Estrategia de Continuidad Del EDIFICIO.

por Exposición a COVID 19

La estrategia debe proteger las actividades priorizadas, establecer los requerimientos

de recursos, e implementar las medidas para reducir los riesgos de afectación por la
aparición de casos de COVID 19 y en caso de presentarse el periodo de interrupción sea
lo más corto posible.

Los tipos de recursos considerados en la estrategia de continuidad son:

 Personas
 Información/Documentos
 Tecnología e Infraestructura
 Proveedores

Previo al establecimiento de las diferentes estrategias de continuidad se tomaron en

cuenta las siguientes variables:

 Criticidad del proceso a proteger

 El costo de la estrategia
 El tiempo de recuperación objetivo.

Las siguientes son las estrategias que se plantean para la continuidad del edificio:
Tabla: Estrategias de Continuidad

ESTRATEGIA DESCRIPCI
ÓN
Se presenta cuando algún(os) colaboradores son posibles casos
sospechoso(s)/confirmado(s) por COVID-1, no puede asistir a laborar y
1. Estrategia: desarrollar las actividades propias de su cargo.
salud de los Tener disponible personal para darle continuidad a las actividades en el
colaboradores edificio.
Acompañamiento a los posibles trabajadores afectados y sus familias,
durante el periodo que dure la afectación de salud.
Consiste en la implementación de acuerdo con los proveedores para que
proporcionen los recursos necesarios en caso de posibles casos de
2. Acuerdos
contagio (materiales, maquinaria, equipo, material de desinfección,
con
elementos de protección personal).
proveedores
Definir horarios específicos de entrega de materiales, para evitar
(contratistas)
congestión en el edificio.
 Confinamiento de áreas de trabajo por sospecha o confirmación de casos
3. Operación del por COVID 19.
proceso Ralentización de las actividades, al definir turnos para el ingreso,
constructivo almuerzo refrigerio y salida del edificio y mantener separación de 2
metros entre
colaboradores.
4. Acuerdos Se considera la alternativa de que empresas del sector de la
con empresas construcción aliadas atiendan los requerimientos de personal,
relacionadas maquinaria, equipos, materiales, infraestructura, en caso de
materializarse un riesgo.
En caso de presentarse posibles contagios al interior del edificio, sea el
5. Estrategia
canal oficial con autoridades, administración, empleados, contratistas,
de medios de comunicación, comunidad, clientes y otras partes
comunicación
Se presenta cuando el hardware y/o software presenta fallas, o por
6.
la ralentización de las comunicaciones debido al aumento en el uso de
Estrategia internet como consecuencia del aislamiento. Posibles ataques
tecnológic
cibernéticos.
a
Considerar la posibilidad de ofrecer el edificio de manera remota (realidad
7. Estrategia virtual), video conferencia.
con los Verificación de las condiciones legales contractuales por posibles
clientes demoras en el cumplimento de los plazos de entrega del edificio
constructivos

1. Desarrollo del Plan de continuidad del edificio

El desarrollo del plan de continuidad lo componen:

 Los equipos de trabajo necesarios para el desarrollo del plan.

 Las responsabilidades y funciones de cada uno delos equipos.
 El desarrollo de los procedimientos de alerta y actuación ante eventos que puedan
activar el plan.
 Los procedimientos de actuación ante posibles casos de COVID-19.
 La estrategia de vuelta a la normalidad.

2. Organización delos Equipos

Se presentan los equipos que forman parte del plan (la composición, empresas
contratistas involucradas y número de equipos pueden variar según el tipo de estrategia
de recuperación).

Equipo de Crisis: encargado de dirigir las acciones durante la contingencia y

recuperación.

El objetivo de este es reducir al máximo el riesgo y la incertidumbre en la dirección de la

situación. Este equipo debe tomar las decisiones “clave” durante los incidentes, además
de servir de enlace con la dirección de la compañía, manteniéndoles informados de la
situación regularmente.

Las principales tareas y responsabilidades de este equipo son:

 Análisis de la situación.
 Decisión de activar o no el Plan de Continuidad.
 Iniciar el proceso de notificación a los empleados a través delos diferentes
responsables de cada empresa contratista.
 Seguimiento del proceso de recuperación, con relación a los tiempos estimados
de recuperación.

Equipo de recuperación: El equipo de recuperación es responsable de establecer la

infraestructura necesaria para la recuperación, con el fin de poner en marcha los
servicios críticos afectados.

Este equipo se encargará de llevar a cabo las estrategias (1,2,3,4,6,7), propuestas en la

tabla Estrategias de Continuidad del Negocio.

Equipo logístico: Responsable de toda la logística necesaria en el esfuerzo de

recuperación, estrategias (5) propuesta en la tabla Estrategias de Continuidad del
edificio.

Este equipo es responsable de todo lo relacionado con las necesidades logísticas en el

marco de la recuperación, tales como:

 Soporte técnico para las operaciones de recuperación.

 Realizar el trabajo en conjunto con los demás equipos, para asegurar que todas las
necesidades logísticas sean cubiertas.

Equipo de comunicaciones: Es responsable de “ser la voz oficial” en el contexto de la

contingencia.

Las tareas a realizar serán:

 En caso de presentarse alguna situación de posible contagio por COVID-

19,mantener comunicación con autoridades, directivos de la empresa, empleados,
contratistas, medios de comunicación , comunidad. Emitir un comunicado oficial a
colaboradores, medios de comunicación y proveedores en el que se indique que se
restablecerán los servicios lo antes posible.
 Atender a los clientes y comunidad para proporcionarles información sobre el
incidente ytranquilizarles lo máximo posible.

EQUIPO DE CRISIS
(incluir nombres)

EQUIPO DE RECUPERACION EQUIPO DE LOGISTICA EQUIPO DE COMUNICACIONES

(incluir nombres) (incluir nombres) (incluir nombres)

EQUIPO DE PRUEBAS
(incluir nombres)
3. Procedimientos para la Continuidad del edificio

Procedimiento de Notificación del evento: De acuerdo a los controles establecidos

en el PAPSO, en caso de identificarse situaciones de posible contagio por COVID-19 al
interior el edificio, se debe comunicar al administrador y este a su vez al equipo de crisis
para su respectiva evaluación.

Procedimiento de Ejecución del Plan: Una vez notificada la situación, el Equipo de

crisis se reunirá de manera física en la oficina administrativa del edificio, convocando de
manera remota a los demás integrantes del edificio, se evaluará la gravedad de la
situación y se decidirá si el Plan de Continuidad del edificio to es puesto en marcha, en
caso afirmativo se desarrollará el Plan de Continuidad.

En caso de que el Equipo decida no activar el Plan de Continuidad porque la situación

no lo amerite, será necesario documentar el mismo y gestionarlo para que no
aumente su gravedad.

Procedimiento de Notificación de Ejecución del Plan: Se tendrá una cadena

notificación y llamadas para avisar al os diferentes equipos que se definieron en el plan.

Fase de vuelta a la normalidad. Una vez restablecidos los procesos críticos y

contingencia, hay que definir diferentes estrategias y acciones para recuperar la
normalidad de todas las actividades del edificio.

 Realizar una valoración de las actividades, equipos e instalaciones afectadas por la

suspensión durante la situación de crisis, para volver a definir una estrategia
temporal.

 Procedimientos de vuelta a la normalidad, una vez determinado el impacto de la

situación, se deberá establecer los mecanismos que en la medida de lo posible
lleven a recuperar la normalidad total del funcionamiento. Estas acciones pueden
incluir actividades de desinfección a las áreas, vehículos, herramientas, capacitación
del personal, compra de los equipos, reintegro del personal afectado posterior al
tiempo de duración del aislamiento, contratación de nuevo personal, materiales
dañados, entre otros.

Para ello se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:

4.1 Procedimiento de actuación en caso de declaración de cuarentena parcial o

total en el edificio.
Recurso Humano e Insumos: Para mitigar este tipo de riesgos es necesario que el
edificio, adelante Brigadas de desinfección a áreas de trabajo, posiblemente la totalidad
de las áreas.

Recurso Humano: Identificación rápida de la posible cadena de contagio por COVID-1y

establecimiento de medidas de aislamiento y/o tratamiento médico del personal afectado.

Recurso Humano: Revisión delas condiciones jurídicas de los contratos tanto con los
trabajadores como con los contratistas y proveedores, ante una posible suspensión de las
actividades.

Recurso Humano: Acompañamiento al trabajador(es) afectado(s) por el posible

contagio. Estrategia de comunicación para disminuir el estrés, ansiedad y temor de los
demás trabajadores en el edificio.
Costo beneficio de la estrategia: La propuesta de mitigación para el riesgo en el
análisis costo beneficio es el siguiente:

COST BENEFICIO OBSERVACI

O ON
El costo de implementar esta propuesta es la Los beneficios que obtendrá la entidad con Incluir observaciones
siguiente: La implementación de la propuesta son los
siguientes:
Costo Brigadas de
desinfección. (incluir el costo)  Reducción de los tiempos de cuarentena o
Asesoría suspensiones las actividades.
Legal (incluir  Reducción en la velocidad y cantidad de
el costo) contagios dentro del edificio.
Las restantes actividades se realizarían con
personal directo, incluido en el edificio.

4.2. Procedimiento por suspensión de las comunicaciones o afectación de la

seguridad por falta de documentación de políticas de seguridad y concientización al
persona con respecto al correcto uso de los elementos de trabajo y buenas prácticas en
temas de Seguridad de la Información.

Recurso Humano. Realizarlas siguientes actividades encabezadas por las personas

que trabajan en el área de Sistemas, Tecnología o quien haga sus veces.

Redactar documento de buenas prácticas en el uso y administración dela información y

elementos de trabajo, que incluya:
 Uso de herramientas tecnológicas para trabajo remoto confiables y autorizadas
por el personal del área de Sistemas, Tecnología.
 En caso de tener acceso a Internet navegar en páginas seguras y únicamente para
apoyar actividades laborales.
 Controlar el acceso de personal autorizado al edificio, especialmente a las oficinas
administrativas y almacén.
 No acceder a correos sospechosos o no reconocidos.
 Disponer de cortafuegos, copias de respaldo de la información en servidores físicos o
en la nube.
Costo beneficio de la estrategia. La propuesta de mitigación para el riesgo en el análisis
costo beneficio
COSTO BENEFICIO OBSERVACIO
N
El costo de implementar esta propuesta Losbeneficiosqueobtendrálaempresaconlaimple Incluir observaciones
es la siguiente: me ntacióndelapropuestasonlos siguientes:
• Reducción sustancial del riesgo de infección de
Recurso Humano virus, ataques cibernéticos, fuga de
Las personas encargadas de realizar las información entre otros.
actividades propuestas se encuentran • Optimización de tiempo de los empleados al
contratadas por la empresa, por evitar distracciones.
consiguiente la propuesta no genera
costos adicionales.

4. Pruebas y mantenimiento

Mensualmente, se debe probar el Plan de Continuidad del edificio, dejando

documentado en actas o bitácoras los resultados obtenidos de dichas pruebas.