Instructivo 3

Formación Continua Excel Básico
VALIDACION DATOS
Lista para validación de datos en Excel
Cuando compartes tus libros de Excel con otras personas y ellos introducen información en las hojas
que has preparado con tanto esfuerzo, es de suma importancia validar los datos de manera que
puedas prevenir cualquier error con las fórmulas o alguna interpretación equivocada al momento de
realizar un análisis de la información.
Afortunadamente Excel tiene herramientas de validación de datos que nos permitirán validar la
información al momento que es introducida en una celda. Este grupo de comandos se encuentra en
la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
En esta ocasión centraremos nuestra atención en una de las opciones de la Validación de datos que
es conocida como la lista de validación de datos y que convierte una celda común en una lista de
opciones de las cuales el usuario podrá elegir alguna.
Beneficios de la lista de validación
Antes de explicar la creación y uso de las listas de validación de datos, me gustaría dar un ejemplo de
los beneficios de utilizar este tipo de control. Supongamos que has compartido tu libro de Excel con
varias personas y les has pedido que en una celda ingresen su día favorito de la semana.
Imaginemos que el día miércoles es el día favorito de 5 personas, pero han ingresado el nombre de
diferentes maneras:
 Miércoles Miercoles
 Mercoles Miercole Miecoles
Si tuviéramos que contar la cantidad de personas que han ingresado el día miércoles como su día
favorito, sería imposible de hacerlo con fórmulas porque cada cadena de texto es diferente y Excel
no podría ayudarnos fácilmente con esta tarea.
Para nuestro ejemplo la solución sería realizar un análisis visual para homologar los datos, pero si
tuviéramos un caso donde fuera necesario revisar la respuesta de cientos o miles de usuarios,
estaríamos frente a un problema que podríamos haber evitado.
Las listas de validación de datos en Excel son de mucha utilidad para evitar que un usuario introduzca
cadenas de texto con errores de captura y en su lugar le permite elegir una opción dentro de un
listado de opciones. De esta manera se evita cualquier error en el ingreso de la información que
podría ser costoso posteriormente.
Crear una lista desplegable en Excel
Las listas de validación de datos son ampliamente conocidas

como listas desplegables ya que al seleccionar la celda que contiene
dicha lista, se mostrará un control en su extremo derecho que al
pulsarlo desplegará la lista de valores disponibles. La siguiente imagen
muestra un ejemplo de una celda que contiene una lista desplegable
con los días de la semana.
Instructivo 3 1
Para crear una lista de validación de datos como la anterior debemos seleccionar la celda que
contendrá la lista. Posteriormente debemos ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el
comando Validación de datos.
Esto abrirá el cuadro de diálogo Validación de
datos en donde deberás asegurarte de seleccionar la
pestaña Configuración y en la primera lista
desplegable deberás seleccionar la opción Lista.
Posteriormente, en el recuadro Origen, podrás colocar los valores de la lista desplegable

separándolos por una coma. Algo importante a resaltar en este paso es que, si en tu país se utiliza el
punto y coma (;) como el separador de listas, entonces deberás separar los valores de la lista con
dicho carácter.
Una vez que has ingresado todos los valores de la lista, deberás hacer clic
en el botón Aceptar y se verán reflejados los cambios en la celda.
Instructivo 3 2
El ingreso de texto manual sobre la celda que contiene la lista desplegable seguirá siendo posible,
pero si se ingresa un valor diferente a los valores de la lista, se mostrará un mensaje de error como el
siguiente:
Lista desplegable con valores de un rango
Utilizando el método anterior podemos crear cualquier lista que necesitemos, pero si la lista tiene
muchos elementos, será un tanto ineficiente el ingresar todas las opciones en el cuadro de Origen.
Una alternativa que tenemos para indicar los valores de una lista es colocarlos dentro de una hoja de
Excel y especificar dicho rango de celdas dentro del cuadro Origen. Excel tomará los valores de las
celdas indicadas y los integrará
como las opciones de la lista
desplegable.
En la siguiente imagen puedes
observar que he ingresado los días
de la semana bajo la columna E de
la hoja. El rango con los cinco días
de la semana que deseo incluir en
la lista es E1:E5 y será la referencia
que introduciré como el Origen de
la lista.
Lista desplegable con rangos nombrados
Una tercera alternativa para definir los valores de la

lista desplegable es utilizar un rango nombrado. En la
siguiente imagen puedes observar que he colocado los
días de la semana en el rango A1:A5 y lo he nombrado
como Semana.
Al momento de crear la lista de validación podremos

indicar el nombre del rango como el origen de los
datos de la siguiente manera:
Instructivo 3 3
El resultado será exactamente el mismo que con las alternativas descritas anteriormente y a final de
cuentas tendremos una celda con una lista desplegable con los cinco días de la semana que hemos
definido.
Celda con lista desplegable
Hablemos ahora sobre una de las opciones que se muestran al momento de definir nuestra lista
desplegable y me refiero a la opción Celda con lista desplegable.
Esta opción es la que habilita la lista desplegable al momento de seleccionar una celda que contiene
la validación de datos. Por lista desplegable nos referimos al botón con una flecha que aparece en el
extremo derecho de la celda y que nos permite desplegar las opciones de la lista.
Si removemos la selección de esta opción, la celda seguirá validando los datos pero no permitirá al
usuario ver las posibles opciones. La realidad es que para la gran mayoría de los casos, queremos
dejar esta opción seleccionada.
Omitir blancos en la lista desplegable
Otra opción que tenemos al momento de definir nuestra lista desplegable es la de Omitir blancos la
cual funciona de manera peculiar y es probable que te confundas un poco cuando hagas algunas
pruebas. Mi recomendación es dejar siempre seleccionada esta opción pero si quieres saber un poco
más sobre las implicaciones de quitar dicha selección, entonces sigue leyendo.
En primer lugar, cuando dicha opción está seleccionada, es posible entrar en el modo de edición de
una celda que tiene una lista desplegable, pulsar la tecla Entrar sin ingresar texto y Excel dejará la
celda en blanco. En caso de que no lo sepas, el modo de edición de una celda se puede activar de tres
Instructivo 3 4
maneras posibles: al seleccionar una celda y hacer clic en la barra de fórmulas, al hacer doble clic
sobre la celda o al seleccionar una celda y pulsar la tecla F2.
Si desmarcamos la opción Omitir blancos, al entrar al modo de edición de la celda que contiene la

lista desplegable, si pulsamos la tecla Entrar sin haber introducido texto alguno, se mostrará un
mensaje de error indicándonos que hemos ingresado un valor no válido.
Este es el primer comportamiento de la opción Omitir blancos sobre las celdas que tienen una lista
de validación de datos. Pero existe otro comportamiento muy peculiar para aquellas listas que
fueron creadas con un rango nombrado y lo mostraré a continuación.
En la siguiente imagen tengo una lista en la celda C1 la

cual fue creada basándome en el nombre de
rango Semana que a su vez hace referencia al rango
A1:A5. Sin embargo, en este ejemplo el rango tiene
vacía la celda A3 y por lo tanto la lista desplegable se
muestra de la siguiente manera:
Antes de hacer la prueba te mostraré la configuración de la lista de validación de datos de la celda

C1.
La opción Omitir blancos está seleccionada y el origen es el rango nombrado Semana. Ahora observa

lo que sucede si introduzco el valor Domingo en la celda C1.
Esto sucede porque el rango Semana tiene una celda vacía, lo cual “abre” la posibilidad de introducir
cualquier otro valor que “tomará” el lugar de dicha celda vacía y Excel nos dejará hacerlo sin enviar
Instructivo 3 5
alguna alerta. Si quiero evitar

este problema, debo ir a la
configuración de la lista y
desmarcar la opción Omitir
blancos.
Si vuelvo a intentar ingresar

manualmente la cadena de
texto Domingo, Excel
mostrará un mensaje de error:
Recuerda que he descrito dos comportamientos diferentes de la opción Omitir blancos. El primero

aplica para todo tipo de listas desplegables, pero el segundo lo verás reflejado solamente en las listas
que tienen un rango nombrado como su origen.
La realidad es que pocas veces te verás frente a este tipo de situaciones tan peculiares, pero es
importante conocer el significado de dichas configuraciones al momento de crear listas de validación
de datos. En la gran mayoría de los casos, lo mejor será dejar seleccionadas tanto la opción Omitir
blancos como la opción Celda con lista desplegable.
Validar fechas en Excel
La validación de datos en Excel es un recurso muy útil para evitar que los usuarios ingresen datos
incorrectos que podrían generar algún error en los cálculos de nuestras hojas. Las fechas son un tipo
de dato ampliamente utilizado y por esa razón es importante aprender a validar fechas en Excel.
Para asegurarnos que un usuario ingrese una fecha válida en una celda, debemos comenzar por
seleccionar dicha celda y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Validación de datos.
Este comando abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos el cual revisaremos a continuación,

específicamente para el caso cuando necesitamos validar una fecha.
Instructivo 3 6
Cómo validar fechas en Excel
Para pedir a una celda que solamente

permita el ingreso de fechas válidas,
debemos seleccionar la opción Fecha de
la lista Permitir lo cual habilitará algunas
opciones de configuración tal como lo
muestra la siguiente imagen.
La validación de la fecha dependerá de la

selección que hagamos en la lista
desplegable Datos así que a continuación
describo las diferentes opciones
disponibles:
 Entre: Validará que la fecha ingresada esté dentro del rango delimitado por una fecha inicial
y una fecha final.
 No está entre: Validará que la fecha ingresada no se encuentre dentro del rango de fechas
indicado.
 Igual a: Solo permitirá una fecha que sea igual a otra que indicaremos en la configuración de
la validación.
 No igual a: Permitirá cualquier fecha excepto la especificada en la configuración.
 Mayor que: Validará que una fecha sea mayor que la fecha indicada en la configuración.
 Menor que: Solo permitirá fechas menores a la fecha indicada en la configuración.
 Mayor o igual que: Permitirá ingresar fechas mayores o iguales a la fecha indicada en la
configuración.
 Menor o igual que: Permitirá ingresar fechas menores o iguales a la fecha indicada en la
configuración.
La elección que hagamos en la lista Datos habilitará, o deshabilitará, los campos adicionales de

configuración. La mayoría de las opciones solo necesitarán que indiquemos una fecha que nos
ayudará a completar la validación de datos. Solo las opciones Entre y No está entre nos solicitarán el
ingreso de una fecha inicial y una fecha final.
Hagamos algunos ejemplos para probar el funcionamiento de la validación de fechas en Excel.
Validar que las fechas sean iguales

Para hacer nuestro primer ejemplo,
seleccionaré la celda A1 e iré a la ficha
Datos > Validación de datos. Elegiré la
opción Fecha de la lista
desplegable Permitir y posteriormente
seleccionaré la opción Igual a de la
lista desplegable Datos lo que nos
permitirá indicar una Fecha con la que
será comparado el valor de la celda A1.
Para este ejemplo colocaré la fecha
01/01/2015.
Instructivo 3 7
Pulsaré el botón Aceptar y de inmediato iré a la celda A1, donde ingresaré la fecha 15/01/2015 y al
pulsar la tecla Entrar se mostrará el siguiente mensaje:
Solo cuando ingresemos la fecha 01/01/2015 el mensaje dejará de mostrarse y el valor permanecerá
en la celda A1. Una utilidad de la opción Igual a que acabamos de utilizar, es cuando necesitamos
que el usuario confirme una fecha determinada.
Por ejemplo, en la siguiente imagen

puedes ver que la hoja pide al usuario
que ingrese su fecha de nacimiento y
una fila abajo está una celda para que
confirme la fecha ingresada
previamente.
Ya que el objetivo es que la fecha de la celda B2 sea igual a la fecha de la celda B1, seleccionaré la
celda B2 y crearé la siguiente validación de datos:
Observa que en este caso el valor del campo Fecha no tiene un valor sino una referencia a la celda
B1, lo cual indica a Excel que el valor de la celda B2 deberá ser igual a la fecha de la celda B1. Una vez
creada la validación de datos, si intentamos ingresar una fecha en la celda B2 que sea diferente a la
fecha ingresada en la celda B1, obtendremos un mensaje de error.
Instructivo 3 8
Personalizar el mensaje de error
El mensaje de error anterior

no describe adecuadamente
el problema y si queremos dar
toda la ayuda posible al
usuario de nuestra hoja, sería
buena idea personalizar dicho
mensaje de error.
Para cambiar ese mensaje
debemos editar la validación
de datos creada para la celda
B2, así que seleccionamos
dicha celda y vamos a la ficha
Datos > Validación de datos y
dentro del cuadro de diálogo
seleccionamos la
pestaña Mensaje de error.
Para este ejemplo ocuparé
solamente el cuadro de
texto Mensaje de error donde
he colocado el texto: “El valor debe ser igual a la fecha ingresada en la celda B1”. Pulsamos el botón
Aceptar y si volvemos a ingresar una fecha incorrecta, Excel mostrará un mensaje de error que
describirá de una mejor manera el problema.
Puedes probar con las otras opciones del mensaje de error para modificar el tipo de icono
desplegado junto al mensaje así como para modificar el texto mostrado en el título de la ventana.
Validar que las fechas estén en un rango
Instructivo 3 9
Como último ejemplo probaremos

la opción de validación Entre la
cual nos permite definir un rango
de fechas de manera que
limitemos los valores que pueden
ser ingresadas en una celda.
Supongamos que necesitamos que

el usuario ingrese una fecha válida
del año 2015, así que seleccionaré
la celda B1 y crearé la siguiente
validación de datos:
De ahora en adelante, la celda B1

solamente aceptará una fecha que
pertenezca al año 2015. La
siguiente imagen muestra el
mensaje de error al intentar
ingresar una fecha de otro año.
De esta manera puedes validar fechas en Excel que cumplan con criterios previamente establecidos
lo cual te ayudará a mantener la integridad en los datos de tu hoja.
FUNCIONES DE BUSQUEDA
Instructivo 3 10
Son funciones que permite mostrar información de una matriz utilizado para una consulta de
datos.
Función BUSCAR
Nos permite buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila.
La sintaxis para realizar la búsqueda es la siguiente:
BUSCAR (Valor_buscado, Vector_de_compraración, Vector_resultado)
 Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.

 Vector_de_compraración (obligatorio): Un rango de celdas que está formado por una sola
columna o una sola fila en donde se realizará la búsqueda.
 Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de resultados
que deseamos obtener.
El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la función

devolverá resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deberá ser del mismo
tamaño que Vector_de_comparación.
Función SIERROR
Devuelve un valor determinado en caso de que la fórmula o celda contenga un error.
Instructivo 3 11
SI.ERROR(argumento, valor_si_error)
 argumento (Obligatorio): Argumento en donde se buscará el error.

 valor_si_error (Obligatorio): El valor que se devuelve si el argumento se evalúa como
error.
Funciones BUSCARH y BUSCARV.
Instructivo 3 12
Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila
de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.
Función BUSCARH/V es equivalente a CONSULTARH/V respectivamente
Función BUSCARH.
Esta función permite buscar un valor que se encuentra en una FILA
La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:
BUSCARH(valor buscado, Matriz buscar en, indicador filas, Ordenado)
 Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

 Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
 Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.
 Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error
#N/A.
Ejemplo de la función BUSCARH
Instructivo 3 13
En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores
en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los
meses.
Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar la
función BUSCARH de la siguiente manera:
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)
El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento
contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa
dicha información.
El 3er argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese como resultado. Ya
que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de febrero es la fila número 3.
Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una coincidencia
exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:
Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de
argumentos de la siguiente manera:
=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)
Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la
función sería la siguiente:
=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)
Función BUSCARV
Instructivo 3 14
Esta función permite buscar un valor que se encuentra en una COLUMNA
BUSCARV(valor buscado, Matriz buscar en, indicador columnas, Ordenado)
 Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

 Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
 Indicador_columnas (obligatorio): El número de columna que contiene el valor que
regresará la función.
 Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Ejemplo de la función BUSCARV
Para hacer una búsqueda con la función BUSCARV sobre los datos de ejemplo, seguiremos los
siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar y que es uno de los nombres de la columna
A.
2. En la celda E2 ingresaré el nombre de la función BUSCARV de la siguiente
manera: =BUSCARV(
3. Inmediatamente después de ingresar el paréntesis haré clic en la celda E1 para incluir la
referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la
función: =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los
títulos de columna que para nuestro ejemplo será el rango A2:B11. Una vez especificada la
matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo
argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me
devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la
numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna
Instructivo 3 15
número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma

(,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una
búsqueda exacta y finalmente terminará el ingreso de los argumentos con un
paréntesis. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
De esta manera, la función BUSCARV hará la búsqueda del valor de la celda E1 sobre los valores del
rango A2:A11 y como resultado nos devolverá la celda de la columna B2:B11 que le corresponda.
Observa el resultado de la función recién descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificarlo para
buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.
Instructivo 3 16
Errores comunes al usar la función BUSCARV
 Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV
regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
 Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla
obtendremos un error de tipo #¡REF!
 Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de
tipo #¡VALOR!
 Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el
valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.
La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques
tiempo para aprender correctamente su uso y podrás sacar mucho provecho de esta función.
Instructivo 3 17
Filtros en Excel
Los filtros en Excel nos
permiten buscar un
subconjunto de datos que
cumpla con ciertos
criterios. Generalmente
todo comienza cuando
tenemos un rango de celdas
con información y queremos
ver solamente aquellas filas
que cumplen con ciertas
condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente

imagen se pueden ver los
datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo
tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si
no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
Filtros básicos
Cómo crear filtros en Excel
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del
grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados
de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro
también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Instructivo 3 18
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará
los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,
mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos

para filtrar los datos es
elegir de manera individual
aquellos valores que
deseamos visualizar en
pantalla. También podemos
utilizar la
opción (Seleccionar
todo) para marcar o
desmarcar todos los
elementos de la lista. En la
imagen anterior he elegido el
nombre Hugo de manera
que el filtro mostrará
solamente las filas con
dicho nombre.
Instructivo 3 19
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido.
Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos
aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente
indicándonos que existen filas ocultas.
Filtrar por varias columnas
Si queremos segmentar aún

más los datos mostrados en
pantalla podemos filtrar por
varias columnas. En el ejemplo
anterior filtré las filas
pertenecientes a Hugo, pero si
además necesito saber las que
pertenecen a la región Norte y
Sur, entonces debo seleccionar
dichas opciones dentro del
filtro de la columna Región:
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que
ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada
una de ellas.
Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y
entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que
obtendremos.
Cómo quitar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna

debemos hacer clic en la flecha del filtro y
seleccionar la opción Borrar filtro de
“Columna” donde Columna es el nombre de la
columna que hemos elegido. Esta acción eliminará
Instructivo 3 20
el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos
eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra
en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
Filtrar en Excel buscando valores
Ya hemos visto que todos los filtros

muestran una lista de valores únicos
de la cual podemos seleccionar uno o
varios de ellos y justo por arriba de
dicha lista de valores se muestra un
cuadro de texto que nos permite
hacer una búsqueda. Por ejemplo, en
la siguiente imagen he colocado la
palabra “este” en el cuadro de
búsqueda y como resultado se ha
modificado la lista de valores
mostrando solo aquellos donde se ha
encontrado dicha palabra:
Cuando tenemos una lista muy

grande de valores únicos y no
podemos identificar fácilmente
aquellos que deseamos seleccionar,
podemos utilizar el cuadro de
búsqueda para encontrar los valores
que necesitamos. También es posible
utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal como si
hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de
búsqueda.
Filtros de texto en Excel
Además de las opciones ya

mencionadas para filtrar en Excel,
cuando en una columna se detecta el
tipo de dato texto, se mostrará una
opción de menú llamada Filtros de
texto como la siguiente:
Instructivo 3 21
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar
cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el
siguiente cuadro de diálogo:
Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel
mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.
Filtros de número en Excel
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá
utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:
A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar
valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al
promedio.
Instructivo 3 22
Filtros de fecha en Excel
Las fechas son el

tipo de dato que
más opciones de
filtrado nos
proporcionan, tal
como lo muestra la
siguiente imagen:
Excel nos permitirá

filtrar las fechas
por días
específicos como
hoy, mañana o
ayer e inclusive por
períodos de
tiempo más largos
como semanas,
meses, trimestres
o años con tan solo
seleccionar la
opción adecuada.
Filtrar por color en Excel
No podíamos pasar por

alto y dejar de hablar de
la opción de Filtrar por
color que nos ofrece
Excel. Para que esta
opción se habilite es
necesario que las celdas
tengan aplicado un color
de relleno ya sea por una
regla de formato
condicional o
modificando
directamente el color de
relleno con las
herramientas de formato.
En nuestro ejemplo he
aplicado una regla de
formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.
Instructivo 3 23
Una vez que las

celdas tienen un
color de relleno, al
hacer clic en el
filtro de la columna
Total se mostrará
habilitada la
opción Filtrar por
color y dentro de
ella podré elegir
alguno de los
colores presentes
en la columna.
Filtro avanzado en Excel
En Excel puedes realizar

un filtrado de datos
totalmente personalizado
proporcionando los
criterios que deseas
aplicar a la información.
Este tipo de filtrado es
conocido como Filtro
avanzado y en esta
ocasión te mostraré cómo
utilizarlo.
Supongamos la siguiente
tabla de datos.
Los criterios por los cuales se

realizará el filtrado deben
Instructivo 3 24
especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del
departamento de Finanzas.
Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos, aunque realmente su
ubicación no es de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos
Antes de aplicar el filtro avanzado

debo seleccionar la tabla de datos
(A4:D13) y posteriormente ir a la
ficha Datos y pulsar el botón
Avanzadas que se encuentra en el
grupo Ordenar y filtrar. Se
mostrará el cuadro de
diálogo Filtro avanzado.
Observa cómo en el cuadro de texto

para Rango de criterios he seleccionado el
rango que contiene las condiciones del filtro
avanzado necesarias. Solamente resta pulsar
el botón Aceptar para aplicar el filtro.
El resultado es precisamente lo que

necesito, así que el filtrado
avanzado ha sido exitoso. Pero
ahora tengo un desafío mayor
¿Cómo podría hacer para especificar
condiciones para una segunda
columna? Supongamos que deseo
filtrar la información de las personas
que tienen apellido Hernández y que
además pertenecen al
Instructivo 3 25
departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones
en otra celda.
Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos,
pero el Rango de criterios ahora
abarca también las celdas que
contienen el criterio para el
Apellido. Al aceptar los cambios
Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.
De la misma manera puedes

especificar un criterio para
cada columna. Hasta ahora
solamente he especificado
una sola condición por
columna, pero ahora deseo
agregar a los resultados del
filtro la información del
departamento de
Informática. Para ello
solamente agregaré una fila
adicional al rango de criterios
de la siguiente manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará

la información de los empleados de
Finanzas con apellido Hernández y
además mostrará la información de
los empleados del departamento de
Informática sin importar el apellido
que tengan.
Instructivo 3 26
Ordenar datos en Excel
En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a
Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de
los datos.
Ordenar columnas en Excel
Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de

los datos. Debes seleccionar una celda de la columna
que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el
botón Ordenar y filtrar y seleccionar el comando
Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en
caso de que sean datos numéricos ordenar del más
pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento
del más grande al más pequeño deberás utilizar el
comando Ordenar de Z a A.
Ordenar datos
Ambos comandos los puedes

encontrar también en la ficha
Datos dentro del grupo
Ordenar y filtrar. Observa el
siguiente ejemplo donde
ordenaré los datos de manera
ascendente y descendente
utilizando los comandos
correspondientes.
Problemas al ordenar datos
Si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se ordenará parte de ellos y la
información quedará desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas sigue los siguientes
pasos. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar y presiona la combinación de teclas
CTRL+E lo cual seleccionará la región completa que se ordenará. Verifica que toda la información está
incluida en el área seleccionada. Si no toda la información ha sido seleccionada, corrige cualquier
celda en blanco antes de realizar el ordenamiento.
Si por alguna razón los datos no se ordenaron como esperabas recuerda utilizar el comando
Deshacer para regresar la información a su estado original.
Instructivo 3 27

Instructivo 3

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Beneficios de la lista de validación

Crear una lista desplegable en Excel

Las listas de validación de datos son ampliamente conocidas

Posteriormente, en el recuadro Origen, podrás colocar los valores de la lista desplegable

Lista desplegable con valores de un rango

Lista desplegable con rangos nombrados

Una tercera alternativa para definir los valores de la

Al momento de crear la lista de validación podremos

Celda con lista desplegable

Omitir blancos en la lista desplegable

Si desmarcamos la opción Omitir blancos, al entrar al modo de edición de la celda que contiene la

En la siguiente imagen tengo una lista en la celda C1 la

Antes de hacer la prueba te mostraré la configuración de la lista de validación de datos de la celda

La opción Omitir blancos está seleccionada y el origen es el rango nombrado Semana. Ahora observa

alguna alerta. Si quiero evitar

Si vuelvo a intentar ingresar

Recuerda que he descrito dos comportamientos diferentes de la opción Omitir blancos. El primero

Validar fechas en Excel

Este comando abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos el cual revisaremos a continuación,

Cómo validar fechas en Excel

Para pedir a una celda que solamente

La validación de la fecha dependerá de la

La elección que hagamos en la lista Datos habilitará, o deshabilitará, los campos adicionales de

Validar que las fechas sean iguales

Por ejemplo, en la siguiente imagen

Personalizar el mensaje de error

El mensaje de error anterior

Como último ejemplo probaremos

Supongamos que necesitamos que

De ahora en adelante, la celda B1

BUSCAR (Valor_buscado, Vector_de_compraración, Vector_resultado)

 Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.

El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la función

Devuelve un valor determinado en caso de que la fórmula o celda contenga un error.

 argumento (Obligatorio): Argumento en donde se buscará el error.

Funciones BUSCARH y BUSCARV.

Función BUSCARH/V es equivalente a CONSULTARH/V respectivamente

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

BUSCARH(valor buscado, Matriz buscar en, indicador filas, Ordenado)

 Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Ejemplo de la función BUSCARH

=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)

=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

Esta función permite buscar un valor que se encuentra en una COLUMNA

BUSCARV(valor buscado, Matriz buscar en, indicador columnas, Ordenado)

 Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Ejemplo de la función BUSCARV

número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma

Errores comunes al usar la función BUSCARV

Por ejemplo, en la siguiente

Cómo crear filtros en Excel

Una opción que tenemos

Filtrar por varias columnas

Si queremos segmentar aún

Cómo quitar un filtro en Excel

Para quitar un filtro aplicado a una columna

Filtrar en Excel buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros

Cuando tenemos una lista muy

Filtros de texto en Excel

Además de las opciones ya