Asignatura: Administración de Proyectos Informáticos

FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

GESTIÓN DEL ALCANCE

GUÍA SESIÓN N° 03

Guía de Aprendizaje 1
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Gestión del Alcance

Un proyecto que no realiza el análisis y la definición del alcance esta afectando
directamente con su organización y como consecuencia tiene grandes probabilidades
de fracasar.
La administración del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para
asegurar que este contenga todas las actividades para tener éxito en los resultados.
I) Procesos de la Administración del alcance del proyecto
Los principales procesos son:
Inicio
Planificación del alcance
Definición del alcance
Verificación del alcance
Control del cambio de alcance
II) Inicio
Debemos recordar que la idea de un proyecto informativo evoluciona desde ideas
abstractas hasta concretizase en ideas realizables.
Estas ideas y necesidades dan el inicio al alcance del Proyecto.
2.1 Entradas para la Iniciación
A. Descripción del Producto. Los documentos de descripción del producto
describen las características del producto o servicio que fue elegido para
crearse.
La descripción del producto generalmente tendrá menos detalles en sus
fases tempranas y más detalles en las fases subsiguientes a medida que
las características del producto son elaboradas progresivamente.
B. Plan estratégico. (Análisis de Fuerzas y debilidades) Todo proyecto
informático deberá apoyarse en las metas estratégicas de la organización
ejecutora el plan estratégico de la organización ejecutora deberá
considerarse como un factor en la toma de decisiones para seleccionar el
proyecto.
C.- Información Organizacional (Análisis de la Empresa) La información
histórica de decisiones previas de selección de proyectos y de sus
reportes de ejecución se deben considerar en la medida que esta
información este disponible. Es importante conocer las condiciones en que
se encuentra la organización.
D. Encuestas

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2.2 Herramientas y Técnicas para la Iniciación

A. Análisis de Factibilidad.
Para la selección y aprobación del proyecto se puede utilizar el método de
Factibilidad quien nos ayudara a evitar inconvenientes futuros.
B. Arboles de Decisión
Se refiere al método como modelos de decisión. Los métodos de decisión
incluyen técnicas generalizadas aplicar un criterio de selección de proyecto
compleja, en un modelo sofisticado es muchas veces tratado como una fase
por separado del proyecto.
C. Opinión Experta. La opinión experta será requerida muchas veces para
acelerar las entradas a este proceso. Tal experiencia puede ser provenida
por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento
especializado y está disponible de muchas otras fuentes que incluyen:
• Otras unidades dentro de la organización ejecutora.
• Consultores.
• Profesionales y asociaciones técnicas.
• Grupos de industria.
2.3 Salidas de la Iniciación
A. Charter del proyecto
(Informe de Problema, Informe Preliminar). Un charter del proyecto es un
documento que reconocí formalmente la existencia de un proyecto, este
deberá incluir, directamente o por medio de referencias con otros
documentos lo siguiente:
• La necesidad del negocio para la cual en proyecto fue creado.
• La descripción del producto El charter del proyecto deberá ser
generado por un administrador externo al proyecto y a un nivel
apropiado para las necesidades del proyecto.
B. La identificación/ asignación del administrador del proyecto
En general, el administrador del proyecto deberá ser identificado y
asignado tan tempranamente como sea posible. El administrador del
proyecto siempre deberá ser asignado con anterioridad al comienzo del
plan de ejecución del proyecto.

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C. Restricciones. Las restricciones son factores que limitaran las opciones

del equipo administrativo del proyecto. Por ejemplo, un presupuesto
predefinido es una restricción que muy seguramente limitara las opciones
que tiene el equipo administrador con respecto al alcance, personal, y
programación.
Cuando un proyecto se ejecuta bajo un contrato, las provisiones
contractuales generalmente serán restricciones.
D. Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para propósitos de
planeación, se consideran como ciertas, reales, o seguras. Por ejemplo, si
la fecha en que una persona clave se pueda hacer disponible es incierta,
el equipo puede asumir una fecha específica de comienzo. Las
suposiciones generalmente involucran un grado de riesgo.
Estas se podrán identificar aquí o pueden ser el resultado de una
identificación de riesgo.

III) Planificación del alcance

Se trabaja a partir de la solución propuesta que será la meta que deberá alcanzar
el proyecto.
Esta primera regla es sumamente importante para armar la estructura del proyecto
propuesto, ya que la meta es lo primero que se coloca en el proceso de
implementación de todo proyecto de inversión.
En esta etapa el responsable del proyecto deberá realizar una reevaluación de la
propuesta para establecer su compromiso con la meta, esto asegura que todos en
el grupo apunten en la misma dirección. Propiciar una visión común hace que
cada miembro del equipo del proyecto está orientado en la misma dirección.

3.1 Entradas a la planeación del Alcance

A. Descripción del producto.
B. Charter del proyecto.
C. Restricciones.
D. Suposiciones.
3.2 Herramientas y Técnicas para la planeación del alcance
A. Análisis del Producto. El análisis del producto involucra desarrollar un
mejor entendimiento del producto del proyecto.

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B. Análisis costo/ beneficio. El análisis de costo beneficio involucra sustentar

el costo en base a los beneficios tangibles e intangibles de las varias
alternativas del proyecto.
Esto es posible si existe alguna restricción para la inversión.
3.3 Salidas de la Planeación del Alcance
Declaración del alcance. Esta declaración del alcance debe incluir, ya sea
directamente o por referencia de otros documentos, lo siguiente:
• Justificación del proyecto – es la necesidad del negocio para la cual el
proyecto fue desarrollado.
• Metodología a utilizar según la naturaleza del Sistema informático.

• Características del Producto.

• Objetivo del Proyecto el criterio cuantificable que se debe cumplir para

que el proyecto sea considerado exitoso objetivos incuantificables
“satisfacción del cliente”.
Detalle del Soporte.
El detalle de soporte para la declaración del alcance debe ser documentado y
organizado en la medida que facilite su uso por otros procesos de
administración del proyecto. El detalle de soporte siempre deberá incluir
documentación de todas las suposiciones y limitaciones identificadas. El
grado detalle varía de acuerdo con el área de aplicación.

IV) Definición del Alcance.

La definición del alcance involucra subdividir las principales entregas del proyecto
en componentes mas pequeños para facilitar su manejo
4.1 Entradas de la Definición del Alcance
A. Declaración del alcance.
B. restricciones.
C. Suposiciones.
D. Otras salidas de planeación.
E. Información Histórica.
4.2 Técnicas y Herramientas
A. Método de descomposición.
4.3 Salidas de la Definición del Alcance

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El Alcance del Proyecto Informativo se expresa mediante los objetivos

específicos y generales.
Los Objetivos Generales establecen el sustento o marco de referencia para el
Alcance. Se refieren a los beneficios en términos del negocio.
Ejemplo: “Sistema de Control Horario de Actividades ABC Finance Corp.”
Cumplir con las expectativas estratégicas de Finance Corp. Por lo cual se
viene implementando el sistema de control de actividades ABC.
Mejorar el control de actividades Finance Corp.

Los Objetivos Específicos se refieren a las metas específicas a lograr para

dar por concluido el Proyecto.
Ejemplo: “Sistema de Control Horario de Actividades ABC Finance Corp.”

• Diseñar el modelo Funcional del Sistema.

• Diseñar el Software de Control de actividades ABC
• Instalación del sistema en 24 estaciones
• Capacidad a los usuarios involucrados cubriendo un máximo de 60 horas.
• Entrega de Manual de Usuario y Manual Técnico del sistema.

Tanto el producto y el proyecto tienen sus propios alcances la relación entre

ambos es la siguiente:
Alcance del producto: Son las características y funciones que se deberán
incluir en el producto servicio
Alcance del proyecto: El trabajo que se deberá hacer para la entrega del
producto con sus especificaciones y funciones.
La terminación del alcance del producto se mida contra sus requerimientos
mientras que la terminación del alcance del proyecto se mide contra el plan
En algunas aéreas de aplicación las entregas del proyecto se denominan
objetivos del proyecto mientras que los objetivos del proyecto se denominan
factores críticos de éxito.

V) Verificación del Alcance

La verificación del alcance es el proceso de la aceptación formal del alcance del
proyecto por las partes interesadas estos requieren revisar productos de trabajo y

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sus resultados para asegurar que todos fueran completados correcta y
satisfactoriamente.
La verificación del alcance difiere del control de calidad en el que este se preocupa
primariamente en la aceptación de los resultados de trabajo mientras que el control
de calidad se preocupa principalmente de la medida en que el trabajo se halla
hecho de manera correcta.
5.1 Entradas a la Verificación del Alcance
A. Resultados del trabajo. Los resultados del trabajo que entregas han sido
parcial o totalmente completadas, en que costos se a incurrido o
comprometido, etc. Son unas salidas del plan de ejecución del proyecto.
B. Documentación del Producto. Los documentos producidos para describir el
producto de un proyecto deberán estar disponibles para las revisiones
5.2 Herramientas y Técnicas para le verificación del Alcance
A. Inspección. La inspección incluye actividades tales como las mediciones,
examinar, y ensayos implementados para determinar si los resultados se
ajustan a los requerimientos.
5.3 Salidas de la Verificación del Alcance
A. Aceptación Formal. La documentación que el cliente o el patrocinador ha
aceptado el producto del proyecto o fase, deberá ser preparada o
distribuida.
B. Rechazo Formal. La documentación que el cliente o patrocinador ha
aceptado el producto del proyecto o fase, deberá ser preparada o
distribuida
VI) Control de Cambio de Ambiente
6.1 Entradas al control del cambio de Alcance
A. Estructura del desglose de trabajo.
B. Reportes de Desempeño.
C. Los reportes de ejecución pueden alertar también al equipo de trabajo
sobre que tópicos pueden causar problema en el futuro
D. Requisiciones de cambio. Las requisiciones de cambio pueden ocurrir de
muchas formas orales o escritos, directas o indirectas, iniciadas interna o
externamente, ser requisitos legales u opcionales. Los cambios pueden
requerir expandir el alcance o pueden permitir reducirlo.

6.2 Herramientas y Técnicas para el control de cambio de alcance

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A. Sistema de Control de Cambio de Alcance. Un sistema de control de

cambio de alcance define los procedimientos mediante los cuales el
alcance del proyecto puede ser cambiado.
Incluye el papeleo, sistemas de seguimiento, y niveles de aprobación
necesarios para autorizar los cambios. El sistema de control de cambio
deberá ser integrado con el sistema de control de cambios general y en
particular, con cualquier sistema o sistemas que estén trabajando para
controlar el alcance del producto.
Cuando el proyecto es ejecutado bajo contrato, el sistema de control de
cambios deberá cumplir con todas las provisiones contractuales
relevantes.
B. Medición de ejecución. Las técnicas de medición de ejecución, ayudan
a evaluar la magnitud de variaciones que ocurren. Una parte importante
del control de cambios al alcance es determinar que esta causando la
varianza y decidir si esta varianza requiere acción correctiva.
C. Planeación adicional. Pocos proyectos se ejecutan de acuerdo al plan.
Posibles cambios de alcance pueden requerir modificaciones al plan
original.
6.3 Salidas de Control de Cambio de Alcance
A. Cambios al Alcance. Un cambio al alcance es cualquier modificación al
alcance acordado del proyecto. Los controles al alcance muchas veces
requieren ajustes al costo, tiempo y calidad u otros objetos de proyecto.
Los cambios al alcance se retroalimentan a través de los procesos de
planeación, los documentos técnicos y de planeación se actualizan en la
medida que se han necesario, y los partidos interesados se notificaran.
B. Acción Correctiva. La acción correctiva es cualquier cosa que se haga
para hacer que la ejecución futura esperara del proyecto este en línea
con el plan del proyecto.
C. Lecciones aprendidas. Las causas de las variaciones el razonamiento
detrás de la acción correctiva tomada, otros tipos de lecciones
aprendidas del control de cambio al alcance, deberán ser
documentadas para que esta información se vuelta parte de la base de
datos, historia para este y otros proyectos de la organización ejecutora.

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