Análisis y diseño de sistemas de información

Introducción a los sistemas de información

Sistema
“En sentido amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí
para lograr un objetivo común”. Siguiendo esta propuesta, podemos decir que un sistema
es la organización de partes interactuantes e interdependientes que se encuentran unidas
y relacionadas para formar una célula compleja.

Con esto nos referimos a un grupo de elementos que realizan actividades para alcanzar un
objetivo común, ya sea operando sobre los datos, la energía o la materia para suministrar
información. “Los sistemas proporcionan información tanto de problemas como de
oportunidades”.

Los sistemas se clasifican de la siguiente manera de acuerdo a su constitución:

 Sistemas físicos o concretos: estos sistemas están compuestos por elementos
tangibles, por ejemplo, maquinas, equipos u objetos. En informática, nos referimos a estos
sistemas como el hardware.
 Sistemas abstractos: son sistemas conformados por elementos cognitivos, por
ejemplos los planes, las hipótesis y las ideas. Estos sistemas son conocidos como
software en el campo de la informática.
Respecto a su relación con el medio ambiente los clasificamos como:
 Sistemas abiertos: este tipo de sistemas se intercambia materia, energía o
información con el ambiente.
 Sistemas cerrados: son aquellos sistemas en los cuales el intercambio de materia,
energía o información con ambiente es considerado como nulo.

Sistema de información
Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos organizados, relacionados y
coordinados entre sí, encargados de facilitar el funcionamiento global de una empresa o de
cualquier otra actividad humana para conseguir sus objetivos

Cuando se habla de un sistema de información (SI) se refiere a un conjunto ordenado de

mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de información, de manera
que puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente.

Todo sistema de información se compone de una serie de recursos interconectados y en

interacción, dispuestos del modo más conveniente en base al propósito informativo trazado,
como puede ser recabar información personal, procesar estadísticas, organizar archivo, etc.
Estos recursos pueden ser:

Recursos humanos: Personal de variada índole y destrezas.

Datos: Cualquier tipo de información masiva que precisa de organizarse.

Actividades: Procedimientos, pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.

Recursos informáticos: Aquellos determinados por la tecnología.

Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que un sistema

informático, si bien estos últimos constituyan a menudo el grueso de los recursos de un SI.
Pero existen muchos otros métodos para los sistemas de información, que no
necesariamente pasan por la informática.

Teoría general de sistemas

La Teoría General de Sistemas fue concebida por Ludwig von Bertalanffy en la década de
1940 con el fin de proporcionar un marco teórico y práctico a las ciencias naturales y
sociales. La teoría de Bertalanffy supuso un salto de nivel lógico en el pensamiento y la
forma de mirar la realidad que influyó en la psicología y en la construcción de la nueva teoría
sobre la comunicación humana. Mientras el mecanicismo veía el mundo seccionado en
partes cada vez más pequeñas, el modelo de los sistemas descubrió una forma holística
de observación que desveló fenómenos nuevos (que siempre estuvieron ahí, pero se
desconocían) y estructuras de inimaginable complejidad.

La Teoría General de Sistemas distingue varios niveles de complejidad:

 Sistema: totalidad coherente, por ejemplo, una familia
 Suprasistema: medio que rodea al sistema; amigos, vecindad, familia extensa…
 Subsistemas: los componentes del sistema; individuos.

Principios de la Teoría General de Sistemas

 Totalidad: El sistema trasciende las características individuales de sus miembros
 Entropía: Los sistemas tienden a conservar su identidad
 Sinergia: Todo cambio en alguna de las partes afecta a todas las demás y en
ocasiones al sistema
 Finalidad: los sistemas comparten metas comunes
 Equifinalidad: Las modificaciones del sistema son independientes de las
condiciones iniciales
 Equipotencialidad: Permite a las partes restantes asumir las funciones de las partes
extinguidas
 Retroalimentación: Los sistemas mantienen un constante intercambio de
información
 Homeostasis: Todo sistema viviente se puede definir por su tendencia a mantenerse
estable
 Morfogénesis: Todo sistema también se define por su tendencia al cambio

“La Teoría General de sistemas se concibe como una serie de definiciones, de suposiciones
y de proposiciones relacionadas entre sí por medio de las cuales se aprecian todos los
fenómenos y los objetos reales como una jerarquía integral de grupos formados por materia
y energía; estos grupos son los sistemas.”

Boulding denomina a ¨la Teoría General de Sistemas como ‘‘El esqueleto de la ciencia”, en
el sentido de que esta teoría busca un marco de referencia a una estructura de sistemas
sobre el cual “colgar” la carne y la sangre de las disciplinas particulares en el ordenado y
coherente cuerpo de conocimientos.”

Boulding concibió dos posibles enfoques para la Teoría General de Sistemas, los cuales
son ampliados de la siguiente forma por Oscar J. Bertoglio:
“El primer enfoque es observar el universo empírico y escoger ciertos fenómenos generales
que se encuentran en las diferentes disciplinas y tratar de construir un modelo teórico que
sea relevante para esos fenómenos. Este método, en vez de estudiar sistema tras sistema,
considera un conjunto de todos los sistemas concebibles (en los que se manifiesta el
fenómeno general en cuestión) y busca reducirlo a un conjunto de un tamaño más
razonable.

Un segundo enfoque posible para la Teoría General de Sistemas es ordenar los campos
empíricos en una jerarquía de acuerdo con la complejidad de la organización de sus
individuos básicos o unidades de conducta y tratar de desarrollar un nivel de abstracción
apropiado a cada uno de ellos. Este es un enfoque más sistemático que el anterior y
conduce a lo que se ha denominado Un Sistema de Sistemas.”

En lugar de considerar los diferentes rumbos, como compitiendo sobre el mismo terreno,
los distintos enfoques pueden presentarse como apropiados a los tipos de situaciones en
las cuales los expertos en sistemas necesitan actuar. Cada enfoque será útil en ciertas
áreas definidas y solo deberá utilizarse en aquellas circunstancias en que se desempeña
mejor.

Importancia de los sistemas de información de una empresa

Un Sistema de Información Empresarial se refiere generalmente a cualquier tipo de sistema
de computación, los cuales ofrecen un servicio de alta calidad.

Mediante la implementación de sistemas de información en una organización se obtienen

grandes ventajas, tal como ahorro de tiempo en gestión de procesos, entre otros. Esto lleva
a incrementar la capacidad de organización de la empresa al momento de realizar sus
actividades diarias.

Actualmente se torna importante y necesario contar con un sistema de información en la

empresa que trabaje eficazmente, permitiendo de esta manera acceder a datos relevantes
actualizados y en tiempo real.

Si bien a mediado de los 80 existía una fuerte controversia acerca de cómo podrían
repercutir los sistemas de información en las actividades que se llevan a cabo en la alta
dirección de las empresas como se desprende de los trabajos de la fábrica 1993 y fábrica
1995 nunca se ha cuestionado la importancia que la información tiene en todos los niveles
de la organización la información es necesaria para realizar las funciones administrativas y
para vincular la organización con su ambiente externo y como señalan Bulls y Good night
Ski 1992 es el elemento clave que permite a una organización lograr y mantener un estado
de unidad y armonía aglutinando y orientando hacia los mismos objetivos a sus diferentes
componentes.

Por otra parte, de la información en las organizaciones debe ser vista Más allá de su
tradicional aspecto operativo en una perspectiva que refleja una orientación estratégica en
ese sentido señala que la tecnología de información puede ser usada para erigir barreras
de entrada capturar clientes y proveedores crear nuevos productos desarrollar nuevos
canales de distribución y en ocasiones reestructurar el sector.
Elementos de un sistema de información
Por lo general se considera que todos los SI contienen una diversidad de elementos
clasificables en cinco grandes categorías:

Elementos financieros. Aquellos vinculados con el capital y con los activos disponibles de
la organización.

Elementos tecnológicos. Aquellos que tienen que ver con la maquinaria especializada y la
capacidad de procesamiento automatizado de la información.

Elementos humanos. Básicamente, personal, tanto especializado y directivo, como no

especializado o común.

Elementos materiales. Se refiere al emplazamiento del sistema, a su soporte físico y

ubicación.

Elementos administrativos. Aquellos relacionados con los procesos, la mecánica de

conducción, los permisos, informes, transacciones, etc.

Elementos de un sistema de información

De acuerdo con Georges van Slype, Michel van Dick y Marcel Guillot en los sistemas se
distinguen habitualmente los siguientes elementos:
 La motivación: perspectiva en la que uno se sitúa para organizar o estudiar el
sistema Introducción a la información científica y técnica. Curso 2001-2002 Profesora
asociada: Lourdes Castil
 Los objetivos: traducción de la motivación en misiones precisas asignadas al
sistema
 El ambiente: medio exterior en el que evoluciona el sistema
 La estructura: la forma según la cual se ordenan los elementos del sistema y se
relacionan unos con otros
 La función: es, realmente, la actividad que realiza el sistema de acuerdo con su
estructura, y, formalmente, el modo de transformación de las entradas (inputs) del sistema
en salidas (outputs).
 Las entradas: elementos (datos, materiales, etc.) que proceden del ambiente e
ingresan en el mecanismo de funcionamiento del sistema.
 Las salidas: elementos (datos, materiales, prestaciones, etc.) resultantes del
tratamiento de las entradas por el funcionamiento del sistema, y suministrados al ambiente
para responder a los objetivos asignados al sistema.
 El control: dispositivo destinado a verificar la adecuación de las salidas a los
objetivos perseguidos y a las entradas del ambiente y que actúa sobre la regulación
cuando no existe concordancia.
 La regulación: dispositivo destinado a asegurar la evolución del sistema cuando una
modificación del ambiente o un mal funcionamiento de la estructura entrañan una
inadecuación de las salidas. Supone un mecanismo, típico en el sistema, de
realimentación o de retracción (feedback). Si la inadecuación es ligera, bastará con
modular las salidas; si es más importante, será precisos adaptar las estructuras; si es muy
importante, será necesario proceder a una verdadera mutación de los objetivos y
consiguientemente de la misma estructura.
Clasificación de los sistemas de información
Desde un punto de vista general, la información contenida en un sistema de información
puede ser de tres tipos diferentes:
 Informaciones elementales o datos de base: Representan todo tipo de información
que no han sufrido tratamiento alguno, excepto su registro en un soporte físico adecuado.
 Información elaborada o de resultados: Información directamente utilizable par los
miembros de la administración de la empresa para tomar decisiones.
 Información sobre tratamientos: Definen operaciones de transformación a realizar
sobre los datos de base y que permiten diseñar los procesos manuales o automáticos de
obtención de los resultados anteriores.

Existen varios tipos de Sistemas de Información, desde el punto de vista administrativo

éstos se pueden clasificar en una forma de pirámide.

Nivel operativo

Se utilizan para realizar un seguimiento de las actividades y operaciones básicas de una

organización.
 Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS) Recolectan, almacenan,
modifican y recuperan la información generada por las transacciones producidas en una
 organización. Si durante una transacción se produce un error, el TPS debe ser 2 capaz
de deshacer las operaciones realizadas hasta ese momento. Es muy útil para el
procesamiento de transacciones on-line.

Nivel de conocimiento

Se utilizan para el mejoramiento de la calidad de los servicios de la organización y aporte

de nuevos conocimientos, además de incrementar la productividad de los usuarios del
sistema.
 Sistemas de Conocimiento (KWS) Auxilian a los trabajadores en la creación e
integración de nuevo conocimiento en la organización. Están diseñados para aumentar la
productividad de los trabajadores.
 Sistemas de Automatización de Oficina (OAS) Aplicaciones destinadas a ayudar al
trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software
los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los
clientes de correo electrónico, etc.

Nivel administrativo

Son utilizados por los administradores de nivel medio en la toma de decisiones. Tratan y
comparan resultados relevantes para la compañía, y estudian sus trayectorias.
 Sistemas de Información Gerencial (MIS) Son el resultado de interacción
colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos. Apoyan a nivel administrativo
entregando información útil para el planteamiento, control y toma de decisiones.
 Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS) Herramienta para realizar el
análisis de las diferentes variables de un negocio con la finalidad de apoyar el proceso de
toma de decisiones.

Nivel estratégico

Están basados en los resultados estratégicos a largo plazo de la compañía, son útiles para
poder hacer frente a los impactos producidos por cambios en los negocios.
 Sistemas de Soporte Gerencial (SSG) Trabajan con información interna y externa a
la organización y están diseñados para abordar la toma de decisiones que requieren juicio,
evaluación y comprensión.
 Sistemas Expertos (SE) Es una aplicación informática capaz de solucionar un
conjunto de problemas que exigen un gran conocimiento sobre un determinado tema.

¿En qué consiste el análisis y diseño de sistemas de información?

En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas de información incluye el

estudio de la situación de dicho sistema, con la finalidad de observar cómo trabaja
actualmente y a partir de ello decidir si es necesaria una mejora; el encargado de llevar a
cabo esta acción es el analista de sistemas. Antes de comenzar con el desarrollo de
cualquier proyecto se lleva a cabo un estudio de sistemas para determinar todos los
aspectos de la situación actual de la empresa. La información resultante del estudio sirve
de base para la formulación de distintas estrategias de diseño. Los administradores
decidirán que estrategias adoptar. Los usuarios finales del sistema son los que, en gran
parte, ayudarán al análisis y desarrollo de dicha propuesta para así cumplir, de forma cabal,
cada uno de los objetivos planteados.
Según James Senn, existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método
clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis
estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas
estrategias tienen un uso amplio en cada una de los diversos tipos de empresas que
existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada.

¿En qué consiste el análisis y diseño de sistemas de información?

El análisis es la distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus
principios o elementos, mientras que el diseño es la concepción original de un objeto
destinado a la producción. El análisis y diseño son dos etapas que habitualmente aparecen
unidas en la resolución de problemas.

El análisis de sistemas de información se centra en que se tiene que hacer, mientras que
el diseño de sistemas se centra en cómo se tiene que realizar. En otras palabras, el diseño
de sistemas estudia cómo resolver las necesidades y los problemas que han aparecido
durante la fase de análisis de sistemas.

El ciclo de vida de desarrollo de un sistema de información es el conjunto de actividades

que emprenden los analistas y diseñadores para desarrollar e implementar un sistema de
información, saber:

1.-Método del ciclo de vida y desarrollo del sistema: incluye las actividades de investigación
preliminar, determinación de requerimientos, diseño del sistema, desarrollo del software,
prueba del sistema e implantación. Los requerimientos del sistema de información
predecible, manejables como proyecto, requiere que los datos se encuentren en archivos y
bases de datos, gran volumen de transacciones y procesamiento. Muchas de estas
actividades pueden realizarse de manera concurrente y ello hace posible que las diferentes
partes del sistema se encuentren al mismo tiempo en distintos grados de avance. El tiempo
de desarrollo de este método es largo e incluye el desarrollo por equipos de proyecto.

2. Método Análisis Estructurado: Se enfoca en el que sistema o aplicación realiza sin

importar la forma en que se llevan a cabo las funciones, abordando los aspectos lógicos y
no los físicos. En este método se emplean símbolos gráficos para representar el
procesamiento de datos. Los componentes importantes incluyen los diagramas de flujo de
datos, que señalan el flujo de datos en el sistema y entre los procesos y dispositivos de
almacenamiento de datos, y el diccionario de datos, que incluye todas las definiciones
datos, procesos y demás información pertinente. Este método incluye la formulación las
especificaciones, de forma funcional, para cada uno de los módulos del software. Este
método es adecuado para todo tipo de aplicaciones y tiene mayor utilidad como
complemento de otros métodos de desarrollo.

3. Método del prototipo de sistemas: La construcción de prototipos representa una

estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del
usuario. Es por ello que incluye el desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el
usuario participa de forma directa en el proceso. Este método posee 5 etapas: Identificación
de requerimientos, desarrollo de un modelo de trabajo, utilización del prototipo, revisión del
prototipo y repetición del proceso.
Ciclo de vida de un sistema de información

Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases a lo largo de su vida.
Su ciclo de vida comprende una serie de etapas entre las que se encuentran las siguientes:
 Planificación
 Análisis
 Diseño
 Implementación
 Pruebas
 Instalación o despliegue
 Uso y mantenimiento

Estas etapas son un reflejo del proceso que se sigue a la hora de resolver cualquier tipo de
problema. Ya en 1945, mucho antes de que existiese la Ingeniería del Software, el
matemático George Polya describió este proceso en su libro How to solve it (el primero que
describe la utilización de técnicas heurísticas en la resolución de problemas). Básicamente,
resolver un problema requiere:
 Comprender el problema (análisis)
 Plantear una posible solución, considerando soluciones alternativas (diseño)
 Llevar a cabo la solución planteada (implementación)
 Comprobar que el resultado obtenido es correcto (pruebas)

Las etapas adicionales de planificación, instalación y mantenimiento que aparecen en el

ciclo de vida de un sistema de información son necesarias en el mundo real porque el
desarrollo de un sistema de información conlleva unos costes asociados (lo que se hace
necesaria la planificación) y se supone que, una vez construido el sistema de información,
éste debería poder utilizarse (si no, no tendría sentido haber invertido en su desarrollo).

Para cada una de las fases en que hemos descompuesto el ciclo de vida de un sistema de
información se han propuesto multitud de prácticas útiles, entendiendo por prácticas
aquellos conceptos, principios, métodos y herramientas que facilitan la consecución de los
objetivos de cada etapa.
Ejemplos de sistema de información
Algunos ejemplos de SI pueden ser:

Los sistemas de control de calidad, en los que se pide una retroalimentación al cliente y se
evalúan los resultados estadísticamente para elaborar resultados interpretables por la
gerencia.

Las bases de datos de una biblioteca, en donde está contenido el grueso volumen de
documentos (libros, revistas, tesis, etc.) de la biblioteca, en función de ubicar y recuperar
cada uno lo más rápida y precisamente posible.

Las hojas de cálculo, en las que se ingresa información en bruto y se la organiza de manera
cuantificable para obtener directrices de conducción financiera.

DISEÑO DE BASES DE DATOS RELACIONAL

 Importancia de la información para la toma de decisiones en

la empresa
Una de los cimientos más esenciales en las que se fundamenta la toma de decisiones en
cualquier empresa es el aprovechamiento del conocimiento, éste proviene directamente de
la persona encargada de realizarlo y tenemos como supuesto que cuenta con la información
del contexto, de la industria y tiene la capacidad de seleccionar el curso de acción más
favorable a la organización.

La importancia de la información para la toma de decisiones en la empresa

Cuando se toman decisiones en las empresas éstas deben de cumplir con ciertas
características, ya que de esto depende en muchas ocasiones el éxito o fracaso de la
organización, podemos mencionar entre otras:

- Oportunas

- Rápidas

- Informadas

- Efectivas

- Eficientes (en uso de recursos)

La importancia de la información para las organizaciones radica en que es un recurso

esencial, éstas la utilizan al desempeñar sus operaciones diarias y de manera estratégica
para la búsqueda de un alto nivel competitivo y crecimiento.
Base de datos
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases
de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas.
Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa
de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer
redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos
en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para
revisión son limitados.

Campo
Un campo es un único elemento de información, un tipo de elemento que aparece en cada
registro.

Registro
Un registro es una forma clara y coherente de combinar información sobre algo.

Tablas
Listas de filas y columnas que recuerdan a una hoja de cálculo o a los libros de contabilidad.
En una base de datos simple, es posible que solo tenga una tabla. Para la mayoría de las
bases de datos necesitará tener más de una. Por ejemplo, puede que tenga una tabla que
almacena información sobre productos, otra que almacena información sobre pedidos y otra
tabla con información sobre clientes.

Índices
Un índice es una estructura de datos definida sobre una columna de tabla (o varias) y que
permite localizar de forma rápida las filas de la tabla en base a su contenido en la columna
indexada además de permitir recuperar las filas de la tabla ordenadas por esa misma
columna.

Tipo de datos en Access

1. Texto: se utilizar para introducir datos que incluyan texto, valores numéricos que no
requieran cálculos matemáticos o combinación de texto y números. Acepta un máximo de
255 caracteres.

2. Número: Datos numéricos que vayan a ser utilizados para realizar cálculos matemáticos.

3. Fecha/Hora: es importante utilizar este tipo para introducir datos de fecha, del año 100 al
año 9999. Para que no ocupe mucho espacio en nuestra base de datos, recomiendo que
utilicéis en formato (dentro de propiedades del campo) la fecha corta. Y que le seleccionéis
una mascara de entrada (propiedades del campo).

4. Moneda: ideal para datos numéricos que representen valores en moneda, que vayan a
utilizarse para cálculos matemáticos y que necesitemos que lo preceda el signo de moneda.
Acepta hasta 15 dígitos para la parte entera del número y hasta 4 dígitos en su parte
decimal, se recomienda utilizar en datos donde se requieran hasta 4 dígitos decimales.

5. Autonumeración: el valor que contenga este campo se va a ir incrementando cada vez

que se agregue un registro a la tabla que lo contenga, luego este tipo de datos es utilizado
para llevar una secuencia de los registros ingresados a una tabla. No permite
modificaciones este tipo de datos.
7. Objeto OLE: Este tipo de datos es usado para enlazar o adjuntar archivos creados en
otros programas, como pueden ser archivos word, excel, etc. Solo admite un solo archivo y
el archivo ocupa espacio en la base de datos.

8. Hipervínculo: es usado para campos que contienen enlaces a páginas web, direcciones
de correo, o archivos que abren con un navegador web.

9. Datos adjuntos: a diferencia del tipo Objeto OLE, cada documento, gráfico, hoja de
cálculo, etc. que se adjunte a un campo de este tipo se ejecutará en el programa que fue
creado, sin requerir más espacio adicional en la base de datos del que necesita el solo
enlace. Admite varios archivos.

10. Calculado: Este tipo de datos es nuevo con Microsoft Access a partir de la versión 2010,
el cual usa datos en la misma tabla para hacer cálculos.
11. Asistente para búsquedas: te permite buscar datos en otra tabla o en una lista de valores
predeterminada para el campo.