se tiene la certeza de que la cuenta de un cliente es definitivamente incobra- ble, ella se cancela cargandola a Provisién para cuentas incobrables. Si se decide, por ejemplo, que el saldo de Bs 1.450 de una cuenta por cobrar al cliente Fulano no sera cobrado, el Asiento para cancelar tal cuenta es: 31/12/09 | Provision para cuentas de cobro dudoso 1.450 Cuentas por cobrar fe 1.450 Para cancelar por incobrable la cuenta XXXX Estos ocho casos estudiados son las situaciones ms frecuentes en la empresa que ameritan ser analizadas al cierre del ejercicio econémico. Existen otras situaciones, de muy variada natura leza y complejidad, que seran estudiadas en un curso mas avanzado de contabilidad, 6.3. La Hoja de Trabajo La Hoja de Trabajo es un adminiculo contable, es decir, un recurso 0 accesorio, un papel de conta- bilidad utilizado por los contadores para reunir toda la informacién contable de las actividades realizadas por la empresa durante un periodo determinado. Su uso no es obligétorio ni indispensa~ ble dentro del registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita preparar los ajustes y ordenar la informacién para la elaboracién de los Estados Financieros. La Hoja de Trabajo es una herramienta de caracter interno; sélo es de uso y manejo por parte del contador para hacer un ordenamiento l6gico de los datos; no es para el uso de la Gerencia ni para ser Publicada; se elabora a lépiz, para poder borrar y hacer las correcciones que sean necesarias. Estructura de la Hoja de Trabajo La Hoja de Trabajo tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su disefio; comprende varios pares de columnas que varian en mimero segiin la naturaleza de la empresa o la actividad econémica a que se dedique. Aqui nos referimos a una Hoja de Trabajo estandar para una empresa comercial. Es comtin en toda Hoja de Trabajo un encabezamiento donde se indica: a) el nombre de la empresa; b) el nombre expreso de Hoja de Trabajo; ¢) el periodo del ciclo contable que cubre. La estructura de una Hoja de Trabajo estandar comprende: 1. Una columna para escribir el nombre de las cuentas. 2. Seis secciones, cada una con un par de columnas para los correspondientes débitos y cré- ditos, con la siguiente discriminacién: a) Seccién 1: Balance de Comprobacién. b) Seccién 2: Ajustes. ©) Seccién 3: Balance ajustado. 4) Seccién 4: Costo de venta. e) Seccién 5: Ganancias y Pérdidas, f) Seccién 6: Balance General. EI siguiente ejemplo ilustra una Hoja de Trabajo con la estructura aqui sefialada: SL ay