UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER-OCAÑA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS Y DEL AMBIENTE

GENERALIDADES DE EXCEL

Conceptos básicos

Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas que ha sido
diseñado por la compañía Microsoft para trabajar bajo el ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual
funciona con todas las características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan bajo este mismo
sistema operativo.

Todas las hojas electrónicas, en nuestro caso Excel, tienen como finalidad permitir realizar operaciones
matemáticas o cálculos en forma rápida pero precisa. Se utilizan especialmente para llevar información de tipo
contable, financiera o estadística. Todo lo anterior es debido a que este tipo de programas facilitan el diseño y
creación de fórmulas matemáticas dentro de su hoja de trabajo para realizar los cálculos que necesitemos así
poder hallar los resultados correctos de nuestras operaciones.

Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:

 Calculas números a través de fórmulas matemáticas.

 Representar valores visualmente mediante la creación de gráficos Estadísticos.
 Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de trabajo.
 Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.
 Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas consolidadas y auto filtros.

Entorno de Excel

Aspecto y elementos de la ventana de Excel 2010:

Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”.

La hoja de cálculo es el espacio de trabajo. Excel 2010 comparte la misma interfaz de otros programas de la suite
Office 2010, por lo tanto, encontraremos el Botón Archivo y la Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos.

Libro: un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener
varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Hojas de cálculo: Son el objeto principal de Excel. En ellas puede incluirse información en celdas organizadas
por fila y columna. Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja de
cálculo.
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Elementos de una hoja de cálculo:

1. Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada Hoja de cálculo de Excel
2010 tiene 1.048.576 filas.
2. Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se
identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1. Las celdas pueden contener
información de Texto, Numérica (moneda, porcentaje, fracción, científica, etc.), Alfanumérica y Formulas.
3. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4. Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada Hoja de cálculo de Excel
2010 tiene 16.384 columnas.
5. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de
fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones.
6. Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de
la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma la forma de una
cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente
datos en una planilla.
7. Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón secundario del mouse
sobre la etiqueta, se abre el menú contextual con el cual podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones
que veremos más adelante.

8. Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2010 presenta 3 hojas de cálculo, pero desde este
ícono podemos agregar más.

Tipos de hoja de cálculo:

 Hoja de Cálculo
 Hoja de Gráfico

Cambiar el nombre de la hoja

En Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como
Hoja1, Hoja2,… Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la
primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, y así sucesivamente. La longitud máxima de los
nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo
con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos: Desde el menú contextual, cambiar
nombre o con doble clic en la etiqueta de la hoja.

Cambio entre hojas del libro

Como ya se dijo antes, Excel es un libro de trabajo que contiene varias hojas, para cambiarnos de una hoja a otra,
lo podemos hacer con un clic sobre el nombre de la hoja, si tenemos un mouse.

Si no disponemos de un mouse debemos usar las siguientes combinaciones de teclas para poder hacerlo:
CTRL – Page Down (Av Pág) para ir a la hoja siguiente, y
CTRL – Page Up (Re Pág) para regresar a la página anterior

Otros conceptos básicos

 Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5
significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, y que los dos puntos (:) significan“hasta”.
En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;)
significa “y”.
 Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de texto se alinean a
la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los números enteros, decimales,
fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de cálculo.
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ENTRADA DE DATOS A LA HOJA DE CÁLCULO

Al introducir textos extensos en la celda, da la impresión que pasa a la siguiente celda. Para quitar esa
impresión se debe ampliar el ancho de la columna y esto se puede hacer de la siguiente forma:

Utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo celdas

Ancho de columna:
encontramos el botón de comando formato, ancho de columna.
Utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo celdas
Alto de fila
encontramos el botón de comando formato, alto de fila
Utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo celdas
Insertar columnas
encontramos el botón de comando insertar, columnas de hoja.
Utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo celdas
Insertar filas
encontramos el botón de comando insertar, filas de hoja.
Utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo celdas
Eliminar columnas
encontramos el botón de comando eliminar, columnas de hoja.
Utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo celdas
Eliminar filas:
encontramos el botón de comando eliminar, filas de hoja.
utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo celdas
Ocultar columnas encontramos el botón de comando formato, ocultar y mostrar, ocultar
columna
Utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo celdas
Ocultar filas
encontramos el botón de comando formato, ocultar y mostrar, ocultar filas.
Utilizando la ficha inicio de la interfaz de usuario en el grupo Celdas
Para visualizar las columnas y
encontramos el botón de comando Formato, Ocultar Y Mostrar, Mostrar
las filas ocultas
Filas.

Otras formas para ajustar ancho de filas o columnas, eliminar insertar es usando el menú contextual dando clic
derecho en la celda o rengo de celdas.

APLICACIÓN DE FÓRMULAS Y FUNCIONES BASICAS:

Fórmulas. Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * /

% ^
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico
(verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado
en la fórmula. En Excel pueden ser:

- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Una función consiste en formulas abreviadas que posee Excel 2010 para solucionar aplicaciones de orden
estadístico, financiero, matemático etc. La función permite al usuario obtener resultados con tan solo definir
argumentos en la misma.

Una función tiene la siguiente sintaxis:

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= nombre función (argumento1; argumento2;... n)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada
paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) o coma (,) según la configuración de Excel

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Las funciones más trabajadas en Excel son:

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones
matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de
búsqueda y referencia y de información.

Valores del Error

Excel coloca valores de error en una celda para avisarle que algo está mal.

Valor del Causa Solución

error
##### Las columnas son demasiado angostas como
para poder mostrar el número completo
#REF! Una celda de referencia en la fórmula que no es
válida, porque se la borró o se le pegó algo
encima.
#VALUE! Una fórmula está esperando un número, pero la
celda que se indica solo contiene texto.
#N/A Un valor usado en una fórmula o que es el
argumento de una función que ahora no está
disponible "No Disponible".
#DIV/0! La fórmula trató de hacer una división por una
celda que estaba en blanco o que tenía el valor
0.
#NAME? Se usó un nombre para un rango o función que
Excel no entiende.
#NUM! Existe un problema con el número de una
fórmula o función.
#NULL! Se ha referido a la intersección de dos regiones
de datos que en realidad no se cruzan.
Ensanchar la columna.
Volver a escribir la fórmula.
Volver a escribir la fórmula para
corregir las celdas o usar una función
que ignore al texto como =
SUMA(B3:B4).
Para hacer el cálculo hay que obtener
los valores.
Cambiar la celda de referencia o
introducir un valor que no sea cero en
la celda para dividir por dicho valor.
Corregir la ortografía. Incluir los dos
puntos en todos los rangos. Asegurar
que exista el nombre o la función.
Verificar si hay argumentos de un tipo
equivocado.
Corregir la formula. Posiblemente se
han usado en cambio dos regiones que
no se cruzan.
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Referencias. Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El
uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una Hoja de cálculo para
realizar determinados cálculos.

Existen tres tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas.

 Una referencia relativa es aquella que se ejecuta de acuerdo a la posición respecto a la celda relacionada. De
forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia
relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2

 Una referencia de celda absoluta es aquella en donde se mantiene la posición sin importar el cambio de
posición de la celda relacionada. En una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una
ubicación específica.

 Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna
relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta
adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia
relativa y la referencia absoluta permanece invariable.

Es posible cambiar de referencia Relativa-Absoluta-Mixta-Relativa sólo con pulsar la tecla F4.

También tenemos la posibilidad de trabajar con celdas que no se encuentran dentro de la misma hoja, para ello
tenemos que poner el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda por ejemplo hoja1!A1.

Por último podemos también hacer referencia a una celda que esta en otra hoja que a su vez se encuentra en otro
libro, a esto son lo que se le denomina referencias tridimensionales o 3D, para esto tenemos que poner el
nombre del libro entre corchetes a continuación el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda,
por ejemplo [libro.xls]hoja1!A1. No está permitido el uso de una referencia 3D con fórmulas matriciales, con
operadores de intersección o con intersección implícita.

Esp. Sandra Bayona Gómez

Ing. Sistemas