Está en la página 1de 46

Maestría en Gestión de Información

Anàlisis y Diagnóstico de la
Situación Informacional para la
Gestión de los Recursos
Humanos en
CE NTR O DE INVESTIGAC ION Y DESA R R OLL O
DEL TRA NSP O RTE

Autor: Lic. Marí


María Magdalena Alvarez

Tutores:
Tutores: Dr.
Dr. Enrique Henriquez Menoyo
Dra.
Dra. Elena Font Graupera
Consultora:
Consultora: MsC.
MsC. Gerca Moré
Moré Leal
Maestría en Gestión de Información

Problema
CETRA para la actividad relacionada con la
gestión y administración de los Recursos
Humanos no tiene sistematizada la gestión
de la información necesaria de manera de
poder contar con los recursos de
información pertinentes para cada acción.
Maestría en Gestión de Información

Objetivo General

Realizar un estudio de la situación


actual en cuanto a necesidades,
formas de acceso y efectividad de
la información para la actividad de
recursos humanos en CETRA
Maestría en Gestión de Información

Objetivos Específicos
Determinación de las necesidades de
información del área de RRHH
Identificación de las fuentes de información
Estudio de los flujos de información existentes
Análisis de Información y determinación de las
acciones estratégicas basadas en TI
Definición de Propuesta de Perfeccionamiento
para la Gestión de Información
Maestría en Gestión de Información

Estructura de la Tesis
Capítulo 1: Aspectos Teóricos

Capítulo 2: Características del Centro de


Investigación y Desarrollo del
Transporte (CETRA)

Capítulo 3: Aplicación de Herramientas y


Análisis de Información

Capítulo 4: Diagnóstico y Propuesta de


Perfeccionamiento
Maestría en Gestión de Información

Caracterización de CETRA
Objeto Social
Misión
Visión
Valores Centrales
Estructura de CETRA
Maestría en Gestión de Información

CETRA
Unidad de Ciencia e Innovació
Innovación Tecnoló
Tecnológica (UCIT)

Objeto Social:
Coadyuvar al progreso científico técnico y la transferencia
tecnológica en el transporte, su infraestructura y seguridad.

Realizando actividades de:


I+D e Innovación tecnológica en relación a los
diferentes tipos de transporte
Serviciosy Asesorías técnicas
Consultorías
Docencia y Superación profesional
Introducción y Generalización de los logros
científicos
Maestría en Gestión de Información

Estructura Organizativa de CETRA


DIREC
DIRECCIÓN
CIÓN
Asistente de RRHH

Subdirección
Subdirección Científica
Científica Subdirección
Subdirección General
General Subdirección
Subdirección Económica
Económica

Consejo
Consejo de
deDirección
Dirección
Departamento
Departamento de
de Información
Información yy
Comunicación
Comunicación Social
Social
Consejo
Consejo Científico
Científico

Pasajeros
Pasajerosyy Explotaciòn
Explotaciòn Cibernètica UB
Investigación
Investigación Tecnologìa
Tecnologìa Seguridad Técnica
Carga
Cargayy Tecnologìa
Tecnologìa Gestión
Gestión
Cibernètica UB Transeco
Transeco
Mercado Mecànica Seguridad Técnicayy Logìstica Ferroviaria Empresarial
Mercado Mecànica Trànsito Energìa Logìstica Ferroviaria Empresarial
Trànsito Energìa

Laboratorio
Laboratorio
Órganos Colegiados de Dirección Jefes de Proyecto Automàtica
Automàtica
Producciòn
Producciòn

Subdivisiones Estructurales/Cargos
Actividades Funcionales
Maestría en Gestión de Información

Red de CETRA

...

49 Estaciones
30 Cuentas de Correo
Acceso Internet
Maestría en Gestión de Información

Consideraciones Teóricas

Estructuras Organizativas
La información en la Empresa
Los Sistemas de Información
Gestión de Información
Tecnologías de Información
Recursos Humanos y Capital Intelectual
Gestión de los Recursos Humanos
Maestría en Gestión de Información

Consideraciones Teóricas (Cont.)


Sistemas de Información
Según Andreu, Ricart y Valor (1991) se definen los Sistemas de Información
como “el conjunto integrado de procesos, principalmente formales,
desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un
conjunto de datos estructurados de acuerdo con las necesidades de una
organización, recopilan, elaboran y distribuyen selectivamente la
información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las
actividades propias de la dirección en la misma.” (Andreu, R; Ricart, J.E.
;Valor, J., 1996)

Gestión de Información
Conjunto de acciones que se proyectan y ejecutan – apoyadas en el sistema
de información – para formalizar, estructurar e impulsar la aplicación del
recurso información para mejorar la productividad y por tanto hacer
competitivo un negocio o una empresa en un entorno cada vez más
abundante en productos y servicios de información
Maestría en Gestión de Información

Técnicas utilizadas
Métodos de análisis y síntesis a partir de los datos de la
bibliografía consultada
Entrevistas individuales a directivos, técnicos y
especialistas del área de RRHH del Grupo IT y CETRA
Observación
Hojas de Trabajo donde se representa la información
para su análisis
Hojas de análisis de información desde el punto de vista
de estrategia empresarial
Diagramas de Flujos de Datos (DFD)
Maestría en Gestión de Información

Guía de Entrevista
1. ¿ Qué tipo de información Ud. utiliza? ¿Cuál es su frecuencia ?
2. Diga las fuentes de información. Clasifíquela en interna o externa
3. Diga los soportes de la información que envía o recibe
4. ¿Cuál es su percepción sobre las informaciones que no están
formalizadas y que ayudarían al buen desenvolvimiento del trabajo
con los RRHH ?
5. ¿Cuáles son los elementos de la tecnología de información
(hardware, software y telecomunicaciones) utilizados para el
desarrollo de su trabajo ?
6. Diga si existen algunos factores que inhiben el uso de la tecnología
de información en su área

15 Entrevistas
83,3% de los trabajadores de RRHH
Maestría en Gestión de Información
60 Filas
Análisis de Información 9 Columnas
Localización Automática/
N Información relevante E/
Nombre de la Información Fuente / Destino Fuente / Destino Soporte Frecuencia Manual (A /
o. utilizada S
Interna / Externa M)

1. Plan de Evaluación Autoevaluación del PCC, Núcleos Externa S Papel, Bianual M


Cuadro; Reglamento del Máquina
Sistema de Trabajo con los
Cuadros; Documentos
Rectores del Comité
Ejecutivo del Consejo de
Ministros

2. Informaciones Registros Internos de MITRANS Externa S Papel, Anual M


Estadísticas de Cuadros Cuadros; Expedientes de e-mail
Cuadros

3. Información Estadística Registros Internos de MITRANS Externa S Papel, Anual M


de Reserva de Cuadros Cuadros; Expedientes de e-mail
Reserva

4. Información de Reserva Departamentos Externa E Verbal, Anual M


de Cuadros Teléfono,
Papel,
e-mail

5. Informe de Movimiento Entrega y Recepción del Subdirección de Interna S Papel Aleatorio M


de Cuadros Cargo; Decreto Ley-196 RRHH
Oct/99 (Cuadros); Ley-
197 Oct/99 (Dirigentes);
Código de ética de los
cuadros del estado cubano
Jul/96
Maestría en Gestión de Información

Análisis de Información

Localización de la inform ación Clasificación de la Inform ación


Externa
39%
33%

67%
61%
Externa Interna
Entrada Salida

Información Externa por Entidades Frecuencia de la Inform ación


5% 2% 19%
12% 27%
40%

17% 2% 8%
2%
5%
12% 7%
7% 35%

M ITR ANS C ITM A S e m a na l M e ns ua l Trim e s tra l


M TS S De pa rta m e nto s S e m e s tra l Anua l B ia nua l
S ub. Ec o nó m ic a Dire c c ió n C ETR A
Quinque na l Ale a to ria
Org. P o litic a s y M a s a s
Maestría en Gestión de Información

Resumen de Aspectos Relevantes


Aspectos Positivos

De acuerdo a los procesos informativos identificados, se detecta que


ellos dan soporte a las funciones de negocio en un porciento
considerable
Utilización frecuente de algunas aplicaciones de la suit del Office
(Word, Excel y Power Point).
Alta disposición para completar su formación en temas informáticos
Alta cooperación en la elaboración de planes de automatización de las
tareas del área
Personal con alto grado de experiencia en la actividad de Recursos
Humanos, lo que resuelve muchos problemas informativos
Se preparan desde el punto de vista informativo para jugar un rol
activo y promotor de los cambios y el desarrollo organizacional de
CETRA
Maestría en Gestión de Información

Resumen de Aspectos Relevantes


Aspectos Negativos

Bajo desarrollo tecnológico en el área


Falta de sistematicidad en el flujo informativo provocada por los que
solicitan las informaciones
Los flujos informativos existentes para la gestión de información de
RRHH aún no garantizan una eficiencia y dinamismo en la actividad
No cuentan con una base de datos general de RRHH que permita
efectuar consultas y recuperar la información necesaria
Las transferencia de información internas y externas se realiza
fundamentalmente a través de informes en papel, no aprovechándose
las posibilidades de la tecnología
La frecuencia de uso del correo para envío de informes a las
entidades externas es baja.
Los técnicos y especialistas del área de RRHH no tienen acceso a
Internet
Actualmente no posee toda la información necesaria para brindar una
mayor y mejor asesoría a los directivos en la aplicación de las políticas
de RH
Maestría en Gestión de Información

Propuesta de Perfeccionamiento (Acciones)

Diseñar e implementar un Sistema de Bases de


Datos (BD) con la información relacionada con los
recursos humanos de la empresa

Lograr establecer una cultura informática que


coadyuve al uso de la red y la explotación de los
servicios que la misma soporta

Mejorar los planes de formación de los trabajadores


de la entidad

Diseñar herramientas que difundan información a


los trabajadores a través de consultas directas

Incentivar la terminación del sitio Web interno


Maestría en Gestión de Información

Propuesta de Perfeccionamiento (Acciones)

Promover la elaboración de planes de


automatización de las tareas del área de RRHH
determinando el hardware necesario para su
implementación

Utilización del Know How con apoyo de TI para


obtener ventajas competitivas

Proponer como estrategia de empresa la


combinación de investigaciones y/o servicios para
aumentar las ventas

Brindar información al cliente a través de todas las


vías posibles
Maestría en Gestión de Información

Conclusiones
De acuerdo al análisis de situación actual efectuado se constato que CETRA y
en particular el área de los RRHH, está en una fase en la que se utilizan TI/SI ,
pero sin un proceso claro de planificación de las mismas, es decir no hay una
coherencia entre los objetivos del negocio y los del SI.

Se aplicaron técnicas referidas a la planificación de TI/SI integradas a la


panificación estratégica de negocios que desarrollan un enfoque sistémico y
disciplinado para orientar a la dirección de la empresa en la formulación de
estrategias de TI que contribuyan a mejorar la posición competitiva de las
mismas en su sector económico.

Como resultado del análisis efectuado se emitió un diagnóstico donde se


resumieron un grupo de aspectos positivos y negativos que caracterizan la
situación informacional del área de RRHH Conclusión 5

Se emitió un grupo de acciones que están dirigidas a mejorar el Sistema de


Información de RRHH de la entidad, y que tiene como objetivo fundamental
brindar la información necesaria para la toma de decisiones. Estas acciones
dan respuesta a los intereses más relevantes de la entidad y sus beneficios se
ven revertidos en la sociedad
Maestría en Gestión de Información

Recomendaciones
Creación de bases de datos centralizadas que posibiliten la
interacción de diferentes áreas en su creación, mantenimiento
y consulta

Debido a que cualquier componente de un Plan de TI/SI tiene


un coste y un beneficio potenciales asociados. Es conveniente
que los profesionales de la información sean los responsables
de lograr el nivel funcional diseñado con un coste y plazo
establecidos. Sin embargo son las unidades de negocio que
utilizarán los sistemas las que deben hacerse responsables de
la obtención del beneficio potencial.

Llevar a cabo las acciones que se enuncian en la Propuesta de


Perfeccionamiento
Maestría en Gestión de Información

Fin
Maestría en Gestión de Información

Pregunta 1
Se plantea que existe en el centro una cultura
informática sin embargo la tabla de análisis de
información arroja que la totalidad de las actividades
se ejecutan de forma manual y no se transmite al
organismo superior de forma automatizada.
Maestría en Gestión de Información

Pregunta 2

¿Quiénes son los clientes de CETRA?


Maestría en Gestión de Información

MEGA: Meta enérgica, grande y audaz, Grandes objetivos que


se plantea la organización, que constituyen su
inspiración y cuya definición ayuda a precisar la visión
a largo plazo. Existen distintos tipos de MEGA como
son: las que indican hacia donde se dirige la
organización conocidas como MEGA Blanca, las que
indican enfrentamiento a la competencia conocidas
como MEGA de Enemigo Común, las que toman a otra
empresa como patrón conocidas como MEGA de
Modelo de Desempeño y las que sientan una voluntad
de cambio promovida desde adentro de la
organización, conocidas como MEGA de
Transformación Interna
Maestría en Gestión de Información

Pregunta 3

¿Qué sistemas de seguridad se utilizan?


Maestría en Gestión de Información

Seguridad Informática
MEDIDAS ORGANIZATIVAS

PROTECCIÓN FÍSICA

PROTECCIÓN TÉCNICA

PROTECCIÓN PARA EL USO DE CORREO


ELECTRÓNICO

PROTECCIÓN PARA EL USO DE INTERNET


Maestría en Gestión de Información

Medidas Organizativas
El Departamento de Cibernética es responsable
de cumplir y hacer cumplir las medidas de
seguridad informática

Protección de Sistemas en explotación a través


de la instalación de Antivirus
Maestría en Gestión de Información

Protección Física
El acceso a los lugares o áreas reservadas donde se procese,
tramite, reciba y almacene información se controla
rigurosamente

Se aplicará sellaje del chasis de las microcomputadoras que


alerte sobre la apertura del mismo por personal no autorizado

El traslado de soportes removibles debe realizarse respetando


las normas técnicas de conservación de los mismos para
garantizar la integridad de la información

El trabajo con los medios técnicos de computación se autoriza


por los directores, se controla de forma permanente por el
responsable de Seguridad Informática y el Jefe, Especialista o
Técnico de Seguridad y Protección
Maestría en Gestión de Información

Protección Técnica
Apantallamiento total de los locales donde se ubican las máquinas

Se aplicará sellaje del chasis de las microcomputadoras que alerte sobre


la apertura del mismo por personal no autorizado

Aterramiento adecuado de la instalación eléctrica

Utilización de protectores contra descargas eléctricas en las líneas de


comunicación.

Ubicación en los niveles bajos de las edificaciones


A los medios técnicos de computación se les implementan mecanismos
de identificación y autenticación de usuarios (Violaciones)

Se establece además que en las máquinas no debe almacenarse ninguna


información de forma permanente

Coordinarán con los administradores de la red las salvas que se


requieren efectuar de forma centralizada.
Maestría en Gestión de Información

Correo Electrónico

Impedir la entrada de mensajes no deseados

Filtrados de la información que llega al servidor de correo, para


evitar la entrada de virus conocidos

No abrir mensajes sin Asunto, Remitentes desconocidos

Los usuarios del correo estarán atentos constantemente a las


alertas sobre nuevos virus que circulan por esta vía

No propagar mensajes de cadena

La suscripción a las listas de correo se hará de forma


controlada y por requerimientos del trabajo
Maestría en Gestión de Información

Internet
Las máquinas donde se presta el servicio de navegación de
Internet, están dedicadas a esta única actividad y no contienen
ninguna información sensible a ataques externos.

Estas máquinas tienen actualizada la versión del Antivirus

Se designa por los Directores de la OEE los trabajadores


autorizados a navegar en Internet previo conocimiento del
administrador de Internet

Queda expresamente prohibido visitar los sitios que estén en


contra de la ética profesional y social de investigadores y
técnicos
Maestría en Gestión de Información

Pregunta 4

Qué Metodología se utilizó para el


desarrollo de la Tesis
Maestría en Gestión de Información

Metodologías Utilizadas

Métrica

Infomapping

Metodología para la Planificación de


Tecnologías de Información integradas a la
Estrategia de Negocios
Maestría en Gestión de Información

Métrica
Consejo Superior de Informática, Ver 2.1

Guía formal para el diseño y construcción de Sistemas


de Información, empleando conceptos y técnicas de
Ingeniería de Sistema y Tecnología de Información

Técnicas

Entrevistas
Diagramas de Flujo de Datos (DFD)
Maestría en Gestión de Información

Uso de las Técnicas


1 Entrevistas
• Recoger las necesidades de información para cada
proceso del área investigada

2 Diagramas de Flujo de Datos


• Representar el Sistema a nivel lógico y conceptual,
mostrando el movimiento de los datos a través de
este sistema
Diagrama dedeFlujo
Maestría en Gestión de Datos
Información

Diagrama de Contexto (Nivel 0)


D ia g r a m a d e C o n te x to . (N iv e l 0 )

b
M TSS

a P e rs o n a l e n A d ie s tra m ie n to c

In fo rm a c ió n E s ta d ís tic a
S o lic itu d y A p ro b a c ió n d e P la n tilla
C IT M A M IT R A N S
O rie n ta c io n e s G e n e ra le s

In fo rm a c ió n d e C u a d ro s y R e s e rv a
P o te n c ia l C ie n tífic o 0
In fo rm a c ió n d e S e g u rid a d y S a lu d
D is e ñ o d e P u e s to s d e T ra b a jo C IT M A
In fo rm a c ió n d e E s tim u la c ió n
SNC
P re n ó m in a d e S a la rio y V a c a c io n e s
Recursos
R ec u rso s H u m a n o s D is e ñ o d e P u e s to s d e T ra b a jo
( RRHH )
In d ic a d o re s P T E Humanos In c id e n c ia s R e v is ió n d e A re a s
M o v im ie n to d e N ó m in a P la n d e V a c a c io n e s
N ó m in a d e D is trib u c ió n d e E s tim u la c ió n
s
ro
o

Pr
aj

ad

In f

op
In f
ab

S o lic itu d d e P u e s to d e
Cu

.D
ac

ue
Tr

o rm T ra b a jo
ul

is t
de

s t a ió n E
de

t im

r ib
ac
n
Es
iv o

c ió

uc
de
P la n d e C a rre ra
ió n

d
ct

ua

de

Cu
g
le

de

P ro p u e s ta d e R e s e rv a s
al

S u b d ire c .
Co

n
Ev

ad

D e p a r ta m .
Au

s ti
E c o n ó m ic a In f. d e R e s e rv a d e C u a d ro s
ac
io

r o s c ió n
de

mu
se
en

rm

P la n d e A d ie s tra m ie n to
an

n ti
nv

fo

l a

S o lic itu d C o m p le ta m ie n to P la n tilla


Pl

In
Co

sm
o

e f
O r g a n iz . D ire c c ió n
P o lít / M a s a s CETRA
Diagrama dedeFlujo
Maestría en Gestión de Datos
Información

DFD (Nivel 1)
D ia g r a m a d e F lu jo d e D a to s . (N iv e l 1 )

C IT M A D is e ñ o d e P u e s to s d e T r a b a jo C IT M A M TSS
In fo r m a c ió n E s ta d ís tic a

O rie n ta c io n e s G e n e ra le s
1 2 S o lic itu d C o m p le ta m ie n to P la n tilla
D is e ñ o d e P u e s to s d e T r a b a jo
M o v im ie n to d e N ó m in a
S o lic itu d y A p ro b a c ió n d e P la n tilla
P l a n e a c ió n C o n tro l
S o lic itu d d e P u e s to d e
T ra b a jo

P la n d e A d ie s tra m ie n to
P la n d e C a rre ra S u b d ir e c .
D e p a rta m . A1 P la n t illa
E c o n ó m ic a

A2 C o n tr a t o s

A3 E x p e d ie n te
L a bo ral E v a lu a c ió n A d ie s tra m ie n to
L a bo ral
P e r s o n a l e n A d ie s tra m ie n to
M IT R A N S In fo r m a c ió n S e g u rid a d y S a lu d 3 D e p a rta m .

In f. E s tim u la c ió n
D e s a rro llo d e In f. R e s e rv a d e
In d ic a d o re s P T E RRHH A4 E x p e d ie n te C u a dro s
1
C ie n t í f ic o P r o p u e s ta d e R e s e rv a s

S u b d ir e c . P o te n c ia l C ie n tífic o
D e p a rta m .
E c o n ó m ic a C IT M A
A5 E x p e d ie n te
P la n d e V a c a c io n e s O rg a n iz . d e C u a d ro s M IT R A N S
In c id e n c ia s R e v is ió n d e A r e a s C o n v e n io C o le c tiv o P o ll í t i c a s
d e T r a b a jo
In f. E s tim u la c ió n
4 5
D ire c c ió n
In fo r m a c ió n d e
M a n te n im ie n to d e A u s e n tis m o CETRA
C u a d ro s y R e s e rv a
RRHH P la n d e O rie n ta c io n e s
SNC In f. D is trib u c ió n G e n e ra le s
E v a lu a c ió n
P r e n ó m in a d e S a la rio y V a c a c io n e s E s tim u la c ió n d e C u a d ro s
In f. d e C u a d ro s y R e s e rv a
N ó m in a d e D is trib u c ió n d e E s tim u la c ió n In fo r m a c ió n E s ta d ís tic a M TSS P r o p u e s ta d e C u a d ro s
Maestría en Gestión de Información

Metodología Infomapping
Cornelius Burk y Forest W. Horton (1988)

Hoja de Trabajo

INFORMACION CARACTERISTICAS LOCALIZACION FUENTE

Manual Automática Interna Externa

B
Maestría en Gestión de Información

Metodología Infomapping
Hoja de Trabajo 60 Filas
10 Columnas

No. Información Inf. Utilizada Fuente-Destino Localización


1 Puestos de Trabajo Fundam.
Fundam. Jefes Dpto MITRANS Externa
2 Nómina Estimulac. Inf. Direc CETRA Subd. Económ. Externa
3 Prenómina Sal- Vac Tarjeta de Control Subd. Económ. Externa

Entrada- Sal Soporte Frecuencia Auto - Manual Observación


S Papel Aleatoria M
S Papel Mensual M
S Máquina, Papel Mensual A
Metodología
Maestría en GestiónIntegración
de Información TI - SI - Estrategia

Hojas de Trabajo

á
é á

á á é

á
é
Metodología
Maestría en GestiónIntegración
de Información TI - SI - Estrategia

Hojas de Trabajo Integración (ITSGAs)

á
Cruzar
Cruzar Resultados
Resultados
de
de Análisis
Análisis

(ITSAs)
á

é
á
Metodología Integración
Maestría en Gestión TI - SI - Estrategia
de Información

Scan Tecnológico
ANALISIS DEL SI Desfavorable Favorable
ENTORNO TECNOLÓGICO

alto medio neutral medio alto

ó Poca Mucha
posibilid posibilida
ad de d de
mejora mejora
en las en las
tecnolo tecnologí
gías as
usadas usadas
ó actualm actualme
ente nte

ó
Maestría en Gestión de Información
Metodología Integración
Maestría en Gestión TI - SI - Estrategia
de Información

ACCIONES ESTRATEGICAS GENERICAS BASADAS EN TI / PUNTOS FUERTES Y DÉBILES

Tabla de Integración
PUNTO PUNT PUNTO PUNT PUNTO
FUERT O FUERT O DEBIL 2
E1 FUER E3 DEBI
TE 2 L1

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

OPORTUNIDAD 1
A(1) A(1) B(2)

OPORTUNIDAD 2
C(3)

OPORTUNIDAD 3 D(4)

AMENAZA 1
E(1)

AMENAZA 2
Metodología Integración
Maestría en Gestión TI - SI - Estrategia
de Información
Posición en TI-SI

RESUMEN DE IDEAS

El código es doble, y se compone de una letra que la


combinación de conceptos de las correspondientes fila y
columna sugiere, y a continuación entre paréntesis un
número que identifica la ITSAs en el listado final de
acciones estratégicas

También podría gustarte