Dirección de Proyectos

Sistema integral de Gestión y Dirección de Proyectos

Sistema integral de Gestión y Dirección de Proyectos

La razón de ser de un proyecto es alcanzar las metas específicas establecidas dentro de los límites que
imponen: un presupuesto, un nivel de calidad acordado, y un lapso de tiempo definido. Ese “triángulo” de
requerimientos hace imperativo el uso de un sistema que ayude a llegar bien a la meta.

El sistema de Dirección de proyectos, es llamado como tal debido a su carácter integral, es decir, que posee
alineación y es de alto impacto estratégico. Al mismo tiempo es sistémico porque considera etapas de
preparación, evaluación, dirección y puesta en marcha. Etapas que a su vez generan inputs y outputs, lo que
representa un ciclo repetible y continuo.
Las compañías se ven enfrentadas diariamente a usar este sistema para poder atender la necesidad operacional
de satisfacer los requerimientos; tanto de sus clientes internos, que serían sus propios trabajadores, como también
a los externos, que pueden ser inversionistas, la comunidad donde están inmersos, organismos reguladores,
proveedores, etc.
Para satisfacer aquellas necesidades se emplean procesos y tareas denomindas Actividades Continuas, que
pueden ser regulares o habituales, y que son necesarias para dar continuidad operacional a un negocio. Algunos
ejemplo de estas actividades son: El pago de sueldos, de impuestos, compra de insumos y entregas a clientes, y
en general, procesos que se vuelven iterativos. En la mayoría de los casos se trata de actividades automatizadas,
con procesos conocidos y recursos previamente asignados. Sin embargo, existe otra serie de de actividades que
se relacionan con la mejora de los procesos o en otras palabras, se enfocan en obtener resultados con un mayor
valor agregado a través de procesos más eficientes y de mayor calidad.
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Estas actividades puden orientarse a:

Todas estas actividades de mejora en los negocios se llevan a cabo a través de Proyectos.

Definición de proyecto
Entenderemos como Proyecto al conjunto de actividades y recursos que se llevan a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único. La temporalidad del proyecto se refiere a que debe contar con una fecha de inicio y
término, es decir, que tiene un principio y un final definidos.
Podemos decir entonces que:
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¿Cuánto sabes?
Pon a prueba tus conocimientos respondiendo la siguiente pregunta:

¿Qué son las actividades continuas?

I. Son actividades regulares o habituales

II. Son procesos o tareas
III. Se enfocan en obtener resultados con un mayor valor agregado
IV. No son necesarias para dar continuidad operacional a un negocio
Selecciona tu respuesta:
A) I y II

B) III y IV
C) I, II y III
D) Todas

Dirección de Proyectos
Las organizaciones, en materia de proyectos, realizan una serie de actividades programadas y enlazadas, que
forman parte del Sistema de Gestión de Proyectos. Para esto, se considera desde la Preparación hasta la
Puesta en Marcha del proyecto.

La etapa de la Preparación considera: Diseño del Proyecto, Definición de objetivos, Beneficios, Supuestos,

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Recursos, Capital de trabajo necesario, Posibilidades de financiamiento, ya sea directo o a través de

endeudamientos, Impactos y Plazo estimado de recuperación de la inversión entre otras variables.
Por otro lado, la Evaluación se relaciona con analizar los diferentes resultados del proyecto ante distintos
escenarios. Esto se entiende como análisis de sensibilidad del proyecto y se realiza sobre la base de los
retornos esperados, permitiendo así al inversionista evaluar si es conveniente invertir en materializar el proyecto
evaluado, no involucrarse en el proyecto o invertir en otra actividad o instrumento financiero.
La Dirección de Proyectos, se preocupa de la organización de recursos, actividades y herramientas que nos
permiten desarrollar de mejor manera las tareas y cumplir con los objetivos del proyecto.
La Puesta en Marcha corresponde a la etapa de inicio o comienzo del régimen del proyecto y entra a ser parte de
la actividad continua, por ello la importancia de contar con un plazo de inicio y término de un proyecto. Si el
proyecto se tratara de una mina, por ejemplo, la Puesta en Marcha sería la etapa en que finalmente se empieza a
extraer el mineral.

La Direcciónde Proyectos, tiene como principal objetivo permitir alcanzar los resultados del
proyecto.

La Dirección de Proyectos se lleva a cabo a través de conocimiento, habilidades y técnicas para ejecutar los
proyectos en forma eficiente y efectiva. Representa una competencia estratégica para las organizaciones y les
permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio y así ser más competentes en su mercado.

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Resultados de un proyecto
Cada proyecto genera un resultado, que puede ser un servicio o un producto único e irrepetible. Si el resultado
no tiene éstas características, estaríamos hablando de actividades continuas o regulares que están asociadas a
los procesos de una organización. Además no se cumpliría el requisito de tener un Inicio y un Fin, por lo tanto, no
se podría denominar “proyecto”. Veamos algunos ejemplos de resultados:

Un producto, que puede funcionar por sí solo o ser un componente de algo mayor.
Un servicio que brinda apoyo a la producción o distribución.
Un resultado, tal como una conclusión o un documento (por ejemplo, un proyecto de investigación, encuesta,
censo, negociación de un contrato, etc.).
Una campaña publicitaria.
El desarrollo de un prototipo de un producto nuevo o una nueva línea de negocios.
La apertura de una sucursal.
La creación de un nuevo canal de ventas.
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Influencia del entorno externo e interno en el éxito de un

proyecto
El primer objetivo de la Dirección de Proyectos, es contribuir a generar las condiciones para el cumplimiento de
los resultados del proyecto y este puede estar influenciado tanto por elementos internos como externos.
La Dirección de Proyectos, se encuentra inserta en un entorno más amplio, algo así como un sistema superior.
Dicho sistema está constituido por elementos del entorno externo e interno de la organización que lleva a cabo el
proyecto.
El entorno externo e interno dice relación con un sinnúmero de elementos que pudiesen, o no, estar considerados
desde el inicio del proyecto. La dirección de proyectos tiene el deber de identificarlos e incorporarlos porque, de lo
contrario, puede afectar el éxito y los resultados del proyecto.
En el entorno externo, los actores relevantes corresponden a los usuarios, clientes proveedores, inversionistas,
organismos reguladores, detractores, organizaciones o personas que se sienten perjudicados con el desarrollo y
resultado del proyecto, también llamados “interesados” o “stakeholders”. Por otro lado, también son relevantes
aquellos que reciben el beneficio del proyecto y las empresas de la competencia.
Desde el punto de vista interno, existen otros factores que pueden influir en el éxito de la Dirección de Proyectos,
para lograr u obtener los resultados esperados del Proyecto. Los principales elementos corresponden a:

Estilo de organización

Es importante identificar que la Dirección de Proyectos se puede conformar con los procesos de la
organización o con recursos específicos para la dirección de proyectos.

Cultura

La cultura afectará la forma de desarrollar los Proyectos, ya que determina la visión, misión, normas,
motivaciones, incentivos, liderazgos y otros elementos que determinan el quehacer de la organización y su
cultura.

Comunicaciones

Las comunicaciones, es decir las capacidades de comunicación, influyen en la forma en que se llevan a
cabo los proyectos y la fluidez con que se realizan. Este aspecto se encuentra estrechamente relacionado a
la cultura.
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Gobernabilidad

La gobernabilidad del proyecto, corresponde a la estructura, procesos, modelos de toma de decisiones y

herramientas para dirigir el proyecto. Sirven para que esté alineado; tanto con los objetivos del negocio,
como también con los de los interesados.

Equipo del Proyecto

El Equipo del proyecto corresponde al director del proyecto y al personal de la dirección. También puede
considerarse a otros miembros que tienen una participación permanente o esporádica, generalmente con
conocimiento en materias específicas.

El Modelo de dirección de proyectos y su Ciclo de vida

Un proyecto cuenta con una serie de fases secuenciales durante el plazo estimado de duración, integradas desde
el inicio hasta el término, que permiten llevar a cabo el proyecto y obtener los resultados esperados.
A las distintas fases que desarrolla el proyecto, se le denomina Ciclo de vida del proyecto, cualquiera sea el
negocio, extensión, inversión, entorno o involucrados, estas fases son genéricas y secuenciales a implementar.

1 Inicio: Consiste en la definición y autorización del proyecto

2 Organización y preparación: Es la fase donde se construye el plan para la dirección de proyectos.
3 Ejecución del trabajo: Corresponde al momento donde se dirige y gestiona el trabajo previamente
planificado.
4 Seguimiento y control: Es el momento en que se monitorea y controla como se está realizando el trabajo del
proyecto.
5 Cierre del proyecto: Es la formalización de la aceptación del proyecto y su cierre.

Una de las tareas de Inicio más importante es la definición de la autorización del proyecto,
denominada Acta de Constitución del Proyecto y corresponde a un hito materializado en un
documento, que autoriza formalmente la existencia y desarrollo de un proyecto y confiere al
Director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades
del proyecto.

El éxito de la Dirección de Proyectos, se logra a través del desarrollo de Cinco Grupos de Procesos y Diez Áreas
de Conocimiento, a través de una matriz integrada de procesos y áreas de conocimiento que
denominaremos Modelo Integrado de la Dirección de Proyectos. Esto significa que a lo largo del desarrollo de
los cinco grupos de procesos estarán presenten actividades de las diez áreas de conocimiento.
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Modelo Integrado de la Dirección De Proyectos

Grupo de procesos de la dirección de proyectos.

Descarga: Grupo de procesos de la dirección de proyectos DESCARGAR

Vea este contenido en la versión online de la clase

Cómo pudiste notar, para comenzar un proyecto es importante tener en cuenta varios elementos como por
ejemplo: el ciclo de vida del proyecto, los factores externos e internos que pueden influir en el proyecto y las
responsabilidades del Director de Proyecto. Si antes de comenzar a trabajar en nuestro proyecto ponemos
especial atención en los elementos recién mencionados, es más probable que tengamos éxito y nuestra
planificación salga de acuerdo a lo esperado.
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¿Cuánto sabes?
Pon a prueba tus conocimientos respondiendo la siguiente pregunta:

¿Qué fases componen el ciclo de vida de un proyecto?

I. Inicio
II. Organización y preparación
III. Ejecución del trabajo
IV. Seguimiento y Control
V. Cierre del proyecto
Selecciona tu respuesta:
A) I, III y V

B) I, II, IV y V
C) I, III, IV y V

D) Todas

*La información de esta clase se basa en la sexta versión del libro PMBOK, Project Management Body of
Knowledge (el Compendio del Saber de la Gestión de Proyectos).