Excel Básico

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INSTRUCTIVO 1

¿Qué es una hoja de cálculo?

La hoja de cálculo es un software que permite almacenar y organizar la información en un área de

trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por un número
determinado de filas y columnas.

¿Cómo ingresar a la hoja de cálculo?

 Haga doble clic en el botón de acceso directo de la hoja de cálculo que se

encuentra en el escritorio.

 Se abrirá la siguiente ventana, seleccionar el Libro en Blanco.

Interfaz de la Hoja de Cálculo

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Instructivo 1 1
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1. Barra de acceso rápido. 8. Hoja activa.

2. Fichas. 9. Inserta hoja nueva.
3. Barra de título. 10. Barra de desplazamiento horizontal.
4. Cinta de opciones. 11. Modos de presentación de la hoja de cálculo.
5. Barra de fórmulas. 12. Zoom.
6. Fila. 13. Barra de desplazamiento vertical.
7. Columna. 14. Botones de control.

¿Cómo cerrar la hoja de cálculo?

 Haga doble clic en el botón de control

 Aparecerá la siguiente ventana, seleccionar Guardar y elegir el
dispositivo donde se va a guardar la hoja de cálculo.

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la
ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual:
las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico,
dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para
realizar modificaciones en los gráficos.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Instructivo 1 2
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Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más
espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer
clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma
de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más a-delante.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y
es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de a hoja
son:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Instructivo 1 3
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Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la
barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO

Movimiento rápido en el libro

Con el teclado

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

¿Cómo insertar hojas nuevas?

También se puede
Es la intersección de una fila y una columna, tiene un ancho
insertar hojas utilizando
predeterminado de 11 caracteres. Primero va la columna y luego el número de
las teclas Shift F11
fila.

 En la parte inferior de la hoja de cálculo, hacer clic en la cruz que

aparece.

¿Cómo cambiar nombre a las hojas de cálculo?

 Clic derecho en la hoja donde va a cambiarle de

nombre.
Aparecerá un menú contextual, seleccionar la opción
Cambiar Nombre.

¿Qué es una celda?

La celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratón

se llama Celda Activa y es la que se ve resaltada en la hoja
de cálculo

Instructivo 1 4
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EDICIÓN DE CELDAS, INSERTAR FILAS Y COLUMNAS, ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS:

¿Qué es una fila?

Se identifica por números del 1 al  1 048 576 filas.

En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de nuestra hoja porque
los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente ya no necesitamos dicha información.
Para eso realizamos los siguientes pasos:

¿Qué es una columna?

Se identifica por letras que inicio desde la letra A hasta la letra

XFD (16 384 columnas)

¿CÓMO
INSERTAR FILAS Y
COLUMNAS?

Cuando hablamos de insertar una fila o columna

hablamos en realidad de desplazar los datos hacia
abajo o hacia la derecha para mostrar una fila o
columna vacía.

 En la ficha Inicio, seleccionar la opción:

Celdas y dar clic en Insertar.
 Elegir la opción requerida.

OTRA OPCIÓN

FILA
Clic derecho en la fila que
se quiere insertar, del
menú contextual dar clic
en Insertar.

COLUMNA
 Clic derecho en la columna
que se quiere insertar, del
Instructivo 1 5
menú contextual dar clic en
Insertar.
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¿Cómo Eliminar Celdas?

En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de nuestra hoja porque
los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente ya no necesitamos dicha información.
Para eso realizamos los siguientes pasos:

Clic en la ficha Inicio, de las opciones que presenta seleccionar la opción Celdas y por último clic
en la opción de Eliminar.

FORMATO DE CELDAS

TAMAÑO DE CELDA

Para modificar el alto de una fila o el ancho de una columna debemos seleccionar la celda deseada
y realizar el siguiente procedimiento:

 Dar clic a la ficha Inicio / Celdas / Formato / Alto de Fila o

Ancho de Columna.
 Al elegir la opción deseada aparecerá unos cuadros de
diálogos donde deberá colocar la medida deseada y dar
clic en Aceptar.

Instructivo 1 6
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OTRA FORMA DE MODIFICAR EL TAMAÑO DE UNA FILA O COLUMNA

Para ampliar una fila solo se debe

colocar el cursor de Excel en la fila
deseada y arrastrar

Para ampliar una columna solo se

debe colocar el cursor de Excel en la
fila deseada y arrastrar

Instructivo 1 7
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¿CÓMO OCULTAR Y MOSTRAR CELDAS?

Si deseamos que no vean cierta información, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas
que contienen dichos datos.
Para ocultar una fila o columna podemos hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la
opción Ocultar.

OTRA FORMA:

 Clic en la ficha: Inicio / Celdas /

Formato / Ocultar y Mostrar.
 Elegir la opción deseada.

¿CÓMO MOVER Y COPIAR CELDAS?

Como Copiar a Celdas Adyacentes:

Sólo tienes que hacer clic sobre ella, colocar el cursor en el

lado de la selección hasta que el cursor cambie su
presentación a una cruz, arrastrar el cursor sin soltarlo
hasta la celda deseada.

Instructivo 1 8
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Otra Forma:
Mantener presionada la tecla CTRL mientras se señala el
borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en

un puntero de copia, arrastre la celda o rango de

celdas a otra ubicación.

MOVER CELDAS:

Para mover una celda o rango de celdas señale el borde de la selección. Cuando el puntero se

convierta en un puntero de movimiento arrastre la celda o rango de celdas a otra

ubicación.

¿CÓMO SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO?

Haga clic en el botón Seleccionar Todo para seleccionar todas las celdas
de la hoja de cálculo.

¿CÓMO COMBINAR CELDAS?

 Seleccione las celdas que

quiera combinar.

Instructivo 1 9
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 Haga clic en la pestaña Inicio, en el grupo de Alineación, dar clic en el botón Combinar
Celdas.
 Para Separar Celdas Combinadas realizar el mismo procedimiento y dar clic en Separar Celdas.

TIPOS DE DATOS

En una hoja de cálculo pueden introducirse cuatro tipos e datos:

TIPO DE DATOS DESCRIPCIÓN

Es una secuencia de caracteres numérico de 0 a 9, que no podrá
Números
contener espacios.
Las fórmulas se utilizan para realizar operaciones aritméticas y lógicas,
Fórmulas con los datos de la hoja y obtener resultados calculados. Siempre deben
comenzar con un signo igual.
Está compuesto de letras o de cualquier combinación de números y
Texto
caracteres que se introduzcan en una celda.
Para escribir una fecha debe utilizarse la diagonal (/) o el guion (-) para
Fecha/ hora
separar el día, mes y año.

OPERADORES MATEMATICOS

Para ejecutar operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación, división,
porcentaje y potenciación, se utilizan los siguientes operadores aritméticos, teniendo en cuenta lo
siguiente:

1. Iniciar con el signo “=”o “+” ,

2. Presionar enter siempre al terminar de digitar la operación.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma =8+4 =C2+B2
– (signo menos) Resta =9-5 =D4-D5
* (asterisco) Multiplicación =5*3 =E3*E4
/ (barra oblicua) División =8/2 =F4/F5
% (signo de porcentaje) Porcentaje =30% =B4*30% o =B4*C3%
^ (acento circunflejo) Potenciación =4^3 =A3^3 o =A3^B2
SUMA

Instructivo 1 1 2 10
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2
1

RESTA

1
2

1 2

MULTIPLICACIÓN

Instructivo 1 11

1 2
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1 2

DIVISIÓN

1 2

PORCENTAJE

1
2

Instructivo 1 12
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POTENCIACIÓN

Inmovilizar paneles

Podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarnos únicamente
sobre ellos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opción de
inmovilizar los paneles.

Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la

pestaña Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para
que ejerza la misma función), selecciona la opción correspondiente.

En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones, selecciona el

rango de celdas y pulsa la opción Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podrá desplazarse,
mientras que el resto permanecerá inmovilizado.

Para desactivar la inmovilización de los paneles, vuelve a seleccionar esta opción y haz clic
sobre Movilizar paneles.

Instructivo 1 13
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Dividir una hoja en paneles

Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles.

Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opción de
dividir la hoja en 2 ó 4 paneles.

Para dividir la hoja en paneles, podemos hacer clic en el botón Dividir   en la

pestaña Vista y, automáticamente, nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal, las
cuales podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Instructivo 1 14
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Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las  barras de
división:

Tenemos dos disponibles:

- La barra de división horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical arriba del

todo.   Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris que está encima de la flecha de
desplazamiento, el puntero del ratón toma el aspecto  , indicando el desplazamiento hacia
arriba y hacia abajo..

- La barra de división vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la derecha

del todo.   Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris vertical que está a la derecha de
la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón adopta la forma  , indicando el
desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la izquierda.

NOMBRAR CELDASY RANGOS

 Escribir

Para nombrar una o más celdas:

 Seleccionar las celdas a nombrar

 Al lado izquierdo de la barra de fórmulas nombrar
 Escribir el nombre deseado
 Enter

FÓRMULAS CON REFERENCIAS A CELDAS DE LA MISMA O DIFERENTES HOJAS

Instructivo 1 15
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Sabemos cuando queremos hacer referencia a una celda escribimos la función de forma directa

=A1 ó =C1+B2

Pero si deseamos trabajar en otra hoja

 Colocarse en la hoja a trabajar

 Escribir “=” y seleccionar celdas a operar
 Enter

Tambien asi:

 Escribir “=”
 Escribir el nombre de la hoja “hoja1”
 Agregar el signo “!”
 Luego escribir la referecia de la celda
 Enter
 Así quedaría: “=Hoja1!B2”

Referencia Absoluta:

Es bien sabido cómo las referencias de Celda en Fórmulas se ajustan automáticamente al nuevo

lugar cuando la Fórmula es pegada en una Celda diferente. Esto se llama Referencia Relativa.

Algunas veces, cuando Copias y Pegas una Fórmula, no querrás que se cambie una o más

referencias de Celdas. Las Referencias Absolutas resuelven este problema. La Referencias
Absolutas, en una fórmula, siempre se refieren a la misma Celda o rango de Celdas en

Instructivo 1 16
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una Fórmula. Si una Fórmula es copiada a una ubicación diferente, la Referencia

Absoluta permanecerá igual. 

Una Referencia Absoluta es designada en la Fórmula por la adición de un signo de dinero ($). Este

puede preceder la referencia de la Columna o la referencia de la Fila, o ambas. Ejemplos de
la Referencia Absoluta incluyen:

Cómo crear una Referencia Absoluta

Paso 1:

Selecciona la Celda donde deseas escribir la Fórmula (en este ejemplo, H2) y escribe el signo
de igual (=) para indicar a Excel que una Fórmula será definida. 

Paso 2:
Haz clic en la primera Celda que deseas incluir en la Fórmula (F2, por ejemplo).

Paso 3:
Escribe un signo matemático (use el símbolo de multiplicación, por ejemplo). 

Paso 4:
Haz clic en la segunda Celda en la Fórmula (C2, por ejemplo) y añade el signo $ antes de C y un
signo $ antes de 2 para crear una Referencia Absoluta.

Paso 5:
Copia la Fórmula en H3. La nueva Fórmula se deberá leer así =F3*CC2. La referencia del F2 cambió
a F3 ya que esta es una Referencia Relativa, pero C2 permanece constante ya que has creado
una Referencia Absoluta al insertar el signo de dinero.

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Instructivo 1 18