Servicios e implementación ERP

EVOLUCIÓN DE L0S SISTEMAS DE ERP. IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN

Material elaborado por:

Hugo Benito Ruiz Anchando
hruiz@celestica.com

Introducción

Preparativos a la Implementación.

Características de un desarrollo de implementación

Costo – beneficio

Conclusiones

Referencias

Históricamente, las compañías han creado islas de información, varios sistemas que operan o
manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas diferentes están
integrados entre sí y algunas veces no. En ocasiones están fuertemente enlazados y en otra
no tienen ligas fuertes. Todos estos sistemas que en su mayoría son independientes
requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de hacerlo, la mayoría de las
veces en una forma redundante, es mayor que el de implementar otro sistema nuevo. La
mayoría de las compañías fracasan al implementar los sistemas de ERP porque esperan
beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece propiamente, en otras ocasiones
se van con tendencias de la industria y tratan de implementar sistemas que aunque parecen
muy innovadores no cumplen con el perfil de sus necesidades.

Palabras Clave: ERP, productividad, integración, Inteligencia de Negocios, Planeación,

Sistemas de Información.

1. Introducción

El ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, integra todos los procesos
relevantes de una empresa con los módulos y metodologías con el mejor sistema de gestión
empresarial. Todas las transacciones quedan registradas desde su origen en una sola base de
datos, en la cual se puede consultar en línea toda la información relevante para administrar
el negocio. Entre los principales beneficios que se pueden alcanzar con la implementación de
un sistema ERP existen: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad,
servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a
toma de decisiones, preparación para e-business, diferenciación

Un sistema de ERP es un sistema de información integral que soporta los procesos y la

administración de recursos de una organización. El sistema consta de varias aplicaciones
cuya integración soporta la administración de la cadena de suministro y las operaciones del
día a día.

2. Preparativos a la Implementación.

Un proyecto de implementación de un sistema de ERP es usualmente largo y complejo ya

que envuelve la implementación de un nuevo sistema de información, junto con el rediseño
de los esquemas de trabajo. En la mayoría de los casos es el proyecto de tecnologías de
información más grande y trascendente jamás implementado en la organización. El proyecto
es por definición de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un
equipo considerable de desarrollo y una programación reducida de tiempo. En este proyecto
es indispensable un acoplamiento mutuo tanto del sistema a la organización como de la
organización al sistema. Un estudio en Israel encontró que diferentes compañías de
manufactura ganaron beneficios diferentes también de las otras empresas en la
implementación del mismo sistema de ERP [1]. La mayoría de las implementaciones fueron
adiciones al sistema actuales o expansiones a módulos actuales para soportar otras funciones
o tareas que fueran únicas para esa empresa.

Una organización que pueda usar una bien estructurada y definida metodología para la
implementación de un sistema de ERP, progresando desde la etapa de selección hasta la
etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha
implementación sea un éxito.

3. Características de un desarrollo de implementación

Algunos de los características que son visibles en la organización cuando se va a implantar un

ERP metódicamente son:

a). Complejidad. El más simple de los sistemas incluye una aplicación que pueda ser operada
independientemente de las otras aplicaciones organizacionales o que tenga una interfase
altamente amigable para el usuario. Un sistema de alta complejidad incluye muchas
aplicaciones que están internamente enlazadas y a su vez enlazadas con otros sistemas en la
organización. Usualmente la dificultad en esos sistemas es mantener la integridad de esos
enlaces. Un sistema de ERP es unos de los sistemas más complejos en la actualidad dentro
de la categoría de sistemas de información. Incluye una amplia gama de aplicaciones que
dan servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado de diferenciación entre estas
aplicaciones es alto y el grado de dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es
diferente. Complejidad lleva consigo el alto riesgo. Debido a esto, una de las tareas más
importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema,
para poder hacer que toda la implementación gire en torno a estos límites previamente
definidos.

b). Flexibilidad. Es particularmente importante a la estrategia del sistema porque la

organización está interesada (al mayor grado posible) en la implementación a la medida de la
empresa para poder aprovechar y crear ventajas competitivas

c). Alcance de la aplicación. En la implementación de un nuevo sistema que pretende ofrecen

una solución única que incluya todas las áreas de la compañía, se requiere que la alta
administración este 100% involucrada, ya que hay problemas muy comunes que se pueden
aparecer [2]

d). Infraestructura tecnológica. Un sistema de ERP esta basado en tecnología avanzada. En la

mayoría de las empresas, el movimiento al nuevo sistema requiere remplazar la
infraestructura existente. Esta actividad incrementa en un grado considerable el riesgo del
proyecto ya que envuelve una importante inyección de capital adicional, habilidades del
especialización y en algunos casos la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la
implementación. Por ello esta posibilidad debe ser considerada en el comienzo mismo del
proyecto.

e). Cambios en los procesos organizacionales. La implementación del ERP implica un cambio
masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la información. Por naturaleza introducir
cambios es un proceso políticamente difícil que puede dispara la resistencia de grupos o
personas conservadoras, por ello, se deben incluir una vez tomada la decisión de la
implementación, una campaña de publicidad para dar a conocer y "promocionar" el sistema a
lo largo y ancho de la compañía.

f). Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. Lo cual puede variar dependiendo
del tamaño del sistema que se esta implementando. Pero de cualquier manera, dada la
importancia que tiene para la empresa la exitosa implementación del sistema, la relación con
el diseñador del paquete se vuelve muy intensa. El éxito del proyecto es altamente
dependiente de que esta sea una buena relación. Otro factor que sale a relucir durante la
implementación es el grado de experiencia del proveedor con empresas similares. Tener un
alto grado de dependencia con un proveedor de software puede incrementar el riesgo; un
factor importante entonces se vuelve que tratemos con una empresa financieramente
estable.

g). Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el involucramiento de
los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante [8] además que el grado de
habilidades de los usuarios es un factor clave para el éxito del sistema.

4. Costo – beneficio

La implementación exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del

proceso este sistema de soporte a las decisiones de negocio. [2] El éxito a largo plazo del
proyecto descansa en la exitosa implementación de un plan de aseguramiento de calidad, o
un plan de optimización posterior a la implementación.

Para obtener beneficios completos, sinergia operacional y un retorno de inversión óptimo del
sistema, la organización debe ver mas allá de la utilización del sistema y enfocarse en
mejorar el desempeño. Desempeño incremental es de particular importancia en la economía
actual. Optimización es el siguiente paso después de una implementación exitosa, midiendo
cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de aprendizaje. La optimización
trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementación del proyecto o
estaban fuera del alcance, como expansión del software implementado, hardware para
esficientar los procesos existentes, etc.

La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se
ejecutaron los procesos de la propia implementación. Como regla, debemos seguir una
metodología documentada, que tenga detalles del proyecto, así como fechas compromiso y
dueños de las tareas.

Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello también se debe
evaluar el estado actual del sistema ya implementado, funcionalidad y el impacto en los
procesos actuales del negocio.

El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios del la

implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional. Pero al
final del día, el éxito de la implementación del sistema está definido por la habilidad de la
empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no es
un sinónimo de fracaso del sistema actual, solo se debe ver como parte del proceso de
mejora continua.

La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementación

de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administración para cambiar la manera
tradicional como opera la empresa. Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un
sistema de ERP integral e implementar exitosamente toda la inversión asociada con el mismo
pueden aprovechar aún más las ventajas y colocarse adelante de las demás, creando una
ventaja competitiva

5. Conclusiones.

El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas las cuales son: definición,

entrenamiento, modelación, configuración, puesta en vivo y refinación. En la definición se
hacen tareas como análisis de requerimientos y alcance inicial, firma de contrato y estrategia
de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitación de líderes de proyecto para
las aplicaciones funcionales y técnicas de software. La etapa de modelación análisis de la
situación actual de la compañía y la definición de la etapa nueva de trabajo. La configuración
se encarga de la instalación del software de acuerdo al modelo de trabajo y realizar pruebas.
La puesta en vivo se encarga de la revisión del ambiente final y carga de la información
inicial. Por último la refinación se encarga de mejora continua de procesos y entrenamiento
periódico a usuarios finales.
Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las grandes empresas actuales.
Usualmente el mayor problema es que las empresas importantes han ido creciendo con el
paso de los anos, han ido adquiriendo compañías diversas que manejan pequeños sistemas
transaccionales unidos por otro ERP, en muchos casos diseñado especialmente a las
necesidades de cada compañía o en muchas otras adquirido como un producto comercial.

El primer paso crucial en la implementación de un sistemas de ERP, es el de escoger que es

lo que la empresa debe usar, basado en las necesidades de la misma, es decir, podemos caer
en el error de querer usar un sistema muy sofisticado para una pequeña empresa que ni
siquiera recuperará la inversión; o por otro lado, podemos caer en el error de al no haber
dimensionado adecuadamente los sistemas de nuestra compañía, escoger un sistemas que
quede corto con nuestra necesidades y que después sea necesario hacer crecer o modificar y
en el peor de los casos eliminar de nuestra compañía para implementar uno nuevo.

El nombre del juego se llama costo beneficio. Los sistemas en sí no sirven sin un propósito, y
el enterprise resource planning no es la excepción. Si el sistema que queramos implementar
no tiene una justificación de un considerable retorno de la inversión, difícilmente será
aceptado por la alta dirección.

Por ello se seleccionó este tema, porque la implementación de los sistemas de ERP es uno de
los retos más interesantes de una compañía; el cual bien manejado e implementado puede
significar el total éxito en la misma.

6. Referencias.

[1] Ahituv, N.(2002). A system development methodology for ERP systems. The Journal of
Computer Information Systems, 42, 56 – 68. Retrieved October 8th, 2002, from
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[2] Faleti, S.A.(2001). ERP optimization: Maximize ROI through improved performance. AFP
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[3] Bradford, M.(2001). Does ERP fit in a lean world?. Strategic Finance, 82, 28 – 35.
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[4] Rondeau, P. J.(2001). Evolution of manufacturing planning and control systems: From
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[5] Hislop, D., Newell, S.(2000). Networks, knowledge and power: Decision making, politics
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[6] Auditore, P. J.(2000). The future of BI. Enterprise Systems Journal, 15, 53 – 56.
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[7] Chung, S. H.(2000). ERP adoption: a technological evolution approach. International

Journal of Agile Management Systems, 2, 24. Retrieved October 8th, 2002. From
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[8] Mullin, R.(2002) The age of interoperability. Chemical Week, 164, 24 –25. Retrieved
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[9] Gruber, E. M.(2002). Distribute present and always-current data. Modern Machine Shop,
74, 164. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?
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[10] Anonymous. (2000). An outsourcer relies on an outsourcer. Communications News, 37,

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[11] Levinson, M.(2002, September 15). How to get your House in Order. CIO Magazine.
Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/091502/order.html

[12] Williams, S.(2002, September 15). His Side of the Mattress. CIO Magazine. Retieved
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[13] Low, L.(2002, August 15). The Integration Imperative. CIO Magazine. Retieved October
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[14] Koch, C.(2002, July 15). Take Control Consultants-can't live with 'em, can't live without
'em. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from:
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[15] Worthen, B.(2002, May 15). Nestlé's ERP Odyssey. CIO Magazine. Retieved October 8th,
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[16] Koch, C.(2002, February 7) The ABCs of ERP. CIO Magazine. Retieved October 8th,
2002, from: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html

[17] Scalet, S. D.(2002, february 1) Working in a Deeper Shade of Green. CIO Magazine.
Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/020102/dep.html

[18] Slater, D.(2002, January 15) Costly, Painful and Worth It. CIO Magazine. Retieved
October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/011502/costly.html

[19] Pender, L.(2002, September 15) Damned If You Do. CIO Magazine. Retieved October
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[20] Jeffery, B., Morrison, J. (2000, September 1) ERP, One Letter at a Time. CIO Magazine.
Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/090100/ea.html
Material Elaborado por:
Hugo Benito Ruiz Anchondo
hruiz@celestica.com

Publicado en:

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/erphbra.htm