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~_EL-ARCHIVO 2 28 DEFINICION EI punto de partida de todo trabajo parece que pasa por la definicion del objeto del mismo. En nuestro caso este punto de partida es ya problematico, porque con el término “archivo” se hace referencia a mas de una realidad, a Jo que se suma una circunstancia agravante como es el hecho de que no en todos los paises se entiende exactamente lo mismo por este término. Asta situaci6n se afiade otra complicacién como es el desco- nocimiento quese tiene de nuestra labor fuera del mundo delos profesionales de archivo, ya que por archivo se entiende uswal- mente un lugar con papeles viejos y polvorientos, o también algo, aunque no se sabe bien qué, similar a una biblioteca, pero de documentos. Como veremos ambas concepciones se en- cuentran muy alejadas de la realidad de un archivo y mas aun si nos centramos en los de oficina, puesto que ni tan sélo podriamos aplicarles la consideracién de depésitos de docu- mentacién antigua. Comencemos por plantear qué se entiende entre los técnicos en la materia por el vocablo “archivo” y su significacién segtin el area geografica, Asi, en base a este criterio podemos distin- guir tres grandes grupos: ~ El 4mbito mediterréneo (Francia, Italia, Espafia...) don- de archivo es el complejo documentario producido por personas fisicas 0 juridicas, ptiblicas o privadas. = EI dmbito de los pafses angléfonos, cuyos méximos representantes son EE,UU. y Gran Bretafia, en los que el vocablo “archivo” engloba el complejo documentario producido por los entes piblicosa los que se afiaden con matices los del Ambito privado, ya que en la préctica a Francs Jost Sais More Los erlivos dics ara su gestion _| 3 isa ci Esta problemética esta patente también en la lengua cata- Jana'®, mientras que otras han evolucionada hacia la distin. ién de términos para los diferentes significados, ast por cjemplo en fitincés el edificio y el mueble retiben la denomi- nacién de dépér d'archives, mientras que el|complejo docu- mental por ser una phutalidad de documentos recibe la de «archives, no existiendo el termino en singular, En nuestro pais rable creativo para waar de salvar eta plisemia del térmjno “archiva los servicio del Esta . profesionales muchas veces aplican al ediftcio, 0 parte del Por lo tanto vemos que la amplitud del término, sobre todo mismo, que alberga la documentacién la denominacién de gnloqueserefireasiabarsa.ono, eleampoprivado presenta eno de aschivo" ments qual conjunes de documenta tunas fuertes oscilaciones, a las que se afladen en el caso n emanada y recibida por cada institucidh lo denominan lengua castellan la variacin de significados que ofrece, Pucs- ndo de archivo"; aunque en multitud de ocasiones se to que el vocablo se utiliza para hacer referencia a! mantienen los significados mdltiples, inclusolen la legislacion + Complejo documental, o sea, el contenido. masreciente. As{la Ley de Patrimonio Culturalfie la Generalitat + Mueble que contiene los documentos (fundamentalmen- Valenciana establece que: te cuando se trataba de un arca®); asi como el edificio donde se custodia el depésito de documentos, 0 sea, el continente. + La accién de integrar uno 0 varios documentos en el complejo documental y los servicios de organizacién y difusién de los mismos. Es esto lo que se entiende en expresiones frecuentes como “proceder al archivo de la docuntentacidn" desde el punto de vista de un archivero. estos se limitan a los de instituciones privadas 0 los Srchivoshistérices, no los administrativosnacidosenel - Campo de lo privado o los vivor-privados. Los antiguos pafses socalistas en los que el archivo ine tambien od e materi eae oe cg ctor aunque realizados por particuares Tabhjo creativo, profesién .. son en realidad obras al ‘Son archivos ios conjuntos orgénicos de| documentos, 0 fo ‘grupacién de estos, reunidos por ie entidedes publces y por los pporticulares en el ejercicio de Sus sotidedes, diya utzecion esté ingida 2 Is investigacién, la cutura, la informpetén o le gostion ‘dministratva. Se entiende asimisma por erchivps las nttuclones yo objeto es Is reunién, consardcién, clesiicacin, alan. con es deta rete, ees er: adios ceniantos orginices ‘Queda por plantear, antes de pasar a definir/propiamente lo que es un archivo, la cuestién de en qué mofnente nace un @ ; ase [paid en sentido igorad como extapoleion del signed pric eo eee ataaioeocommesn lnsnvo 20 por empolss seen hace reference apenas garde pcre.s ci Pr prope pena clin ana persone uy ‘Sereda gn a scent een sty un ch de re Bic ca edemivsslucin ecru arant leh af sbewntto,fosclam merece oem val arty es dev a ° Eri pragmatica de los Reyes Catlicos de 8 de junio de 1500 se sehiala eee ehers os comeydoresetnucer-arca donde ncnlsplcgios $raiiures del Cocos burn een archivo, cosa que ha sido muy discutida por lof archiveros. La” discusién desembozé en dos pOsturas divergerttes representa- ddas por dos grandes archiveros italianos'?; ~ G. Cencetti: para él y sis seguidores dl archivo nace cuando Jo hace el documento, es decir, cuando este es | "© Vid. el termine “arsii* en ALCOVER, Antoni M*, Diccionar catalé- valencid-etear, Palma de Mallar, 1978, Tey 4/1998, de I de junio at. $0, "Vid HEREDIA HERRERA, Antoni, Archivistica pp. 9898 34 Francisco José Sanchis Moreno ‘emanado, de donde se desprende que el archivero debe interveniten el archivo de gestién o de oficina. ~ E.Lodolini: para este autory multitud de sus partidarios el archivo implica una conservacién permanente, por lo tanto el documento ya no posee interés alguno para la oficina productora y ha superado la transferencia y el ~expurgo. Esta posturaes por ejemplola tradicional en los archivos anglosajones y alemanes, Para esta corriente todo lo anterfor a los archivos, entendiendo como tales sélo los archivos histéricos, son registros, fases de prearchivo y denominaciones similares entre las que cabe destacar en inglés los “records” o archivos adminis- trativos frentea los “archives";enalemén la “Registratur” frente al “Archiv” y en francés la existencia de “dépats de prearchivage”. Nosotros aqui, aunque reconocemos las grandes diferencias que existen entre un archivo hist6rico y otro de oficina, defen demos que el archivero debe participar activamente en la genesis documental y en los archivos de gesti6n. La explicaci6n de todo ello, asi como los medios, espero que queden claros a lo largo de este manual! Entrando ya en el tema de Ia definictén de archivo creo necesario matizar que existen multitud de definiciones en la 13 Esta contraposicion puede verse por ejemplo en SCHELLENBERG, TR, Archivos modernos ., p. 42. 14 Porello Antonia Heredia sehala que ito debe haber archiveros de Adminis. tracién Local, i Central, ni Aucondonica, ns archiveros administrativs, mt lrchiveroshistrcos, sino simplemente archiveros eon una forraei ta Orrcnestin seinlasoposicioneser ls quetentoa una formaccit uniform, proce visiade ls caructeristicas oneretas de laplazaadesemperar,seexjat Tonos conocimientos mids profundos de detenstinadas euestiones 0 éreas" (Formacion profesional. p. 87-88). Otra cuestién es la aparicion de denominaciones que ratan de dotarse de actualidad y que resultan cuanto smenosambiguascomocselcasode os “Asesores Técnicos en Conservacién {nvestigaion yen Gestin Documenta” creado porlaJuntade Andalucta (id, CUBVAS, Merezdes, La figura del archiver. p. 145). liografia especializada, pero me he decantado por plantear agus la que nos otorga Id legislacién espatiola, a través de la Ley de Patrimonio Histérico Espafol - | rm cme ocr smn nt ot ‘euniéos por las personae juridlcas, pibides o pavadas ene! ejercicio eee por ahora al menos tres puntos que son ~ Conjunto de documentos: en iingin lugar se hace referencia a que estos documentos sean enpepel Porlo tanto hemos de entender como documentos de archivo todos los que incluyan los requisitos que sefiala la definicién, indepe; \dientemente |del soporte material que haya sido enpleado para fecoger el contenido (cintas audio, video, papel, pergamino, disquettes.. = Archivo es el conjunto de documentos producid dad’ Por Jo tanto unlarchivo es distinto de una coleccién Cpe documental que es la formada er base a una materia, s persona, soporte... puesestos carederan de una organiza. cién: similara la que!poseen los archivos y no surgiran de una actividad primatia de la persdna o institucién, sino de tina aficién¥, por ello sern frito de la subjetividad 7 Ladiferencia por elemplo entre el archive privado de Ramén y Cafel y una coleccin documenta sobre el sme fies co cecotones ote ‘como que cl archivo conservard estructurada fadocumentaciénrelativa a ln administration de ss bienes su atvded doce de ere én-todea documenta eferetes soni, nacimieno su hijo... mientras que la coleeion se centfar en sus publicacones Sins: endo Be nencs case eames fotografs pglclossbresl personales Apunosse tren deneey, COM Lospdiis parecer amblenen carci psc de Ramsny Coa cieleivodemanuseroratpraion pee prchampa toes nares Sparveri sea el fondo ppsnaads por topsnel ike in, Francisco José Sanchis Moreno natural como resultado de la actuacién que es propia & tacién, sino también es un lugar donde se organiza y' todo éllocon la finalidad de servirla alos usuarios, porlo tanto requiere unas instalaciones adecuadas para estos fines y jina dotacién de personal adecuada para poder llevarlos ya més all4,de un almacén de documentos. c lo lo expresado se desprende que el conjunto de archives de tn Eada, de una Comunidad Auténoma . eS el encargado dea custodia y difusién' del, patrimonio documental de} mismo, es decir, de toda aquella documentacién generada ‘como consecuencia dela vida de relacténde un: ale, yasea sia ae eo ilicourivade,y que porelloseconsttayeen una 4S fasican cla para cl conacimienta de su histray ds dee er i Lleniided acional Razones gue Justi cana necesidad de regular mediante una ley laactividad de los archivos. HISTORIA 6 4, en primer lugar la de: gpor qué La cuestién a resolver sera, en primer lugar la de: ¢ aparecen los archivos? La respuesta pasa ineludiblemente por Ja necesidad, que muy tempranamente se plantea la humani- dad, de conservar la memoria comiin propia de una colectivi- J. nl obras de terceros publicadas sobre el cientifico, ni einer ssto. que un archivo (Gites de sus obresposteroresa su muerte Du ae ade hac le prsona fin frit, pain oprvads aes o geners. ; elon Ws Vid. Lev 28 de sbril 1985 de la Generalitat de Catalunya, de Regulacis de los Archives. | Los archives de offeia: una sitesi para su gest'r 37 dad. Esta plasmacién cbino fruto de Ip evolucién de estas comunidades pasaré inicialmente por una fase oral, para des- embocar posteriormente en una fase escrita’”. No es este lugar para explayamos en ‘una historia de los archivos, pero sf que deseo esbozar un poco de dénde venimos y como hemos llegado a Ia situacién actual, | Desde la Antigledad existen archived, incluso de grandes dimensiones, puesto que estamos ante sociedades muy estructuradas, con un aparato puiblico, recatdador, legislative y militar que cxige la conservacién de sus diétados... Como ya he sefialado existieron grandes edificios que albergaron archi- vos en Atenas, Roma, palacios de reyes| orientales etc., pero también los hubo de pequefias dimensiones como el Arca de la Alianza que conservaba las tablas de la ey de Dios. ntre el mundo oriental (persas, egipcios, judfos...) yRoma hay ya una gran rupture, puesto que entre los primeros los archiveros son sacerdotes, mientras que ¢n Roma el puesto de archivero es un cargo civil Con las invasiones bérbaras la estructura del Estado ve arninoradas sus dimensiones y los archivos piblicos quedan veducidos a un arca, que contiene unos pocos documentos, que se desplaza con los reyes... Frente a estos en la Edad Media aparecerdit los archivos eclesidsticos, que serén de mayores dimensiones y sedentarios (monasterios conventos'.). En Jas tribus primitvas siemprehay un personaje queeseleneargado de ‘mantener elrecuerdo deo esencialdelahistorindela tribu, recuerdo que lwansmite oralmente. Un paso intermedio entfe Ia fase oral y escrita lo eencontramos cn los palacios eretenses en los que los encargados de recwudar Ins rentas para el palacio recorrian finerantes el teritorio establecfan oralmente las mismas, luego retornaban‘al palacio donde scudian a las salas de administracién en lis que se escrituraba Is informacién oral, pars que se depositara esta informacién eserita en el archivo del palacio y asf constase la memoria Hel acto, Los archivos ponuiticios en Roma se remontan al sigle IV, En la Corona dd Aragdn hasta la construceién del Archivo Rbal en Barcelona (s- XIV) Francisco Jasé Santis Moreno Desde mediados del siglo XIII hasta el siglo XV se produce In conflueneia de varios factores que van a marcarnuevamente el despegue de tosmchivos: =” Llegaa Castilla y Aragén el renacer det DerechoRomano yeon él laorganizacién de las cancillerias reales y de sus archivos como parte integrante de las mismas. Se inicia ina répida evolucién de la ‘Administracién desde un sistema feudal hacia el modelo que necesitaré la Monar- quia Absolutista, caracterizado por el surgimiento de capitalidades, procesos de centralizacién .. + El renacer de las ciudades y la aparicién de nuevos grupos sociales urbanos, que precisan de la escritura para levara cabo sw actividad: comerciantes, intelectua- les ~ Jaime I conquista Valencia y a partir de entonces se impone progresivamente el uso del papel como soporte documental para los documentos de la administracién. La “ilimitada” posibilidad de fabricacién,el menor coste, el menor volumen y peso junto a una buena duracién, hizo posible'un considerable aumento de la produccién ‘x docummeniacion veal se custodiaba en unas areas que los monarecas ‘ndaron depositar en el Monasterio de Sigena, provincia de Huesca (ii, USIETO. Agustin: La documentacin de Sigera. En: Saitabl, XV. pp. 22-36) Asi son frecuentes nsvartasde Jaime Isolicitando queseextraiga estas areas alg documento que necesita para el gobierno de sus tervitorios (se conserva por ¢), una carta de Jaime fa la priora del ‘monosterio de Sigena datads el 11 de fharzo de 1260 para que entregue 2 Pedro Colomer toda la documentacién relativa alas eonvenios entre el fey Aragényelrevmornde Valencia Aceyt Abuceyt (vid. CUNCHILLOS, PLANO, Suta:diventarionalitico dedocumentosde la serie “cartas reales” de aime del Archive dela Corona de Aragén. En: X Congreso de Historia {dels Corona de Afagon, Zaragoza, p, 493). El primer nombramienta de archivero real para cl archivo de Barcelona ‘2 produce el 6 de julio de 1346 en la persona de Pedro Passeys y st principal organizador fue Pedro IV, aunque ya Jaime Ilse habia preocu- pado del tema (vid, SARASA SANCHEZ, Esteban: Aragditen el reinado de Femando I: 1412-1416, Zaragoza, 1986, p. 97,1" 152) 4 i i ' | t Los archives de oftcina: una sintests para su gestion 39 documental que con el pergaming no hubiera sido posi- ~ Elsurgimiento de ‘instituciones jutidicas renovadas: tri- bunales; notariado ... ~ Consecuencia de lo anteriormente sealado es que desde la Baja Edad Media y sobre todo en la Edad Moderna se produce el desarrollo de las instituciones y dela burocracia, es decir del Estado Modemo, lo que trae consigo un mayor volumen docu- mental, vuelve lanecesidad deun “edificio” o deunas salas para los documentos, de un archivero, de instrumentos de descrip- cién.. Es enel siglo XVII-XIX cuando el archivo pierde el exclusi- vo valor que habfa tenido hasta entonces, que era el de prueba de derechos (propiedades, bienes muebles, rentas...), abriéndo- sealaconsulta con fines de investigaciér|historica, En concre- ‘oen Espafalosarchivos seabrenal pablicoen1844cor Isabel Esta evolucién en la concepcién del archivo y del Estado se ve claramente reflejada en los archivos reples, que primero se conciben como custodes de los documentos probatorios de los derechos y rentas del rey, puesto que Estado tat micron os doctmanas amino baba 49 Fraetseo José Sancits Moreno el Estado deja de ser propiedad del rey, transmitiéndose la soberania a la nacién y al pueblo, por lo que los archivos del Estado se van abriendo al conjunto de poblacién. Ni que decir tiene que el acceso iniefal no fue tan sencillo y amplio como en la actualidad, v que el acceso de personal a los archivos no era importante, Lo primero que se hizo accesible fue la documenta ign histérica y sélo mucho mis tarde se podra consultar la de caricter administrativo, Jo cual se corresponde con los gustos historicistas de la época, puesto que en el pasado més remoto, y por tanto en los documentos que nos lo muestran, se buscaban Jas seas de identidad del nacionalismo frente a movimientos uniformizadores como lo fue él Imperio Napoleénico. jobre todo al Hay que esperar a la segunda mitad del XIX y s siglo X3 para gue se produzcan cuatro grandes fenémenos: — Aparicién de un cuerpo profesional, especializado y diferenciado. _ Planteamiento de los problemas y procedimientos de restauracién de los documentos. — Acceso masivo de usuarios a los archivos. = Boom documental. Estos fenémenos desembocardn finalmente en la consagra- cign dle los archivos que supone la creacién en 1948 por parte de In UNESCO del Consejo Internacional de Archives, el cual medionte congresos, mesas redondas y publicaciones especia~ lizadas trata de favorecer la resolucién de los distintos proble- mas gue afectan al mundo de los archivos, asf como dar a ‘conocer los datos y trabajos llevados a cabo por los archiveros de los distintos patses .. Los documentos eran desde siempre objeto de consulta, puesto que sino fuera asf careceria de sentido suconservacién persona oinstitueién. Vid, COROMINAS, J: Diccittariocrticoetimotégico cia lengua castellana, Madrid, 1984, Vid supra n° 60. “4 t i t | i | | i a Las archives ce oftcinas wna stotesis pare su gest y custodia, La cuestion radica en qué estas biisquedas y localizaciones de documentos tenfan dos finalidades posi- bles; en primer lugar probar si los privilegios o titulos que otorgaban derechos, rentas, propiedades o cargos eran autén- ticos, o bien se podfa pensar que se tratabsa de falsificaciones, y en segundo. lugar hacer estudios higtéricos en torno al contenido de los mismos. En ambos ¢asos el documento interesatva por lo que contenfa, por lo tahto interesaban unos documentos concretos.¥ los estudios Jos realizaban unos eruditos con finalidad juridica o hist6ri¢a’!, Esta doble fina- lidad hace comprensible que los archivos estuvieran cerrados ai publico en general y abiertos s6lo a utos poco’, porque no convenfa que fuera de posible dominio piblico los tftulos de propiedad o derechos que uno conservaba, o si habja alguno que detentara sin justificacién documéntal, las rentas que cobraba... Por lo que se refiere a los| estudios histéricos * realizados en fechas anteriores al siglo XIX no pueden enten- derse sin el visto bueno previo del ménarca o institucién investigada, por lo que tendfan a ser obrgs muy poco eriticas con Ia labor realizada, y en la mayotia de ocasiones de ensalzamiento de lo conseguido por la thonarquia Es en el siglo XIX cuando surge la Afchivologia que nace ‘como séenica para el arreglo y ir de los archivos. Se diferencia de todas las disciplinas preexistentes en un hecho clave, como es el estudio no del documento individual, sino del conjunto de documentos integrados en um archivo. Pocoa poco esta técnica ird derivando en una ciencia, que estudia el conjun- to de documentos que forman el archivo, e incluso el archivo individual como parte integrante de un siktema de archivo. Asi * Entre todos ellos creo que hay que destacar dog grupos: los diplomatistas ‘que examinan Is autenticidad del documento basdndose en sus caracte- ‘es externos eintemnos,y los paleggrafos que nacieron ante la necesidad de entender lo que se habfa eseriturado haeia varios sigls, lo cual produjo la aparieion de esta disciplina para pader leer las letras géticas ‘que ya-no estaban en uso, 2 Francisco Jost Sanchis Moreno estudiaremos cuestiones como el sistema archivistico espaiiol, Jos archivos municipales.. Porlo tanto nos encontramos ante una situacién pareja alo ocurtido er. otros muchos émbitos de la cultura, primero surge tuna préctica (el archivo como conservador de la memoria de una sociedad ...)y solamente mucho después brotard la nece: sidad'de arganizat esta préctica pseudo-inmemosial con unos criterios eficaces, comunes y fijos, basados en la experiencia, o sea, con unos principios cientificos. La Archivistica es pues, la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservacién y organiza- ién, as{ como los medios para su utilizaciOn. Y en consecuen- cia este es un manual de Archivistica, donde trataremos'no tanto de documentos coneretos, sino de los archivos, su orga nizacién, utilizacién, problemética FUNCIONES Como queda demostrado en el esbozo hist6rico expuesto, el nacimiento de la Archivistica marca un antes y un después en nuestra profesién, los cuales pueden resumirse en estas pala~ bras clave: ANTES DESPUES Conservar Servir Documentos Archivo Erudito Profesional Archivo Histérico Archivo Administrativo Servicio para la sociedad Archivo Histérico Archivos cerrados unos pocos Enestacontraposicion deactitudes en todolo referenteal mundo delos archivos encontramos implicitas las funciones de un archivo. Como ya hemos sefialado el archivo surge ante la necesidad de conservar una memoria, por lo que en primer lugar debe recoger los sieve nmnnevicer i os archivos de ofteinas una sits pang Su gsi 8 documentos que custodian esa memoria. Una verrecolectados debe conseguir que dicha memoria se mantenga| lo cual implica que el soporte material ue la contiehe (papel, pergaininos,cintadevdeo..) se conserween unas condiciones que permitah su manejo yconsulta. Este conservar el contenido informativo de fos documentos y todo quel que se desprende del conocimiento de las instituciones, perso- nas «. que los generaron ‘tiene como objétivo final el que esta informacién sea wianejad, sino seria absurda su consetvacién, Para que entre el inmenso volumen |documental seamos capaces de encontrar lo deseado para sérvirlo seré necesario que esta masa de documentos esté organizada y estructurada mediante criterios eficaces y cientificos. As{ como conclusién, podemos fijar la formulacin de: + Archive Archiv recoger + organizar + servir documentos clasificados y ordenados para su difusion Esta formulacién no es hovedosa, puesto que los relaciona- dos con el mundo de [os archivos, especialmente os deel sector administrativo, han tenido'claro desde siempre cuales son sus tareas. Asf en 1902 Enrique Mhartin Guix nos indica: “Le misién de los archivos es el resultado de las tres siguientes ‘operaciones: 1" separacién claticacién y axamon de todos los pape- les, tvos y documentos que en el archive existan, 2" Disposicién de los _papeles en legajos, rotulaién de estos y su olacacién en los estantes 3" Redeccién de los indices, inventarios, vegistres y demds fbros indispensables para el mds fécly pronto serve", Evidentemente van a setestos principios los que se sefialen en las diferentes Leyes de Archivos, que'a nivel autonémico, han sido aprobadas en este pais. Asi, porjejemplo enla Ley de Regulaciéa de Archivos de Andalucia” se recogen expresados dela manera siguiente: | 2 Vademécum del oficinista. . 48 21 Bxposielén de motivos de ia Ley 9 de ener ~ “4 Franciseo José Sanchis Moreno “Serespnseiad delete de Andatingu oe arog on tanto quo depos de prt de su Pirimenie Documenta custo ‘adequadementeypongan aasposicion de investignd onjuntos organizedos y descritos de documentos i hora de organizar Sobre los criterios que hay que seguirala -ovganizat compo de documentos producidos en el curso de wna activi dad, tendremos que esta produccién implica un orden, él cu: se refleja en tres grandes principios: : io de procedencia: los documentos deben con- Sawvarve dentro del fondo documentalal ue pertenecen, lo que es lo mismo, los documentos de una misma rrocecencia no deben mezclarse ointercalarse con losde bira procedencia. A su vez este fondo gozaré de una estructura jerérquica, orgénica y/o funcional, que nos permitrélocalizar por ejemplo dentro de un organtemo ‘uéservieio o unidad administrativa es la responsablede {ina actuacién®, lo cual en otras palabras consiste en conseguir que la docurnentacién emanada orecibida por tuna unis administrativa,

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