ACTIVIDAD 2

1. Es la instancia responsable del control y registro de la documentación

dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la que pertenece y al ser la
primera instancia que recibe la documentación es la que debe de conocer
los mecanismos para el registro, y manejo efectivo de la correspondencia.
2. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y
normalizada los servicios de la recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de esta función
son: Recepción de documentos, Radicación de estos, Registro de
documentos, Distribución de documentos internos y externos, Trámite y
respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental,
Ordenación documental, Conservación y consulta de documentos.
3. Identifique sobre o paquetes sospechosos:

vSobres o paquetes sin remitente.

vSobres o paquetes cuyo peso es excesivo.

vPaquetes sucios, manchados o con coloresextraños.

vExceso de avisos o de sellos postales.

vPalabras restrictivas.

vPaquetes amarrados con cables o presencia de cables.

Se deben tomar las precauciones necesarias como, por ejemplo: aislar el paquete
extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en
explosivos o a los organismos de seguridad competentes.

4. EL ACUERDO 060 (30 octubre del 2001), expedido por el ARCHIVO

GENERAL DE LA NACION
Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.
5. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.

6. En el marco de la Ley 594 de 2000 las entidades públicas deben

establecer sus reglas internas basadas en la normatividad vigente frente a
la: “Conservación de documentos: por ende los archivos de la
Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.
Este sistema pretende integrar las técnicas archivísticas con las
 herramientas de conservación a fin de ofrecer una metodología que pueda
ser aplicada a cualquier documentación en su ciclo vital, desde su
producción hasta su disposición final.
7. La imagen corporativa es la percepción del público sobre una empresa, el
conjunto de creencias, actitudes, ideas, prejuicios y sentimientos de los
consumidores sobre la entidad.
8. ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades
deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de
tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión,
centrales e históricos.
9. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de
correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias
sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará
conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede,
habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe
propender por el control y normalización unificado en cada
entidad.
10. ➢ Manual
➢ Electrónica: mediante un programa o software de correspondencia. Si este
programa se encuentra en red, todas Las dependencias pueden incluso observar
desde sus pantallas. La situación de las comunicaciones que requieren.
11. Clasificación de las comunicaciones
- Comunicaciones externas: Son las que se cruzan entre las entidades o
instituciones y entre éstas y personas naturales o viceversa.
- Comunicaciones internas: Son las que se cruzan entre las
dependencias de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la
misma sede o fuera de ella.
12.
-Recepción
-Clasificación
-Apertura
-Revisión
-Radicación
-Registro
-Repartición o envío
13. Recepción de Documentos: Conjunto de operaciones de verificación
y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
14.
1. Radicación de documentos
 - Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
- Impresión de rótulo de la radicación.
- Registro impreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos
- Recibo de documentos oficiales.
- Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
- Constancia de recibo.
- Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,
tales como:
- Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
- Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
- Número de radicación,
- Nombre del funcionario responsable del trámite,
- Anexos
- Tiempo de respuesta (Si lo amerita).
- Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
15. Comunicaciones oficiales y comunicaciones internas.
16. Apertura:
Se trata de la apertura del sobre o empaque de Las comunicaciones oficiales,
para la extracción del documento y de sus anexos.
17. Es una técnica en donde se recolecta información escrita sobre un
determinado tema, teniendo como fin proporcionar variables que se relacionan
indirectamente o directamente con el tema establecido, vinculando esta
relaciones, posturas o etapas, en donde se observe el estado actual de
conocimiento sobre ese fenómeno o problemática existente, fomentando una
realidad en los 19 países latinoamericanos en los cuales se investigó por medio
de artículos y tesis, determinando una buena recolección de información para
que de esta manera se logre analizar, criticar e interpretar de manera adecuada
y así proponer buenas bases sobre la temática impactando al observador con el
fin de propagar investigaciones que aporten información a este tema tan
relevante.
18. Cuando una comunicación oficial externa recibida en el CMH, no esté
firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su
contenido, se considerará anónima y debe ser remitida sin radicar a la
dependencia de su competencia quien determinará el trámite a seguir
(Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001).
19. Radicación: es el procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
20. Registro: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en
sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código
de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
21. Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un
número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
22. La gestión de archivos es el estudio teórico práctico de los principios y
procedimientos concernientes a las funciones de archivos. En una definición más
amplia, podemos decir que la gestión de archivos está relacionada con la buena
y controlada administración de la información de una organización.

Sirve para facilitar el trabajo con la documentación que se produce en la

empresa. Cada uno de los involucrados con los documentos del archivo debe
saber qué documentos guardar, cuándo, cómo y dónde. Así mismo debe saber
dónde está la documentación en el momento de necesitarla.

Nos ayuda a tener accesibilidad y transparencia en la información, además de

esto también nos proporciona el intercambio y la reproducción de los recursos,
evitando duplicados, información innecesaria o pérdida de la información.

23. La gestión de archivos permite a los usuarios realizar ciertos procesos con los
documentos registrados o creados como, por ejemplo: Crear, nombrar, y determinar
ubicación de un documento. Acceder a la información contenida en las matrices.
Editar o eliminar el documento (cuando aplique).
24. Identificar y localizar un archivo.
- Controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.
- Bloquear el uso de archivos.
- Ubicar archivos en bloques libres.
- Administrar el espacio libre.
- Permitir la transferencia de datos de unos usuarios a otros.
- Facilitar a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de
la manera más efectiva.
25. -Mayor productividad
- Ahorro de costos
- Ahorro de tiempo
- Mejora del ROI
- Homologación
- Mejora en los procesos
- Cumplimiento de las normativas de seguridad
- Reducción del riesgo profesional
- Movilidad
- Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos
ACTIVIDAD 3
Carta de Julia Antón Moreno, de Medellín. Adjunta pedido de artículos.
Carta de MEDRANO S.A.S de Barranquilla, solicitando catálogos.
Factura de MASCARAS DEL NORTE, de Santander. Mandan solamente la factura, sin
ninguna carta que la acompañe.
Revista CONSUMIR, desde Bogotá, correspondiente al mes de abril. El Departamento
comercial está suscrito a esta publicación.)
SERMODA, de Cartagena, en una carta envía sobre el informe de unas muestras que
llegaran a través de la agencia MODAS.
Antonio Quijano, de Pereira, comunica que un pedido de telas llego a su empresa con
defectos y las ha devuelto, pide le solucionen el problema.
Modas ZONES de Arauca informa en una carta sobre la transferencia bancaria que se ha
realizado para cancelar la cuenta con la empresa.

Código: 126PA06-PRG01
Organización de los documentos de apoyo: Artículo 4 042 de 2002 Archivo general de la
nación, se establece que “Los documentos de apoyo no se consignarán en las TRD de las
dependencias y, por lo tanto, pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jede de la dependencia”