MANUAL DE FUNCIONES

1. COORDINADOR GENERAL

a) Planear, Dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de los programas

que corresponden al Convenio Educativo Mocoa de acuerdo con los
lineamientos del Gerente del Proyecto.
b) Suministrar al Gerente del Proyecto, los informes y datos que necesiten
para el seguimiento y evaluación del desempeño de los funcionarios y
de la administración en general.
c) Ordenar y reconocer los gastos del Convenio Educativo Mocoa de
acuerdo con las normas legales vigentes y en la forma acordada por el
Gerente del Proyecto.
d) Implantar y controlar la aplicación de normas y procedimientos para
evaluar la calidad del servicio Educativo que se presta a la población.
e) Dirigir y representar al Convenio Educativo Mocoa con las otras
instituciones Municipales, Departamentales, Regionales, Nacionales o
Internacionales a las que diera lugar las acciones de la empresa.
f) Inspeccionar con regularidad las dependencias que conforman la
empresa para que marchen convenientemente.
g) Proponer al Gerente del Proyecto los planes que deba aprobar para el
eficiente y eficaz funcionamiento del Convenio Educativo Mocoa.
h) Celebrar los contratos que hubiere necesidad dentro del desarrollo del
Convenio Educativo Mocoa.
i) Administrar la sociedad y representarla judicial y extrajudicialmente.
j) Nombrar y remover los empleados del Convenio Educativo Mocoa y
resolver sobre sus renuncias, permisos, encargos y vacaciones.
k) Presentar un informe detallado al gerente del Proyecto, acerca de los
ingresos, gastos, ejecución presupuestaria, situación financiera, calidad
del servicio prestado, cobertura, nombramiento de personal,
celebración y ejecución de contratos y demás aspectos referentes a su
gestión, así como las metas a que se ha comprometido la empresa.
l) Velar por que todos los empleados de la sociedad cumplan
estrictamente sus deberes y ejercer las demás funciones que le
delegue el Gerente del Proyecto. Así mismo, podrá delegar en alguno o
algunos de los empleados de la empresa, las funciones inherentes a su
cargo cuando la ley no lo prohíba.
m) Adoptar las medidas necesarias para una eficiente prestación del
Servicio Educativo
n) Las demás que le sean asignadas por la norma superior y las
consagradas en los estatutos de la sociedad.

2. JEFE DE PERSONAL

a) Diseñar, Coordinar y evaluar las políticas referidas a la gestión y

desarrollo de los recursos humanos del Convenio Educativo Mocoa.
b) Diseñar las políticas de reclutamiento y selección de personal para su
contratación conforme a la ley.
c) Elaborar los contratos y resoluciones de carácter administrativo para
la vinculación de personal al Convenio Educativo.
d) Elaborar y Registrar las novedades que se generen de los empleados
en desarrollo de la prestación del Servicio y comunicarlas a las otras
dependencias para sus fines pertinentes
e) Realizar y certificar constancias de Trabajo y de Tiempo de Servicio.
f) Ejecutar las políticas y el plan de capacitación y desarrollo del personal,
fomentando comportamientos transparentes, éticos y honestos.
g) Proponer el sistema de evaluación del desempeño laboral de los
trabajadores.
h) Promover la motivación e integración, así como las condiciones de
trabajo que garanticen la salud y seguridad ocupacional.
i) Propiciar un buen clima laboral de cooperación y trabajo en grupo.
j) Proponer la actualización de manuales, normas y demás disposiciones
administrativas que se requieran para el mejor desempeño de sus
funciones.
k) Velar por el desarrollo de la gestión eficiente de los recursos humanos
para el logro de los objetivos y metas del Ministerio.

3. SISTEMAS

a) Apoyar las actividades de coordinación, formulación y ejecución de

políticas en materia de sistemas de información con el fin de garantizar
la eficiente gestión de la empresa.
b) Analizar, controlar y evaluar el funcionamiento de los sistemas de
información y procedimientos de la empresa a fin de proponer las
actualizaciones necesarias y mejorar el servicio.
c) Proponer políticas, normas, métodos, estándares y procedimientos
para garantizar el correcto funcionamiento de las tecnologías
informáticas implantadas e implementadas en la empresa.
d) Apoyar la definición de nuevos requerimientos para los sistemas de
información, o actualización de sistemas de información diferentes con el
fin de mantener acorde a las nuevas necesidades las aplicaciones y
sistemas de información de la entidad.
e) Analizar, diseñar y documentar los procesos, procedimientos y
políticas informáticas establecidas por la empresa y proponer las
actualizaciones necesarias con el fin de ajustar a los requerimientos de
los sistemas de información.
f) Brindar soporte técnico a las demás dependencias de la institución en
el manejo y actualización de los sistemas de información asignados, para
lograr la adecuada utilización de los mismos.
g) Consolidar y suministrar información requerida por las diferentes
dependencias con el propósito de que dicha información sirva para el
soporte a la gestión institucional.
h) Capacitar técnicamente a los usuarios que se requiera para la
implantación o correcto funcionamiento de los diversos sistemas de
información institucionales.
i) Promover la aplicación de las políticas de Seguridad Informática,
Metodologías, Procesos y Procedimientos definidos por la empresa a fin
de desarrollar un mejoramiento continuo en la gestión institucional.
j) Llevar a cabo los ajustes, depuraciones, mantenimientos y
actualizaciones de software requeridos por las diferentes dependencias
de la empresa
k) Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de la
oficina de sistemas.
 l) Formular las especificaciones necesarias para la elaboración e
informe correspondiente de los estudios preliminares y de factibilidad
que deban realizarse para la adquisición de hardware y software.
m) Promover la cultura informática institucional.
n) Controlar y evaluar la ejecución de los planes estratégicos y
operativos del área.
o) Colaborar en la instrucción y orientación del personal asignado a su
área o sección.
p) Mantener un alto grado de disciplina, espíritu de cooperación y
armonía en las relaciones de trabajo con sus compañeros y jefes.
q) Planificar, implementar, dirigir y supervisar los sistemas de
información y sus tecnologías relacionadas en las áreas técnicas,
administrativas, financieras y contables.
r) Cumplir con las demás funciones que se le asignen que estén dentro
de la naturaleza del cargo

4. CONTADOR

a) Preparar y presentar al Coordinador General y Gerente del Proyecto los

informes mensuales y acumulados de las ejecuciones presupuestales
de ingresos y gastos e inversión de la empresa, dentro de los términos
legalmente establecidos.
b) Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal y registrarlos de
acuerdo a la norma vigente.
c) Codificar la información contable e ingresarla al sistema usando el
software contable que dispone la empresa.
d) Elaborar la nómina Mensual del personal del Convenio Educativo
Mocoa.
e) Realizar la liquidación y provisión mensual de cesantías, intereses de
cesantías, primas, vacaciones y provisión de aportes a la seguridad
social, para la presentación de los balances.
f) Realizar las liquidaciones y formularios de autoliquidación de fondos de
salud, pensión, riesgos profesionales y aportes a Caja de
Compensación Familiar.
g) Llevar los libros de contabilidad de la empresa al día y ordenados de
acuerdo a los principios contables establecidos.
h) Colaborar en la elaboración del presupuesto para la Empresa.
i) Llevar en forma legible y ordenada el libro de registro y control
presupuestal y los auxiliares que se manejen para el control de las
ejecuciones.
j) Revisión de las facturas y cuentas de cobro pendientes por cancelar
para que cumplan los requisitos estipulados por la ley y a la vez hacer
los descuentos que correspondan para así proceder al pago
k) Colaborar con la preparación de los informes periódicos, contables y
financieros presentados al Coordinador General y el Gerente del
Proyecto.
l) Responder durante la jornada laboral por el manejo y conservación de
los elementos y equipos de oficina entregados para el cumplimiento de
sus funciones.
m) Registrar y Tramitar lo relacionado con las cuentas de cobro por
servicios recibidos.
n) Elaborar los anticipos y/o avances, y velar por la legalización oportuna
de los mismos.
o) Cumplir estrictamente con el reglamento interno de trabajo y las
normas de higiene y seguridad industrial adoptadas.
p) Apoyar a los Directivos de la empresa en la presentación correcta y
oportuna de la información en medios magnéticos con destino a la
DIAN y otros organismos de control.
q) Cumplir con las demás funciones que se le asignen.

5. PAGADOR
a) Manejar las cuentas bancarias que tiene la empresa en las diferentes
entidades, elaborando sus respectivos cheques, traslados y
movimientos.
b) Registrar los movimientos en el libro de diario, los comprobantes de
ingresos, egresos, consignaciones, y notas de contabilidad utilizando el
software contable que dispone la empresa.
c) Emitir cheques y realizar los pagos referentes a la cancelación de
facturas a proveedores o servicios prestados.
d) Realizar pagos de salarios, prestaciones sociales y aportes de
seguridad social, en las fechas correspondientes.
e) Coordinar las acciones pertinentes y la aplicación de los
procedimientos establecidos para el manejo y conservación de los
documentos y archivos físicos y magnéticos, para garantizar su consulta
inmediata y disponibilidad de los soportes sobre las operaciones que
realiza el área.
f) Cumplir estrictamente con el reglamento interno de trabajo y las
normas de higiene y seguridad industrial adoptadas.
g) Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de
acuerdo con el área de desempeño

6. ALMACENISTA
a) Recibir y clasificar los elementos en el sitio verificando que la
cantidad, precio, calidad, y especificaciones del bien se cumplan de
acuerdo a la orden de compra y/o de contratos, en caso contrario dar
aviso al ordenador del gasto.
b) Apoyar en la planeación, ejecución y control de la gestión
administrativa de las diferentes dependencias de la empresa, con el fin
de fortalecer la prestación del servicio.
c) Registrar en el kárdex de almacén la entrada y/o salida de los bienes
que lleguen a él y mantenerlo actualizado.
d) Apoyar la definición y desarrollo de políticas sobre la administración
de bienes y servicios para garantizar el logro de una adecuada
administración, construcción, gestión y control de los bienes inmuebles
de la empresa.
e) Llevar el registro único y el control de los bienes inmuebles a fin de
garantizar que se logre el más alto beneficio posible mediante la
adecuada administración de los bienes inmuebles y la actualización
continua de la información de soporte.
f) Participar en la planeacion y coordinación, y hacer el seguimiento a
los procesos relacionados con la administración de los recursos
materiales y físicos de la empresa, garantizando su adecuado
funcionamiento para evitar detrimentos patrimoniales a la entidad por
pérdidas totales o daños imputables a falta de previsión.
g) Coordinar la elaboración y presentación de los informes
administrativos solicitados por las diferentes dependencias a fin de
garantizar que la información presentada responde a lo solicitado a la
Dirección, con calidad y con la oportunidad establecida.
h) Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de
acuerdo con el área de desempeño.
i) Realizar los pedidos de elementos de oficina y distribuirlos de
acuerdo a las necesidades en las diferentes dependencias y seccionales.

7. SECRETARIA
a) Contestar las llamadas que llegan a la empresa y dirigirlas
hacia donde correspondan.
b) Controlar y revisar las llamadas de celulares y larga distancia
que salen del Convenio Educativo Mocoa.
c) Mantener, controlar y responder por el archivo general del
Convenio Educativo que entra y sale.
d) Llevar la agenda del Superior Inmediato, en cuanto a citas y
reuniones importantes y recordarle diariamente los
compromisos.
e) Asistir a las reuniones de la empresa para elaborar el acta
pertinente.
f) Digitar todo tipo de información que requiera su superior
inmediato.
g) Recibir, radicar, archivar y contestar correspondencia a
tiempo, previa autorización de su jefe inmediato.
h) Citar y organizar las reuniones de la empresa.
i) Recibir y archivar la documentación, tanto la que llega como
la que se origina en las dependencias, radicándolas y realizando
los trámites correspondientes.
j) Comunicar a su superior inmediato toda irregularidad en la
aplicación de funciones, controles y procedimientos de la
empresa.
k) Cuidar y responder por los equipos, útiles y elementos de
trabajo que se encuentre en el área y estén bajo su cargo.
l) Orientar y atender personal o telefónicamente al público y
suministrar información, documentos o elementos que le sean
solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y
los procedimientos establecidos con el propósito de brindar un
servicio de calidad en la dependencia.
m) Realizar las demás funciones que le asigne el superior
inmediato y que corresponda a la naturaleza de su dependencia.

8. CAPACITACIONES

a. Manejo de la información y archivo de las hojas de vida del personal

vinculado al Convenio Educativo Mocoa.
b. Mantener actualizado el archivo de la dependencia atendiendo las
normas de archivística vigentes, con el fin de tener una organización
de los diferentes documentos, y tener una ubicación eficaz y precisa
de los mismos.
c. Cuidar y responder por los equipos, útiles y elementos de trabajo que
se encuentre en el área y estén bajo su cargo.

9. AUXILIAR ADMINISTRATIVO
10. CONDUCTOR

a) Operar y responder por el buen uso de los vehículos de la entidad a

fin de contribuir con la marcha de las actividades institucionales.
b) Velar por el adecuado uso de los productos, equipos y herramientas
destinados para tal fin, con el propósito de apoyar el cuidado de los
bienes de la entidad.
c) Transportar a los funcionarios a los lugares donde sea requerida su
presencia para el desarrollo normal de las actividades propias de su
cargo.
d) Informar al superior inmediato sobre las fallas mecánicas que
presente el vehículo con el propósito de hacer los ajustes pertinentes.
e) Realizar el aseo y mantenimiento preventivo del vehículo y el equipo
asignado con el fin de preservar por el buen estado del vehículo.
f) Supervisar las reparaciones del vehículo que sean autorizadas por el
funcionario responsable.
g) Colaborar en las labores de empaque, cargue y descargue y/o
despacho de paquetes y sobres.
h) Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de
acuerdo con el área de desempeño.

11. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

a) Ejecutar las labores de jardinería, mensajeria, aseo de instalaciones,

muebles y utensilios, preparación de alimentos y bebidas, trasteos y
demás oficios manuales, con el fin de colaborar a los funcionarios en el
desempeño normal de sus funciones.
b) Operar los equipos y elementos manuales, mecánicos o electrónicos
requeridos en el cumplimiento de sus labores y propender por el buen
uso y conservación de los mismos.
c) Orientar a los usuarios y suministrar información que le sea solicitada
de conformidad con los procedimientos establecidos con el fin de unificar
criterios y brindar un buen servicio.
d) Apoyar y colaborar a los funcionarios de la dependencia en la
organización de materiales, equipos instalaciones y demás aspectos que
se requieran para la realización de reuniones, eventos y actividades para
que estos se desarrollen con plena normalidad.
e) Velar por el adecuado uso de los productos y equipos destinados
para tal fin, con el propósito de apoyar el cuidado de los bienes de la
entidad.
f) Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de
acuerdo con el área de desempeño del cargo.