Estrategia, Productividad y Administración del Tiempo

Tres palabras distintas y una sola misión verdadera

¿Qué similitudes presentan estas tres poderosas palabras, “Estrategia, Productividad y

Administración del Tiempo”? La estrategia es el camino para llegar al destino, la
productividad es la utilización óptima de los recursos requeridos, y la administración del
tiempo nos permite ser más productivos, ágiles y efectivos.

Sin administración del tiempo nos diluimos en tareas sin importancia, sin productividad
desperdiciamos nuestros esfuerzos y sin estrategia podemos perder el curso. Las tres nos
permiten hacer más con menos: menos tiempo, menos dinero, menos desperdicio, menos
desgaste, menos operaciones y menos esfuerzo; más impacto, más resultados, más
actividades y más valor.

Si lo miramos de lo macro a la micro, de la Estrategia hacia la administración del tiempo,

una vez definidos los objetivos claves de la organización todas las actividades deben
apuntar a su obtención y generarle valor para que sigan existiendo. Por ello, debemos
hacernos las siguientes preguntas: ¿Lo que realizo apoya los objetivos de la Organización?
Lo que apoye se queda y lo que no, se va; ¿La mayoría de mi tiempo lo utilizo en hacer las
cosas verdaderamente importantes que apuntan a los objetivos de la Organización? El
tiempo que así lo haga debe mantenerse y el que no, no debe malgastarse; ¿Las actividades
que realizo le añaden valor a los objetivos de la Organización? Las actividades que le
añadan valor deben mantenerse y las que no, ya no van más. Si respondemos estas simples
preguntas y tomamos acciones al respecto, lograremos utilizar mejor nuestro tiempo, ser
más productivos y alcanzar mayor impacto con las estrategias.

Si por el contrario, observamos el panorama de lo micro a lo macro, es decir de la

administración del tiempo hacia la estrategia, una vez escritas en un papel todas las
actividades que queremos hacer, les asignamos un valor a cada una: aquellas que son
importantes y prioritarias deben comenzar a hacerse, las que son prioritarias pero no
importantes deben delegarse o redefinirse, las que son importantes pero no prioritarias
pueden esperar su turno, y las que no son ni importantes ni prioritarias deben desaparecer.
Entendiéndose como importante, todo aquello que apunta a los objetivos de la
Organización y le añaden valor a las Estrategias que son responsables de lograrlos; y
entendiéndose por prioritario, su característica de urgente, rapidez de ser acometido y
agilidad en su respuesta.

Para ser productivos necesitamos primero entender nuestro negocio, nuestra misión, lo que
se espera de nosotros y por supuesto ponerle un indicador de desempeño que nos alerte
sobre los resultados obtenidos, las mejoras, las desviaciones, y las mejoras requeridas. Cada
cargo tiene asignadas unas determinadas responsabilidades, las cuales se deben priorizar de
más a menos importantes, de acuerdo, de nuevo, con el aporte y valor que agregue a los
objetivos del negocio y a los clientes. A continuación debemos definir los recursos que
utilizan cada una de las principales tareas o responsabilidades, en términos de dinero,
personas y tiempo; los cuales se deben plasmar en indicadores actuales y esperados, lo que
se está haciendo hoy y lo que se espera se haga; para pasar de un estado a otro, se hace
necesario eliminar todo aquello que no aporte, mejorar lo que sea sujeto de serlo, y asegurar
lo que se deba mantener. Las personas deben capacitarse y entrenarse, el dinero debe
obtener su máximo rendimiento e impacto, el tiempo debe optimizarse para ganar cada vez
más y más velocidad, hacer más con menos. En resumen, la productividad se alcanza
cuando enfocamos lo que hacemos hacia lo importante, revisamos la forma en que lo
hacemos para eliminar lo inútil, nos capacitamos para mejorar nuestras habilidades y uso de
los recursos, nos conscientísimos en la importancia de hacerlo cada vez mejor y más rápido,
le ponemos ganas y deseo, motivación y pasión.

La administración del tiempo abarca los campos individuales y de trabajo en equipo,

algunas cosas se pueden hacer mejor y más rápido con la ayuda de otros, sin embargo, en
otras tantas el trabajo en grupo lo que hace es duplicar esfuerzo y disminuir productividad.
Es fundamental revisar todos los trabajos en equipo, llámense, grupos inter-funcionales,
comités primarios, círculos de calidad o reuniones de trabajo, porque la mayoría del tiempo
se puede desperdiciar en estos equipos. Hay que tener claro el objetivo de la reunión, las
personas que deben participar y su aporte, la duración de la misma, el orden del día, su
envío previo para que la gente llegue preparada, y por su puesto se debe tener bien claras
las reglas de juego: la puntualidad, la persona que oficiará de líder, el que llevará el acta, el
sistema de participación y comunicación, el respeto a las diferencias, entre otros. De nuevo,
las reuniones cuyo objetivo no apunte a los objetivos Organizacionales y que no tengan
clara la necesidad de hacerse, deben eliminarse o redefinirse. Preguntémonos, ¿Qué pasa si
no se realiza la reunión?, ¿Qué pasa si no se hace realiza, esta o aquella actividad?, ¿Qué
pasa si no asiste, esta o aquella persona? Para tomar acciones.

La estrategia es el medio de alcanzar los objetivos pero a su vez se convierte en faro y

punto de guía, para cada persona dentro de la Empresa. Hemos sido reiterativos en que todo
lo que hagamos debe apuntar a los objetivos y añadirle valor a las estrategias, para que
justifique su existencia. La misma administración del tiempo y mejora de la productividad,
se puede y debe convertir en una estrategia corporativa, pero para que logre el impacto
esperado, debe contar con el apoyo de toda la gente, y para ello deben hacerse partícipes de
su diseño, involucrarse en su consecución, ser convencidos y seducidos de su importancia
vital para el negocio, y de los beneficios personales que les trae. Ni en la educación ni en
los negocios, tiene vigencia el viejo dicho que dice “la letra con sangre entra”, las personas
deben involucrarse, convencerse y seducirse, en forma similar a como se hace con los
clientes externos, pero dirigido a los clientes internos. Los departamentos de mercadeo y
recursos humanos deben integrarse en uno solo, para comunicar, atraer, escuchar, capacitar,
vender, evaluar, mejorar y apoyar en este cometido.

La Estrategia, la Productividad y la Administración del tiempo, son tres palabras distintas

con una sola misión verdadera: mejorar el desempeño, alcanzar los objetivos, facilitar las
cosas, ser mejores, superar las dificultades, y hacer más con menos.

Contribución de,
Juan Carlos Medina Velandia
Conideas_plus@yahoo.com
www.educacion-virtual.com