5.

1 DIAGNOSTICO DE MANEJO DE CONTROL EN INVENTARIOS

ELECTRONICA

5.1.1 Se ejecutó una alianza con un proveedor para solicitud de permisos Habeas
Data.
Para llevar a cabo dicha actividad fue necesario realizar una alianza estratégica
con el fin de mirar los soportes de inventarios y así poder cumplir con el objetivo
propuesto mejorando los procesos.

5.1.2 Se efectuó junto con los colaboradores de la organización la recolección de

archivos físicos con soportes de inventario para convertirlas en información de
medio magnético, esto se llevó a cabo eligiendo los archivos y escanearlos al
aplicativo para alimentar la nueva base de datos central.
Con base a los archivos y soportes de inventarios relacionados, se decidió crear
una platilla en Excel, que permitirá un adecuado control de los inventarios, entras y
salidas de este. Llevando así un fuerte control de los productos en bodega.
EVIDENCIA FORMATO ACTUAL

codigo producto entrada salida saldo codigo producto fecha cantidad codigo producto fecha cantidad
A001 producto1 10 3 7 A001 Producto 1 10/10/2021 10 A001 producto1 10/10/2021 3
A002 producto1 15 2 13 A002 producto2 10/10/2021 15 A002 producto1 10/10/2021 2
A003 producto2 20 1 19 A003 producto3 11/10/2021 20 A003 producto2 11/10/2021 1

EVIDENCIA FORMATO PROPUESTO

5.2 RECOLECCION DE CONOCIMIENTOS

Visitas presenciales a nuestros mayores potenciales directamente con el

representante legal para realizar una serie de preguntas en un formato
establecido.

• ¿Cómo miden o controlan el rendimiento de control de inventario?

• ¿Qué sistemas o procesos tienen en marcha para garantizar la exactitud del
cumplimiento de los pedidos?
• ¿Han tenido problemas con el manejo de inventarios cotidiano? Si o No,
¿Cuáles?
• ¿Cómo controlan el control de ingreso y salidas de materia prima?

Con lo anterior se evidenciará el formato establecido con una serie de pregunta

que ayudara a saber mas de los clientes potenciales y como manejan el control de
inventario.

FORMULARIO DE PREGUNTAS
Detalles de la entrevista
Nombre FACOR LTDA Fecha:20-10-2021 Hora:9:20 a.m
de la empresa:
Nombre del
entrevistador: Carlos Mario Ramírez

Número de
Puesto del teléfono del
entrevistador: Gerente administrativo entrevistador: 320-210-3585
Conocimientos
necesarios: Profesional en carreras administrativas o afines.

Preguntas que debe realizar el entrevistador

Pregunta 1 ¿Cómo miden o controlan el rendimiento de control de inventario?

El inventario es consultado trimestralmente, de forma directa con los

RESPUESTA: artículos de mayor consumo, además el personal de bodega es el
encargado de notificar cualquier novedad en relación con una
escasez o sobreproducción. Una de las mejores estrategias que se
ha implementado mantienen relación con el control interno durante
periodos sin previo aviso, además del monitoreo por cámaras de
vigilancia.

Pregunta 2 ¿Qué sistemas o procesos tienen en marcha para garantizar la exactitud del
cumplimiento de los pedidos?

Al momento de llegar la mercancía, se hace una cuenta de cada

RESPUESTA: referencia de producto manualmente verificando que la cantidad de
cada uno sea la correcta pedida de acuerdo con las tarjetas Kardex
verificadoras de inventario.

Pregunta 3 ¿Han tenido problemas con el manejo de inventarios cotidiano? Si o No,

¿Cuáles?

Claro debido al no tener un buen manejo en los anteriores periodos

RESPUESTA: de control de inventario, ya que al no tener una herramienta exacta
que ayudara a la toma de decisiones que se puedan tomar en
relación con este, además de las compras y pagos a proveedores
 pueden exceder a los gastos normales, perjudicando a la rentabilidad
de cualquier empresa, al adquirir más deudas, que pueden ser o no
excesiva y fuera de lugar.

Pregunta 4 ¿Cómo controlan el control de ingreso y salidas de materia prima?

Se realizan los registros en tarjetas Kardex manualmente.

RESPUESTA:
5.3 Y 5.4 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO Y MANUAL DE
FUNCIONES FACOR LTDA

1. Elaboración de un manual especifico de funciones, puntualmente dirigido al

área de bodega e inventarios.

Se realizo en coordinación con la Coordinadora de talento humano y La gerencia

el manual de funciones #34 de la compañía para la habilitación de la oficina de
Control interno, donde evidenciamos las respectivas funciones, criterios y rangos
exigidos por la compañía.
Esto, además de la selección de contratación de la persona, el cual se le
realizo la respectiva evaluación de ingreso para así evidenciar su nivel de
experiencia y conocimiento de manejo de inventarios
En este formato se entregará el respectivo informe de inventarios donde
deberá revisar y comparar año por año para así lograr ubicar cuanto salió y
llego para colocar como dato el promedio, con esto se evidencia si logra
cumplir los caracteres exigidos
2. creación y planificación de formatos únicos de recepción y despacho de
mercancía.

En la operación se debe realizar diariamente el sistema de inventario el cual se

debe diligenciar exclusivamente por la coordinadora de asuntos internos
5.5 CONTROL PRESUPUESTO VS MANEJO MATERIA PRIMA
Se efectuaron los siguientes pasos para la elaboración de una matriz electrónica
de control.

1. Seguimiento y control al ingreso y despacho de materia prima a las diferentes

dependencias de la organización que requiera dicho producto.

formato de ingreso de materias primas PROGRAMA DE GESTION

EMPRESARIAL

LOGO
FACOR LTD unides tecnologicas de
santader
elaborado por: estudiantes Encargado del diligenciamiento del formato:
revisado por:

f ormato de ingreso de materia prima

ENTRADAS DE MERCANCIAS FECHA DE ENTREGA: DIA: MES: AÑO:
REFRENCIA CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION provedor: tipo de empaque estado: observaciones

Con dicho formato se llevará el control más optimizado controlando el ingreso y el

reparto de materias primas en bodega a las diferentes dependencias.

2. Diligenciamiento del formato de control GO-F-01 y seguimiento de compras.

GO-F-01
formato de control y suguimiento de compras
Fecha Referencia / Nombre Precio Cant. total Fecha Referencia / Nombre Precio Cant. Total

Total de todas las compras → Total de todas las Ventas →

Dicho formato representaría un control y seguimiento en compras y ventas de los
productos, contabilizando un control de inventario eficaz, nos puede servir de
ayuda o referencia para llevar la relación de compras y ventas de las referencias
que deseen, introduciendo en cada columna los datos correspondientes a cada
operación de compra o venta como es: Fecha, Referencia, Precio y cantidad,
obtenido un importe total de ventas y compras.
Nota: El formato de compras y ventas son independientes, para ahorrar
espacio en este documento, se han colocado los dos cuadros juntos debido
a que tienen los mismos campos de columnas.