Análisis de Datos

Unidad III
SEMANA 6
Generación de reportes automáticos

www.iplacex.cl
SEMANA 6

Introducción
En la tercera unidad del curso de Análisis de Datos, estamos viendo la generación de
reportes automáticos a través de las macros. Estas, nos ayudan a automatizar o
programar cualquier tipo de tarea que hagamos en forma reiterada, ya sea con Excel o
con Access.

Ya vimos que Excel nos proporciona muchas funcionalidades para la

automatización o programación de tareas. Lo que veremos ahora es las
funcionalidades que nos ofrece Access para este proceso de automatización, siempre
utilizando la programación de macros.

2 www.iplacex.cl
 Ideas Fuerza
1. Calidad de la información: Los datos de calidad y bien gestionados se convierten
en activos de la empresa. Para aprovechar este recurso se requiere diseñar
procesos de generación de información con datos de calidad y confiables.

2. Automatización de Procesos: Las acciones automatizadas permiten a los

analistas de datos eliminar las tareas de rutina, permitiéndole concentrarse en
trabajos de mayor valor.

3. Procesos de análisis de datos: Las empresas tienen los datos, el tema relevante
es que hacer con los datos. El desafío del proceso de análisis es convertir estos
datos en información de valor para la empresa.

3 www.iplacex.cl
III.2.- Macros de Access

Las macros en Access, al igual que las macros en Excel son un conjunto de
instrucciones que se ejecutan de manera secuencial por medio de una orden de
ejecución. El objetivo principal y la razón de por qué usar macros es que esta
herramienta nos permite automatizar tareas cotidianas y repetitivas.

De igual forma que en Excel para crear macros en Access se puede usar dos
caminos. El primero con la funcionalidad “Macros” que ofrece Access, similar a la
grabadora de macros en Excel y el segundo a través del editor de Visual Basic (VBA).
La metodología de programación VBA de Access es similar a la metodología de
programación en Excel.

¿Cuál es la diferencia entre programación VBA Excel y VBA Access?

La diferencia entra ambas aplicaciones radica sólo en los objetos que se utilizan
en cada aplicación. Por ejemplo, Excel usa Libros, Hojas, Rangos, etc. Access usa
Tablas, Formularios, informes, etc.

Para abordar con mayor detalle sobre las macros te invitamos a consultar el
material de ayuda que complementa esta unidad.

III.2.1.- Recopilación de datos con Macros de Access

III.2.1.1- Recopilación de datos con una interfaz gráfica

Access proporciona los “Formularios” que son una funcionalidad muy útil para
ingresar datos a tablas de bases de datos. Trabajemos con nuestra pequeña base de
datos de ejercicios y creemos un formulario para ingresar datos.

Abrimos nuestra base de datos, seleccionamos nuestra tabla “ALUMNOS”,

seleccionamos la pestaña de “Crear” y la opción “Asistente para formularios”

4 www.iplacex.cl
 En la ventana emergente identificamos la tabla “ALUMNOS” y seleccionamos
todos los campos.

A continuación, seleccionamos el tipo de distribución del formulario

Damos finalizar para ver el formulario

5 www.iplacex.cl
Guardamos el “Formulario”

Para crear las macros para ingresar datos hacemos clic con el botón derecho y
seleccionamos la opción “Vista Diseño”

6 www.iplacex.cl
Seleccionamos la pestaña “Diseño” y la opción “Botón” en los controles

Se nos abre el asistente para botones de comandos. Seleccionamos la categoría

“Operaciones con registros” y la acción “Agregar nuevo registro”

7 www.iplacex.cl
A continuación, elegimos el texto para el botón (esto es opcional)

Damos un nombre significativo. Estos para búsquedas posteriores. Hacemos clic en

“Finalizar”

8 www.iplacex.cl
De igual forma agregamos un botón para guardar registro.

Le damos un nombre al botón.

9 www.iplacex.cl
Le damos un nombre significativo y finalizamos

Tenemos el formulario listo en modo “Vista Diseño”

10 www.iplacex.cl
 Para probar las macros nos cambiamos de modo a “Vista Formulario”

Ingresamos un registro de prueba y hacemos clic en “Guardar Registro”

Revisamos la tabla “ALUMNOS” y comprobamos que el registro efectivamente

ha sido agregado.

11 www.iplacex.cl
III.2.1.2- Recopilación de datos desde otra base de datos

Con Access podemos recopilar datos desde cualquier base de datos externa a la
base de datos en uso. Para aprender a utilizar esta funcionalidad de Access vamos a
leer una tabla externa llamada “Curso” contenida en la base de datos
“Base_Prueba.accdb” que contiene la siguiente información.

En la base de datos actual crearemos una macro con el editor VBA.

Seleccionamos la pestaña “Crear” y la opción “Visual Basic”

Dentro del editor de Visual Basic insertamos un “Módulo” para código VBA.

12 www.iplacex.cl
Dentro del Módulo generamos el siguiente código.

Sub LeeBaseDatosExterna()
Dim miConexion As Object
Dim miRecordset As Object
Set miConexion = CreateObject("ADODB.Connection")
miConexion.Open = "Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=
C:\Analisis_Datos\Base_Prueba.accdb"
Set miRecordset = miConexion.Execute("SELECT * FROM CURSO")
Do Until miRecordset.EOF
MsgBox "Registro=" & miRecordset!Nombre & " " & miRecordset!Apellido & " " &
miRecordset!Ciudad
miRecordset.MoveNext
Loop
End Sub

13 www.iplacex.cl
 Es importante recordar que el objetivo de este curso es que conozcan las
funcionalidades que ofrece Access. Respecto el aprendizaje de programación te
mostramos el código utilizado y te invitamos a que te interiorices más en este potente
lenguaje de programación.

Guardamos el Módulo

Para comprobar que efectivamente estamos accediendo a la data de la tabla

curso, ejecutamos la macro seleccionando el botón “Ejecutar Sub/UserForm (F5)”

14 www.iplacex.cl
 La instrucción “MsgBox” nos muestra todos los registros recuperados desde la
tabla externa.

III.2.1.3- Recopilación de datos desde un libro Excel

Para conocer la funcionalidad que nos ofrece Access para importar una tabla
Excel con código VBA. Usaremos la siguiente tabla.

Y también usaremos el siguiente código VBA.

Sub LeeArchivoExcel()
DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel12,
"ARCHIVO_IMPORTADO", "C:\Analisis_Datos\curso.xlsx", True
DoCmd.OpenTable "ARCHIVO_IMPORTADO"
Beep
MsgBox "Este es el ARCHIVO_IMPORTADO", vbExclamation, "Importante"

15 www.iplacex.cl
 DoCmd.Close acTable, "ARCHIVO_IMPORTADO"
End Sub

Para completar el ejercicio crearemos un nuevo “Módulo” y escribimos el

código de más arriba

Grabamos el Módulo

Ejecutamos el código creado con seleccionando el botón “Ejecutar

Sub/UserForm (F5)”

16 www.iplacex.cl
Importante: Para usar la programación VBA en Access debes asegurarte de que este
activadas las siguientes bibliotecas:

• Microsoft Active Data Objects 6.1 Library

• Microsoft ADO Ext. 6.0 for DLL and Security
• Microsoft Office 16.0 Object Library

Estas librerías se activan en la pestaña “Herramientas” del editor VBA

III.2.2.- Presentación de datos con Macros de Access - Consultas

Las consultas en Access son una forma de recopilar información de una o más
tablas para conseguir información respecto de una base de datos. Para crear una
consulta en Access es necesario especificar las condiciones de búsqueda para
encontrar y extraer exactamente la información que se requiere.

Tipos de consultas:

¿Cuál es la diferencia de estos tipos de consultas?

17 www.iplacex.cl
 • Las consultas de selección no modifican la información de las tablas
• Las consultas de acción si modifican la información de las tablas
• Las consultas de SQL solo se pueden realizar programando en lenguaje
SQL

Para crear consultas en Access la manera mas sencilla es utilizar el “Asistente

para consultas”. Esta opción se encuentra en la pestaña “Crear”

Crearemos una consulta sencilla

Seleccionamos la tabla que queremos consultar y los campos de esa tabla que
queremos consultar. Para este ejemplo consultaremos todos los campos de la tabla
“CLIENTES”

18 www.iplacex.cl
Le damos un nombre a la consulta y finalizamos.

Para modificar una consulta debemos cambiarnos a vista de diseño

19 www.iplacex.cl
 Para este ejemplo modificaremos la consulta para mostrar solo los clientes de
“MADRID”. Eliminaremos también de la consulta el campo “CODIGO CLIENTE”.

Para esto desmarcamos la opción de mostrar el campo “CODIGO CLIENTE” y

en el campo “POBLACION” agregamos el criterio “MADRID”.

20 www.iplacex.cl
III.2.3.- Presentación de datos con Macros de Access - Informes

Los informes en Access son resúmenes de información contenida en una o más

tablas de una base de dato. Los informes pueden ser una simple lista de los registros
de una tabla, o algo más complejo que incluya resúmenes de varias tablas y gráficos.

Para crear un informe en Access lo más conveniente es usar el “Asistente para

informes” de la pestaña de opciones “Crear”

21 www.iplacex.cl
 Para crear un informe en Access lo más conveniente es usar el “Asistente para
informes” de la pestaña de opciones “Crear”. Para este ejemplo crearemos un Informe
de la consulta “Consulta Clientes”

Seleccionamos los campos que queremos presentar en el informe.

Asignamos un criterio para ordenar los campos de la salida.

22 www.iplacex.cl
 Le damos un título al informe para este ejemplo usaremos “Clientes Madrid” y
finalizamos.

23 www.iplacex.cl
 Al igual que en las “Consultas” los “Informes” también los podemos modificar
cambiando a “Vista Diseño”. En este ambiente podemos diseñar el informe con las
características personalizadas según el gusto del usuario.

¿Qué diferencia hay entre una Consulta y un Informe?

Si bien podemos obtener información idéntica con una consulta y con un

informe, el Informe está orientado para imprimir la información obtenida.

24 www.iplacex.cl
 Conclusión
En esta última semana del curso de Análisis de Datos nos introducimos en las
macros de Access utilizando el editor de programación Visual Basic para la recopilación
de datos desde fuentes externas. Esta funcionalidad es similar a la que ofrece Excel
por lo que la lógica no es difícil de entender.

Para la presentación de datos aprendimos a crear Consultas e Informes. En

ambos casos nos ayudamos de la útil funcionalidad de los asistentes que ofrece la
herramienta Access. Es decir, el “Asistente para consultas” y el “Asistente para
informes”.

Ahora que hemos finalizado el curso, podemos confirmar la importancia del

Análisis de Datos y lo extraordinario de contar con herramientas de fácil acceso.
Realmente esperamos que este curso te sirva para convertirte en un profesional
calificado y competente con habilidades para analizar datos y convertirlos en
información de valor.

25 www.iplacex.cl
 Bibliografía
Reflexiones sobre ingeniería de requisitos y pruebas de software | Echeverri, Jaime | E-LIBRO
Aplicación de un oráculo de prueba automatizado a la evaluación de salidas de programas basados en
XML | Kim-Park, Dae S.; Riva, Claudio de la | E-LIBRO

26 www.iplacex.cl
27 www.iplacex.cl