VERSIÓN: 01

PROCESO GESTION SST CÓDIGO: PRC-GSST-001

FECHA: 18/01/2021

PROCEDIMIENTO CONTROL Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Elaboró Reviso Aprobó

Nombre: Amaury Ramos Pérez Nombre: Yazlin Pacheco Nombre: Luis Guillermo Cohen
Cargo: Consultor integral Cargo: Consultor Integral Cargo: Gerente

VERSIÓN CAMBIOS REALIZADOS FECHA

00 Creación del documento como procedimiento del SG-SST 18/01/2021

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el control y conservación de la información documentada

requerida por el Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo de CONCENTRADOS
MONTE MARIANOS, fundamentada en los requisitos de las normas y estándares del sistema.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la información documentada pertenecientes al Sistema de

Gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Inicia con la identificación del origen del
documento, ya sea interno o externo, su creación, actualización, divulgación, distribución,
control e implementación, almacenamiento y preservación por parte de los responsables de la
información documentada.

3. DEFINICIONES

Copia Controlada: Es una fiel copia del documento original con la debida aprobación del
coordinador de Talento Humano y que se mantendrá en poder de los responsables de los
cargos allí indicados.

Información documentada de origen interno: información documentada que se origina al

interior de la empresa CONCENTRADOS MONTE MARIANOS, necesarios para el desempeño
de los procesos.

Información documentada de origen externo: información documentada generada por

terceros, aceptados como parte del sistema documental de la organización, emitida por entes
externos, que se aplican en el desempeño de CONCENTRADOS MONTE MARIANOS.

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE CONCENTRADOS MONTE
MARIANOS. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL SIN LA DEBIDA AUTORIZACIÓN
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FECHA: 18/01/2021

PROCEDIMIENTO CONTROL Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Información documentada Obsoleta: Es información documentada que ha sido reemplazada
por una nueva versión. Se deberá identificar con la leyenda “OBSOLETO o con una X”.

Divulgación: Conjunto de actividades destinadas a dar a conocer y asegurar el entendimiento

de una versión actualizada de una información documentada, sus cambios frente a la versión
anterior, con la respectiva entrega de copia -si aplica- a los procesos que lo van a utilizar.

Registro: información documentada que evidencian los resultados obtenidos de actividades

realizadas en el funcionamiento de la Empresa.

Usuario: funcionario que utiliza la información documentada.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Creación, modificación y/o actualización de la información documentada

Al crear, modificar, actualizar una información documentada CONCENTRADOS MONTE

MARIANOS se asegura que la identificación y descripción, el formato, la revisión y aprobación
sean convenientes y apropiados.

Para ellos se debe hacer un borrador sobre una copia de la información documentada original
resaltando con otro color los cambios que se están realizando para que sea revisado por las
personas responsables de la información documentada antes de ser aprobada.

Los cambios realizados en la información documentada se deben registrar en la tabla de control

de cambios, controlándose así las versiones de cada uno de ellos.

Toda modificación o propuesta de mejora de una información documentada interna requerida

por alguno de los funcionarios de la empresa podrá solicitarlo mediante correo electrónico al
Coordinador SST quien junto con el responsable del documento evaluará la viabilidad o no de
la modificación, en caso de que el cambio sea aprobado, el Coordinador SST será el
responsable de efectuar las modificaciones, si no, deberá informarse por correo electrónico al
funcionario las razones por las cuales no se acepta su propuesta.

4.1.1 Identificación y descripción

Tipos de información documentada: El sistema de gestión de la seguridad y salud en el

trabajo maneja la siguiente información documentada:

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MARIANOS. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL SIN LA DEBIDA AUTORIZACIÓN
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PROCEDIMIENTO CONTROL Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 Manuales: información documentada que contiene de forma explícita, ordenada y
sistemática información detallada sobre un tema específico.
 Procedimientos: información documentada que contienen un número ordenado y
clarificado de pasos para ejecutar una labor, cuyo resultado sea el mismo una y otra vez.
 Formatos: información documentada que permite recopilar información durante la ejecución
de un proceso, el cual una vez diligenciado se convierte en evidencia o registro.
 Instructivo: información documentada que describe en forma detallada la ejecución de
determina actividad realizada dentro de un procedimiento, la cual es necesario ampliar por
la complejidad de su desarrollo.
 Programas: información documentada que establece un conjunto de actividades planeadas
con el propósito de cumplir unos objetivos.
 Planes: información documentada que describe un modelo sistemático elaborado para
realizar acciones, permitiendo dirigirlas y encauzarlas hacia el cumplimento de un objetivo,
ya sea a corto, mediano o largo plazo.
 Matrices: información documentada que muestran de forma matricial la forma de realizar
actividades.
 Caracterizaciones de procesos: información documentada que describe las principales
características de un proceso (nombre, objetivo, alcance, interrelación con otros procesos,
entradas, actividades, salidas, responsable de las actividades del proceso, documentos de
referencia, entre otra información).
 Registro: información documentada que evidencian los resultados obtenidos de actividades
realizadas en el funcionamiento de la Empresa.

Codificación de la información documentada: La información documentada interna

controlada por el SGSST en su encabezado muestran el logo de la empresa, el nombre del
proceso de gestión al cual pertenece, el tipo y título de la información documentada, la versión,
el código, la fecha de publicación a partir de la cual entra en vigencia la información
documentada. El Coordinador SST se encarga de la asignación de los códigos, así como del
control de los nombres de la información documentada para evitar repetición entre ellos.

Estructura del código: la información documentada interna que se identifican con código dentro
del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo tienen en su encabezado la
siguiente estructura: XX-YY-ZZ

XX: Hace referencia a las iniciales del tipo de información documentada, las cuales se muestran
a continuación:
 Procedimientos: PRC
 Instructivos: IT
 Formatos: FRM

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FECHA: 18/01/2021

PROCEDIMIENTO CONTROL Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 Manuales: MAN
 Programas: PRG
 Planes: PLN
 Matrices: MTZ
 Caracterizaciones de procesos: CTZ

YY: Hace referencia al proceso del sistema de gestión al cual pertenece la información
documentada.

 Gestión Gerencial: GGE

 Gestión SST: GSST
 Gestión TH: GTH
 Gestión de operaciones y mantenimiento: GOP

ZZ: Hace referencia al número consecutivo con el cual se creó la información documentada
dentro del proceso del sistema de gestión al que pertenece.
Es decir, la información documentada identificada con el código PRC-GTH-001 es un
procedimiento del proceso de Gestión de Talento Humano creado como el primero de este
proceso.

Se genera nueva versión de la información documentada siempre que su actualización

comprenda los siguientes casos:
• Cambio de nombre del documento,
• Cambio de codificación,
• Cambio del objetivo y/o alcance,
• Eliminación/ingreso/modificación de actividades,
• Otros casos que cambien la naturaleza del documento.

No se generará nueva versión de los documentos en los siguientes casos:

• Errores de ortografía
• Errores de redacción
• Errores en las secuencias de las actividades
• Cambios/ingreso de nombres de cargos
• Actualización de los documentos en referencia
• Otros casos que no cambien la naturaleza del documento.

Estos cambios que no generan nueva versión serán realizados por el Coordinador SST, sin
embargo, se describirán las modificaciones en control de cambios de la última versión del
documento y la fecha en que se realizó. Los cambios serán socializados por el responsable de
la información documentada.

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PROCEDIMIENTO CONTROL Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

4.1.2 Formato estándar de los documentos

Encabezado de la información documentada: la información documentada interna controlada

por el Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo lleva el siguiente encabezado:

Logo de la empresa Nombre del proceso al que VERSIÓN:

pertenece el documento
CÓDIGO:
(Centrado, en negrita y en
mayúscula sostenida) FECHA:

Tipo y nombre del documento (Centrado, en negrita y en mayúscula sostenida)

Control de cambios: la información documentada del SG-SST en su primera página deben

contener el cuadro siguiente, con la información correspondiente a la elaboración, revisión y
aprobación de esta y los funcionarios responsables de ello, excepto los formatos,
caracterizaciones y matrices que los llevan al final.

Elaboró Reviso Aprobó

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo: Gerente

Seguido del cuadro anterior, se registran y controlan cada uno de los cambios que se han
realizado en su respectiva versión como se describe en el cuadro a continuación:

VERSIÓN CAMBIOS REALIZADOS FECHA

Creación del documento como procedimiento del
01 DD/MM/AAAA
SG-SST

Estructura del contenido: los diferentes tipos de información documentada deben contener en
su estructura los siguientes ítems:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Descripción del procedimiento/instructivo/protocolo: la descripción puede ser realizada en
prosa o mediante un flujograma o la combinación de los dos, cuando sea necesario aclarar
el flujograma utilizando generalidades o consideraciones.
5. Generalidades (Cuando sean necesarias)
6. Documentos de referencia: en este ítem se deben indicar todos los documentos que son
necesarios para la correcta aplicación y compresión del procedimiento/instructivo/protocolo.
En este apartado también se debe referenciar la MTZ-GSST-002 Matriz de identificación de
peligros y valoración de riesgos en aquellos documentos que tengan asociados riesgos de
seguridad, con el fin de que sean consultados cada que vez se revisen los documentos y
aplicar los controles y medidas de intervención del riesgo.
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7. Formatos generados
8. Registros generados

Los ítems que deben contener en su estructura los formatos es la siguiente:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Diligenciamiento del formato
4. Documentos de referencia

4.2 Revisión y aprobación de la información documentada

Toda la información documentada interna que soporta el Sistema de Gestión de la seguridad y

salud en el trabajo deberá ser revisada y aprobada de acuerdo a lo establecido en este
procedimiento antes de ser utilizada. Ningún funcionario está autorizado para modificar una
información documentada controlada y utilizarla sin ésta haber sido oficialmente aprobada.

La información documentada debe ser revisada por el responsable del proceso involucrado y
las demás personas que se requieran para verificar si cumple con las disposiciones legales, las
políticas y directrices de la empresa y los requisitos de las normas y estándares que soportan el
SG-SST. Una vez revisada por el personal implicado deben realizar sus observaciones sobre el
borrador de la información documentada y enviar nuevamente al Coordinador SST para su
control.

El responsable de la aprobación final de la información documentada es el Gerente, su

aprobación mediante correo electrónico dirigido al responsable del control documental o
mediante el registro de acta de reunión en caso de que las aprobaciones de los documentos se
hayan realizado en una reunión. En caso de que este se encuentre ausente la responsabilidad
será delegada en el tiempo de ausencia a uno de los coordinadores de la empresa.

4.3 Divulgación, distribución, control e implementación de la información documentada

La distribución de los documentos se controla mediante el diligenciamiento del formato FRM-

GSST-003 “Listado maestro de información documentada”, cuyo responsable de
diligenciamiento es el Coordinador SST, quien entregará una copia física o digital del
documento al responsable del proceso para su conocimiento y socialización.

Se debe siempre preservar en archivo magnético de la documentación actualizada en la

Carpeta de la aplicación Drive; y las versiones anteriores se conservan como obsoletas para
preservar la historia de la información documentada y como soporte de la preservación del
conocimiento o mejoramiento para cualquier otra situación que se presente. El responsable de
mantener la información documentada actual y la obsoleta digital será el Coordinador SST.

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PROCEDIMIENTO CONTROL Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Las copias digitales de la documentación obsoleta serán guardadas en el computador del

Coordinador SST o Gerente en una carpeta identificada como “Documentación Obsoleta”. Las
copias obsoletas físicas que se generen deben ser eliminadas para evitar su uso no intencional.
Sin embargo, se pueden anular las caras escritas de los documentos obsoletos indicando con
una leyenda obsoleto o cancelado o marcando con una X y se reutilizarán como papel
reciclable para uso interno, siempre y cuando la información no sea de carácter confidencial.
Por el contrario, si la información es de carácter confidencial, el responsable debe asegurarse
de romper las hojas y depositarlas en la caneca correspondiente.

La documentación vigente será mantenida principalmente en medio magnético en la aplicación

Drive; sin embargo, los documentos que sean impresos y sean distribuidos en otros centros de
trabajo, se mantendrán en carpetas o fundas plásticas en el archivo correspondiente.

Para la consulta y el diligenciamiento de la información documentada, los empleados deben

ingresar a DROPBOX mediante el siguiente link,

el cual, podrá ser actualizado y, por tanto, nuevamente divulgado a todos los funcionarios de la
empresa para el acceso a la información documentada.

Toda información documentada debe actualizarse en relación con la forma que opere el sistema
de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo y preservar su vigencia hasta que reciba otra
modificación o se anule.

Cuando se requiera entregar copias de la información documentada del SG-SST a personal

externo de la empresa, éstas se considerarán copias no controladas.

La socialización de una nueva versión de una información documentada debe ser realizada por
el responsable de este.

Si se trata de un cambio puntual se le debe divulgar dicho cambio a todo el personal

involucrado utilizando diferentes medios de comunicación. Si se trata de un cambio más
complejo o de una nueva información documentada, la cual requiera una explicación amplia, se
desarrollará una capacitación. El seguimiento a la implementación será realizado por el
responsable del proceso involucrado.

4.4 Conservación de la información documentada

La información documentada que se genera y conserva en cada proceso del sistema de

Gestión de la seguridad y salud en el trabajo es responsabilidad del ejecutor de la actividad que
se registra y se conserva, para esto se debe tener en cuenta que la información documentada
que se conserva se puede generar por:
 Formatos diligenciados, propios de CONCENTRADOS MONTE MARIANOS.
 Información documentada externa (Es toda información documentada suministrada por
entidades externas a la empresa y que tiene influencia en procesos internos de la

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organización). Por ejemplo información documentada resultantes de las actividades de un
cliente, con respecto a esta se deben identificar al inicio y durante la ejecución del contrato.
 El conjunto de varios formatos propios de la empresa y/o información documentada externa
diligenciada. Por ejemplo, hojas de vida.
 Un sistema de información, por ejemplo, registro del sistema de información contable.

Teniendo en cuenta lo anterior, los responsables de procesos deben informar inmediatamente

al Coordinador SST la identificación de la información documentada que se conservará, para
controlar la misma mediante el formato FRM-GSST-003 Listado maestro de información
documentada. La clasificación, almacenamiento, conservación, tiempo de retención y
disposición de la información documentada que se conserva depende de cada proceso en el
que se genere.

Por lo menos una vez en el semestre se realizará una revisión del formato FRM-GSST-003
Listado maestro de información documentada, la cual será responsabilidad del Coordinador
SST y los responsables de procesos para verificar que todos los registros que se generan en el
proceso están incluidos y controlar la conservación de la información documentada nueva de
origen externo (Clientes, proveedores, comunidad, autoridades competentes, normas, leyes,
decretos, etc.) sin embargo, como se describió anteriormente es responsabilidad de los
responsables notificar inmediatamente todos los registros identificados al Coordinador SST.

4.4.1 Protección, preservación y almacenamiento

 Los registros del SGSST deben ser legibles y diligenciados a tinta o según sea el caso en
medio magnético.
 Cada responsable de las actividades debe almacenar los registros en medios que ofrezcan
un ambiente que asegure su preservación para prevenir el deterioro o daño y evitar la
pérdida de la información, manteniéndolos en carpetas en archivos del SGSST tanto para la
oficina principal como para los registros que se generen en centros de trabajo.
 Los registros en medio magnéticos serán tratados de acuerdo con lo establecido en el FRM-
GSST-003 Listado maestro de información documentada del SGSST y se protegerán
por medio de copias magnéticas de seguridad.
 A los registros digitales que se encuentren en directorios públicos, se les deberá colocar
protección contra escritura.
 Los registros en papel se mantienen en archivadores localizados en la oficina Principal de
CONCENTRADOS MONTE MARIANOS, en los centros de trabajo que tienen la obligación
de levantar un registro de su operación, deberán enviar mensualmente el archivo de
aquellos registros que por su volumen debe ser protegidos en la oficina de
CONCENTRADOS MONTE MARIANOS.
 Si el registro está perdiendo legibilidad, se le sacará fotocopia y se almacenará de acuerdo
con los literales anteriores.

4.4.2 Tiempo de retención y disposición de los registros

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PROCEDIMIENTO CONTROL Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 Cada registro tendrá su plazo de conservación, sin embargo, si el registro es evidencia de la
investigación de un accidente laboral, se deberá conservar el registro involucrado por un
tiempo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación
laboral del trabajador con la empresa.
 Cuando la Legislación Colombiana u otra entidad competente establezcan un tiempo
determinado para algunos registros, se adoptará este tiempo.

Los siguientes documentos y registros deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte
(20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la
empresa:

 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud
en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los
resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de
monitoreo biológico, audiometrías, Espirometría, radiografías de tórax y en general, las que
se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros
y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente;
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo.
 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y
salud en el trabajo.
 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Ninguno

6. FORMATO GENERADOS

 FRM-GSST-001 Listado maestro de información documentada

7. REGISTROS GENERADOS

TÍTULO DEL REGISTRO FORMATOS

 FRM-GSST-003 Listado maestro de
Listado maestro de información documentada información documentada

Documentación obsoleta N/A

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