El departamento de sistemas de información (SI) en Jacobsons Inc.

está com- puesto por ocho empleados, incluyendo al

gerente de SI, Melinda Cullen. Melinda es responsable de la supervisión diaria de la función de SI y le reporta al
director de operaciones de Jacobsons’. El director de operaciones es un vicepresidente ejecutivo responsable de todas
las operaciones de venta al por menor. El director de operaciones le reporta directamente al presidente y director general.
El director de operaciones asiste a las asambleas del consejo de directores para proporcionar una perspectiva actualizada
de los temas claves de desempeño en la operación. Ya que Melinda tiene una función activa en el manejo del departa-
mento de SI, el director de operaciones rara vez analiza los temas de SI con el consejo o el director general. Melinda y el
director de operaciones identifican las necesidades de hardware y software y están autorizados para aprobar las compras
pertinentes.Aparte de Melinda, el departamento de SI está conformado por otras siete personas: tres programado- res,
tres operadores y un operador en el control de datos. Melinda ha trabajado para Jacobsons desde hace 12 años, y ha
ascendido continuamente a través de los diversos puestos del departamento. Por fortuna, ella ha sido capaz de conservar
una plantilla de personal bastante estable y ha sufrido una rotación mínima. Todo el personal de SI realiza verificaciones
extensas a los antecedentes de los empleados prospecto, inclu- so sus referencias, crédito y antecedentes penales. Melinda
ha desarrollado una confianza con cada uno de los empleados y por ende delega ampliamente a cada individuo.Esto es
en particular benéfico, porque Melinda dedica la mayor parte de su tiempo para trabajar con los departamentos
usuarios dentro de su función de analista de sistemas, identificando los cambios necesarios para las aplicaciones
existentes. Lleva a cabo reuniones semanales del departamento de SI cada martes por la mañana, a las que cada
miembro del personal asiste, incluso los operadores nocturnos para debatir los temas que afectan el desempeño del
departamento.Los tres programadores son responsables de mantener y actualizar los sistemas y el software de apli-
cación. El programador líder es responsable de distribuir las responsabilidades entre el personal de pro- gramación.
Los tres programadores cuentan con amplia experiencia en el software de operación, de utile- ría, de seguridad y de
archivos, así como en todos los paquetes de software de aplicación en Jacobson. Las asignaciones de programación se
hacen con base en quien esté menos ocupado de entre todos los miem- bros del personal en cada ocasión. Este método
de administración mantiene a todos los programadores

familiarizados con la mayoría de los paquetes de software que se usan en Jacobson y mantiene a los progra- madores
emocionados por las tareas a realizar a causa de la variedad de las asignaciones que reciben. Melinda anima a cada
programador a continuar con su formación profesional mediante cursos para man- tenerse al corriente de los últimos
avances técnicos. Además de las responsabilidades de programación, el personal mantiene un almacén de programas y
cintas de datos que se encuentran en una sala asegurada próxima. El personal de programación mantiene extensos
registros de las cintas en uso y de los cambios hechos a los archivos de programa.
Los tres operadores constan de un operador diurno y dos nocturnos. La mayoría de las aplicaciones se basan en las
entradas en línea provenientes de los diversos departamentos usuarios para el procesamiento de lotes por la noche. Por
lo tanto, el mayor volumen del procesamiento ocurre durante el turno nocturno, aun cuando durante el día ocurre parte
del procesamiento de la nómina y de las aplicaciones del libro de contabilidad general. Todos los operadores son
responsables de vigilar la operación del equipo y de corre- gir los errores causados por el sistema. Es más, realizan
procedimientos de respaldo mensuales como ruti- na. Los operadores de computación cuentan con experiencia en
programación en el lenguaje usado en los programas de aplicación. Ocasionalmente cuando un pequeño cambio se ha
identificado para un progra- ma de aplicación, Melinda pide al operador diurno ejecutar el cambio para evitar
sobrecargar de trabajo al personal de programación. Los operadores siguen un calendario de producción preparado por
Melinda, quien consulta con los departamentos usuarios para desarrollarlo. El operador del turno diurno revisa la
bitácora de los trabajos procesados (la cual detalla cronológicamente los trabajos procesados) que se gene- ran al final
del turno nocturno anterior para conocer las desviaciones al calendario y el operador noctur- no responsable revisa la
bitácora generada al final del turno diurno anterior en busca de desviaciones del calendario. Si los trabajos procesados
concilian con el calendario, la bitácora de los trabajos procesados se descarta. Cuando aparecen desviaciones, el operador
que realiza la revisión entrega una copia a Melinda, y le hace notar las desviaciones. Antes de ejecutar los trabajos de
procesamiento de lotes, los operadores ge- neran un informe en forma de listado que resume el número de entradas en
línea presentadas durante el día para su procesamiento. Este número se registra y posteriormente es comparado por los
operadores con la salida computarizada generada después de que ocurren el procesamiento del lote y la actualización
del archivo. De esta manera se verifica la cifra del número de transacciones procesadas. Cuando los números coinciden,
el listado generado se presenta al funcionario de control de datos. Cuando los números no coin- ciden, los operadores
identifican el error y vuelven a presentar la aplicación para su procesamiento.
Los funcionarios del control de datos compaginan todos los informes computarizados, incluso los in- formes de
salida y los listados de excepción. El funcionario de control de datos revisa los informes de excepción y prepara las
formas de corrección para su reprocesamiento. Los ejemplos de cambios que el funcionario de control de datos pudiera
emprender incluyen correcciones de los errores de entrada (es de- cir, los montos transpuestos por accidente) y la
preparación de las formas de solicitud de cambios para cambiar los archivos maestros (es decir, revisar las listas del
precio de venta y los números del producto en el inventario en el archivo maestro de ventas y agregando los nombres,
direcciones y número del seguro social de los empleados nuevos al archivo maestro de nómina). Después de realizar
todas las correcciones, el funcionario de control de datos distribuye el informe de salida computarizado a los diversos
departa- mentos usuarios. Todos los departamentos usuario tienen una alta deferencia por el personal de SI. Los in-
formes de salida se concilian con los informes de entrada de los usuarios cada trimestre.