7

PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
Fecha de Emisión: 01/02/2017 – Vs. 1

1. OBJETO

Establecer la manera adecuada para el control y administración de los documentos y registros que hacen parte del
Sistema de Gestión de Calidad de la Organización.

2. ALCANCE

Aplica a la documentación que hace parte del Sistema de Gestión de Calidad, establecido e implementado en la
Organización, desde su elaboración, revisión, aprobación y actualización.

3. DEFINICIONES

 Documento: Información y su medio de soporte

 Registro:  Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos
 Aprobar: Verificar que el documento que se analiza este de acuerdo con las políticas, objetivos y/o requisitos del
Sistema Integrado de Gestión y sus procesos. Constituye la autorización para continuar o iniciar su aplicación.
 Actualización: Modificación que se le hace a un documento por el cambio en un proceso.
 Cambio Significativo: Modificación de un documento en su fondo que implica cambios en la realización del proceso
relacionado.
 Documentar: Describir una actividad o proceso por medio de un documento escrito, video, fotografía o medio
magnético.
 Revisar: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema objeto de la
revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
7
PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
Fecha de Emisión: 01/02/2017 – Vs. 1

4. RESPONSABLE

El Director del Sistema de Gestión de Calidad, junto con los líderes de proceso que aplique, son los responsables de
crear y aprobar la documentación respectiva. Por lo tanto, se consolidará y revisará que los documentos cumplan con
los criterios de creación y gestionará su administración.

5. GENERALIDADES / ESTRUCTURA DOCUMENTAL:

La estructura documental del Sistema de Gestión en la Organización, se encuentra establecida de la siguiente forma:
7
PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
Fecha de Emisión: 01/02/2017 – Vs. 1

Encabezado:

B.
C.
D.

A. Logotipo o imagen institucional.

B. Tipo de documento (Procedimiento, instructivo, Ficha técnica, Formato, etc.) / Titulo o tema
C. Proceso al cual pertenece
D. Versión del documento: Consecutivo que indica la última edición del documento, fecha desde cuando está
vigente el documento

La identificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Organización, es de acuerdo con el tipo al cual
corresponde; es decir: procedimiento, instructivo, ficha técnica, formato, etc.; y como medio de identificación, se ha
creado un listado maestro, donde se encuentran relacionados los mismos. Ver “Listado maestro de documentos y
registros”.
7
PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
Fecha de Emisión: 01/02/2017 – Vs. 1

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

6.1 CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS
APLICABLES
1. Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un Líder de Proceso Documentos requeridos
documento: Cualquier persona de la Organización, puede (Procedimientos,
identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un instructivos, fichas
documento; dicha necesidad podrá ser comunicada técnicas, formatos, etc.)
verbalmente al Director SGC, con quien se debe analizar si la
solicitud del usuario es viable, para proceder a la elaboración,
modificación o eliminación del documento, según
corresponda.
2. Elaboración o modificación el documento: Para la Líder de Proceso Documentos elaborados
elaboración de documentos, se deben tener en cuenta los o modificados
parámetros establecidos en cuanto a forma, de acuerdo con (Procedimiento,
lo descrito en las generalidades del presente documento. instructivo, ficha técnica,
La modificación en los documentos, obedecerá un cambio de formato, etc.)
versión y actualización en el listado Maestro de Documentos y
Registros; por lo tanto, dicho listado debe identificar la fecha Listado Maestro de
de su última actualización. Por lo tanto, con el objetivo de Documentos y Registros
asegurar la vigencia de dicho listado, se deberá realizar una
revisión mensual y colocar la fecha de última actualización,
según sea aplicable.
Cuando se actualiza un documento, se deberá dejar registro
del último cambio realizado en dicho documento y se
informará verbalmente o por correo electrónico al personal
que aplique, para que se utilice la versión actualizada y se
distribuirá de acuerdo con los parámetros definidos en el
presente procedimiento.
3. Revisión y Aprobación: La documentación creada o Director SGC Acta de reunión
modificada en el Sistema de Gestión de la Calidad, deberá Maestro de documentos.
ser revisada y aprobada por el Director SGC. Como evidencia
7
PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
Fecha de Emisión: 01/02/2017 – Vs. 1

de revisión y aprobación se levantará un acta de reunión,

aprobando el último Listado Maestro de documentos, según
corresponda.
3. Distribución de los documentos: Con el objetivo de Director SGC Carpeta de Documentos
asegurar que las versiones vigentes de los documentos, se del SGI.
encuentren disponibles en los puntos de uso aplicables, se
dispondrá de copias protegidas para consulta en los equipos
asignados al personal (administrativo y operativo), con la
documentación del Sistema. La documentación original será
manejada exclusivamente por el Director SGC. La
documentación que requiera ser manejada por cada líder de
proceso relacionada con el diligenciamiento de formatos se
entregaran al responsable de dicho proceso según sea
aplicable disponible para su manejo.
4. Eliminar documentos: Dado el caso de requerirse la Director SGC Cambio registrado en el
eliminación de algún documento del Sistema, deberá control del documento.
informarse al Director SGC, quién analiza con el líder de
proceso, la viabilidad. Si se determina la eliminación del
documento, se deberá actualizar el listado maestro de
documentos.
Para el caso de eliminación de formatos, debe dejarse
registro de dicha acción, en el espacio de control de cambios
del manual, procedimiento, instructivo o guía al cual
corresponda.
6. Control de documentos obsoletos: Cada vez que se Director SGC Listado Maestro de
Documentos y Registros
actualice un documento, se deberán retirar todas las copias
obsoletas, informar acerca de cuál es la versión vigente y
distribuir las que corresponda; de igual forma se actualizará el
listado maestro de documentos.
Toda la documentación obsoleta será eliminada; para el caso
de documentos impresos, deberá marcarse como “obsoleto”
o se rayaran y podrán ser utilizados por el reverso como
papel reciclable.

6.2 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

7
PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
Fecha de Emisión: 01/02/2017 – Vs. 1

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

1. Control de documentos externos del proceso: Director SGC Listado Maestro de
Identificar los documentos externos aplicables a la Documentos y Registros
Organización, tales como; normas, leyes, documentos
de los clientes externos, etc.; dicha identificación
deberá permanecer actualizada y relacionada en el
listado maestro de documentos.
2. Uso y Conservación documentos Externos: Director SGC N/A
Para el adecuado uso de los documentos, se debe
asegurar su conservación en buen estado a través del
archivo físico de la organización. De la misma
manera, se cuenta con una carpeta digital en el
servidor de la empresa en donde se encuentra
consignada toda la información del SIG, la cual se
realiza backup, para asegurar las copias del mismo.

6.3 CONTROL DE LOS REGISTROS

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS
APLICABLES
1. Identificación y Control de los Registros: Los registros Líder de Proceso Listado Maestro de
del Sistema son identificados y controlados por cada Documentos y
proceso. Registros
Los registros del Sistema son identificados y controlados
por cada proceso.
Todos los registros del Sistema, estarán identificados en
el Listado Maestro de documentos y registros.
2. Almacenamiento: El almacenamiento de los registros, Líder de proceso Listado Maestro de
se realiza en el espacio dispuesto por la Organización y Documentos y
en los archivadores con los cuales se cuenta; los registros Registros
son almacenados, de acuerdo con el proceso al cual
corresponde.
Los registros impresos se mantienen bajo condiciones de
temperatura aptas para su conservación. Los registros
que por su naturaleza de uso y reporte, se conservan en
7
PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
Fecha de Emisión: 01/02/2017 – Vs. 1

medio magnético, deberán organizarse y mantenerse en

carpetas claramente identificadas en el equipo del
proceso al cual corresponda.
En el listado maestro de registros, se menciona la forma
de almacenamiento de cada registro.
3. Recuperación de los registros: para garantizar la Líder de Proceso Copias de Seguridad.
recuperación de los registros, se llevarán a cabo copias
de seguridad de los archivos magnéticos.
4. Eliminación de Registros: Para efectos de la retención Director SGC / Líder de Listado Maestro de
de los registros, se conservarán en el archivo interno de la proceso Documentos y
organización. Una vez los registros han cumplido el Registros
tiempo de retención, se deberá dar disposición final a los
mismos, previa aprobación del Director SGC y del líder de
proceso, mediante un acta de reunión. La disposición final
se realizará a través de la destrucción de dichos registros
la cual se realizará dentro de las instalaciones de la
organización.
Nota: Toda la documentación asociada al SG-SST se
digitalizará posterior a los dos años establecidos y se
conservará durante 20 años, de acuerdo a lo establecida
en la Legislación Colombiana.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Listado Maestro de Documentos y Registros.

8. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha del Cambio Motivo del cambio Nueva Versión
01/02/017 Versión Inicial 1