Tripología y planificación de eventos

Giovanina Sage Espindola

Gestión de Eventos Empresariales

Instituto IACC

17 de julio de 2021
 Desarrollo

INSTRUCCIONES:

Responda las siguientes preguntas de la manera más completa posible, sin dejar espacios para la
duda y tratando de que el texto sea autoevidente.

1) ¿De qué depende el éxito de un evento? Ejemplifique.

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas
que se establecen al principio del ciclo de planificación son muy importantes.
Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando
se tiene un conjunto concreto de medidas después del evento conseguir valorar el éxito de un
evento es verdaderamente importante.
Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el
punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que
realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería
ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingreso como los gastos a
lo largo del ciclo de vida del evento. Se debe colaborar con el departamento de contabilidad
para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar
el presupuesto de manera eficiente. Entender cómo y el porqué de eso números es lo que
más beneficiará al evento.
Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los
impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de
personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el
desarrollo futuro del mismo.
Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos.
De esta forma, se podrá formar una relación consolidada y comunicarse con ellos fácilmente.
La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.
Se puede descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y
después del evento. Se debe diseñar y crear encuestas de satisfacción con preguntas abiertas
y ofrecer la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener un feedback
completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso
de registro, difusión del evento a través de redes sociales.
En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o
webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes, o el
uso que el público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas
plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y
también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuentas
visitadas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer análisis bastante
exhaustivo de lo ha que triunfado y lo que no.
Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la
planificación de este. Poner en marcha las medidas desde el principio permitirá ver cómo
esta saliendo el evento en tiempo real. Tener una comprensión del éxito financiero y la
satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.
2) Según el perfil del buen organizador de eventos, indique qué habilidad considera que debe
desarrollar con urgencia.

En lo personal la habilidad que debe considerar un buen organizador de eventos seria:

Tener habilidades de comunicación escrita y verbal.
Habilidades de negociación.
Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas, a menudo bajo presión
Habilidades de investigación.
Habilidades para resolver problemas.
Habilidades numéricas para trabajar con los presupuestos.
Habilidades para la gestión de proyectos.
Buenas habilidades de TIC.
Para algunos puestos, resulta útil el conocimiento de un idioma extranjero. Es posible que se
requiera también un permiso de conducir.

Bibliografía

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