Documentos contables, no

contables, soportes
contables y de títulos
valores:
SOPORTES
CONTABLES
 Los soportes contables son los
documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales
de una empresa, es por ello que se debe
tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos
 Todas las operaciones económicas que
realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de
contabilidad, pero a su vez para que
cada uno de estos registros sean
justificables deben soportarse con los
documentos pertinentes para cada una de
ellas, es por ello que a continuación
se presentan los principales papeles
comerciales y títulos valores que
pueden ser utilizados en el ciclo
contable, su definición y sus
principales características.
 GENERALIDADES

To d o s lo s s o p o r t e s c o n t a b le s
d e b e n c o n t e n e r la s ig u ie n t e
in f o r m a c ió n g e n e r a l : N o m b r e o
r a z ó n s o c ia l d e la e m p r e s a
q u e lo e m it e . N o m b r e , n ú m e r o
y fe c h a d e l c o m p ro b a n te .
D e s c r ip c ió n d e l c o n t e n id o d e l
d o c u m e n t o . F ir m a s d e lo s
r e s p o n s a b le s d e e la b o r a r ,
r e v is a r , a p r o b a r y c o n t a b iliz a r
lo s c o m p r o b a n t e s . L o s
p r in c ip a le s s o p o r t e s d e
 1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual
constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.
El original se entrega al cliente y las copias se archivan una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta
de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto
del pago recibido. Generalmente es un soporte de los
abonos parciales o totales de los clientes de una empresa
por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para
ellas el soporte es la factura.
2. Recibo de consignación
bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y

suministran a sus clientes para que lo diligencien
al consignar. El original queda en el banco y una
copia con el sello del cajero o el timbre de la
máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y
otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas. Necesidades varias Los soportes de
contabilidad se elaboran en original y tantas copias
como las necesidades de la empresa lo exija
3. Comprobante de depósito y
retiro de cuentas de ahorros

 Las corporaciones de ahorro y crédito

han diseñado unos formatos que
suministran a sus clientes, en
libretas, para que sean diligenciados
al depositar, o retirar dinero de su
cuenta de ahorros. Este soporte tiene
dos opciones para elegir solo una;
depósitos en efectivo o cheques de
bancos locales y retiro en efectivo o en
cheque, de acuerdo con la cuantía y
exigencia del cliente.
 4. Factura de compra-venta
 La factura comercial es un soporte contable
que contiene además de los datos generales
de los soportes de contabilidad, la
descripción de los artículos comprados o
vendidos, los fletes e impuestos que se
causen y las condiciones de pago.
 Desde el punto de vista del vendedor, se
denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el
original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad. 
 5. Cheque

 Es un titulo valor por medio del cual una

persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una
determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado "beneficiario".
                CHEQUE Nº. 568320012 00

CHEQUE Nº. 568320012        

 
DIA  MES  AÑO     DIA MES AÑO                 $_____________________________________

A favor de:_________________________                  

__________________________________                  

Por concepto de:___________________   Pàguese a la orden de:____________________________________________________________

__________________________________                  

Saldo Anterior            $ _______________   Por la suma de:___________________________________________________________________

Consignaciòn              $_______________                  

Consignaciòn              $_______________   ______________________________________________________________________PESOS M/L

Suma                              $ _______________             __________________________________

Menos este cheque       $__________________   CUENTA Nº. FIRMA

Saldo                              $_______________   00001:253489:000023568--32000      
6. Comprobante de pago

 Llamado también orden de pago o

comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio
de un cheque. Generalmente, en la empresa
se elabora por duplicado, el original para
anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.
 Para mayor control en el comprobante de
pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario. Los
soportes contables deben asentarse en
forma ordenada y resumida, expresando
7. Letra de cambio

 Este documento negociable o título valor es una

orden incondicional de pago que da una persona
llamada "girador" a otra llamada "girado", para
que pague a la orden o al portador, cierta suma de
dinero, a la vista o en una fecha determinada.
 En el comercio se utiliza la letra de cambio como
garantía de pago en compras y ventas a crédito. El
vendedor hace firmar letras de cambio a sus
clientes y se denominan letras por cobrar; el
comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.

 8. Pagaré

 Es un título valor mediante el cual una

persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza
para respaldar los créditos bancarios.
 9. Nota Débito

 Es un comprobante que utiliza la

empresa para cargar en la cuenta
de sus clientes, un mayor valor por
concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los
intereses causados por financiación
o por mora en el pago de sus
obligaciones.
 10. Nota Crédito

 Cuando la empresa concede descuentos y

rebajas que no estén liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante
llamado nota crédito. Este comprobante se
prepara en original y dos copias; el original
para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
 11. Recibo de caja menor
 El
recibo de caja menor es un
soporte de los gastos pagados en
efectivo, por cuantías mínimas
que no requieren el giro de un
cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.
 Comprobantes de egreso:

Es el formato del documento comprobante de egreso de una

compañía, el cual discrimina la contabilización por cuenta PUC,
concepto y valor.
 ¿Cuándo sirve?
Cuando se desea llevar un registro de los egresos de la compañía en
un tiempo determinado, unificar el formato de comprobantes de egreso
de su organización o conocer más al respecto.
¿Porqué tenerla?
 Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque.
 Porque registra a los responsables del pago de los montos
registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el documento,
quien lo aprueba, el revisor y el contador.
 COMPROBANTE DE
INGRESO
SIRVE DE COMPROBANTE DE TODOS
LOS INGRESOS MONETARIOS Y DE
CONSTACIA DE LOS PAGOS RECIBIDOS.
SE DILIGENCIA CUANDO INGRESAN
DINEROS EN EFECTIVO O CHEQUE
BIEN POR VENTA O POR CUALQUIER
OTRO CONCEPTO.
 LIBRAZA
 La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en
donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a
descontar de su nomina mensual o quincenal una suma
determinada para aplicar a la cancelación de sus
obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad
empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la
entidad financiera en un plazo previamente convenido.
Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es
de suma importancia que la entidad financiera cuente con
la autorización de descuento de nómina del deudor-
empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito
con la entidad empleadora en donde estén expresamente
consignadas todas las obligaciones del convenio.
SOPORTES NO
CONTABLES
 12. Nota de contabilidad

• 12. Nota de contabilidad

• Es el documento que se prepara con el fin
de registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los
asientos de corrección, ajustes y cierre.
 COTIZACIÓN
 1/ Es el medio mediante el cual los sujetos
obligados (empresarios y trabajadores) aportan
recursos económicos al sistema de la
seguridad social.
El órgano competente es la Tesorería General
de la Seguridad Social (TGSS) que tiene
capacidad para imponer la obligación de
cotizar. Son sujetos pasivos, quienes soportan
la obligación de cotizar -empresarios y
trabajadores incluidos en el campo de
aplicación del Sistema-, en los términos y
condiciones determinados en la normativa para
cada uno de los regímenes de la Seguridad
Social. Es nulo cualquier pacto o acuerdo
individual o colectivo por el cuál uno de los
sujetos obligados asume a su cargo la
 13. Comprobante diario de
contabilidad

Es un documento que debe elaborarse

previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número,
fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas
con el asiento. A cada comprobante se le
anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación,
análisis y codificación de los soportes
Elaboración de asientos en borrador
Preparación del comprobante diario de
contabilidad.
 orden de pedido
 La orden de pedido es el documento escrito por el cual
el vendedor y el consumidor manifiestan estar de
acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta, en
aquellos casos en los que el objeto comprado no puede
entregarse inmediatamente.
 # Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el
precio de la venta, es suficiente para que una venta exista
en el sentido jurídico. El hecho de que el pago y la entrega
se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el
documento en el que consta la orden de pedido es una
prueba de la venta realizada
 INFORME SALDO
EN BANCOS
El informe diario de operaciones es aquel que recopila en
forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día
en una empresa como son: ingresos, cheques girados,
compras al crédito y otros. Bayton, 1995, p. 93
El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las
siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus
respectivos cargos y la sección de cheques girados y
compras al crédito. Además secciones de control como
son: sección de control de inventario, sección de control de
saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección
de fecha y de numero.
Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán
ser agrupados en forma de libretas individuales para cada
mes; los que contienen un original y una copia
desprendible para cada día. El original permanece
archivada en la libreta y la copia se archivará en orden
cronológico; conjuntamente con los documentos que
sustentan la información registrada en cada sección.

Todas las secciones tienen espacio para anotar la

información del día y otro adicional para llevar el
acumulado de cada renglón a la fecha. También existe
espacio para demostrar la exactitud de los débitos y
créditos de cada una de las secciones.
 CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se
comparan las partidas que aparecen en el estado de
cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene
contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de
contabilidad. Por medio de ella puede asegurarse que
todas sus
operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas
y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados
financieros. Y le permite determinar que el saldo de su
cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier
error en forma oportuna para poder realizar las gestiones
necesarias para corregirlo.