BICENTENARIO & oe taiaaaio I) i Dee ramtin cine ei net tte Mcinat 11(Q) Q sera sil CAPITULO IV. ORGANIZACION Y ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION. (Adaptacién metodolégica para las FFMM de los instructivos del A.G.N.) Todas las Unidades deberan organizar sus archivos de gestion de conformidad con sus Tablas de Retencién Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones respectivos. Cada productor debe con fundamento en la tabla de retencién documental aprobada, velar por la conformacién, organizacién, preservacion y control de los Archivos de Gestion, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivista. El respectivo jefe de la oficina sera el responsable de velar por la organizacién, consulta conservacién y custodia del archivo de gestién de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sefialada en el Articulo 34 numeral 5 de la Ley 734 de 2002 Cédigo Unico Disciplinario Los procesos de organizacién de archivo son tres: clasificacién, ordenacién y descripcién. Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificar y ordenacién no admiten igualdad de significado. Estas dos actividades, especificas y distintas, aunque complementarias y consecutivas, constituyen lo que en archivo se considera organizacion documenta. Clasificacién: Operacion archivistica que consiste en el establecimiento de las categorias 0 grupos que reflejan la estructura jerarquica del fondo. Es el primer aso del proceso de organizacién. Ordenacién: Operacion archivistica realizada dentro del proceso de organizacion que consiste en establecer secuencias naturales cronologicas, dentro de las categorias o grupos definidos en la clasificacion Organizacién: proceso que, mediante las etapas de clasificacién y ordenacién, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacion a la estructura de un Fondo. cHASTA DONDE LLEGA LA CLASIFICACION? El final del proceso de clasificacién es la conformacién de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenece a una unidad administrativa (seccion) que a su vez ejecuta funciones asignadas.BICENTENARIO. {= “Sram Directiva organizacién y administracién de archivos en el Ejercito Nacional 0 1 0 9 Hoja No. 59 La clasificacién no determina como deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuales son los de cada seccién, cada funcion y cada serie. EDONDE COMIENZA LA ORDENACION? Se puede decir que la ordenacién comienza donde ha terminado la clasificacion. Dicho de otra manera, la clasificacién relaciona grupos documentales entre si en tanto que la ordenacién relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si pertenecientes a una misma serie. Si la clasificacion hace referencia a la estructura documental, la ordenacion hace referencia a la secuencia, a la relaciones de casusa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie. Determina que documento va de primero y cuales van después, es decir el proceso mediante el cual se unen, asi como los tipos documentales al interior de los expedientes seguin un criterio predeterminado, también es el testimonio de la gestion, de los tramites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinamica administrativa (movimiento en el tiempo). Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensamblada o encajadas para que funcione Los principios de la organizacin archivistica de los documentos son el respecto al origen y al orden natural de los documentos los cuales estan dados por la oficina productora de los mismos. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Esta dado por el autor del documento que puede ser una persona natural o juridica, El principio de procedencia se define como aquel segun el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y cardcter seriado de los documentos. 59 ~ “EFICIENCIA CON TRANSPARENCIAY (& “2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA™ {AV Cale 26 No. 5200 Com. 3150111 Ext 4452 ax 2661117 www efercito mil.co Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coBICENTENARIO & aeeesatozne Die eames ric css asin (YYGID witane 2 Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Identificar el nombre de la dependencia autora de los documentos. 2. Reconstruir la organizacién jerarquica de la de la unidad productora 3. Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia. PRINCIPIO ORDEN ORIGINAL Es el que hace relacién al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden en que se. dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucién administrativa de un asunto determinado, iniciado y resulto en la Oficina que tiene la competencia especifica. En consecuencia, debe respectarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacion causa- efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro otros que le siguen y por ultimo, uno mas que concluye. Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar las siguientes: Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina, Desconocimiento del tramite para la disposicién fisica de los documentos, pues es el tramite 0 gestién el que indica (y obliga) el orden debido. Interrupcion de los tramites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el tramite esta en curso o en qué momento se encuentra Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan tramites establecidos (las que se denomina series facticias), como también a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo tramite repartidos en distintas series) Agrupacién por tipos documentales: solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada facturas, constancias. Etc. 60 ~ “EFICIENGIA CON TRANSPARENCIAY ¢ ) "2010 ANO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA” AV. Cal 26 No. 52:00 Com, 3150111 Ext 4452Fax 2661117 www.efercito.miLco — ov, Mensajeria electronica coayg@ejercito.mil.coBICENTENARIO & oe"eio-2010 7) Direc orgoniaciony administra dearcivesenel Eercto acon? QQ 2 tojan1 Incorrectos procesos de produccién y distribucién documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remision de copias). Organizacién de archivos basada en la identificacion fisica de unidades de conservacién (carpetas). Falta de herramientas de control como TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL E INVENTARIOS. Uso generalizado y sin ninguna reflexion del sistema de ordenacion ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD La estructura de una unidad esta conformada por las divisiones administrativas creadas para el desemperio de una funcién especifica y de acuerdo a la jerarquia que las divisiones tienen en el organigrama de la unidad. Organigrama Son la representacion grafica de la organizacién interna de una unidad, de acuerdo a la estructura jerarquica de las dependencias u oficinas que la conforman, segiin las funciones que les han sido asignadas. Es el refiejo de la unidad productora de documentos, debe ser también la base fundamental para la organizacién de cada archivo, Los organigramas representan las dependencias, divisiones administrativas u oficinas cuya produccién documental conforma agrupaciones documentales. Manual de procedimiento Estos son herramienta donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una funcién. Porque los procesos alli establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre si a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto. Los procesos se caracterizan Por tener un principio y un fin, es decir, inician con determinada accién y finalizan en otra. Las instituciones para el desarrollo de sus funciones y planificacion del trabajo deben elaborar Manual de Procedimientos los cuales permiten establecer reglas y mecanismos para normalizar los tramites que garanticen el control de la administracion. Cuando no hay manual o no este actualizado no quiere decir que todo sea un caos. 61 “EFICIENCIA CON TRANSPARENCIXY ( @) “2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA™ AY, Cale 26 No. 5240 Com, 3150111 Ex 4452 Fax 2661117 www.cjercito.milico as Monsajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coi. BICENTENARIO = ‘voi Dress ermine deactims one ectoetost QQ 2 rare er 1. Pueden ocurtir que los procedimientos se realicen de manera adecuada por costumbre. 2. Por copia de otro que los realiza correctamente. 3. Por facilidad en su ejecucion AGRUPACIONES DOCUMENTALES Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, segin su jerarquia ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones y las series documentales. Fondo documental: es Ia totalidad de la documentacion producida y recibida por la unidad, en desarrollo de sus funciones o actividades. Los datos que deberén ser recogidos para la identificacion de un fondo documental son: 1.- fecha de creacién de la entidad productora de los documentos 2.- fecha de supresién del organismo si es el caso. 3.- fecha de todas las disposiciones que han supuesto un cambio de estructura de este organismo. Los fondos documentales se identifican dentro de un organismo por que aparecen en el primer nivel jerarquico y son independientes unos de otros. En la etapa de organizacién de fondos, deben tener en cuenta los Fondos Cerrados y los Fondos Abiertos: los primeros son los generados por organismos desaparecidos y los segundos, aquellos que existen mientras la entidad u organismo que los produce sigue vigente FONDO Secciones documentales: son las divisiones del fondo identificadas con la produccién documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucion que produce el fondo. La seccién es la division administrativa, oficina o seccién que depende del primer nivel jerarquico de arriba hacia abajo que aparece en los organigramas de la unidad 62 *EFICIENCIA CON TRANSPARENCIA im) "2010 AN|O DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA’ qn AV, Calle 26 No. 52.00 Com, 3150111 Ext 4452 Fax 2661117 www.ejercito.milco (Ze, Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coBICENTENARIO é., wicane Subsecciones: las divisiones administrativas (secciones) tienen subdivisiones a las que, archivisticamente, se les denomina subsecciones, que en algunos casos reciben el nombre de oficina, divisiones o secciones. La subseccion tiene a su cargo funciones y actividades especificas dentro de la seccién. Series documentales: Las series son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una funcién determinada. Cada seccién, subseccion y oficina esta constituida por documentos agrupados en series. Para la identificacién de las series documentales se debe tener en cuenta: 1. Identificar la entidad y unidad administrativa que produce los documentos. 2. Identificar los tipos documentales producidos como consecuencia y expresion de las actuaciones de cada unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones. 3. Identificar las funciones de las unidades administrativas ya que aquellas generan las series. 4. Conocer el proceso de formacién de las series para facilitar un tratamiento adecuado en las mismas. ‘Como puede verse hay series que son particulares de cada seccién u oficina, porque son originadas en desarrollo de las actividades y funciones especificas de las mismas igualmente se encuentran series que son comunes a todas las secciones que aunque ambas forman parte del fondo, cada una es una serie independiente dentro de cada seccién. SERIES DOCUMENTALES SIMPLES Son series conformadas por unidades documentales simples _(tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en si mismas en cuanto a contenido, aunque comparte entre si los mismos rasgos estructurales 0 formales. 63 fer FICIENCIA CON TRANSPARENCIA (&) “20100 DE LOS HEROES BE LA SEGURIDAD DEMACRATION: AV. Cale 2 No, 5200 Co. 918011 Ext se Fac 961117 www efercitmil.co *. Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coBICENTENARIO aan & Drectvacrgonsatny amnrcin de hvsenel Berto Neca (QYQ 2 rere 6 Son similares y se colocan sistematicamente unos a continuacién de otros, pero ningun documento tiene relacién con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la informacién es diversa. Su ordenacion permite controlar la produccion. Bogota, 05 de Abri 2009 recive Transiora Bogotd, 05 de marzo 2000 recive Transtora Bogota, 05 de febrero 2009, Directive Transiora ‘Bogotd, 05 de enero 2000 ~ SE ordena por sistema de ordenacién cronolégico (de acuerdo con la fecha en que la documentacién ha sido tramitada) . Al tevisar la unidad de conservacién el primer documento debe registrar la fecha ‘mas antigua y el ultimo la fecha mas reciente. SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS Son comunmente llamadas expedientes, cada uno esta compuesto por varios tipos documentales diferentes entre si pero relacionados en razon de un trémite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacena en unidades de conservacion (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicandolos en diferentes unidades de conservacion (carpetas). 64 ~ ‘EFICIENCIA CON TRANSPARENCIA” i&) "2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA" IGNGE AV, Calle 26 No, $2.00 Com, 3150111 Ext. 4452 Fax 2661117 www.ejercito. milo 2S, Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coBICENTENARIO hm suteronrmacs SN TNVESTIGAGIONES OISCPUNARA 2 FALLO Biscrronanin Ging DESCARGOS wyesrnconee INDAGATORIA anet DENUNCIA iavesnaaconts TAVESTIGAGIONES ose Sscrunana ORDEN ORIGINAL (Foliacién de 1 a n) —. Se ordena seguin el tramite que le dio origen/segin los manuales de Procedimientos aunque coinciden con un orden cronolégico lo importante es no desouidar el orden original Tipo documental: Los tipos documentales son la expresién de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte y con los mismos caracteres internos especificos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Los tipos documentales junto a la unidad administrativa o la funcién productora de los mismos, origina las series. SUBSERIES DOCUMENTALES Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varian de acuerdo con el tramite de cada asunto. 65 “ERICIENCIA CON TRANSPARENCU ( & ) “2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA™ AV, Cate 26 No. 52-00 Com, 3150111 Ext. 4452 Fax 265117 wwrw.cercitomilco — Tew, Mensajeria electronica ceaye@ejercito.mil.coBICENTENARIO & oes eiacam i) ag! Directv orgniacony edminirasin de archivos ene Beco Nacional (4 () Va Actas de Reintegro Actas de Capacitacion Actas de Traspaso aaa too Cada uno de los documentos de las unidades documentales complejas 0 expedientes. La ordenaci6n de la subserie no difiere de la ordenacién de las series. Siguen los mismos lineamientos. El conjunto de documentos generados 0 producidos por una unidad administrativa, forma las series y las subseries documentales, las cuales a su vez estan integradas por tipos documentales. LOS CRITERIOS PARA LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION SON: 1. La organizacién de los archivos de gestion debe basarse en la Tabla de Retencion Documental debidamente aprobada. 2. La apertura e identificacion de las carpetas AZ debe reflejar las series con ‘Sus _correspondientes subseries y tipos documentales de cada unidad administrativa de acuerdo a sus Tablas de Retencién Documental. 3. La ubicaci6n fisica de los documentos responderd a la conformacién de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha mas antigua de produccién, sera el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrard al final de la misma, 4. Las series, subseries y tipos documentales que integran las unidades documentales, estaran debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacién, consulta y control 66 SEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA” “2010 ANI DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA® AV, Cale 26 No. 52-00 Com, 3190111 Ext 4452 Fax 2661117 wwww.cjercito.mil.co ony Mensajeria electronica ceaygi@ejercito,mil.coBICENTENARIO 7 he ee he) resin orgeniconyadministracion dearcivas nel Eercto Nacional (JQ ta or 5. Al término del afio (gestién) los documentos que conforman cada una de las carpetas AZ se debe trasladar a carpetas Celuguia por subseries teniendo en cuenta que en cada unidad de conservacidn se archive una subseries. 6. Al termino e inicio de cada afio se cerrara y abrird los libros, por ser llevados durante la vigencia. No se deben tener libros con varios afios. 7. Los libros y las carpetas AZ- Revisteros no se forraran, estos se dejaran como se encuentran. 8. Las carpetas y demas unidades de conservacion se deben identificar, con el stiker de tal forma que permita su ubicacién y recuperaci6n. 9. Las unidades de almacenamiento que no esta de acorde con los diferentes formatos y el tipo de papel, al sobresalir de las unidades de conservacién causa _deterioro de tipo fisico-mecanico al doblar la documentacion por efecto de manipulacion y almacenaje, lo cual conlleva que al pasar el tiempo la informacién contenida se pierda 10.No se debe empastar ningtn proceso documental, se debe prever que la digitalizacion © microfilmacién es la mejor forma de conservacién, preservacion y seguridad de documentos importantes, su técnica y caracteristicas especificas lo avalan como registro legal mas aceptable. A nivel de conservacion preventiva tiene la cualidad de evitar la manipulacion directa de los documentos, incluso la reduccién de espacio fisico sin pérdida de informacion de igual forma en la disposicion final de los documentos relacionados en la Tabla de Retencién Documental provee esa opeién, 11.Las transferencias primarias deberan efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retencién Documental, para ello se elaborara un plan de transferencias y se seguira la metodologia y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato Unico de inventario documental (FUID), regulado por el Archivo General de la Nacion. 12. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificaran con el rotulo. NOTA: Los documentos de apoyo y consulta no se consignaran en la Tabla de Retencién Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados 07 SEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA G “I "2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA” AV, Cale 26 No. 52-00 Com. 3180111 Ext. 4452 Fax 2661117 www ejercito.mil.co at g@ejercito.mil.co tronica ceaBICENTENARIO. {= ooo eane SY Drecivorgoncinyadmnsrctin de cives met tictonocoret OVO 2 yarn ds cuando pierdan su utilidad 0 vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia Los oficios y radiogramas no se clasifican como serie, subserie y tipo documental, Por tal motivo no se pueden archivar solos, se deben archivar con el proceso como soportes; son documentos que hacen parte de un proceso (serie, Subserie), Respecto a la Consulta de documentos en los archivos de gestion, por parte de otras dependencias o Unidades, debera efectuarse respetando todos los Protocolos de seguridad, efectuando los debidos registros y de acuerdo con las. autorizaciones de seguridad. Excepto con autorizacion especifica, no pueden consultarse documentos de un area que no le corresponda. Se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadistica de consulta. En el evento que se requiera trasiadar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberd llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificacién completa del expediente, numero total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y termino perentorio para su devolucién. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora debera hacer exigible su devolucion inmediata. 1. Se aclar6 que los archivos correspondientes a un proceso (un movimiento bien de ingreso, egreso 0 ajuste) deberan estar centralizados en un solo lugar, siendo el mas conveniente en la contaduria. 2. A manera de ejemplo, el flujo documental en la creacién de una cuenta es visto de la siguiente manera: a. El ALMACEN conservara, precaucionalmente para servir de control, copia del boletin y de ser el caso de los soportes, por un periodo de hasta dos (2) afios, contados a partir del cierre de vigencia fiscal a que Pertenece; transcurrido este periodo, seran descartados toda vez que los originales se encuentran en la cuenta. En ningun caso, en este punto debe quedar ningun tipo de documento original: todos deben ser entregados para conformar la cuenta. b. La TESORERIA conservara, precaucionalmente para servir de control, copia del comprobante. Se recomienda que, en lo posible, dado que se encuentran en las mismas areas de trabajo se evite el fotocopiado de soportes, toda vez que carece de sentido por encontrarse los originales en la cuenta. jeogree 68 “EFICIENCIA CON TRANSPARENCIAY (&) "2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA* \ AU. Cale 26 No, 52.00 Com, 2150111 Ex. 4482Fax 2651117 www.efercifo. milo Teas, Mensajeria electronica ceayg@ejercito mil.coieogred , BICENTENARIO J eee jat0-2010 a ¢. PRESUPUESTO, Es el custodio y administrador de la carpeta maestra de la contratacién; es quien debe alimentarla con las comunicaciones, actas y demas documentos relacionados; terminado y liquidado el contrato, a la terminacién de la vigencia de las polizas debera enviarla al archivo central de acuerdo con los tiempos de retencién consignados en su TRD, debidamente inventariada y foliada de acuerdo a la norma. d. CONTABILIDAD Es quien conserva los originales de TODOS {os documentos de Almacén, Tesoreria y Presupuesto (excepto los pertenecientes a la carpeta maestra del contrato), en razon a que son los soportes de la Cuenta Fiscal, hacen parte de ella evitando asi la duplicidad documental. 3. Para mejorar la conservacién y contribuir al mantenimiento de la integridad, las Cuentas Fiscales; pero teniendo en cuenta las siguientes precauciones: a. En la impresién de los documentos, durante toda la cadena del flujo documental, debe dejarse un amplio margen (4cm) del lado. b. Debe revisarse el orden de los documentos, debiendo quedar el mas antiguo de primeras y el mas reciente de ultimas o el numero de comprobante menor de primeras y el mayor de ultimas. ©. Debe exigirse que los documentos no sean refilados 0 recortados en sus bordes mas alla de lo estrictamente necesario con el fin de perder informaci6n por efecto de esta practica o que se mutilen parcialmente. d. Cuando los volumenes de un mes son muy grandes, Es preferible subdividir una cuenta para que queden dos o mas carpetas de un mismo mes, resultante debe ser marcado como 1de 3, 2 de 3, 3 de 3, de la cuenta fiscal, segtin corresponda e. Los documentos pequefios o sin margen deben ser pegados en una hoja, solo de un costado pemitiendo verificar el respaldo o vuelto del documento, como se indica en el siguiente ejemplo, teniendo en cuenta que la foliacién debe ser por cada documento, 69 , tts “EFICIENCIA CON TRANSPARENCIA (& “2010 ANO DE LOS HEROES DE LA SEGURIOAD DEMACRATICA" ‘AV. Cate 26 No, 52:00 Com. $150111 Ext. 4462 Fax 2661117 www.ejercito.mil.co ms Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coaicenrenario (= ean SN iit sls ig cttcet leis) TOMI) at 3 aR GANCHO LEGAJADOR WR GANCHO LEGAJADOR PEGAD f. Debe prestarse especial cuidado durante el proceso para no dafar la foliacién, misma que sugerimos hacerla relativa al total del mes, independientemente de las subdivisiones. 4. Se recuerda que son tareas diarias el alimentar el Formato Unico de Inventario Documental = FUID, con el fin de no acumular el trabajo a fin de mes 0 aio, ademas porque es una forma de control. 5. Respecto a las Néminas, después de un analisis de la tipologia documental y en especial de su implicacion desde el punto de vista del gasto, es claro que es la seccién de contabilidad la que debe conservarlas en originales con Su respectiva acta -original- de revision de némina. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID) Todas las unidades deben adoptar el Formato Unico de Inventario Documental, para los trabajos donde se hace referencia y en general para la administracion y procesos de transferencia de archivos; Su instructive y formato son los siguientes: Ver anexo No. 02 1. ENTIDAD REMITENTE: debe colocarse el nombre de la Unidad responsable de la documentacién que se va a transferir. 70 SEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA iM’ “2010 ANDO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA" AV. Calle 26 No, $2.00 Com, 3150111 Ext 4452 Fax 2661117 www.ejercito.miLeo 2p, Mensajeria electronica ceayg@ejercito mil.coDeis rpoinyobantoetied wits vec ictal’ QYQ 2 oerar! 2. ENTIDAD PRODUCTORA: debe colocarse el nombre completo o razon social de la entidad que produjo o produce los documentos (Fondo). 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: debe consignarse el nombre de la dependencia _o unidad administrativa de mayor jerarquia de la cual dependa la oficina productora. (Seccién o Unidad). 4. OFICINA PRODUCTORA: debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentaci6n tramitada en ejercicio de sus funciones. (Subseccién - Seccién). 5. OBJETO: se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracion de Fondos Acumulados, Fusion y Supresién de unidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacién, traslado, desvinculacion, 6. HOJA No.: se numerara cada hoja del inventario consecutivamente. Se tegistrara el total de hojas del inventario, 7. REGISTRO DE ENTRADA: se diligencia sélo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los digitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (afo, mes dia). En NT se anotara el numero de la transferencia. 8. No. DE ORDEN: debe anotarse en forma consecutiva el numero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacién, 9. CODIGO: sistema convencional establecido por la entidad que identifica cada una de las series, subseries 0 asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES 0 ASUNTOS: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo érgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusion y /0 Supresion de dependencias, el asiento correspondera a cada una de las unidades de conservacién siendo lo mas especifico en la descripcion de lo que trata el documento. 1 ~, SEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA (me "2010 ANO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA™ AV. Cate 26 No, 52.00 Com. 3160111 Ext. 4452 Fax 2661117 ww.cjercito.mil.co =, Mensajeria electronica ceavg@ejercito.mil.coBICENTENARIO & aes) a Dheibosttiynhnlh ect aces aun: (QAO 2) nee 11.FECHAS EXTREMAS: debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) digitos correspondientes al afio. Ejemplo: 1950-1960. Mes y Dia, En el caso de una sola fecha se anotard ésta. Cuando la documentacion no tenga fecha se anotara S.F. (sin fecha). 12.UNIDAD DE CONSERVACION: se anotara el nombre de la unidad de conservacién que almacena la documentacién descrita (Tomos-carpetas- hojas-libros entre otras). 13.NUMERO DE FOLIOS: se anotard el numero total de folios contenido en cada unidad de conservacién descrita. 14.SOPORTE: se anota el nombre del soporte o soportes de Ia informacion (papel, microfilm, video, casetes, soportes electrénicos, etc.). 15.FRECUENCIA DE CONSULTA: se debe consignar si la documentacion registra un indice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendran en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacion. 16, OBSERVACIONES: se consignaran los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para los expedientes debera registrarse la existencia de anexos: memorandos, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografias, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe sefialarse, en primer lugar, el numero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografias o 5 fotografias sueltas; luego, el numero consecutivo (si lo tiene), Para los anexos legibles por maquina deberan registrarse las caracteristicas fisicas y requerimientos técnicos para la visualizacién y/o consulta de la informacion. Especificar programas de sistematizacién de la informacion Asimismo, se anotara informacién sobre el estado de conservacién de la documentacién, especificando el tipo de deterioro: fisico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), quimico (oxidacién de tinta y soporte débil) y biolégico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc). ieogred n “EFICIENCIA CON TRANSPARENCIX” { &) “2010 AN DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA” AV. Cale 26 No, 52-00 Com, 9150111 Ext 4452 Fax 2661117 www.ejercito.milco porary Mensajeria elect rcito.mil.coBICENTENARIO. {2~, ‘steam 7) 17.ELABORADO POR: se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable a manuscrito de elaborar el inventario, asi como el lugar y la fecha en que se realiza 18.ENTREGADO POR: se registrara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable a manuscrito de entregar el inventario, asi como el lugar y la fecha en que se realiza 19.RECIBIDO POR: se registrard el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable a manuscrito de recibir el inventario, asi como el lugar y la fecha en que se recibio. Ver anexo: 6 \ ne Coronel CARLOS IVAN MORENO OJEDA Ayudante General Comando Ejercito, E Integrante Comité Tecnico. de Archivo Mindefensa B ~ -EPENCIA con TaNspaneNcue (& “2/00 0c oRESCEE DELS Sonoran AV. Calle 26 No. 52-00 Com. 3150111 Ext. 4452 Fax 2661117 wwiw.ejercito.mil.co ee Mtaects lected capped lL