1

CAPITULO IV

4. Análisis de los Resultados

A continuación se tienen:

4.1 Descripción del proceso del proceso de obtención de facturas en la

empresa Industrias de Producción de Asfalto, SRL, IPA en la actualidad.

El Proceso requiere de una tramitación adecuada de los documentos y de una

vigilancia de las actividades principales, complementado con una actualización
continúa de los servicios prestados y revisión de los niveles de autorización y
decisión así como la validación de conceptos y cantidades.

En el siguiente gráfico número uno, se describe el proceso de facturación, a

grandes rasgos, de IPA:

Fábrica Actas de Consignación

Asfalto / Inspección de ante la Gerencia
Contratista Gerencia de de Finanzas
Producción

Empresa Análisis de Departamento de

contratista Documentación Administración/
Contratos

Grafico 2 El proceso de Obtención de Facturas en la Empresa Industrias de Producción de

Asfalto, SRL, IPA. Realizado por XXXXXX. 2014.
 2

Este gráfico dos, muestra los datos encontrados con relación a las premisas
empleadas en IPA para el desarrollo correcto del proceso de obtención de
facturas.

Cualquier proceso, en conjetura, se satisface con elementos que administran la

acción de los ejecutores del mismo hacia los fines perseguidos; es decir, toleran la
direccionalidad de la ejecución de los distintos aspectos del proceso con el fin de
evitar desviaciones debidas a la discrecionalidad, como en efecto ocurre, de los
que lo ejecutan.

En este sentido, la existencia del mismo, es un aspecto importante de los

procesos, ya que dan orientación y sentido a las actuaciones de los ejecutores.

En la facturación para que sea considerado un pago como tal, se genera para
el contratista una copia del trámite para el pago del servicio prestado; esto, es
vital para que se elabore, prepare y se verifique y, además se apruebe para que
se validen y se consignen las actas de inspección y entonces recibir la factura del
contratista y generar lo en un listado de pago.

Todo contenido debe ser desarrollado de forma sistemática, con el fin de

responder con eficiencia en el alcance de los objetivos para su contribución al
logro de las metas de la empresa.

Según lo anterior, un papel principal lo tiene la firmeza de unos pasos exactos y

definidos explícitamente en los lineamientos y directrices procedimentales de la
organización, permitan que el trabajo de los empleados encargados del proceso
se lleve a buen término.

Cada procedimiento indica de manera sistemática los pasos a seguir de forma

tal que la obtención de facturas sea desarrollada generando valor para la empresa
y los clientes internos y externos, todo lo cual conllevará al cumplimiento de los
fines previstos para el proceso.
 3

Los procedimientos deben mostrar una claridad en cuanto a la forma en que

se deben efectuar los distintos aspectos supeditados a la obtención de facturas, lo
que conduce al despliegue de una actividad relativamente efectiva, sin embargo,
son los manejadores del sistema quienes se saltan un paso por favorecer a algún
proveedor, con o sin conocimiento de la situación.

De modo que los actores que intervienen en la obtención de facturas son los
valuadores / custodios, los analistas de facturación, el administrador de contratos,
los funcionarios nivel de aprobación financiera, los contratistas y los funcionarios
de cuentas por pagar en el Departamento de Finanzas.

Asimismo, se detallan los siguientes aspectos a cubrir en el proceso de

obtención de facturas que son la valuación, preparación, verificación y
aprobación, entrega para facturación, trámite de pago y final del proceso.

A continuación, se puede observar el flujograma:

Actor Valuación Preparación Verificación Entrega para Pago Fin
y Aprobación la facturación
Valuador Elabora avance
de servicios y
Acta de
Inspección
Analista de Devuelve al Recibe
Contrato valuador por documentación
inconformidad y revisa contra
contrato
Administración Revisa Aprueba
documentación documentación
para la para anexar al
facturación pago
Contratista Entrega Factura Cobra
factura
Niveles de Revisa todo el
Aprobación proceso de pago
y documentación
Finanzas Elabora
el pago
Gráfico 3. Procesos de Obtención de la Facturas. Fuente: Gerencia de Finanzas IPA. 2014.
Así, el valuador, conjuntamente con el contratista, durante las operaciones
diarias de servicios, acepta los conceptos y cantidades registradas en los
 4

resúmenes de avance de servicios, adicionando todos sus anexos y soportes, a

partir de lo cual elabora el acta de inspección sobre el avance de trabajo.

Luego, esta acta se consigna ante el Departamento de Administración donde

el Analista de facturas y el Administrador de contratos, reciben el acta y proceden
a la verificación al detalle de la documentación que acompaña a esta.

Se confirma, primero si es una valuación procedente de un servicio de una

empresa apropiadamente contratada o si proviene de una empresa que no posee
contrato formal, en este último caso procediendo a crear una solicitud de pedido
que debe ser ratificada por la Presidencia para poder continuar con el proceso de
conformación.

Luego, se examinan los documentos y si no se encuentra conforme, se envía al

valuador para su modificación o comprobación, y en el caso de estar acorde, se
procede a la obtención de factura, para su posterior aprobación.

Los niveles de aprobación, reciben y proceden a su comprobación para

posterior aprobación. Si no esta conforme, se regresa para su modificación, en el
caso de estarlo, se procede a validar y aprobar y enviar para imprimir el
documento y a entregar una copia del mismo al contratista, guardando una copia
en los archivos físicos.

Este, realiza la factura y posteriormente la entrega en cuentas por pagar de la

Gerencia de Finanzas, donde genera el aviso de pago hasta la posterior y final
cancelación al contratista.

Hay que hacer notar que todo el proceso que va desde la valuación hasta el
pago definitivo implica asimismo otros procesos que están destinados al control
financiero de la cancelación, esto es, permiten mantener un conocimiento de las
cantidades de servicios, así como de los pagos efectuados a cada contratista en
los avances, de forma de hacer los ajustes necesarios en el tiempo.

Además, se debe hacer notar también que el tiempo abarca 40 días en

 5

promedio, desde el inicio del proceso hasta su definitiva conclusión.

Ello, supone un lapso de espera para la cancelación evidentemente largo, lo

cual crea problemas no solo en IPA, sino también para los contratistas que
requieren de la cancelación de los montos facturados para la continuación de sus
actividades.

La administración debe estar en concordancia con el régimen legal instituido

con el fin de garantizar una adecuación de ésta a los fines de la organización y del
negocio. Las bases legales, en este respecto, simbolizan el componente
regulatorio de la conducta, que determina que debe y que no debe hacerse, que
criterios deben seguirse para realizar las actividades en apego a las Normas y
Procedimientos.

El proceso tiene un conjunto de áreas críticas, que deben ser atendidas

eficientemente con el fin de garantizar que se logren los objetivos previstos en los
tiempos establecidos., que no debería ser mayor a 15 días como máximo.

En lo que respecta a los procesos, el control operacional a cargo de Auditoría

Interna, permite mantener un conocimiento de cada fase del proceso de manera
de implementar los correctivos necesarios al momento de presentarse fallas o
disfunciones que afecten los resultados del mismo; sin embargo, al parecer no se
cumple.

Por ello, se indagó en el personal muestreado, sobre que conocimiento tenían

sobre el proceso de obtención de facturas de IPA y se encontró lo siguiente:
 6

Proceso de Obtencion de Facturas de IPA

8; 21%

12; 32%
Engorroso
Lento
Tardio
Vulnerable

7; 18%

11; 29%

Grafico 4. Conocimiento del personal acerca del proceso de Obtención de facturas.

Encuesta realizada por XXXX XXX. 2014.

Así, que un 32% lo considera engorroso, un 29% expresa que es lento, un 21%
dice que es vulnerable y un 18% que es tardío; es decir, entre las respuestas se
señalan una serie de fallas y nada de eficiencia por lo que se asocia a la acción
humana muchas de las fallas presentes.

También se le preguntó al personal sobre que mejoras deberían implementarse

para mejorar el proceso de obtención de facturas por considerarlo importante y de
valor para el estudio, ya que ellos, son los que manejan el proceso en sí y
respondieron de la siguiente forma:
 7

Mejoras al Proceso de Facturacion de IPA

6; 16%

12; 32%
2; 5% Agilizar el Control
Respetar el orden de
facturacion
El tiempo de Aprobacion
La cantidad de papeles

18; 47%

Grafico 5. Mejoras Consideradas por el personal para el proceso de Obtención de Facturas.

Encuesta realizada por xxx xxxx. 2014.

Y se tiene que un 47% expresa que el principal problema en el proceso de

obtención de facturas es que se saltan el orden y por ende en el pago, un 32%
expresa que se debe agilizar el control y un 16% atribuye que en la reducción de
papeleo esta la solución y un 5% expresa que está en el tiempo del proceso.

4.2 Factores externos e internos que inciden negativamente en el proceso

de obtención de Facturas de la empresa Industrias de Producción de Asfalto,
SRL, IPA.

Conviene al estudio porque reseña aquellos factores que pueden ser alterados
a favor de desarrollar el proceso de obtención de facturas, o si por el contrario, se
debe adecuar el proceso, por no ser un tipo de variable que se pueda manejar.
 8

A continuación se tiene:

Factores/ Incidencia 1 2 3
Externos
El contrato x
Empresa sin Contrato x
Experiencia en Valuaciones x
internos
Tiempo del proceso x
Saltar los pasos x
Pagos por Contingencias x
Cuadro Número 1. Matriz de factores que inciden negativamente en el proceso de Obtención
de facturas en IPA. Realizado por XXX XXXX. 2014.

Entre los factores mas resaltantes se encuentran:

El contrato, es decir si la empresa ha ganado una licitación, entonces la

programación de servicio, e incluso de alguna obra de montaje de equipos, lleva
más o menos, el porcentaje a terminar y así, las valuaciones respectivas son las
esperadas y por tanto no es tan engorroso el proceso de facturación, el grado es
uno.

Pero en cambio, si es una empresa con contrato de incidencia grado dos,

significa que si hay un retraso significativo en la facturación y si es por falta de
experiencia, de incidencia grado tres, se encontró lo siguiente: En la realización
de las valuaciones, en los puntos críticos de control se paralizará, varias veces, el
proceso de facturación.

El asunto, es que EN IPA se pueden normar algunas cosas pero es poco lo

que puede incidir sobre los factores externos, tal vez, con algunas clausulas
contractuales y políticas acerca del perfil de sus proveedores.

Por el contrario, en cuanto a los factores internos, es más fácil redefinir un

procedimiento y por tanto una mejor forma de hacer las cosas ya que con
eficiencia, el tiempo del proceso que es grado uno de incidencia, si se hace de
 9

calidad el proceso, entonces disminuye el tiempo de facturación, es en parte, la

mejora continua.

Pero algo grave, es saltar los pasos, pues trae sus consecuencias, su
incidencia es mayor, es de grado tres, desmoraliza a los que reciben las ordenes
en el proceso de obtención de las facturas, que trae molestias en los proveedores
que son retrocedidos en la cola de espera y obliga a implementar acciones no
procedentes; luego, está el hecho de pagos muy importantes y por contingencias
que al no estar inserto ningún procedimiento para ello, entonces arrastra todo lo
demás, su grado de incidencia es dos.

Además, se indagó en el personal muestreado, sobre si reconocían factores

que afectaban el proceso de obtención de facturas en IPA y respondieron:

Factores que afectan el Desarrollo del Proceso de Obtencion de

Facturas

8; 21%
10; 26% Monto de la Facturacion
Influencias para el pago
Reporte mal Elaborado
Errores y omisiones
6; 16%

14; 37%

Grafico 5. Factores que afectan el desarrollo del proceso de Obtención de Facturas.

Encuesta realizada por xxx xxxx. 2014.
Se tiene que un 37% piensa que al saltarse un paso es que existe influencias
para el pago y que no hay sistema que sirva si no hay el compromiso de los
manejadores del mismo en acatar las normas; mientras que un 21% expresa que
se cometen errores por parte de los manejadores y omisiones por parte del
 10

proveedor lo que afecta el proceso de obtención de facturas, un 16% expresa que

todo parte del reporte mal elaborado y un 26% piensa que todo tiene que ver con
el monto de la facturación, las valuaciones presentadas y el porcentaje de obra
terminada en relación a la programación.

4.3 Análisis situacional al proceso de Obtención de Facturas de la Empresa

Industria de Producción de Asfalto, SRL, IPA

Es una herramienta de suma importancia para cualquier organización; por

cuanto le permite realizar a Auditoría Interna un análisis de manera estratégica.

La matriz toma en consideración los aspectos de mayor alcance, optimización y

aprovechamiento de la organización en las áreas de los recursos humanos, físicos
y financieros.

Por otra parte, también puede considerar aspectos como los procesos
administrativos de la producción de asfalto y de asfalto liquido, denominándose
sus fuerzas o fortalezas; igualmente toma en consideración los aspectos
negativos; es decir los que inciden en no poder cumplir satisfactoriamente con los
objetivos propuestos, denominándose estos debilidades; siendo estas fortalezas y
estas debilidades los factores internos a evaluar; por cuanto son exclusivamente
características de cada organización que vaya a ser sujeta a un análisis o
evaluación

Así mismo, le permite a la organización evaluar un conjunto de factores; pero

en este caso las correspondientes al entorno; los cuales se conciernen con los
factores negativos denominados Amenazas y factores positivos denominados
Oportunidades.

A continuación se presenta:
 11

Análisis FODA del proceso de Obtención de Facturas de IPA

FORTALEZAS
 Automatización del proceso
OPORTUNIDADES
 Disponibilidad de nuevas tecnologías
para ser aplicadas en el proceso de
obtención de facturas

 Existencia de responsables  Integración adecuada de la

del proceso información

 Normalización y  Información confiable paso a paso

formalización del proceso
 Crear normalizaciones y
 Talento Humano con agilizaciones para el proceso
competencias adecuadas
DEBILIDADES AMENAZAS

 Personal insuficiente para el  Incumplimiento de los lapsos

proceso

 Conducción inadecuada de  Retardos en la consignación de

los aspectos clave documentación por contratistas

 Manuales de Normas y  Actas de inspección mal elaboradas

Procedimientos no por contratistas
actualizados

 Facturas que no coinciden con

 Integración entre procesos Contratos
no consolidada

 Tiempo de procesamiento  Incumplimiento de lapsos

muy elevado establecidos por parte de
contratistas

Cuadro Número 2. Análisis FODA del proceso de obtención de Facturas. Realizado por
XXXX XXXX. 2014.

Fortalezas del análisis de las fortalezas, se puede evidenciar que en la

obtención de facturas se cuenta con un grupo de trabajo, pluridisciplinario y
proactivos, con capacidades para el ejercicio de sus funciones lo que favorece a
salvaguardar una buena relación de trabajo y permite que exista un clima de
 12

armonía entre los empleados.

Además, existe la automatización del proceso que denota que los equipos y
herramientas utilizados por el personal son de excelente calidad, los cuales
facilitan el trabajo que realizan.

Se cuenta con un proceso susceptible de ser tecnificado lo cual permite el

desempeño en los distintos procesos.

Oportunidades existe disponibilidad para los cambios en la forma de trabajo,

hay una disposición hacia la mejora continua, lo cual significa que existen
oportunidades de transformación con el objeto de lograr las metas propuestas y de
incrementar su eficacia, de forma que se pueda elevar la competitividad de los
encargados de la facturación.

Debilidades se observa que el tiempo empleado para la facturación es

correspondientemente alto, de manera que se requiere disminuirlo.

Se muestra la necesidad de renovar los manuales de normas y procedimientos

vinculados al proceso.

En particular, una debilidad importante es la referida a la participación y

consentimiento en la toma de decisiones, pues ello depende en una medida
importante de los funcionarios de los altos niveles, aspecto que debe ser
considerado para el mejoramiento.

Amenazas el no cumplir con los tiempos y lapsos instaurados, así como los
retardos en la consignación de documentaciones son aspectos que representan
amenazas a la eficacia del proceso de obtención de facturas, pues causan
desagrados a los clientes internos y externos, de manera que se hace necesario
tomar los correctivos necesarios.
 13

Las amenazas están relacionadas a la organización inadecuada del proceso de

obtención de facturas, así como errores y omisiones derivadas de fallas humanas,
con errores que no concuerdan con facturas, entre otros.

Por otra parte, se indagó en el personal muestreado, la opinión sobre la

gestión gerencial del proceso obtención de facturas de IPA y se encontró lo
siguiente:

Gestion Gerencial

5; 13%
8; 21%

Excelente
Buena
Regular
Mala

15; 39% 10; 26%

Grafico 6. Gestión Gerencial del proceso de Obtención de Facturas. Encuesta realizada por
xxx xxxx. 2014.

Se tiene que un 21% considera que la gestión ha sido excelente, lo que hace
pensar que no conocen del mejoramiento continuo y que los procesos cambian,
se perfeccionan y se adaptan, mientras que un 26% la considera buena, un
40% piensa que regular y un 13% tajantemente dice que es mala.
 14

En todo caso, mayoritariamente todos concuerdan que el proceso de obtención

de facturas en IPA, presenta deficiencias en los procedimientos y en fallas
humanas.

4.4 Aplicación del Método de Mejoramiento Continuo al Proceso de

Obtención de facturas de IPA.

Debe comprenderse que la estrategia es un plan que puede ser de

mejoramiento continuo y que muestra los medios para lograr cambios de
optimización de tal manera que precisa en qué clase de visión anda la empresa.

Sin duda alguna, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo

radica en poseer esquemas de calidad altos tanto para sus productos como para
sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe
ser empleada a todos los niveles jerárquicos en una organización.

Lo anterior implica un proceso de mejoramiento continuo que no tiene final.

Dicho proceso consiente concebir un horizonte más amplio, donde se busca
siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a aumentar
su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes.

Para llevar a efecto este proceso de Mejoramiento Continuo se debe tomar

en consideración que dicho proceso debe ser: Económico, es decir, debe requerir
menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se
haga permita abrir las posibilidades de futuras mejoras a la vez que se garantice el
cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.
Los pasos para poder comprender y establecer un mejoramiento continuo son:
 15

Responsabilidad de la Alta Dirección

El proceso de mejoramiento debe iniciarse desde los principales Gerentes y

progresa en la medida del grado de compromiso que éstos adquieran, es decir, en
el interés que pongan por superarse y por ser cada día mejor. Es obligarse a no
saltar los pasos en el proceso de obtención de facturas y respeten los pasos.

Intervención Total de la Administración

El equipo de la Gerencia de Finanzas es responsable en la empresa del

proceso de mejoramiento para la obtención de facturas, claro que Auditoría Interna
tiene una participación importante por los niveles de aprobación.
Lo anterior implica la participación activa de todos los ejecutivos y supervisores
del proceso de obtención de facturas de IPA.

Contribución de los Empleados

Lo lleva a efecto el administrador del proceso de obtención de facturas y es

responsable de adiestrar a sus subordinados, empleando las técnicas que él
aprendió.

Participación Individual

Es importante desplegar sistemas que brinden a todos los individuos los

medios para que contribuyan, tengan un sistema métrico de actuación y se mida la
gestión y se les reconozcan sus aportaciones personales en beneficio del
mejoramiento.

Equipos de Mejoramiento de los Sistemas

 16

Se parte del hecho de que toda actividad que se repite es un proceso que
puede controlarse.
Se deben elaborar diagramas de flujo de los procesos, posteriormente se le
incluyen mediciones, controles y bucles de retroalimentación.

Actividades con Participación de los Proveedores

Todo proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en cuenta a las

contribuciones de los contratistas y proveedores, máxime, cuando son los que
alimentan el proceso.

Aseguramiento de la Calidad

Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución

de problemas relacionados con los procesos, deben reorientarse hacia el control
de los sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que se
presenten problemas.

Sistema de Reconocimientos

El proceso de mejoramiento intenta cambiar la forma de pensar de las

personas acerca de los errores.

Para ello existen dos maneras de robustecer la aplicación de los cambios

deseados: Sancionar a todos los que no logren hacer bien su trabajo todo el
tiempo, o gratificar a todos los individuos y grupos cuando alcancen una meta con
realicen una significativa aportación al proceso de mejoramiento.

Es importante hacerse las siguientes interrogantes:

 17

¿Qué tan buena es la cooperación de las personas?

¿Qué tan buena es la cooperación de Las áreas departamentales?
¿Qué tanto preocupa a la dirección la calidad de trabajo?, entre otras.

Sin embargo, pueden incluirse temas como: La comunicación, la

organización y la productividad; tomando en consideración que el valor del
sondeo va a depender exclusivamente de la honestidad de las respuestas por
parte de los miembros.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y

competitivos en la organización, por otra parte las organizaciones deben
analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún
inconveniente pueda mejorarse o corregirse.

4.4.1 Estrategias para el desarrollo del proceso de obtención de facturas

por Mejoramiento Continuo

A continuación se presentan las estrategias que deben ser implementadas para

el mejoramiento del proceso de obtención de facturas de IPA.

Las mismas se fundamentan en las recomendaciones realizadas por los

encuestados y en las observaciones realizadas en la investigación con respecto a
las limitaciones, retos, oportunidades y amenazas encontradas en el proceso.

6.

Marco Conceptual
 18

IPA, Es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la

dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil.

Es una categoría especial de entidad privada, con personería jurídica,

patrimonio propio y autonomía administrativa, creada para producir asfalto y
asfalto líquido.

La Calidad es el conjunto de características de IPA que le confieren su aptitud

para satisfacer las necesidades expresadas y las implícitas.

En este proceso están implicados desde el Presidente hasta el empleado del

más bajo nivel jerárquico.

Accesibilidad es la posibilidad que tiene cualquier proveedor o contratista de

prestar sus servicios en IPA.

Oportunidad es la posibilidad que tiene el usuario de obtener los servicios que

Requiere, sin que se presenten retrasos.

Esta característica se relaciona con la organización de la oferta de trabajos en

las fábricas de asfalto y de asfalto líquido para gestionar el acceso a los servicios.

Seguridad es el conjunto de elementos estructurales, procesos, instrumentos y

metodologías basadas en evidencias científicamente probadas que propenden por
minimizar el riesgo de errores en los procedimientos.

Pertinencia es el grado en el cual lPA obtiene los servicios que requiere, con
la mejor utilización de los recursos
 19

Continuidad es el grado en que se debe realizar periódicamente el proceso de

obtención de facturas de IPA.

Indicadores de Gestión es todo el proceso que tiene como objetivo la

evaluación de un servicio con base en las valuaciones y actas de inspección.

Auditoria es una función organizacional y requiere que en forma previa se

establezca la metodología a ser utilizada para el desarrollo de la auditoria para el
mejoramiento de la calidad.

Eficiencia es la mejor utilización y económica de los recursos administrativos,

técnicos y financieros disponibles.

Aseguramiento de la Calidad Conjunto de acciones planificadas y

sistemáticas, implementadas en el sistema de calidad, que son necesarias para
proporcionar la confianza adecuada del proceso de obtención de facturas de IPA.

Objetivo General

 Presentar un conjunto de estrategias para desarrollar el proceso de

obtención de facturas de IPA.

Objetivos Específicos

 Establecer un marco de referencia que ayude al éxito de la gestión del

proceso de obtención de facturas mediante estrategias que conduzcan al
mejoramiento del proceso.
 20

 Suministrar a los niveles gerenciales una forma de actuación única que

implique un alto grado de efectividad en el proceso de obtención de facturas
por parte de estos y del personal bajo su responsabilidad.

En todo caso, lo importante es su aplicación y que no quede para ser

engavetado; si algo es cierto, es que en IPA, en los niveles gerenciales siempre
han tratado de hacer las cosas con eficiencia, solo que los procesos se vuelven
engorrosos en el tiempo y deben ser revisados.

A continuación el cuadro de estrategias para el mejoramiento continúo del

proceso de obtención de facturas de IPA:
 Objetivo Estrategia Acciones Responsables Evaluación
Construir una Comunicarla a  Crear un registro del proceso Gerentes Crear un registro
visión y una todos los para la facturación. Supervisores del proceso de
misión clara involucrados Encargados del obtención de
del proceso proceso factura.
de obtención Valuador,
de facturas custodio,
Analistas
Contratistas,
Finanzas
Realizar Simplificar los  fundamentar todos los Supervisores Crear
tareas que procedimientos subprocesos. Documentación
mejoren la administrativos.  Enumerar los responsables de Gerentes
calidad del Incrementar la los subprocesos y de los Supervisores
proceso eficiencia. resultados esperados. Presentar
 Reducir etapas y tiempos Encargados del Informe de
vinculados a cada proceso mejoras
subproceso. Valuador,
custodio,
Analistas
Contratistas,
Finanzas
Objetivo Estrategia Acciones Responsables Evaluación
Desarrollar y Planificar la  Hacer un plan de trabajo Gerentes y Presentación de
ejecutar gestión del orientado a la puesta al día de Coordinadores Planes
planes de proceso de los trabajos pendientes y al Presentación de
trabajo obtención de incremento en los niveles de documentación
facturas logro del proceso de con instrucciones
facturación.
 Desplegar instrucciones de
trabajo de los subprocesos
con miras a los resultados.
 Estudiar, desarrollar y aprobar
planes de trabajo por área
crítica y variables de control
Implicar a Precisar con el  Concienciar al recurso Supervisores Presentación de
todo el personal todos humano sobre el abordaje Informe
personal en los aspectos integral e integrado del
la mejora del vinculados al proceso de facturación. Gerentes Incremento
proceso de mejoramiento  Asegurar un flujo de participación
obtención de de obtención de información continua
facturas facturas
Encargados del Realizar Cambios
proceso horarios
Valuador, Creación de
custodio, Grupos de
Analistas trabajo
Contratistas,
Finanzas
Objetivo Estrategia Acciones Responsables Evaluación

Capacitar Fortalecer el  Capacitar al recurso humano Gerencia RRHH Desarrollo de la
adiestrar al desarrollo de los para que despliegue una capacitación y
personal recursos nueva modalidad de atención adiestramiento
adscrito al humanos integral e integrada del
proceso de proceso de facturación.
facturación  Dotar de herramientas de
gestión de calidad al personal
de facturación.
 Precisar y atender las
necesidades de capacitación
del personal de facturación. Creación de
Grupos de
trabajo

Optimar Aumentar la  Uso de la informática para Supervisores Uso de

manejo de eficiencia de las reordenar y estandarizar los tecnología
información estructuras de procesos medulares Creación de
información vinculados a la facturación e bases de datos
Implementar un sistema de Encargados del
seguimiento y evaluación de proceso
los resultados Valuador,
custodio, ,
 Implementar un sistema de Contratistas,
información para la toma de Finanzas
decisiones oportunas acerca
del proceso de obtención de
facturas.

Cuadro 3. Estrategias para el mejoramiento continúo Del proceso de Obtención de Facturas

de IPA. Realizado por XXX XXXX. 2014.

En definitiva crear, fundar, aplicar, adiestrar y uso informático bajo un sistema

de control.
 CAPITULO V

5.1 Conclusiones
Se tienen las siguientes:

 El sistema de obtención de facturas de IPA, presenta todos los pasos

como para ser dinámico y sistémico pero actualmente no es confiable y
esto es porque necesita de normas mas ajustadas a la realidad; lo que
le resta celeridad.

 Las exigencias a los proveedores en cuanto a la documentación no

están bien definidas, sobre todo porque IPA, ha tenido que acudir a
nuevos contratistas por lo difícil del mercado, entonces, abrió un abanico
de oportunidades para que muchos fueran proveedores y contratistas
pero que carecen de la eficiencia de las empresas tradicionales

 El sistema actual cuenta con una buena base informática por lo que
cualquier estrategia de mejoramiento es económica, quizás, solo en
cuanto a capacitación y adiestramiento.

 El sistema actual no garantiza que se salten algún procedimiento para

pagarle a un contratista o proveedor antes que a otro, ni señala ninguna
normativa en el caso de pago por contingencias.

 El proceso de obtención de facturas en sí, presenta retardos en varios

procedimientos, en ninguno más que en otro, pero a la largo trae
conflictos en la cola y en los tiempos de espera, eso debe solucionarse
en conjunto con los contratistas y proveedores.

 El mejoramiento continuo no garantiza confiabilidad si no existe la

disposición de la alta gerencia en respetar y acatar los procedimientos.
  La aplicación de las estrategias del mejoramiento continuo se hace
notable para que el proceso de obtención de facturas en IPA sea
dinámico, sin trabas y que se beneficie tanto la empresa como los
contratista y los proveedores.

5.2 Recomendaciones

Se recomienda:

 Aplicar las estrategias indicadas, con la finalidad de iniciar un cambio

hacia la mejora continua y deslastrarse de lo engorroso del proceso de obtención
de facturas actual de IPA que no beneficia a nadie.

 Mantener y profundizar la atención sobre el proceso de obtención de

facturas de IPA para conocer los factores que podrían incidir en la eficiencia del
mismo.

 Establecer una visión y una misión clara del proceso, el desarrollo de

prácticas adecuadas a la gestión de calidad, el desarrollo y ejecución de los
planes de trabajo, el involucramiento de todo el personal en la mejora del proceso,
la capacitación y mejoramiento del personal adscrito al proceso, así como mejorar
el manejo de información, esto, con el fin de aprovechar las fortalezas y disminuir
las debilidades actuales.

 Desarrollar un equipo revisor de los procesos administrativos, entre

ellos, el de obtención de facturas, para que se avoque periódicamente a medir la
eficiencia de los trámites en los pagos de contratistas y proveedores.