ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES Y GESTION DEL

CONOCIMIENTO
RESUMEN - MODULO 3.
Maestro Jorge Santiago Rodríguez García

González Diaz Cesar Fernando. 26/06/2020

Contaduría pública.
 RESUMEN MODULO 3: FORMALIZACION DE LA ORGANIZACIÓN

LA FORMALIZACION
La formalización se refiere a la cantidad de documentación escrita en una
organización. Entre ellos los procedimientos, descripciones de puestos,
regulaciones y manuales de políticas. Dichos documentos dan a conocer el
comportamiento y las actividades de una organización. La formalización se mide
sólo contando el número de páginas de la documentación dentro de la organización.
Por ejemplo, las grandes universidades estatales suelen tener una formalización
muy alta porque manejan varios volúmenes de reglas por escrito para aspectos
como registro, eliminar y agregar clases, asociaciones de estudiantes, regulación
en dormitorios y ayuda financiera.
DISEÑO DE ORGANIGRAMAS
Para funcionar correctamente, todas las organizaciones, independientemente de su
naturaleza, campo de operación o ambos, requieren de un marco de actuación. Este
marco lo constituye la estructura organizacional, que no es sino una división
ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su
creación traducido y concretado en estrategias.
Es el método más sencillo de expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los
órganos que la componen en términos concretos y accesibles.
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las
unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos,
canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la
composición de una organización.
Utilidad:
Proporciona una imagen formal de la organización.
Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de
jerarquía y coordinación.
Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de consulta.
CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA LA CREACION DE UN ORGANIGRAMA:
Precisión: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades
administrativas y sus interrelaciones.
Sencillez: Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se
recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o
poco clara.
Uniformidad: Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y
figuras que se utilicen en su diseño.
Presentación: En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura;
por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en
función de su objetivo.
Vigencia: Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado.
Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica
se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de
autorización y actualización.
¿Cómo se clasifican los organigramas?
POR SU NATURALEZA:
Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a
ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macroadministrativos: Contienen información de más de una organización.
Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo
corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque
también puede emplearse en el sector privado.
POR SU NATURALEZA:
Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto
que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización.
POR SU CONTENIDO:
Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de
una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Es conveniente
anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de
las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para
capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
De puestos plazas y unidades: Indican las necesidades de puestos y el número de
plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen
los nombres de las personas que ocupan las plazas.
POR SU PRESENTACION:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del
titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se
recomienda su empleo en los manuales de organización.
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en
el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en
tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas
horizontalmente.
Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones
con un gran número de unidades en la base.
De bloque: Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios
niveles jerárquicos.
DISEÑO:
Forma: Como regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada
elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que
los textos aparezcan horizontalmente y representar con rectángulos las unidades.
Dimensión: Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener
dimensiones semejantes.
Colocación de las unidades.
En diferente nivel jerárquico. Las unidades deben ordenarse en el organigrama de
acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos de la organización, los cuales varían
según su naturaleza, enfoque (procesos, funciones o ambos y proyectos), sector,
giro industrial y ámbito de actuación.
Líneas de conexión. Se emplean líneas para mostrar los diferentes tipos de
relaciones existentes entre las unidades que integran la estructura organizacional.
Relación lineal. En ella, la autoridad y la responsabilidad se transmiten mediante
una sola línea, lo cual permite establecer la relación de subordinación entre las
diversas unidades que aparecen en la gráfica de la organización.
Relación de autoridad funcional: Representa la relación de mando especializado, no
la de dependencia jerárquica. La autoridad funcional puede existir en forma paralela
a la autoridad de línea o entre un órgano especializado y los subordinados de otras
unidades de línea.
Es común representar este tipo de nexo por medio de líneas cortas de trazo
discontinuo que salen de la parte inferior del rectángulo de la unidad de mando y se
conectan a la parte superior del rectángulo de una unidad del siguiente nivel o con
la línea de autoridad en ese nivel cuando el mando especializado involucra a más
de una unidad
Relación de coordinación. Tiene por objeto interrelacionar las actividades que
realizan diferentes unidades de la organización. Se representa por medio de líneas
largas de trazo discontinuo que salen de la parte inferior del rectángulo de una
unidad y se conectan con otra unidad o con un órgano desconcentrado.
MAPAS DE PROCESOS:
Algunos autores utilizan el término trazo de mapas de proceso, mapeo de procesos
o simplemente mapeo para referirse a la representación gráfica de procesos,
considerada como una herramienta indispensable para el análisis organizacional.
Los procesos pueden ser físicos, incluir papeleo, realizarse por computadora, o
representar una secuencia lógica de eventos. En muchos casos los cuatro tipos se
presentan juntos en un proceso, por ejemplo, al surtir una requisición y ordenar la
documentación necesaria, actividades que preceden a la manufactura de los
productos.
DIAGRAMA DE FLUJO:
Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos,
relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la
interrelación entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la
relación causa-efecto que prevalece entre ellos.
Este recurso constituye un elemento de juicio invaluable para individuos y
organizaciones de trabajo; aquellos, porque así pueden percibir en forma analítica
y detallada la secuencia de una acción, lo que contribuye sustancialmente a
conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de
decisión.
Y las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus operaciones
mediante diagramas de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes
procesos complejos, lo cual facilita su comprensión y contribuye a fortalecer la
dinámica organizacional y a simplificar el trabajo.
MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las
estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de
que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de
tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y
más.
Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la
atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada,
los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación,
dirección y evaluación administrativas eficientes.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN:
Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones
organizacionales.
Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos;
de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen
en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específicas en
una organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el uso de
recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y
control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las
actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución
de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.