REPUBLICA DE COLOMBIA COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES REGLAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO (REGL. CO. AR.) Reemplaza al Reglamento FF, MM. 3:25 Paiblico ‘Tercera Edicién de 1980 CUARTA EDICIONCAPITULO I INTRODUCCION 1. OBJETO Y ALCANCE. a. Objeto: Este Reglamento tiene por objeto establecer las normas, para Ia elaboracion y trémite de la correspondencia y los sistemas para la clasificacién y archivo de la documentacién de las Fuerzas Militares. b. Alcance: Su aplicacién es obligatoria para todas las entidades pertene- cientes a las Fuerzas Militares y para aquellas dependencias y organismos que el Ministerio de Defensa determine. 2. CONTENIDO. Este Reglamento tiene un capitulo en el cual se dictan normas para Ja elaboracién de la correspondencia entre las entidades militares y no militares, cumpliendo las instrucciones que sobre el particular establece el Reglamento de Protocolo. Asimismo, incluye Anexos, que hacen més sencilla su consulta y los constituyen: Figuras, ejemplos, listas de clasificacién decimal en orden alfabético y en orden de asuntos; en un Anexo separado las abreviaturas © siglas con las cuales se distinguen las unidades, fuerzas y organismos de las Fuerzas Militares y que se emplean pa ra distinguir los originadores de la correspondencia; este Anexo, se presenta numerado con clasificacidn de seguridad, su distribu- cién y manejo debe cumplir las normas que sobre el particular determina “el Manual de Contrainteligencia, Los Anexos del presente Reglamento estin elaborados en el ta mai, distribucién y presentacién, por tal motivo deben conside- arse como Modelos o Patrones. coe atCAPITULO II CORRESPONDENCIA SECCION A GENERALIDADES 3. DEFINICION Y EMPLEO. a. Definicién: Correspondencia es Ja comunicacién escrita entre dos o més personas. Cuando se realiza entre entidades o miembros de las Fuerzas Militares, 0 entre éstos y otras entidades o personas no militares en relacién con asuntos del servicio, se denomina Correspondencia Militar. b. Empleo: La correspondencia se emplea para tratar asuntos de impor- tancia, siendo preciso dejar la constancia respectiva, lo. que constituye los archivos. 4. NORMAS GENERALES. Para la elaboracién de Ia Correspondencia Militar se deben observar jas siguientes normas: a. Redaccién sencilla, terminologia clara, concreta y precisa, ce- fiida a la sintaxis y a la ortografia del idioma espafiol. b. Un solo concepto por pirrafo y un solo asunto por comuni- cacién, ¢. Empleo de una sola care del papel, excepto en asuntos de jus- ticia, para los cuales existen disposiciones especiales. ~T4. Utilizacién de cinta de color negro en las maquinas de escribir, ¢. Utilizacién de papel carbén color negro. f. Empleo de papel bond color blanco para el original y duplo o cebolla color blanco para la copia. g. Empleo de papel tamafio oficio 21 x 32.5 centimetros y tamafio carta 21 x 28 centimetros, ANEXO “G’. h, El papel tamaiio oficio se empleard en aquellos documentos que s¢ elaboran por medio de sténcil o duplimat, tales como ordenes del dia, directivas, Ordenes de operaciones, actas, etc., y para elaboracién de certificados de servicios, conducta, etc., y oficios que justifiquen la utilizacién de esta clase de papel. i, Los margenes deben guardar mas 0 menos los sigufentes espa- cios (no pueden ser exactos por la dificultad de la tabulacién de las maquinas): 1) Margen superior tres (3) centimetros. 2) Margen inferior dos (2) centimetros como minimo. 3) Margen derecho dos (2) centimetros. 4) Margen izquierdo cuatro (4). centimietros. j. La correspondencia se elabora en original y copia: 1) Original para el destinatario; y, 2) Copia para la dependencia de origen. kk. Cuando se dé respuesta o se cite un documento (oficio 0 men- saje) debe indicarse El Numero - Las Siglas de le Dependencia Origen - La Clasificacion Decimal y La Fecha, ejemplos: Refigrome su oficio - 003241-CGFM-EMCD3-325 de! 25-MARZO-88, Solicito aclaracién a lo dispuesto por ese comando en radio- grama N? 002351-EMCDI-118 del 22-FEBRERO-88, 1. Cuando un oficio tiene como maximo diez renglones, el cuerpo se escribe a espacio y medio, ANEXO "H2”. m, Cardtulas documentacién clasificada: De acuerdo con el Manual de Seguridad Militar FFMM. 2-7, se deben usar las carétulas correspondientes para cubrir Ja docu- mentacién Clasificada, segin el color que corresponda, SECCION B ELABORACION Para elaborar la correspondencia debe partirse del concepto que ‘un oficio contiene tres elementos principales: Encabezamiento, cuerpo y final,5, ENCABEZAMIENTO. Es la primera parte de un oficio y esta conformada por: a. Membrete: 1) Es la inscripcién que se ermplea en la papelerfa, en los sobres, cubiertas y ‘caratulas de Ja documentacion militar. Consta de dos renglones escritos a ites centimetros por debajo del borde “superior y centrados con-relacién a las margenes iz- quierdo y derecho, ANEXOS “A”, “B” y “C”, 2) El membrete puede ser timbrado 0 escrito a maquiria y sola- mente se usa en la primera hoja. En el primer caso Heva impreso, entre las dos lineas el escudo de Colombia en la papelerfa del Ministerio de Defensa y organismos dependien- tes.de éste, 0 el escudo de cada una de las fuerzas, 3) Ek tamafio.de 1a letra en el membrete timbrado no debe ser mayor al: tamafio de la letra mas grande de Ja méquina de escribir de uso corriente. Asimismo, el tamafio de los escu- dos debe ser el indicado en los ANEXOS “B” y.“C”. b. Lugar y fecha: Se anota el lugar (sitio geogrifico) donde se encuentra la unidad ‘que origins el documento, seguido de una coma. A continuacién se escribe'o sé estampa Ia fecha con sello, fechador corriente, en forma abreviada yen el siguiente orden: dia (dos digitos), mes (tres letras), aio (cuatro dfgitos); ejemplo: 14SEP-1987, ANEXO “BE”, teniendo én cuenta lo siguiente: 1) Cuando, se emplea papeleria timbrada (con escudo), la escri- tura del lugar se hace a partir del centro y hacia. la derecha de la hoja y a cuatro espacios verticales sencillos de la se- gunda Ifnea del menbrete, ANEXO “D”, 2) Cuando no se emplea papeleria'timbrada (sin escudo), 1a escritura dél lugar se hace a partir del centro-y hacia la derecha de la hoja a ocho espacios verticales ‘sencillos de Ja segunda linea del membrete, ANEXO “E”’ ¢. Niimero de orden o registro: . A dos espacios verticales sencillos del tenglén anterior, e ini ciando én el margen izquierdo’se eséribe la abreviatura de la palabra ‘irémero (N®, Se dejan diez espacios horizontales para estampar con numerador automatico de golpe, o sello de caucho © a manusctito, con tinta negra o azul, el mimero de registro 0 de orden, de la oficina despachadora. Dicho mimero debe tener como minimo tres digitos y como maximo seis, pero en cual- quiera de los dos casos la cifra debe quedar centrada en el espacio previsto; ANEXOS “B” y “FI”,d. Abreviatura o sigla del comando 0 dependencia que origina Ja correspondencia: ‘A partir de los diez espacios se marca un guidn (.) y a continua cién se coloca la abreviatura o sigla del comando, seccién u oficina que origina la correspondencia, ANEXO "! La sigla puede tener de uno a tres grupos y los grupos hasta cinco letras o letras y ntimeros, Para lo anterior consulte el ANEXO “K" y el Anexo Especial de Abreviaturas y Siglas, con clasificacién de seguridad, del pre- sente Reglamento. ©. Clasificacién decimal para archivo: A continuacién de Ia abreviatura o sigla del comando o depen- dencia y separado por un guién () se escribe el nimero de la clasificacién decimal que corresponde al asunto de que trata el documento. Para localizar este méimero puede hacerse emplean- do el orden alfabético o el orden por asuntos Anexo al presente Reglamento, ANEXO "F", En ningin documento podré faltar La Clasificacién Decimal, Ja cual debe ser empleada antes de pasar documentos para firma. £. Asunto: Esta palabra se escribe en mayiisculas seguida de dos puntos (:) iniciando su escritura en el margen izquierdo, a dos espacios verticales sencillos del renglin anterior. Se dejan seis espacios libres en sentido horizontal para iniciar la escritura del. ASUNTO que debe set una sintesis del contenido del documento. Esta sintesis debe ser redactada en tal forma que al leerla se tenga una idea completa del contenido del documento, debiendo ser corta, clara y en lo posible escrita en uno o maximo dos ren- glones, ANEXOS “F”, “FI” y “G". g. Destinatario y lugar de destino: 1) Debajo del renglén anterior (ASUNTO), a tres espacios ver- ticales sencillos, en maytiscula ¢ iniciando Ja escritura en el margen izquierdo, se escribe la palabra A, o Al. (Esta norma no afecta ia circunstancia cuando el ASUNTO tenga dos renglones). 2) La palabra AL seguida de cuatro espacios horizontales y dos puntos (:), estos dos puntos quedan a la misma altura de los correspondientes a la palabra ASUNTO, ANEXOS “F”, “Fi” yc", 3) Cuando por razones del protocolo no se usa la palabra AL sino tnicamente A (ANEXO “E"), debe seguirse la norma an- terior relacionada con los dos puntos (.). A seis espacios libres se escribe la palabra Sefior en tal forma que ese (S) quede debajo de la primera letra de la sintesis. A continuacién se —10—coloca el grado en mimiscula; debajo de este renglén se es- cribe el cargo en mayiscula y debajo el lugar de destino, en mimiscula. Cuando la comunicacién se sucede dentro de una misma ciudad o poblacién y se tramita entre organismos militares, se emplea la abreviatura (Gn) en caso contrario se escribe el lugar de destino, en palabra completa. Para efectos de comprender Jo anterior, consiiltense los ANE- OS "D", “E", “F” y “G", y acéptelos como modelo o patron. Cuando se hace la transcripcién de un oficio o de un mensaje, se colocan comillas al iniciar y terminar el texto transcrito, que va todo en maydscula, asi como Ia iniciacién de cada renglén, en la forma como se indica en los ANEXOS “H” y “HR”. 6, CUERPO. El cuerpo es la parte principal del documento en el que se expone completamente el asunto 0 tema por tratar. Para claborar el cuerpo del documento deben tenerse en cuenta las siguientes observaciones: a. Enel texto no deben usarse abreviaturas. b. Para citar personas se emplea el siguiente orden: Grado o titulo (mindiscula), nombres y apellidos (maydscula), cargo (mimiscu- Ja). Ejemplo: Teniente Coronel JOSE MANUEL RAMIREZ OTA- LORA, Comandante del Batallon de Infanterfa N? 1 “Bolivar”. Si se requiere elaborar una lista de personal dentro del texto, obsérvese el siguiente orden: Numero de orden, grado o titulo (mindscula), apellidos y nombres (maytiscula). Ejemplo: 15. Sol dado RODRIGUEZ MAZUERA CARLOS ARTURO. c. Los sitios geogrificos se escriben en maytisculas. d, Para hacer resaltar palabras o frases, pueden escribirse en ma- yusculas, Las frases: CON CARACTER DEVOLUTIVO y PLAZO: (dfa, mes, afto), ANEXO “HI”. e. Cuando se citan anexos, debe escribirse en mayisculas. Ejem- plo: ANEXO “H3", f. No deben subrayarse los numerales y divisiones. g. Cuando se hace la transcripcién de un oficio 0 mensaje, se colo- can comillas en Ja forma como se indica en los ANEXOS “H’ y “H2". h, No se deben emplear Jos términos HoyMafianaAyer, ya que pueden presentarse interpretaciones equivocadas, en su lugar, debe anotarse Ja fecha a que corresponda la citacién. iui Cuando parte de un pirrafo pase a la pagina siguiente, ésta debe contener como minimo renglén y medio. Asimismo, debe evi- tarse escribir un tftulo 0 subtftulo al final de la pagina quedan- do aislado de su contenido. Un oficio pucde encontrarsé bajo las siguientes cireunstancias: 1) Dd 3» 4) El texto no requiere numeracién, ANEXO “H3”, a). La-escritura de cada parrafo del texto (primera linea), se inicia a Ia altura de la primera letra del lugar de destino, a tres espacios verticales sencillos. ») Los renglones o lineas siguientes de cada parrafo inician su escritura en el margen izquierdo a espacio. sencillo. ©) El espacio entre pérrafo y parrafo debe ser de dos (2) espacios verticales, El texto requiere numeracién de los parrafos, ANEXO “E”, a) Escritura de cada parrafo sea que vaya numerado 0 no, Se inicia a la altura de la primera letra del lugar de destino, a tres espacios verticales sencillos. E] niimero a emplear debe ser ardbigo, seguido de un punto (.) y un espacio, ‘b) Los renglones o lineas siguientes de cada pérrafo inician su escritura en el margen izquierdo a espacio sencillo. ©) El espacio entre parrafo y parrafo debe ser de dos (2) espacios verticales. El texto requiere numeracién de los parrafos y subdivision de éstos, en-ordinales los que se dividen en pirrafos y éstos ‘a su vez en subpérrafos. ANEXO “G”. a) La numeracién en este caso, sigue las normas que sobre el particular trata el Reglamento de Publicaciones Mi litares. b) Si un parrafo no requiere mumeraci6n, inicia su escritura sin mimero, debajo de la primera letra del lugar de destino. ©)’ Los espacios verticales entre los parrafos y subdivisiones estén determinados en el ANEKO "G", ) Las segundas lineas de los parrafos no legan al margen izquierdo, debe mantenerse despejado el nimero o letra. ©) Observar el ANEXO “G" como gufa de esta clase de do- cumentos. El documento requiere mds de una pagina: a) La primera pagina leva membrete y no se numera, b) Las siguientes péginas, no Mevan membrete y se numeran con mimeros ardbigos, en el centro del margen superior a igual distancia del margen izquierdo y derecho. Ejem- plos: —2—, —3—, —4—, —5—, ete.© Por debajo del margen superior, iniciando la escritura en el margen izquierdo y en mimiscula subrayada se escribe: Contintuacién del oficio N? (diez espacios para el nimero) guion (-), abreviatura o sigla, guién (-), clasificacion de- cimal, Ejemplo: “G” y “H3”, segundas hojas. ) A cuatro espacios verticales sencillos se continua la es- critura del texto, guardando la alineacién vertical que en este momento se leva con relacién a la hoja anterior. ANEXOS “G” y “H3”, segundas hojas. ©) No es permitido terminar un texto en una hoja y la firma en otra. Para evitar lo anterior, se autoriza aumentar el margen inferior y un minimo de dos renglones debe pasar a la hoja siguiente 7. FINAL. El final en un oficio comprende: firma autografa del remitente, postfirma y sello, Eventualmente linca de mandato, relacién de anexos y distribucion, a, Firma autégrafa y postfirma del remitente: y 2 3) 4) 5 to) La firma autégrafa del remitente debe ir sobre Ia postfirma. Cuando se envien circulares, debe ser firmada copia por co- pia sin emplear papel carbon. Si son fotocopias, se debe firmar una por una. Para Ja firma de documentos se debe usar tinta negra o azul oscura, La postficma se escribe a partir del centro de Ja hoja hacia la derecha y cinco (5) espacios verticales de la altima linea del cuerpo. La postfirma comprende grado (mimisculas), nombres y ape- llidos completos (mayisculas) en un solo renglén. En Ja si guiente linea se coloca el cargo (mimisculas) distribuido con relacién al renglén anterior. Para efectos de espacios y dis- tribucién, constiltense los ejemplos del presente Reglamento. Cuando quien firma el documento lo hace en calidad de en- cargado por disposicion de Ia autoridad inmediatamente sw- perior o por derecho propio cuando se trata de un caso ac cidental, a continnacién de la linea del cargo debe colocarse una (E), que indica encargado. Ejemplo: Brigadier General JORGE PINTO ROBLEDO Comandante de la 2? Division (2) Setiapeeb, Sello: Sobre el grado de Ja postfirma se estampa el sello del comando que origina el oficio o ducumento en color negro. ANEXO “D”. Ios tamaiios y formas de los sellos estén considerados en el ANEXO “J”, . Linea de mandato: Es lo parte de un oficio, que se emplea cuando el comandante 6 jefe delega su autoridad o cuando se ausenta transitoriamente y en forma express, lo autor: En la nea de mandato se indica Ja autoridad de 1a cual emana Ja comunicacién y en cuyo nombre se firma, se escribe en ma yisculas, en tres Iineas iniciando en el margen izquierdo y a cuatro espacios verticales sencillos de la ultima linea del cuerpo, en la forma como se indica en los ANEXOS "E” y “H3" y se pre- senta en los siguientes casos: 1) Por delegacién de autoridad: POR ORDEN DEL CONTRALMIRANTE, ALBERTO NAVARRO PINTO COMANDANTE ARMADA NACIONAL Capitan de Navio FELIPE PLATA ROJAS Jefe Operaciones Navales 2) Por ausencia transitoria: POR AUSENCIA DEL CORONEL ERNESTO DIAZ NARVAEZ COMANDANTE SEXTA BRIGADA Coronel LUIS PEREZ PINTO Jefe Estado Mayor d, Relacién de anexos: Es Ja lista de los documentos que acompafian el oficio y se relacionan distingui¢ndolos en Letras Mayasculas. La palabra Anexo se escribe en maydiscula a partir del margen izquierdo y a cuatro espacios verticales sencillos del cargo de quien firma el documento. ANEXO “H3". — 4€. Distribucion. Es la relacién de los comandos o dependencias a los cuales se Jes distribuyen copias del oficio o circular, segiin el caso. La palabra DISTRIBUCION se escribe con maytsculas a partir del margen izquierdo y a cuatro espacios verticales sencillos del uiltimo renglén o linea que tenga el oficio. (Cuatro espacios del Gltimo anexo © cuatro espacios del cargo de quien firma el documento), ejemplo: DISTRIBUCION : Original: Comando General Copia N? 1: Comando Ejército Copia NP 2: Comando Armada Copia N? 3: Comando Fuerza Aérea Cuando los comandos 0 dependencias dispongan de planes pre- viamente establecidos para distribucién de documentacion, se procede de acuerdo con lo ordenado y se escribe como lo indica cl siguiente ejemplo: DISTRIBUCION ; Acuerdo con plan — 15CAPITULO III CORRESPONDENCIA CON ENTIDADES NO MILITARES 8. NORMAS GENERALES. Para la elaboracién de la correspondencia militar con entidades ‘no militares deben observarse las siguientes normas: a. Las mismas normas generales establecidas para la corresponden- cia militar numeral 4. b. El membrete, jugar, fecha, mimero de orden o registro, abre- yiatura o sigla del comando, clasificacién decimal y asunto no cambian a las instrucciones del numeral 5. c. Destinatario y lugar de destino: ‘A continuacién de Ja palabra AL o A debe emplearse Ja linea de cortesfa que corresponda para el Cuerpo Diplomatico, Autorida- des Eclesidsticas o Entidades Civiles, tal como lo indica el Re- glamento de Protocolo. Sin embargo, para mejor comprensin se deben consultar los Anexos del presente Reglamento. 4. En la correspondencia para las entidades no militares debe em- plearse en lo posible el nombre y cargo que desempefia el des tinatario, ver ANEXO “L”, fe. En esta clase de correspondencia tanto para iniciar el cuerpo def oficio como para terminarlo deben emplearse frases de cor- tesia. £. Para prestar una mayor y mejor ayuda a la interpretacién de este capitulo consiiltense los ANEXOS “F”, "L” y “M’, oficios en linea de cortesfa. L_ : Bjemplos lineas de cortesia. M_ : Términos para emplear en la correspondencia no militar. — Empezando un texto. —- Acusando recibo. — Pidiendo respuesta. — Formulas para terminar una carta u oficio, ately eastCAPITULO 1V MENSAJES 9. GENERALIDADES, a. Los mensajes son documentos que contienen comunicaciones muy breves y para cuya elaboracién generalmente se emplea el formulario previamente impreso que muestra el ANEXO “N” para mensajes enire las fuerzas, Comando General y Mindefensa (se exceptian los mensajes recibidos por télex). Sin embargo, se autoriza el uso de los formatos de mensajes propios de cada fuerza. Pueden tramitarse por medios almbricos, radiotelegréficos, ra- diotelefénicos 0 cualquier otro medio de transmisién, Los medios eléctricos sélo deben emplearse cuando el contenido de los mensajes requiere ser conocido con prontitud por el des- tinatario y existe una distancia considerable entre la estacién transmisora y la receptors. La transmisin de mensajes muy extensos por los medios eléc- tricos y de aquellos cuyo envio es factible por correo, ocasiona un recargo innecesario de trabajo, para el personal y el material técnico ¥ perjudica notoriamente el trémite de otros de verda- dera importancia, - Para obtener brevedad en los mensajes se debe expresar el asunto en forma exacta eliminando toda palabra innecesaria y emplean- do dentro de lo posible las abreviaturas reglamentarias. En sin. tesis debe ser lo més corto posible pero claro, En los mensajes las frases y oraciones que expresan una idea completa se separan con una X. Solamente se usardn signos ortogréficos cuando la claridad del mensaje asi lo requiera Seg eeg. Las cifras se escriben en letras y no en mimeros. Los signos de pesas, medidas y monedas se escriben en letras. hh. En los mensajes no se deben emplear los términos Si - No - Hoy - Mafiana - Ayer. Para evitar confusién o dudas, debe ano tarse la fecha indicando DfaMes-Afio. Ejemplo: 25-ENERO87, Asimismo, sinénimos de Si y No. BLABORACION DE MENSAJE. a. Bl texto debe ir en maytsculas, b. Espacio para seguridad y precedencia. Espacio para registro de Ia oficina respectiva te Bspacio para el centro de mensajes: medio de transmisién, nti- mero de identificacién, grupo de palabras, operador, estaciones, etc. e. La palabra DF: debe seguirse con las siglas o nombres del co- mandante o entidad que origina el mensaje, f. La palabra PARA: se sigue con las siglas 0 abreviaturas del co ‘mando, dependencia o entidad a la cual va dirigido. g. Clasificacién de seguridad, de acuerdo con el Manual de Contra: inteligencia. hh, Los mensajes que se envian por medios eléctricos con clasifica- cién de seguridad, se transmiten en claves 0 mensajes cifrados. i. La precedencia del mensaje la determina el originador y debe emplear las siguientes letras: NN — Mensajes que pueden transmitirlos dentro de las 24 ho! ras siguientes. R_ — Mensajes de rutina sin ninguna precedencia. P — Mensajes que deben ser transmitidos o entregados con prioridad sobre otros de més baja precedencia, (Es la més alta precedencia para asuntos administrativos). OP — Prioridad de operacién u operacién inmediata. Se trans- miten 0 se entregan con prioridad sobre los demds, se refieren a movimientos de unidades a flote, movimientos de tropas dentro de las siguientes 24 horas. U_ — Ungente, Bs la més alta prioridad para asuntos operacio- nales que no entrafien operaciones de guerra 0 combate. OC — Contacto con el enemigo. — 2 —At. 12. CAPITULO V TRAMITE DE LA CORRESPONDENCIA GENERALIDADES. a. Tramitacién es el proceso que sigue un documento a través de las secciones encargadas de su numeraciéa, registro, distribu- cidn y orden de accién respectiva. b, Para efectos de trimite, la documentacién se divide en documen- tacién recibida y documentacién producida o salida. Tanto la primera como la segunda puede ser interna 0 externa, segiin proceda de entidades superiores 0 subalternas directas del mismo comando y ubicadas en la misma instalacién o localidad, © de comandos 0: entidades diferentes 0 del mismo comando pero ubicadas en distinta localidad. DOCUMENTACION RECIBIDA. a. La documentacién recibida generalmente esta sujeta al siguien- te proceso: — Seleccién. — Apertura, — Registro. — Distribucién. ~~ Control, b. Selecciém: Consiste ca separar la correspondencia que debe abrirse, es decir, Ia de cardcter oficial, de la que debe entregarse sin abrir o sea la ditigida a titulo personal o con clasificacién de seguridad. SreaateCuando un documento lega con nombre propio se entrege al destinatario, y si al abrirlo resulta ser un documento oficial, debe devolverse para su registro. La documentacién con clasificacién de seguridad se registra pero no se abre, Sigue las normas del Manual de Contrainteligencia. . Apertura: Es cl hecho de abrir los sobres y efectuar una nueva seleccién a fin de separar le correspondencia que tiene clesificacion de pre- cedencia, de la que tiene clasificacién de seguridad y la de rutina, y comprobar a la vez la existencia de anexos y elementos adjun- tos enunciados en cada momento, En caso de faltar algin docu. mento relacionado se recibe, se deja constancia del faltante y se da inmediato aviso al jefe de la dependeneia, quien debe tomar la accién correspondiente. 1) La documentacién con clasificacién de precedencia debe pa- sar a registro antes que la de rutina, dandole prelacién a todo el tramite. 2) La documentacién con clasificacién de seguridad pasa a la persona encargada de su trimite (oficial de custodie), quien para el efecto se rige por el Manual de Contrainteligencia, 3) Le documentacién rutinaria contimia su trémite normal, Registro: Incluye dos acciones: 1) Estampar sobre el documento el sello de registro y distribu. cién Henando Ios casilleros de acuerdo con los ejemplos (ANEXOS “D" y “E1”), 2) Hacer les anotaciones correspondientes en el libro 0 legaio de registro de correspondencia recibida (ANEXO “S”), 3) Cuando se trata de correspondencia procedente de entidades no militares y que por lo tanto no trae clasificacion decimal, ésta debe clasificarse en el momento de registrarla, con base en los ANEXOS “X” y “Y”, anotando en el documento la cla- sificacién asignada. Distribuci6n y control: La distribucién se inicia en e momento en que la corresponden- ccia llega al despacho del ayudante o jefe de In seccion de regis tro, siguiendo los siguientes pasos: 1) Nueva seleccién con el objeto de separar la documentacién ‘que por su transcendencia requicre ser conocida por el supe- aoerior de la que por su poca importancia no requiere llegar a conocimiento de aquel en forma directa, sino a través del jefe de seccién o departamento. 2) Accién y destino por parte del superior o ayudante segtin el ‘caso, (anotando la accién que debe tomarse y Ia dependencia que debe ejecutarla). Cuando se requiere explicacion adi nal, ésia se hace en memorando (ver ANEXO “Q”), para con: servar Ia integridad y presentacién de} documento. Una copia del memorando queda en poder de la autoridad que ha emitido las érdenes y sirve como un medio de control sobre e] cumplimiento de Jas instrucciones dentro del plazo estipulado y cefiido a esas mismas instrucciones. 3) La propia distribucién que es la ejecutada por los mensaje- ros y consiste en hacer registro en el libro de Entrega de Correspondencia (ANEXO “P”) y Hevar el documento a la de- pendencia que debe ejecutar la accién y obtener la firma, hora y fecha de recibo. £, Autos: 1) Los autos constituyen la forma de tramitar por escrito en forma répida una comunieacién utilizando el mismo docu- mento 0 en una hoja anexa (ANEXO “I’). 2) Los autos se emplean para tramite de correspondencia de un comando a otro y para tramitar solicitudes de cardcter per sonal, que normalmente tienen una leyenda invariable, 3) Los autos se pueden hacer en méquina, 0 claborarse previe- mente en sello de caucho. 13, DOCUMENTACION PRODUCIDA. 0, despacho y archivo, Est4 sujeta al siguiente proceso: Regi a. Registro: Incluye tres acciones: 1) Estampar en el documento y la copia el mimero de registro (consecutive), fecha y sello del comando, para darle valor a Ja firma 2) Hacer las anotaciones correspondientes en el libro o legajo de registro de correspondencia producida, (ANEXO “S1”). 3) La oficina originadora elabora los sobres (Anexo “I”), que los documentos requieran, comprobando que se introduz- can los documentos adicionales respectivos que cita la rela. cin de Anexos del documento, itty tieb. Despacho: Incluye tres acciones: 1) Seleccién de la correspondencia de acuerdo con el medio de envio (correo aéreo, correo ordinario, mensajeros, etc.) y anotaciones respectivas en el Libro o Legajo de Entrega de Correspondencia a Mensajeros (Anexo “P”) 0 Planilla de Co- rreo (ANEXO “W") segin el volumen de la correspondencia. 2) Distribucién de Ja copia del oficio y antecedentes a la oficina que originé el oficio. 3) Archivo de la copia del oficio con todos los antecedentes. 14, TRAMITE DE CORRESPONDENCIA CON CLASIFICACION DE SEGURIDAD. De acuerdo com las normas que sobre el particular establece el Manual de Contrainteligencia ~4—CAPITULO VI ARCHIVO SECCION A GENERALIDADES 15, DEFINICION. Archivo: Es la coleccion de la documentacién Iegada y salida, ast como de todo material escrito, grafico, sonoro y audiovisual, que debe ser conservado y ordenado en el lugar determinado para su manejo y consulta. SECCION B CLASES DE ARCHIVO Se establecen tres clases: 16. ARCHIVO ACTIVO. a. El archivo activo esta constituido por toda Ja documentecién tramitada entre el primero (1°) de enero y el treinta y uno (31) de diciembre de cada aio, y el afio anterior de acuerdo con to indicado en el ANEXO “'X” de clasificacién decimal por asuntos. b. El archivo active se Heva en las dependencias que originan los documentos 0 aquellas donde se dio solucién al problema. c. Las cancillerias y ayudantias no deben considerarse como de- pendencias de archivo, sino como oficinas de registro y tramite de correspondencia. —3—7 19) ARCHIVO GENERAL Esta constituido por toda la documentacién remitida al Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional por los comandos y unidades, reparticiones y dependencias del ministerio, de acuerdo con el programa de recepcién de la documentacién que anualmente establece ¢] Ministerio de Defensa. ARCHIVO SECRETO. a. Forma parte del archivo activo o del archivo general y su mane} debe hacerse de acuerdo con las instrucciones que sobre el par- ticular se emiten en el Manual de Contrainteligencia. b. La clasificacién decimal rige en su totalidad en igual forma que en Ia documentacién que no tiene clasificacion de seguridad. ¢. En el archivo decimal corriente debe quedar una papeleta que reemplace e) documento y en ella se explica que pasé al archivo secreto con la misma clasificacién decimal. SECCION € ORGANIZACION PROCEDIMIENTO Y ARCHIVO. a. Un archivo se organiza teniendo-a mano un nimero inde- terminado de carpetas celuguia, en las que se marca tanto el mimero de clasificacién decimal como el titulo que corre: ponde (ANEXO “Y"), b. No se quiere abrir desde un principio las mil carpetas celuguias, que constituyen una clasificacién decimal completa. Las carpe: tas se abren a medida que vayan Ilegando o saliendo documentos con clasificacién decimal nueva. cc. La documentacién Megada y salida con igual clasificacion deci- mal, debe archivarse en una misma carpeta, y cuando hay docu. mentos que se refieren a un mismo asunto deben legajarse en lo posible con cosedora de tal forma que al buscar y localizar el iltimo documento diligenciado, encontraremos anexos todos los antecedentes que tienen referencia con éste. ds Todo documento que va a ser archivado debe sufrir el proceso de reclasificacién, que consiste en asignar al documento la cla- sificacion decimal exacta, conservando la que trae el documento — 6si es la correcta o asignandole la que corresponde si esta errada, ‘en cuyo caso el oficio se reemplaza por una boleta que va a la clasificacién decimal original, y el oficio se archiva en Ia nueva clasificacién decimal asignada. En esta forma no se pierde la continuidad y se facilita la busqueda de documentos, por cuan- to el documento queda relacionado tanto en la clasificacién que trae el documento (errada) como en la asignada por quien ar chiva, (Modelo de boleta ANEXO "U"). 20. DESGLOSE DE DOCUMENTOS Y PRESTAMO. a. Para desglosar por préstamo un documento del archivo, debe existir una autorizacién del jefe de la seccién 0 comando res- pectivo. b. Para desglosar o sacar un documento del archivo se procede en Ta siguiente forma: 1) En la papeleta respectiva (ANEXO “Z") se hace un extracto del oficio, ésta reemplaza al oficio prestado. Dicha papeleta debe ser firmada por quien retira e} documento del archivo. 2) En lo posible no deben desglosarse documentos de los ar- chivos, es mas practico sacar copias 0 fotocopias y autenti- carlas. 3) Una vez regrese el documento a la carpeta respectiva, por cualquiera de los motivos citados anteriomente, la boleta debe ser desiruida. 4) Cuando un documento pasa bajo responsabilidad de otra dependencia también se elabora Ja boleta de que trata el (ANEXO “U”).a. 2. CAPITULO VIE SELLOS SECCION A GENERALIDADES DEFINICION. Sello es el elemento empleado para satisfacer las exigencias de nu- meracion de registro, fecha, validez de firmas, protocolo, clasifica- cién de seguridad y precedencia, EMPLEO Y ESPECIFICACION. El-uso de sellos autorizado para comandos, entidades o dependen- ‘cians que tienen funciones de caracter fiscal, administrativo, judi- cial 0 logistico, se debe cefiir a los siguientes aspectos: a, Emplearse tinta de color negro en Jas almohadillas para sellos en general. b. Para sellos de clasificacién de seguridad debe emplearse tinta de color rojo. c. Los sellos deben reunir las caracteristicas de forma, tamafo y leyenda que se determinan ea los ANEXOS "3", "JI" y “2”. SECCION B DENOMINACION Y USO En la correspondencia militar se usan los siguientes. sellos: cage23, 24 SELLO DE NUMERACION DE, REGISTRO. El sello de numeracién de registro se usa para la correspondencia salida y para la correspondencia entrada en una oficina de registro, es el numerador de golpe y cambio automitico, de uso comin, que puede tener hasta seis cifras, en su defecto puede usarse el numerador de caucho de cambio manual, y también puede usarse la numeracin a manuscrito, en este iltimo caso los niimeros de- ben dibujarse para mantener la esiética del oficio. Este mismo se- lo o sistema se emplea en el lugar que corresponde dentro del sello de distribucién que emplee la seccién de registro de la correspon- dencia entrada (ANEXOS “S", “D” y “F1’). SELLO FECHADOR. Se emplea para colocar Ia fecha en los documentos una ver. hayan sido firmados y se estampa en el lugar destinado para ello en cada documento. (La forma y dimensiones son las que se aprecian en Jos Anexos del presente Reglamento). SELLO DE COMANDOS Y DEPENDENCIAS (ANEXO "J"), ‘Tiene como finalidad dar mayor énfasis al valor del documento en el cual se’ estampan y'tinicamente el comandante 0 jefe-de la de- pendencia 0 quien haga sus veces, puede usarlos. Se estampa siempre a la izquierda de la firma en tal forma que cubra solamente el grado de la posifirma. El'séllo debe estamparse tnicamente después de haber sido firma- do el documento, Por Ningiin Motivo Debe Colocarse El Sello An- tes de Firmar. Su confeccién se rige por: a. La leyenda superior corresponde ala denominacién del esca- Jafon jerarquico, inmediatamente superior. B. La leyenda inferior corresponde al nombre de la entidad, fuer- za o unidad que lo usa. c. En el centro debe llevar escudo, el de Colombia en los sellos del Ministerio de Defensa Nacional y el del Comando General de las Fuerzas Militares y el de armas para Ja respectiva fuerza. d. Al pie del escudo tleva la leyenda del comando, jefatura, direc- cién, contaduria, auditoria o similar a que corresponda. —30—26. SELLO PARA PROTOCOLO. lomas de condecoraciones, certificados de curso de ca- mn, despachos por ascenso y notas de estilo, se emplearén sellos en seco, los cuales permiten dejar estampado en alto relieve el sello correspondiente de Ia autoridad o entidad militar que lo firma, 27. SELLOS DE CLASIFICACION DE SEGURIDAD. Se usan para imprimir en los documentos la clasificacién de segu- ridad que les corresponda de acuerdo con su contenido y de con- formidad con el Manual de Contrainteligencia. Se estampa en color rojo centrado en los méxgenes superior ¢ in- ferior de cada una de las hojas, y en los sobres. La forma, contenido y dimensiones son las que indica el ANEXO "72" 28. SELLO DE PRECEDENCIA. Se emplea para imprimir en forma resaltante, la prioridad de tre- mitacién de Ja correspondencia de acuerdo con el contenido de esta. Esta clase de sellos se usa sdlo para precedenicia de operaciones inmediatas o urgentes. Se estampa a la altura y al lado izquierdo del membrete en los sobres y oficios. Su forma, dimensiones y tamafio se indican en el ANEXO “J1”, 29. SELLO DE DISTRIBUCION. El sello de distribucién debe ser elaborado en caucho y sirve para surar la fecha, el mimero de orden (correspondencia entrada) y seccién a Ja cual se destina para su tramite (ANEXO “D”).CAPITULO VIII ACTAS 30. DEFINICION. 31 Acta: Es el documento en el cual se deja constancia y se hace una relacién de lo tratado en una reunidn, los aspectos revistados en uma visita de inspeccién, asi como de Ia entrega-de un cargo 0 de elementos ELABORACION. a, Deben ser elaboradas cn tamaiio oficio. b. Si se trata de una reunién, inspeccién u otra actividad debe elaborarse con el encabezamiento indicado en el ANEXO “O” y el contenido de acuerdo con el tema en referencia. Si se trata de entrega de elementos, vehiculos, armamentos, etc., el encabezamiento sera el mismo. d. Las actas de entrega de cargo, se regirén por la forma indicada en el ANEXO “O”; si alguno de los apartes contemplados cn el formato no contiene asuntos por relacionar, se escribira el ti- tulo y se colocaré Ja palabra Omitido, e. Cuando se trata de Ia entrega de una unidad, departamento de estado mayor, plana mayor y otras organizaciones, se elaborara un Anexo demarcado con letras maytisculas (‘A’, “B”, “"C’) para cada una de las dependencias subordinadas (ANEXO “O1”) y si éstas tienen subdivisiones, para cada una se emplearé un ‘apéndice demarcado con mimero arabigo (ANEXO “02”). f, Reunidos todos los Anexos, se elaborard un acta general de acuerdo con Jo indicado en el ANEXO “0”, en la que se rela- cionardn cada una de las dependencias subordinadas, indicando el Anexo que la contempla. — 3Bg. El acta ser firmada por quien entrega y por quien recibe y Hevara el visto bueno de Ia autoridad inmediatamente superior y la del interventor cuando sea el caso. hh. Los anexos y los apéndices seri firmados tmicamente por el responsable de 1a dependencia. i, Tal como lo indica el formato ANEXO “0”, en toda acta debe indicarse en el encabezamiento, el nimero que corresponde a cada copia y el mimero total de copias en que fue elaborada el acta y al final Ja distribucién que se le dio, dejando constancia de la entrega. La maxima autoridad que figura en el acta, no firmaré ésta, hasta cuando esté totalmente organizada, para facilitar la confrontacién exacta de lo alli relacionado hacién- dose responsable con su firma de que todos los detalles forma- les se hayan cumplido. j. Antes de pasar un acta para Ja tltima firma o sea de la auto- ridad que da el visto bueno, debe estar debidamente organizada en sentido que estén legajados en forma separada los origina. Jes y cada una de las copias en que fue elaborada.ANEXOSsome Fi i HL. #2 HB, wu I. RELACION DE ANEXOS, Modelos de membretes sin escudos. Modelos de membretes con escudo, Modelos de membretes con escudos de las fuerzas. Modelo de oficio en papeleria timbrada (con escudo) y sello de registro de la unidad de destino. Modelo de oficio en papeleria no timbrada (sin escudo), cuerpo del oficio numerado. Modelo de oficio. Espacios verticales en el encabezamiento, Oficio con menos de diez renglones. Modelo de oficio. Espacios horizontales en el encabezamiento y con mas de diez renglones en el cuerpo. Modelo de oficio con parrafos numerados, subd con segunda hoja. ién de éstos Modelo de oficio, transcripcién y cuerpo con més de diez renglones. Modelo de oficio con plazo. Modelo de oficio, transcripcién y cuerpo con menos de diez renglones. Modelo de oficio circular con segunda hoja. Uso de linea de man- dato. Relacién de Anexos y distribucién. Modelo para apoyo y tramite de solicitudes de personal. Modelo de sellos de comandos y unidades. Modelo de sellos de registro, precedencia y sello seco. Modelo de sellos para clasificacién de seguridad. Uso de siglas 0 abreviaturas. agModelos para dirigir correspondencia a civiles y oficiales extranjeros. Modelos de linea de cortesia en Ja correspondencia con entidades ¥ personas civiles. Modelo de formato para mensajes. Modelo para acta de entrega. Modelo de Anexo para acta de entrega. Modelo apéndice de Anexo a una acta. Modelo de planilia de entrega de correspondencia. Modelo de memorando, Modelo de directiva. Modelo de registro diario de correspondencia llegada. Modelo de registro diario de correspondencia salida. Modelo de elaboracién de sobres. Boleta de archivo que reemplaza los documentos. Forma de distribuir el archivo en una gaveta. Modelo de plaailla para la distribucién de correspondencia por correo. Clasificacién decimal por asuntos. Clasificacién decimal por orden alfabético. Abreviaturas o siglas de los grados del personal militar y civil.ANEXO "A" - MODELOS DE MEMBRETES SIN ESCUDOS REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CATA DE RETIRO FUERZAS MILITARES: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL HOSPITAL MILITAR CENTRAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL INDUSTRIA MILITAR MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CAJA DE VIVIENDA MILITAR MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CLUB MILITAR FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA ARMADA NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA FUERZA AEREAANEXO "B” - MODELOS DE MEMBRETES CON ESCUDO REPUBLICA DE COLOMBIA @ MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL & FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL @ CAJA DE RETIRO FUERZAS MILITARES MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL @ HOSPITAL MILITAR CENTRAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL & INDUSTRIA MILITAR aatiANEXO “C” - MODELOS DE MEMBRETES CON ESCUDOS DE LAS FUERZAS MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL @ CATA DE VIVIENDA MILITAR MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL @ CLUB MILITAR FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA 7 EJERCITO NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA 6 ARMADA NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA FUERZA AEREA —~8—ANEXO “D” - MODELO DE OFICIO EN PAPELERIA TIMBRADA, (CON ESCUDO) Y SELLO DE REGISTRO DE LA UNIDAD DE DESTINO REGISTRO [FECHA [NUMERO | MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA a Wentienes RADICADO A: Aytia. Gral. Bncittes Bogota D.E. , 30 JUNIO 1980 No. O3281 -evcps-868 ASUNTO + Modelo de Oficio AL Sefior Mayor General COMANDANTE DEL EJERCITO j SESPACIOS VERTSCALES SENCILLOS YKroe eK9900 290 IIITO TRIO IA ARIA IDR IIH III, {RIOR III AIR HR ICH ARIA IR AHORA OTITIS + Doms esracio rap 990 208 2AOIEOIIX IIIT IIR II ARIAT IRA TOI AIA RIOON, eT IORCKHA III HII ORI XIII IIR AT II RIO IIE ITI IOI IOI TLIO KIOIOIIIIH IOI IIO HIRI IIH XII TIA HIT HHH HH IIA, 2,9009BDODTOK + poate esracio Sa IIIA IIR BI IIRI IAAI IAT HRA IAA RATIOS, YHA IORI III IRIE HR TRA KIA TI REI III IT IKI ITI aOR III FAIA AIR IKI I IOI Spooa 200 R000K! 2K OOO IR TIO IIHT HAITI “RIOR ICRI I IIIT TIAA DI AAI HOI AISI IIH IIIA SIH HII poste eseacio eB OIRO ICAI TAU AIAAI IT IDOE II IOI AITO, {2 IODO OEIC III IIIT IASON AIHA II HIRI III SERIE IAORRIOIIIH IIIA IAI III AAA II AHI IIIA HII III area ierced MMi: Minin i ponte espacio [ae 320K RIIIIIIIO IATA IT AID III IITA IIASA TI 2K RRI A IIHT AOI AI AAT IOOR ome esracio Sox RI III AHI IKI AIA AAT IAI IIIA IO RAIA SERIO IIH HICH IIIA HI EH HO III III OIA General JOSE MARIA RAMIREZ VALENCIA Comandante General Fuerzas MilttoresANEXO “E” - MODELO DE OFICIO EN PAPELERIA NO TIMBRADA (SIN ESCUDO) CUERPO DEL OFICIO NUMERADO FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA BJERCITO NACIONAL # tseacios Vewrieaves SENCILOS Bucarenengs , 30 JUNID 1980 Noe 1401 -BR5~B5-486 ASUNTO : —-Reconocimfento servicios de sanidad un Oficial « AL ~~ Setior Mayor General COMANDANTE DEL EJERCITO Bogota D.E.~ 2 eseacios 4 espacios 1. 20000920 0200UIERITORIDBIIOIOAK IAI IIOGIO IIIT, 19900190019000000000080009 307 ITIINAIK KORO I III AITO sepOGANOWANOTTOOTACACUTEOOUTE GOCE COO ITO TIO TITIAN IOI IO 22 OIODOOIE AITO ARI ATARI IIR IAAI IIIA IIA IOI AIDA ATI IIAIODOGROOOOO AKIRA RII HARI ARIA IIIA IAI 4 esracios SGd09000000090000000000000000 0022 BODUDEIRIDORIOIIKIIAIOCIO 22930019000 ROO DIO IOGIAT IAI IIIIA IIIT TIE IIIA IAI IIIA OGATR IO, IDOI OITA RIIRIIRIOK 4 eseacios 3. oapenpeLEaREEGENGONIIOURTAONOROOO TAS IO IGOR AIO IIO RIK 20190010000000000000000 008002 III IOI IATI ICO AT IAAI IOI AITO SORTA IIIA IIASA OCIA I RK III RAI HII ISAT II POR AUSENCIA DEL CORONEL SIMON HERRERA FRANCO COMANDANTE QUINTA BRIGADA RL REE State! Mayor aes UGE WrgessANEXO “F” - MODELO DE OFICIO. ESPACIOS VERTICALES EN EL ENCABEZAMIENTO OFICIO CON MENOS DE 10 RENGLONES FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL rye D. 2 esmscios Oo. @BIM-B5-5N5° 7 2 esracios SUNTO : Colaboracién Fuerzes Militares en fiesta religiose . 5 esracios i Su Excelencia Monsefior JORGE MARTINEZ Nuncio Apostélico de Su Sentidad Le Ciudad .- Tengo el gusto de participar a Su Excelencia 2202200 000 02XXXX 2192001200000 0200 10K ETA RIKI OO HII ATRIA III IIH HHH OE XIII HOI, 2OOL 99000000210 2B 3 IIH ROI IIIS HHA III KI ICA HRI, 292 0OLIOROER OEHHA IDI AK AIR IEH HR HO H K I OI IAA OHIO 2 ES Pacis 2X ATRIA HA ARIA HII HAH IIH LAH IO HHA HAR HIRAI HIRI AIHA 2003001200208 HA RII AK IIH IA IO AHI AAI IA III IIA IIA HAI IIH 2X OGORIK AHORA HARRI + 2hk2201280002OIDOEACTOIIEA IATA IO IR IO AINSI IIA A IT, ORICA III IHA IHF AAO HOI RHI Su Afmo. $.8. General LUIS CARLOS MOLANO, VARGAS Coichdante General horses milionANEXO “FI” - MODELO DE OFICIO. ESPACIOS HORIZONTALES EN EL ENCABEZAMIENTO Y CON MAS DE 10 RENGLONES EN EL CUERPO |COMANDO FUERZA AEREA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL REGISTRO FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA RADICADO A to esPacios wonizon . r Stactues Bogoté D-E., Woe ~ENCD2-325 asuvto {e1rTburso Bscuele MALitar de Avtacion « eveioy, FHCOMANDANTE FUERZA. AEREA Grew i HOC III IA IIHR IIR HHH HAR KH AI AIO OAH AAA RIO AH RATIO aD HI AAAI III RIAA IAI AHH A I I KE IOI X20. X9AOIOIHHI IIH APO AAD IAT OHIO! 2X0 IOEIIOIHIOOR OHIO IHR IAAI IORI IOI IIIA RIT IAAI 2100190 ADI ICA HAAR HAHA AAI AIA HAA HHA III 22K HI ARIA IRIAN AAA IOI HA IO OXIA III RCO IIII IIIT IAHR HAHAHAHA IIIA AOKI IH KI I III IIT CRC AHHH TH AAAI AIA AIA AACA ARIA IR AICI 269901000300000020 2800030 92D II AIO IIIA IIH KILLA AK XIII 22000190 IIKIIUOIH RAIA AI HHH KAR IIIA ATR AT ARIK XAT AIO II 2X00 CARA HAH IER HH AHIR A ODI AIO IAAI IIA IIIT 2190001901991 I9RIAEA IARI IA HARI I AIA OHIO RAO IAI 290, X2REROIOINCHA IARI AIH RIDIO IIHR IRIAN IKI AHHH III IIH IKI OO. XBOX 22220000 9200199900 HHAIOLOAAIIDITTO EA TIAA ITI I NARI Mayor General ALEJANDRO GIL RAMIREZ Comandante General Fuerzas MilitaresANEXO “G” - MODELO DE OF:CIO CO® PARRAFOS NUMERADOS, SUBDIVISION DE ESTOS CON 2a. HOJA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FUERZAS MILLTARES DE COLOMBIA Bogoté D.s., 30 JUNIO 1980 No. 457213 wucns.208 ASUNTO + Instrucciones sobre elaboracién de correspondencia , de carécter= tdctico y operativo AL Sefior Mayor General COMANDANTS DEL EJERCETO Ga. 3 eseacras Specie eanen cen i 11300200 IBO IRAE IAAK DOTA AOA TINK ATI 1 XO HEA IIE IIIS FIRTH ASIA HI AN ORO III HII SIO FROCK OORT TAKAO BAI IIN HAITI HI III HOI III IORI JONESBORO III IRA AIIIII IARI III INIT IIIT HIRAI IAI AI AOR AS00000 IKK DILDO TEEGATE IIIA Boeseacros senciesos 1, soaenNEONBOTEOGIACANAGANIOOTOTAAITOTADIGTAC IOI. a. IE OOIOIIHIKI IAI IAAI III IH HII II III III SeIONOIIIIAI EAI AAI AIA AIT IR TOI IIA II OTA ATI III AR ARI IOI HII YOR HI XIII II AHI IAAK « 2 esracios sencusos oR :0GEIOEOOIAIIIIIOCIGOI IRIE I TORII A IIIA IH III IIIT IORI HR HAI II AOKI AAA IIE ABA RAK AAAI CII IR IIIA IRI II SeRIIOIIIEK IETS AA RII KR AAAI IIIA IIR IIA RAIA A IIT AIR ISIAH INK IIIT EIEIO IISA IAI III III IIIA IOS III IOI RI HH ATI ITOK 2 esracias EXOKIOOOCOOON . Espacio a. x SIGIR IIIA HHH IH IIH KIRA AHI AHHH XI AIR I TIRK, XI KIARA RHR HI IX KAI IHR IIA AIR 1 espacio QQ) HANI I HIRAI AAR IATA IK YHOO LIA IIIA IIE IIIA TARR XIII AIR AIO XK HHI IOTE (4) Deaeecn cana XIAO IIA IRIE RI ROK IAI IO 2RPAOIIARIRHAI IIIA HARRI IPI III AIR IIIE (ib) ogg aU REO IOGOI IIIA RIAA KIT III AI IAT IIIT Ce) 00s GIRO HIRAI R RIAA AIA KATA AI KH AHA IARI AITO (4) oom man aeaa ORI IOI RIKI IK IR IO RIAA IOCIOR « (ee) Kvn 26209 22002 ICC IKI IIIA IRATE ITIANEXO “G" - (Continuacién) ontdnussién det ofteio Nol4 57213 bun05.060_.- 2G RAO OOO IOOORIHIIIIN + (2) XoepnoagcceeDce 2 eseacios (a) %serlonoccocanneucosn9en202000 + (1) Smogecac co IA DOCODCOCI IIIA II + 2 tsracios (3) Xoo ;apn soon EP ODaDEGOBAIOCO SEC IIR IRI HIE HIIIN IAAI AIKEN HAITI, 280UONIIDAOHHTOOOTIIIGN fe cseacios (2) nodoqomen Do EC TORE IIH IOG GHG OO RIA INIA AIR IIIA HAIN IAK 10000 U0ITEIOQIOGOCOCEE (>) 3eq000000060000000000 7O000XRRIIOOT 2 reracios (ox POURED IOI IOI IIIT + + Xa P eeacios (a) senmxod ee aaooonocr0900 (2) on mecca pEcGAIDOCRBOIOOIECOHIDOACONK + (3) sepan9papeed000D00GE000000000 + 2 espacios 3.» 909000000000000000000000000000000, X20 102000001 IKRDADIAIOIO « 2+ %e019001900009 0000700000 I IARI IIIA TION « Be %390900000000000 0000002 DATIOIIITIDIIOT + 6. x@90UaRDDBUOONELENOUREOODOSTIOTIOOUDTDIODL, JOUOODOODCIUORIOIIGIIT OOOO IIIOII IIIA TTI IX IIIT AIT HHH IIITANEXO “H” - MODELO DE OFICIO, TRANSCRIPCION Y CUERPO CON MAS DE 10 RENGLONES MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, @ FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA Bogota, D. E., -EMCD3-389 ASUNTO : Solicitud instalacién Puesto Militar. AL Sefior Mayor General COMANDANTE DEL EJERCITO Ga. Para conocimiento del sefior Mayor General Comandante del Ejército a continua- cién transcribo el Oficio procedente del Ministerio de Defensa Nacional, relacionado con la instalacién de un Puesto Militar en el Municipio de SOMONDOCO: “REPUBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL: Bogotd, , 31 de octubre de 1987-01167-MIDSG-389 ASUNTO: Solicitud instalacién Puesto Militar “en SOMONDOCO-AL: sefior General COMANDANTE GENERAL FUERZAS MILITARES-Gn- “Remito al sefior General el Oficio N? 004726 de Ja Presidencia de la Republica y la comunt- “eacin suscrita por el sefior MANUEL PEREZ, Alcalde de SOMONDOCO, en la cua! solicitan se estudie la posibilidad de instalar un Puesto vse Municipio-(Fdo.) General FER. “NANDO MOLANO ROA, Ministro de Defensa Nacional-ANEXO: Oficio de la Presidencia de “la Reptiblica y Comunicacién del Alcalde”. Mayor General CARLOS YANINE CASTRO Comandante General Fuerzas Militares ANEXOS: A-Oficio N? 004726 Presidencia de la Repiblica BComunicacién Sr. PEREZ. HayeANEXO “HI” - MODELO DE OFICIO CON PLAZO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL @ FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA Bogoté, D. E., 11 de noviembre de 1987. Ne -EMCD3.296 ASUNTO : Solicitud vigilancia zona del Departamento del CAQUETA AL : Sefior Mayor General COMANDANTE DEL EJERCITO Gn- Para conocimiento del sefior Mayor General Comandante del Ejército con CARAC- TER DEVOLUTIVO, envio el Oficio N? D/C-9876 del Ministerio de Agricultura, por medio del cual solicita la vigilancia en una zona de colonizacién on el Departamento del CAQUETA e informa sobre algunas irregularidades que se han presentado en dicha zona. Con el objeto de dar respuesta oportuna al sefior Ministro, el sefior Mayor Ge- neral dispondré el envio a este Comando de un informe sobre la accién tomada. PLAZO: 31 diciembre 1987. Mayor General CARLOS YANINE CASTRO Comandante General Fuerzas Militares ANEXO: Officio N? D/C-9876 — 59 —ANEXO “H2" - MODELO DE OFICIO, TRANSCRIPCION Y CUERPO CON MENOS DE DIEZ RENGLONES MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL S FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA CIRCULAR Bogoté, D.E., 11 de noviembre de 1987 Ne -EMCD3571 ASUNTO : Transcripeién un mensaje. AL : Sefior Mayor General COMANDANTE DEL EJERCITO (Armada y Fuerza Aérea). Gn- Para que se haga conocer del personal de esa Fuerza a continuacién transcribo el mensaje del Excelentisimo Monsefior CARLOS CRUZ TELLEZ, Administrador Apostdlico, Viea- rio Castrense: “ GENERAL ARMANDO GONZALEZ MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL LA CIUDAD COM- “ PLACEME MANIFESTARLE ANTES SALIR PARA ASAMBLEA EPISCOPADO EN MEDE- “ LLIN MI AGRADECIMIENTO ADMIRACION CONFIANZA EN LA OFICIALIDAD Y PERSO- “ NAL DE LAS FUERZAS MILITARES QUE HAN CUMPLIDO UNA JORNADA HISTORICA “COMO PUEBLO ENTERO RECONOCE LO AGRADECIDO STOP USTED CONOCE MIS PER- " SONALES SENTIMIENTOS COMO MODESTO SERVIDOR PASTORAL ARMAS - CARLOS " CRUZ TELLEZ - ADMINISTRADOR APOSTOLICO, General CARLOS ALFONSO ROJAS PLAZAS Comandante General Fuerzas Militares — 64 —ANEXO “H3” - MODELO DE OFICIO CIRCULAR CON 2a. HOJA - USO DE LINEA DE MANDATO, RELACION DE ANEXOS Y DISTRIBUCION MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA CIRCULAR sogoté p.e., 30 JUNIO 1980 wo.00470 -mvcn3.068 ASUNTO + Modelo de un oficio AL : Sefior Mayor General COMANDANTE DEL EJERCITO ( Armada, FAC y Esdegue ) Gn. 226402 IIIA TR IIIA AR ADR OIA IAAT REI LATO HO EERIE IARI AAI IAHR HH RAO III HII IAI HR HHI III OOOH ARORA AOA IIIOO IIR TOII 2Yhxoee 2000000020000 OK RTIROTOCR AO OOIII RI IIIT ROIS IC IIA IIOOE 2eOBDOOONINO. 2x99 HICK ARIIIAO OR IAA AOR AIA OE THI IH III ZERO RII IICKII RIO KAIOK AIR IOI TI AOI DAI III I HSI HII ORI XI NIICK IIIS IIHR IAI ICRI III HHI III HARI HI IRI IOI IORI HI IARI I AIO IA AIA IAI HI IIIA IIE IAI ACH IIIA IIIA IOI RAK III RIAA IIIA R IIA HHH I HII RH OAS I HAITI JOCK XE XGOCODIRTOCI - {Yoana nasa 000222 ROCR RIAA IORI IAIA ITAA IARI IORI AHI AII OR OE IOCHIAIRINEKIEII IAAI IIO AIT AR IATA THI IIIA IH HII HHI H AIHA SOODGOOOK. {Krona 2G 9BOC RIGOR ITAA DOIN AION IAHR IIIT IIH III KH H HOI SERIA HAIR ARIA IRI AAAI AIK IIIA IAAI HAI CII I RTO AIH IOI HERI AK IAAI ARIA RII ROHR ORR HHH HITS IIH IR HI IIHR I IIIA IIIA HIRAI IAI RIA AAI ATI KIA RIO 3220000000 {Kae 000000 RIKI IIIT IIIA AIA HATA HI IIIA A III ARI III AHIR AIHA AIR IAHR AHI RI HORII IH III IO AI ITO {Kae ROUE IRON A IIIA IOI IIR I IIH IH IIH II AK LOCI. {RDLIIICIIAII IIIA IAAI AIH I IARI IR IRR THR IARI HI AIH III ITO, OO IIIA IIA AIR IOOR IIIA «KIRA OI HI HII KIO HI {ICI IIIA IIIA IORI IR III HII HIRI IIR III III III Ky PR RIOII ARIA IIIA ARR O A IH I IIIH IIHIHIIR HS HAT IRI HILX.«ANEXO “H3” - (Continuacién) rs esPacros. 00470 “Tons.266.2 Gontiouacién del Oficio Circular No 2 espacio, Soeenae POCOOTERADIOO 990190000900000000 OIOOEIODO OOOO, sogenap0o OORT GIRTON + 2 esPacios £0R ORDEN DEL. MAYOR GENERAL ALFONSO MARTINEZ SALAZAR COMANDANTZ GENERAL FUERZAS MILITARES, or General JOSE GREGORIO MATEUS DIAZ -,---Jefe Estado Mayor Conjunto 4 ESPACIOS SENCLLLOS ANEXOS : A= YoouauncengeunccosapaoeRdaRn + Be fronnoeopouuean99cd 0000 0009202000K + (C= Y900120000009900000002000 000A HIDIIDIIT IIT + 2espacios DISTRIBUCION : Copia No. 1 Comando Ejército Copia No. 2 Comando Armada Copia No. 3 Comando FAC Copia No. h Escuela Superior de Guerra ( Tambidn puede escribirse: De acuerdo al Plan" A"ANEXO “I” - MODELO PARA APOYO Y TRAMITE DE SOLICITUDES DE PERSONAL COMANDO BATALLON DE INGENIEROS N! 3 “CODAZZI". Bogota, _____BR3.BICOD-S1-008 APOYADA : SL OBSERVACIONES: Pase con apoyo al sefior Brigadier General Comandante de 1a Tercera Brigada, la solicitud de Anticipo de Cesantia que hace el Sargento Primero JOSE VICENTE SUAREZ ROJAS, por considerar justos los motivos ex- puestos. Teniente Coronel JOSE JOAQUIN MORENO CRUZ Comandante del Batallén de Ingenieros N? 3 “Codazzi”’ NOTA: Una solicitud o informe que va dirigida al sefior Ministro de Defensa Nacional cuyo peticiona- rig lo origina en la unidad fundamental, el Comandante de ésta Io recibe y dirige el Pase al comandante de Ia unidad tactica y ast sucesivamente, unidad operativa, fuerza, Comando Ge- neral Fuerzas Militares, Ministerio de Defensa Nacional. eyeANEXO “J” - MODELO DE SELLOS DE COMANDOS Y UNIDADESANEXO "Ji" - MODELO DE SELLOS DE REGISTRO, PRECEDENCIA Y SELLO SECO DEL EJERCITO DE LA ARMADA DE LA FAC. RADICADO A: SELLO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA URGENTE OP. INMEDIATA SELLOS DE PROCEDENCIA SELLO SECOANEXO “2” - MODELO DE SELLOS PARA CLASIFICACION DE SEGURIDAD + 6, 5 em —--—+ ‘ ua SECRETO RESERVADO RESTRINGIDO IEXCLUSIVO DE COMANDO { CONFIDENCIAANEXO “K" - USO DE LAS SIGLAS 0 ABREVIATURAS La sigla puede tener de uno a tres grupos y los grupos hasta cinco letras, letras y ntimeros y pueden usarse indistintamente Por ejemplo: UN GRUPO MD ESG DSP EMCD1 DOS GRUPOS MD-SSPOL, BN3J110 CGFM-AYG COARC-ER TRES GRUPOS MD-ARC-I110 CEEM-DE1-SO CGEMJEMC-D-1 COFACEMAYG Ministerio de Defensa. Escuela Superior de Guerra. Ministerio de Defensa Secretaria Privada, Estado Mayor Conjunto Departamento D-l Ministerio de Defensa Nacional, Subsecretaria de Policta. Base Naval N? 3 Juez ciento diez. Comando General Fuerzas Militares, Ayudantia General. Comando Armada, Fondo Rotatorio. Ministerio de Defensa, Armada Nacional, Juez ciento diez, Comando Ejército, Estado Mayor, Departamento E-1, Seccién Oficisles. Departamento D-t Comando Fuerza Aérea, Estado Mayor, Ayudantia General. aeANEXO “K” - (Continuacién) Las abreviaturas o siglas del Ministerio de Defensa, Comando General y de los comandos de fuerza se relacionan en anexos separados del Reglamento en si, con el objeto de facilitar el cambio de las siglas cuando las necesidades Io requieran, sin tener que editar un nuevo regla- mento por desactualizacién de éstas. Los cambios serén autorizados por medio de disposicién del comando originador, quien pu- blica el anexo y distribuye las copias necesarias para todas las unidades de las entidades men- cionadas. Estos anexos son clasificados y por Jo tanto su manejo debe seguir las normas que sobre ¢l particular determina el Manual de Seguridad Militar FF.MM. 21, Reservado. El uso de siglas debe partir de un concepto definido: “Las siglas o identificacion de comandos y oficinas que elaboran la correspondencia no inci- den en ningtin caso con Jas abreviaturas y siglas que inicialmente empled el sistema de ta- bulacién, entidad que dentro de su etapa de modernizacién empleard siglas numéricas por ‘exigencia en el empleo del cerebro electrénico”. tagAL AL AL AL AL AL ANEXO “L” - MODELOS PARA DIRIGIR CORRESPONDENCIA A CIVILES Y OFICIALES EXTRANJEROS Sefior Presidente LUIS ANGEL JIMENEZ RESTREPO La Ciudad- Seftor Senador CARLOS ARTURO RODRIGUEZ La Ciudad~ Sefior Doctor MARTIN EMILIO GUTIERREZ MARQUEZ Ministro de Relaciones Exteriores La Ciudad. Sefior Doctor MIGUEL HUMBERTO PINZON Jefe de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores La Ciudad Sefior Doctor CARLOS JULIO SILVA MOSQUERA Alcalde Mayor Bogota, D.E- Sefior ISIDRO VASQUEZ MATIZ. Jefe Seccién de Personal Alcaldfa. Mayor Bogota, D. 1 Sehlor Doctor JUAN ROJAS SANCHEZ Gerente del Banco de la Repiblice Bogoté, DE. See go eeeANEXO “L” - (Continuacién) AL Sefior JAIME SUAREZ FERNANDEZ Jefe de Cartera del Banco del Comercio La Ciudad Excelentisimo sefior AUGUSTO ESPINOSA CASTELLANO Embajador Extraordinario y Plenipotenciario de los Estados Unidos de América La Ciudad- Excelentisimo sefior FELIX JARAMILLO OCAMPO Embajador Extraordinario y Plenipotenciario de la Repiblica de Guatemala La Ciudad Sefior JESUS ANTONIO CASTILLO Agregado Cultural a la Embajada de la Repibblica de Italia Bogota, D.E.- Sefior Capitan de Navio EDUARDO GALVIS CASTRO Agregado Naval a la Embajada de la Repiblica de Venezuela Bogota, D.E- — 8 —ANEXO “M" - MODELOS DE LINEAS DE CORTESIA EN LA CORRESPONDENCIA CON ENTIDADES Y PERSONAS CIVILES EMPEZANDO UN TEXTO: ‘Tengo el honor de comunicar a Ud. que ... ‘Tengo el honor de informar a Ud. que Tengo el gusto de participar (comunicar) a Ud, que ‘Tengo el gusto de remitir a Ud. Tengo el gusto de avisar a Ud. que ... Con gusto le incluyo a Ud. Siento manifestarle que . Siento mucho tener que informar a Ud. que ACUSANDO RECIBO: ‘Tengo cl gusto de acusar recibo de su atenta nota (carta u oficio) del 15 de He recibido su estimada carta (oficio o nota) del 17 del presente mes (mes pasado), Le agradezco su estimable carta del En atencién a su comunicacién de En respuesta a su amable carta (nota) ... En coniestacion a su estimable carta del . Le doy gracias por su estimada carta del rta del Quedo muy agradecido por suc Con referencia a su carta del dia PIDIENDO RESPUESTA: Esperando saber de Ud. Esperando que Ud. me haga el favor de su inmediata contestacién Esperando su respuesta Mucho le agradecemos nos conteste antes del dia ... Sfrvase contestarnos tan pronto como. sea posible ... Le ruego a Ud. una contestacién inmediata ... gateANEXO “M" - (Continuacion) FORMULAS PARA TERMINAR UNA CARTA: (Oficio) De Ud. afectisimo Su afmo. $.S. Quedo de Ud. afectuosamente ... Quedamos de Uds. afmos, $3.Ss. Su leal amigo ... Seguro servidor Con la seguridad de mi més alta consideracién y aprecio. Sirvase Ud. aceptar mis mds respetuosos saludos. Permitame oftecerle mis mas sinceros parabienes.‘CLASIR DE SEGURIDAD pmece Dene 1a meDio DE TRANSHISION aeeraip0 Pon: ANEXO "N” - MODELO DE FORMATO PARA MENSAJES FUERZA AEREA MENSAJE REGISTRO See- MODELO PARA ACTA DE ENTREGA MEMBRETE ACTA N®_________________/88 REGISTRADA AL FOLIO. COPIA Nt______DE_—_COPIAS LUGAR Y FECHA INTERVIENEN = ASUNTO. 7 1 FUNDAMENTO LEGAL Il. NOMBRE DE LA DEPENDENCTA III. MISION Y FUNCIONES QUE NORMALMENTE DESEMPENA a, Mision b. Funciones IV. ORGANIZACION V. PERSONAL VI. | DOCUMENTACION VIt. SITUACION FISCAL VIII. INVENTARIOS FISCALES IX. TRABAJOS EN DESARROLLO X. TRABAJOS PENDIENTES XI. CONSTANCIAS DEL SALIENTE XII. CONSTANCIAS DEL ENTRANTE XIN. CONSTANCIAS DEL INTERVENTOR Entrante Saliente ve Be ———__— Interventor DISTRIBUCION : NOTA : EN EL PUNTO “IV ORGANIZACION" SE HACE LA RELACION DE LOS ANEXOS Y APENDICES QUE CONTIENE EL ACTA — 9ANEXO “Ol” - MODELO DE ANEXO PARA ACTA DE ENTREGA MEMBRETE. ANEXO “B” AL ACTA N° /88 LUGAR Y FECHA : ASUNTO A ci mI W. VL vu. VoL. Ix, FUNDAMENTO LEGAL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA MISION Y FUNCIONES QUE NORMALMENTE DESEMPENA a. Mision b. Funciones ORGANIZACION PERSONAL, DOCUMENTACION SITUACION FISCAL INVENTARIOS FISCALES ‘TRABAJOS EN DESARROLLO TRABAJOS PENDIENTES. Firma del responsable de la dependencia ogee