COLEGIO COLOMBO FRANCÉS

El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

PROCESO PRECONTRACTUAL

ESTUDIO PREVIO

1. DEFINICION DE LA NECESIDAD

La Institución Educativa “Robín Hood” para continuar con el adecuado funcionamiento

necesita del abastecimiento de los implemento de papelería son necesarios para poder
cumplir con el normal funcionamiento de las diferentes actividades que se realizan día a
día en las diferentes secciones de las entidades debido a que varias de estas tareas
necesitan de ciertos insumos de papelería y útiles de oficina conforme con las necesidades
que se vayan presentando, estos son indispensables para el manejo funcional de las
mismas y acorde a las actividades que se desarrollan diariamente para cumplirlo en su
totalidad.

La actividad comercial de venta de Papelería y elementos de oficina legalmente no tienen

regulación de precio, por ello, varía de acuerdo a la oferta y la demanda y la calidad del
comerciante/vendedor, de acuerdo si se trata de gran, mediano o pequeño distribuidor o
fabricante.

2. Comportamiento del sector de útiles y artículos de papelería en el 2015

“resultados de transcaribe”

El abastecimiento de los implemento de papelería son necesarios para poder cumplir con
el normal funcionamiento de las diferentes actividades que se realizan día a día en las
diferentes secciones de las entidades debido a que varias de estas tareas necesitan de
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

ciertos insumos suministro de papelería y útiles de oficina de conformidad con las

necesidades que se vayan presentando, estos son indispensables para el manejo funcional
de las mismas y acorde a las actividades que se desarrollan diariamente para cumplirlo en
su totalidad.

La actividad comercial de venta de Papelería y elementos de oficina legalmente no tienen

regulación de precio, por ello, varía de acuerdo a la oferta y la demanda y la calidad del
comerciante/vendedor, de acuerdo si se trata de gran, mediano o pequeño distribuidor o
fabricante. Para el análisis de la demanda, teniendo en cuenta la necesidad de la entidad,
se tendrán en cuenta los contratos (consumos) celebrados con anterioridad y cotizaciones,
debido a la necesidad de la adquisición de los bienes, los cuales serán adquiridos, por el
valor estimado, mediante un Proceso de Selección de Menor cuantía.

3. Estudio de la oferta

A continuación, se enuncia algunas de las empresas del sector de útiles y artículos de

papelería, que estarían en capacidad de dar cumplimiento al objeto contractual del
presente proceso.

1. EXPO UTILES
2. LIBRERÍA Y PAPELERÍA LA GRAN PIÑATA
3. PAPELERÍA CENTRAL

Los oferentes nombrados tienen la capacidad de entregar el bien para cubrir la necesidad
en el tiempo, con las condiciones requeridas y las garantías solicitadas. Es así que todos los
costos asociados con la elaboración y distribución del bien están incluidos en el valor
acordado.

4. ESTUDIO DE LA DEMANDA

Comportamiento del sector de útiles y artículos de papelería en el 2016 “resultados de

DANE”

Se denomina comercio a la actividad socioeconómica consistente en el intercambio de

algunos materiales que sean libres en el mercado de compra y venta de bienes y servicios,
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

sea para su uso, para su venta o su transformación. Es el cambio o transacción de algo a

cambio de otra cosa de igual valor.

Por actividades comerciales o industriales entendemos tanto el intercambio de bienes o

de servicios que se efectúan a través de un comerciante o un mercader.

El índice de precios al consumidor (IPC) mide la evolución del costo promedio de una
canasta de bienes y servicios representativa del consumo final de los hogares, expresado
en relación con un período base. La variación porcentual del IPC entre dos periodos de
tiempo representa la inflación observada en dicho lapso. El cálculo del IPC para Colombia
se hace mensualmente en el Departamento Administrativo Nacional de Estadística
(DANE). En el presente estudio, se tuvo en cuenta que los precios ofertados estuvieran
acorde al incremento del IPC, y que los mismos no estuvieran desfasados con respecto a
contrataciones de vigencias anteriores.

El tema del comercio interno, a diferencia del comercio internacional, ha sido poco
estudiado en Colombia y este hecho hace del estudio un ejercicio necesario para la
formulación de políticas públicas tanto a nivel nacional como regional. En un estudio,
realizado por el Centro de Investigaciones para el Desarrollo se avanzó en una tipología de
empresas ubicadas en seis categorías:

 Comercio tradicional característico: compuesto por empresas en su gran mayoría de

tamaño pequeño, representantes de un comercio tradicional con bajos niveles de
incorporación tecnológica y con ningún poder de negociación en los mercados.
Representa el 62% del comercio en Colombia.
 Comercio tradicional en expansión: Aunque participan un buen número de empresas
pequeñas, lo característico de este segmento son empresas de tamaño medio. Es un
segmento dinámico con tendencias a involucrar rápidamente elementos
modernizantes
del comercio, como, por ejemplo, la venta a crédito y el pago diferido, la cualificación
de los acuerdos con proveedores, el cumplimiento, la sistematización de procesos y los
cambios en las formas jurídicas de organización. Representa el 32% del comercio en
Colombia.
 Comercio moderno característico: En este segmento ya se ubican empresas de gran
formato y se considera el típico sector moderno del comercio debido a sus estrategias
de provisión y competencia, en el sentido de las relaciones sobre elementos de calidad
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

y la búsqueda de productos nuevos para los mercados. Representa el 1% del comercio

en Colombia.
 Comercio moderno en expansión: Siendo un segmento con empresas del denominado
comercio moderno, la particularidad de las empresas allí ubicadas es que han asumido
el reto de la apertura económica como un factor de expansión y ampliación de los
mercados. Representa el 2% del comercio en Colombia.
 Comercio moderno diversificado: Siendo un segmento de empresas modernas típicas,
se identifica con estructuras de comercio minorista bajo el formato de comercio de
grandes cadenas de almacenes. Este segmento ha sido tradicionalmente dinámico en
la historia del comercio en Colombia, desde la introducción de los formatos de
comercio de las Cajas de Compensación. Representa el 2% del comercio en Colombia.

5. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

Item Producto Descripción de producto Unidad Cantidad

1 AZ tamaño oficio
Caja de lápiz X12
2 2B
3 Cosedora mediana
Lomo ancho en papel de
encuadernación para una mayor
durabilidad, evitando el desgaste
lateral del producto. Elaborados en
cartón rígido y reforzado con dos
biseles en el borde inferior unidad 10
Lápiz negro triangular por 3
unidades con una mina de grafito
de óptima eficacia, madera de alta
calidad durable y resistente.
Casquillo de aluminio que no se
oxida, borrador rojo no tóxico,
suave y no mancha. caja 15
COSEDORA PARA GRAPA DE
26/6, 240 HOJAS ,CON
CAPACIDAD DE 350 GRAPAS unidad 3
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

Lápiz corrector punta roller de

4 Caja de corrector
Caja gancho
5 cosedora
6 Lapiceros negros
acero inoxidable, color
extrablanco. Funciona con presión
sobre el cuerpo, excelente
cobertura y rápido secado, no
contiene Ni Tolueno ni plomo caja 3
Ganchos para grapadoras en acero
galvanizado con puntas de cincel. caja 3
BOLÍGRAFO DESECHABLE DE
TINTA COLOR NEGRO caja 3

6. IDENTIFICACION DEL CODIGO UNSPSC

segmento familia clase producto nombre

47 13 18 47131801 grapadoras
47 43 12 12345678 AZ
47 65 13 12345675 Lápices
47 23 44 10293836 correctores
ganchos para
47 81 66 92834722 grapadoras
47 20 79 23458294 lapiceros

7. PRESUPUESTO ASIGNADO
Se rinde cuenta de la cantidad de dinero asignado para la compra de los
materiales ya mencionados en la cotizaciones e inventarios que necesita la
institución de acuerdo al rubro presupuestado por la Secretaria de Educación
Municipal para el año 2017. La Secretaria de Educación Municipal asigna un rubro
presupuestal de
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

$ 3.400.00 para la Institución Educativa Robín Hood durante el año 2017

8. PRECIOS DEL MERCADO

Unidad de Precio de
Ítem Detalle medida Cantidad C1 C2 C3 Referencia
1 A-Z oficio unidad 10 $ 3.500 $ 4.500 $ 5.500 $ 3.500
2 Lápices 2B Caja 15 $ 1.800 $ 16.000 $ 16.200 $ 1.800
Cosedora
3 mediana Caja 3 $ 15.400 $ 13.500 $ 14.000 $ 13.500
Corrector
4 Berol Caja 3 $ 28.800 $ 28.000 $ 32.400 $ 28.000
5 Lapicero negro Caja 3 $ 8.600 $ 6.500 $ 6.500 $ 6.500
Gancho
6 Cosedora Caja 3 $ 3.000 $ 2.900 $ 3.900 $ 2.900
9. PRECIOS DE REFERENCIA (CON IVA O SIN IVA)
los oferentes son de régimen común debido a que ninguno de ellos presenta sus
artículos sin IVA
10. FUNDAMENTOS JURIDICOS
Normas aplicables
CONSTITUCIÓNPOLÍTICA DE COLOMBIA – (Norma Superior)
Decreto 410 de 1971 – (Código de Comercio)

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – (Ley

1437 de 2011)

Cuyo objeto introducir modificaciones en la Ley 80 de 1993, así como dictar otras
disposiciones generales aplicables a toda contratación con recursos públicos. –
(Ley 1150 de 2007)

Decreto 624 de 1989 Modificado por el Decreto Nacional 3258 de 2002, y las
Leyes 383 de 1997, 488 de 1998 y 863 de 2003; y sus decretos reglamentarios. –
(Estatuto Tributario)
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

Ley 80 de 1993 – (Por medio de la cual se introducen medidas para eficiencia y la

transparencia en la ley 80 de 1993)

11. REQUISITOS DE LA EVALUACION: DOCUMENTOS DE CONTENIDO

JURIDICO
Papelería Popayán tiene que allegar los diferentes documentos:
 Cámara de comercio
 Cedula
 RUT
 Parafiscales y aportes para seguridad social
12. REQUISITOS DE EVALUACION: ECONOMICA
 Oferta económica
 Certificación bancaria
 RUP
13. EXPERIENCIA HABILITANTE PARA OFERENTES
Se requiere al proveedor por lo menos un tiempo de actividad comercial de 5 años
brindando a diferentes instituciones de manera continua implementos para las
dotaciones de dichos lugares.

14. REQUISITOS DE LA EVALUACION TECNICA

Ítem Producto Descripción de producto

Lomo ancho en papel de encuadernación para
una mayor durabilidad, evitando el desgaste
lateral del producto. Elaborados en cartón
rígido y reforzado con dos biseles en el borde
1 AZ tamaño oficio inferior
Lápiz negro triangular por 3 unidades con una
mina de grafito de óptima eficacia, madera de
alta calidad durable y resistente. Casquillo de
aluminio que no se oxida, borrador rojo no
2492 Caja de lápiz X12 2B tóxico, suave y no mancha.
COSEDORA PARA GRAPA DE 26/6, 240
HOJAS ,CON CAPACIDAD DE 350
6841 Cosedora mediana GRAPAS
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

Lápiz corrector punta roller de acero

inoxidable, color extrablanco. Funciona con
presión sobre el cuerpo, excelente cobertura y
rápido secado, no contiene Ni Tolueno ni
6823 Caja de corrector plomo
Ganchos para grapadoras en acero galvanizado
2496 Caja gancho cosedora con puntas de cincel.
BOLÍGRAFO DESECHABLE DE TINTA
3698 Lapiceros negros COLOR NEGRO

15. GARANTIA TECNICA

El oferente debe cumplir a cabalidad todas las garantías propuestas para un
transparente y correcto proceso ya que se debe garantizar la adquisición de los
productos ofertados
 Garantía de seriedad de la oferta
 Garantía de fabrica
 Garantía de cumplimiento

16. RIESGO
Durante el proceso de adquisición de los elementos ofertados pueden generarse
algunos inconvenientes no previstos ya que factores externos como el alza de la
moneda nacional, problemas de envio, negligencia por parte del personal en los
trámites jurídicos, se pueden dar problemas con la tramitación de dicho proceso.
 Económico
 Técnico
 Jurídico
17. FORMA DE PAGO
Por parte de Tesorería se hace constancia del pago completo de los bienes
adquiridos por la institución con un plazo máximo de una semana hacia el
proveedor, dicho pago se hará de contado por parte de la tesorera de la
Institución Sra. Daniel Parra Castro.
18. VIGENCIA DEL CONTRATO
El contrato se realizará dos veces en el año 2017, inicialmente se hará la
adquisición de los materiales el día 16 del mes de enero del presente año y
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

transcurridos 5 meses el oferente deberá proveer de los materiales ya estipulados

estableciendo una fecha de entrega con tesorería y dando un plazo máximo de 5
días para el pago antes de llevar a cabo tal proceso con la tesorería de la
institución
19. CRONOGRAMA DEL PROCESO
Publicación estudio previo e invitación publica – (SECOP www.contratos.gov.co
enero 10 de 2017 a las 8 horas)
Cierre de presentación de la oferta – (enero 12 de 2017 a las 14 horas)
Publicación de evaluaciones – (enero 13 de 2017)
Comunicación de aceptación de la oferta – (enero 14 de 2017)

20. SUPERVISOR DEL CONTRATO

El señor Daniel Ricardo Maca Narváez, encargado de la supervisión de la entrega
de los productos dará fe del buen estado de los elementos adquiridos tras un
análisis completo cumpliendo con las garantías técnicas y de calidad

INVITACIÓN PUBLICA
1. Objeto Dotar de implementos necesarios como elementos de papelería al personal
de la Institución para un ágil y correcto desarrollo de las actividades a realizar en la
Institución.

2. Presupuesto la cantidad que se utilizará para cubrir los gastos de la institución

educativa será por el valor de cuatro cientos veintisiete mil setecientos pesos ($
427,700).

3. Participantes:

Podrán presentar ofertas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras,

domiciliadas en Colombia, en forma individual o asociados como consorcios o
uniones temporales de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus
normas reglamentarias, que reúnan los siguientes requisitos:
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

a) Tener capacidad para contratar, conforme con las normas legales.

b) No encontrarse, incurso en alguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad establecidas en el artículo 127 de la CN, Ley 80 de 1993, artículo
8º; Ley 1150 de 2007 art. 18, y demás normas concordantes.
c) Para el caso de las formas asociadas, la duración de la sociedad no deberá ser
inferior al término de vigencia del contrato y tres (3) años más, que se demuestre
mediante el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara
de Comercio.
d) Estar debidamente facultado y/o autorizado para presentar la propuesta y firmar
el contrato que se llegare a suscribir.

4. garantía (técnica económica y jurídica)

 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

Fase 2: Proceso
Contractual

1. Acta administrativa.

El supervisor encargado del análisis para la entrega de los elementos se llevará a

cabo por Daniel Ricardo Maca Narváez, persona con la suficiente capacidad de
análisis de calidad de productos de mobiliario y elementos de papelería

Certifica que

La Papelería Popayán ha cumplido con todos los requisitos estipulados por la ley,
como lo son garantías técnicas, económicas, jurídicas para que se puede llevar a
cabo al momento de la adquisición de los elementos cotizados en dicho
establecimiento
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

Los elementos fueron revisados bajo los requerimientos de la ley con persona
idónea para esta tarea.

_________________________________
Supervisor
Daniel Ricardo Maca Narváez
c.c 1,061,815,915 de Popayán, Cauca
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

Fase 3: Proceso Pos

Contractual

PAPELERIA POPAYAN

FECHA INGRESO: 10 mayo 2017 FECHA ENTREGA: 25 mayo 2017

DATOS CLIENTE

Institución: Institución Educativa Robín

Hood
NOMBRES Y APELLIDOS Daniel Ricardo Maca Narváez C.C N° 1,061,815,915

DIRECCION Carrera 6b N. 27n46 TELEFONO 8212223

DATOS DE PAPELERIA
 COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8

AZ OFICIO

CAJA X12 2B

COSEDORA MEDIANA

CAJA CORRECTOR BEROL

CAJA LAPIZ NEGRO

CAJA GANCHO COSEDORA

ACTA DE RECIBO

En la ciudad de Popayán- Cauca a los 10 días del mes de mayo del año 2017 se reunieron en
papelería Popayán el representante NIAZIO CARTA, quien hace entrega por parte de papelería
Popayán a el señor Daniel Ricardo Maca representante de la institución.

DANIEL RICARDO MACA identificado con C.C N° 24005356 de Popayán, quien lo recibe previa
constatación y verificación, dejando constancia de la conformidad de la misma, para su efecto
firman las partes correspondientes al pie de esta acta.

________________________ ________________________
Firma de proveedor firma de cliente
COLEGIO COLOMBO FRANCÉS
El conocimiento es poder
NIT. 860005265-8